诉讼档案管理范文篇1

随着法院档案工作重要性的日益显现，多数基层法院在加强领导、注重软硬件建设方面狠下功夫，如常州市天宁区人民法院拨出专款建立了400多平方米的档案中心，做到办公、库房、阅卷三分开，购置高新档案密集架等现代化设备，并采取措施强化档案信息化建设，实施电子档案、纸质档案双式管理，取得一定成效。但不可否认的是，目前基层法院档案管理中仍存在一些不容忽视的问题。

1、诉讼档案的数量急速递增。随着社会主义法制的健全，普法教育的深入，人民群众运用法律武器保护自己合法权益的意识不断增强，诉至法院的各类纠纷也不断增长。同时由于2007年4月1日实施的《诉讼费用交纳办法》从多个方面降低诉讼费用收费标准，直接导致基层法院收案数量的大幅度上升，档案数量也随之急速增长。如常州市天宁区法院1980年至1990年的库存档案数量为465卷732册，1991年至2000年的库存档案数量为27407卷48351册，到2008年8月，全院库存档案数量已经达到66378卷116953册，其中仅2008年8个月的归档数量即有10452卷18712册，增长速度可见一斑。

2、人员配备相对不足。根据《人民法院档案管理办法》中的机构和职责的第五条规定，各基层法院相继都设置了档案机构，配备了专职档案干部，这是做好档案工作的必要条件。根据有关规定保存档案一万卷（件）应该设专职档案干部一名为基数，超过部分每超过一万五千卷再增配一人，但受案多人少矛盾的影响，大部分基层法院的专职档案员仅有1－2名。档案工作人员的相对不足与急速增长的档案量和工作量之间的矛盾，导致档案人员每天只能疲于应付档案的有关事宜，无法抽出更多的精力做好档案的开发利用、信息化管理等工作。

3、法律规定的相对滞后。最高人民法院于1991制定并实施《人民法院档案管理办法》（下称《办法》），时至今日，随着社会生活日新月异的变化，世界经济突飞猛进的迅速发展，该办法存在的弊端日益突出。如《办法》规定“经济合同纠纷案件诉讼标的在十五万元以上的，保管期限为永久，诉讼标的在五万元以上十五万元以下的，保管期限为长期”，然而随着经济的迅猛发展，诉讼标的数十万元甚至百万元的案件大量涌进法院，若仍旧以十五万元的标的作为永久保存的标准，必将导致档案库存量过大，笔者认为将诉讼标的在一百万元以上作为永久保存，五十万元以上作为长期保存更为适宜。《办法》规定“缺席判决的民事案件为永久卷”。如果公民的一件普通离婚案件，因被告下落不明，缺席判决就定为永久卷，或是一件标的不满1000元标准的普通案件，仅因被告经传唤未到庭应诉缺席判决就定为永久卷，笔者认为不妥，定为短期卷即可。《办法》还规定“经上级法院复查改判的民事、经济、行政诉讼案件定为永久卷”。一般上诉案件有三种结果：维持原判，依法改判、发回重审，而改判又分为部分改判或变更原判决的全部，此项规定较难执行，这样的案卷定为长期卷即可。因此，《办法》已远远不能适应当前我国经济的发展，人民法院应当以对历史负责、为现实服务、替未来着想的态度，根据新形势新特点，重新确定相关管理办法，发挥法院档案利用的实际效益，更好地服务审判。

二、解决问题的相关对策建议

时代在前进，社会在发展，档案工作作为党和国家的一项重要事业，也必须根据时代和实践的发展要求不断创新，如何变被动服务为主动服务,如何做到档案信息在诉前、诉中、诉后的有效服务，是提高办案效率、体现司法公正的内在要求。笔者试就如何做好基层法院档案管理工作谈几点意见。

1、抓领导，积极争取支持

加强组织领导，完善档案管理体制，是档案工作在新形势下顺利进行的重要保证。应确立院长直接领导、办公室具体负责、各部门协同配合的档案工作体系，注重检查档案工作进展情况，帮助协调工作中的矛盾，解决实际困难。在每年度的工作意见、目标管理考核办法、全年工作总结，院领导都要突出强调档案工作，真正做到档案工作与审判工作同部署、同检查、同考核。同时院领导还应重视提高干警对档案管理工作在法院审判工作中重要性的认识，增强干警主动参与档案管理的积极性。

2、抓队伍，提高人员素质

注重加强专职档案人员培训，参加上级法院、档案局组织的档案业务培训，并邀请上级档案局的有关领导具体指导，主动向先进单位学习，通过学习开阔眼界、拓宽思路、寻找差距、取长补短。同时加强档案管理网络员的培训，重视加强对各部门书记员、内勤、特别是档案管理网络联络员的业务指导，有计划地开展培训。对新到工作岗位的书记员，应进行手把手地业务指导，使他们正确掌握诉讼档案的收集、整理、装订要求，确保归档质量。及时订阅有关档案管理书刊，督促其自觉学习，促使其掌握必要的档案知识。

3、抓质量，严格把好“四关”

为确保以高质量的档案管理工作促进司法公正，一要把好质量评查关，把“诉讼档案是否规范”作为一项重要的指标认真评查；二要把好归档关，应对各部门上交的各类档案坚持原则，严格把关，不符合归档要求的，及时指正，并督促整改；三要把好保管关，库存档案要经常检查，确保库房“八防”措施到位，保持库存档案整齐、美观、牢固；四要把好利用关，重视档案利用工作，充分发掘档案资源，提高利用率，为案件的申诉复查、专项检查、质量评查及司法机关的侦破工作等提供全面、有效、良好、高效的服务。

4、抓规范，实现长效管理

加强制度建设，规范档案管理，是科学管理档案工作的保证。一要规范工作规程，依据《档案法》、《人民法院诉讼档案管理办法》等要求，严格制定归档、保管、鉴定、借阅等各项操作规范和工作规程；二要实行报结案审查制度，每月报结案的同时应将案卷材料整理装订后送审判监督庭审查；三要确定归档限期制度，严格办理诉讼案卷移交手续，编制归档目录，做到归档及时、归档文件材料齐全、完整、规范；四是要实行借卷登记审批制度，制定一此借阅、查阅档案规定，严格诉讼档案的管理，对所借档案由专人负责及时将借档人姓名、单位、时间、件数等信息输入数据库；五要规范通报制度，不定期地对各部门归档数量、质量情况以及超期未还或未办理相关手续等情况在局域网上通报。

诉讼档案管理范文篇2

讼文书材料的立卷原则，是指法院审判人员在一个具体诉讼案件办结后，将零散的、杂乱无章的诉讼文书材料集中收集起来，经过系统整理，按一定规则组合装订成诉讼案卷时，必须遵循的客观规律，以及在观察、分析、解决诉讼文书材料管理和诉讼档案实体管理问题时所依据的基本准则，是诉讼文书材料立卷归档普遍适用的指导原则。我国法院诉讼文书材料数量巨大，种类繁多，与国计民生关系密切，卓有成效地组织好诉讼文书材料的立卷归档工作，必须明确和熟悉诉讼文书材料的立卷原则。

诉讼文书材料的立卷原则，由四个相互联系的有机组成部分构成。

一、按年度、类别、审级、一案一号单独立卷原则

《人民法院诉讼文书立卷归档办法》第二条规定：“人民法院的诉讼文书，要根据刑事、民事、经济、行政等案件类别，按年度、按审级、一案一号的原则，单独立卷。一个案件从收案到结案所形成的法律文书、公文、公函都使用收案时编定的案号。”这一原则早在新中国成立时就已在法院确立并付诸实施。

按年度立卷，就是根据法院受理案件的年度将其分为年度类别进行立卷。按年度分类立卷，可以客观地反映各法院每年度审判案件的数量、特点和逐年发展变化情况，有利于现行利用和归档后提供利用，也与法院工作制度相吻合，同时自然而然地把法院全部案件划分成了各种年度类别。按年度立卷，要求根据案件收案年度编定的案号归入相应的年度，某一年度受理的案件应当集中管理，不可分散，不可将一个年度的案件放入另一个年度之中，跨年度审结的案件，无论何时立卷归档都应列入收立案年度集中管理。

按类别立卷，是指按照案件的性质分类进行立卷。依我国三大诉讼法规定，诉讼案件分为刑事、民事、行政、执行四大类别。

按审级立卷，是指按照案件所在的审级进行分类立卷。这里的审级指审判程序，一般分为一审程序、二审程序、死刑复核程序、审判监督程序、特别程序、执行程序等。我国三大诉讼法对审判程序作出了严格的法律规定，必须认真遵照执行。

按一案一号立卷，是指按照案件在立案部门收案时编定的案号进行立卷。一个案件在同一审级审理时，只能编定一个案号，收、结案登记薄，案件目录登记表、案件登记表、档案检索目录都应按照立案时编定的案号顺序排列。

上述四个因素是一个紧密联系而不可分割的有机整体，缺一不可。执行这一原则必须综合四个因素合并使用。充分运用这一立卷原则，有利于正确编定案号，简化管理手续，提高管理效率。法院从受理一个案件开始，就按年度、类别、审级和收案顺序编定一个案号，诉讼活动中产生的所有诉讼文书材料以及立卷、归档、整理、上架、保管、利用、销毁等等，都只能使用这个案号。一个案件诉讼活动全过程的所有原始记录，通过运用这一原则编定的案号，把它们全部统领、集合起来，并有机地结合成一个完整的诉讼档案实体，从而有效地方便了日常管理，便于查找利用，对没有按时归档的案件也能了如指掌，便于未归档案件的清查催归，有利于确保诉讼档案的完整与安全。

二、并卷管理原则

《人民法院档案管理办法》第十二案规定：“同一案件由于审级改变或其他原因形成几个案号的案卷，应当合并保管。并卷的要求是：再审卷并入一审或二审卷；向本院提出申诉所形成的申诉卷并入本院的审判卷；向上级法院提出申诉所形成的申诉卷由上级法院立卷归档；近年申诉卷并入早年申诉卷。案卷合并时，要在卷宗封面、卷宗登记薄和检索卡片上注明移出、移入的相关案号。”这一规定是并卷管理原则的具体化，其核心内容是确定诉讼档案实体管理，要以案件为基本保管单位，即同一法院的同一案件，无论是改变审级或其他原因所出现的多个案号及其所形成的多本卷宗，均应集中起来合并为一个案件的诉讼档案，并以此为基本保管单位。并卷原则要求法院管理诉讼档案，必须以案件为基本保管单位，而不是以案号为基本保管单位。由于诉讼制度设计上的规定和诉讼活动的客观要求，某一法院审理的某个一审或再审案件，就有一个一审或再审案件案号，并由此产生一审或再审案卷；当该案再再审时，又必须编定一个再再审案号，又由此产生再再审案卷；当当事人不断申诉或其他原因发生时，该案便处于多次再审或无限再审状态，这就会出现多次再审案号或无限再审案号，由此产生多次再审或无限再审案卷。同一法院对同一案件一审再审才能定案的为数众多。案件反反复复，三五次、七八次审判的情况屡见不鲜，每次审判均会出现新的案号和案卷。此外，案件进入审判程序前，当事人提出管辖异议、财产保全和先予执行申请时，以及案件审判结束后，当事人提出申请执行、案外人提出执行异议等情况时，都会出现专门处理此类问题的案号和案卷。由此看来，所谓一案一号只在一个特定的审判程序内才是现实的和确定的，事实上多数案件都会出现一案多号多本案卷的状况。当这个状况出现时，就必须运用并卷原则进行并卷处理，才能把一个案件在诉讼活动中形成的数个案号及其全部案卷组成一个基本保管单位。如不并卷，同一法院同一案件就可能出现以案号为基础的数个基本保管单位。因此，这一原则有效解决了同一法院审理同一案件，出现数个案号及其数本案卷时，集中并卷管理问题，也便于档案部门为法院和诉讼当事人查询利用提供完整齐全的诉讼档案。全国各级法院在执行这一规定中存在较大偏差，许多法院没有严格落实并卷管理原则，同一法院同一案件存在多个基本保管单位。即以审级编定的案号为基本保管单位，以案号为档号。一个案件既以一审案卷为一个基本保管单位。又以再审或多次再审案卷分别为一个基本保管单位，还以执行案卷为一个基本保管单位，跨年度编定案号的必然跨年度存放保管。这种管理方法完全不符合并卷管理原则，应予纠正。过去出现的这种状况，现在纠正比较困难，也容易引起混乱，关键是今后在日常档案工作中应严格执行并卷管理原则。

三、书记员立卷归档原则

《人民法院诉讼文书立卷归档办法》第5条明确规定，诉讼文书立卷归档工作是审判岗位责任制内容之一，是书记员的重要岗位职责。书记员将全部诉讼文书材料收集整理，按一定顺序排列，装订成册，逐页编号，全卷编目，这就是诉讼文书的立卷工作。立卷符合要求后，书记员应将诉讼档案送审判长或案件承办人审查是否合格。如果不合格，应重新装订；如果合格，应将诉讼档案交审判庭内勤，并办理交接手续。审判庭内勤应及时登记，编写归档清册，按有关规定及时或定期将诉讼档案移交给本院档案管理部门，这就是诉讼文书的归档工作。诉讼文书材料立卷归档，是一项极其严肃、极为重要的具体工作，书记员应以高度认真负责的态度，按有关规定做好立卷归档工作。书记员为合议庭组成人员，自始至终参与案件审理活动全过程，担任庭审现场和合议庭会议记录，参与部分诉讼文书拟制、处理工作，负责收集保管涉案的全部诉讼文书材料。因此，由书记员立卷归档责无旁贷。庭长、审判长和合议庭法官有监督书记员立卷归档的责任。档案管理部门对书记员立卷归档工作应进行监督指导。

四、正副卷分别立卷管理原则

正副卷分别立卷管理原则，是1991年第二次全国法院档案工作会议上确定的，并在《人民法院诉讼文书立卷归档办法》中作了明确规定：“人民法院的各类诉讼文书，应当按照利于保密、方便利用的原则，分别立为正卷和副卷。”依照这一原则规定，除适用简易程序审理的案件外，法院审理其他案件的诉讼档案，书记员在立卷时，均应分立正卷和副卷。正卷主要列入当事人提供的诉讼书状、证据证物，法院制作的诉讼文书正本等对外公开的诉讼文书材料。副卷主要列入上级领导机关和领导同志批示及其答复，法院内部请示批复、审委会讨论案件记录、合议庭笔录、诉讼文书原稿（审签稿）等不宜公开的诉讼文书材料。副卷属审判工作秘密，一律不对外查阅，只限法院内部使用。执行正副卷分别立卷原则，既有利于诉讼档案的提供利用，该公开的全部公开，又适当控制了使用范围，该保密的坚决保密，有利于保守国家秘密和审判秘密。

诉讼案件案号管理方法

实践证明，诉讼案件案号管理在审判流程管理和诉讼档案实体管理中处于首要地位。如果一个法院诉讼档案管理混乱，案件底数不清，未归档案件案号情况不明，未归档案卷去向不明，首先必定是因该院各审判庭案号管理混乱，案号登记不清，案件登记本残缺不全、丢失所造成的。诉讼案件案号管理是诉讼档案实体管理的源头，做好案号管理工作对诉讼档案实体管理具有正本清源的重要作用。

案号是指法院受理各类案件及制作其诉讼文书的编号。案号依次由立案年度、收案法院简称，案件性质类别、审判程序代字、顺序号五要素组成。编定案件案号除遵循上述立卷原则外，还应遵循编定案件案号的基本要求和方法。

一、编定诉讼案件案号的基本要求和方法

编制立卷年度，时间必须与各级法院规定的司法统计起始日期和截止日期一致，如果年度司法统计截止日期为12月25日的，当年案件的案号年度，应当起于上年12月25日（含本日），止于当年12月24日（含本日）。如2005年度的案件，应当是2004年12月25日以后，至2005年12月25日新收的全部案件。

编制收案法院简称，应按照各级法院正在实行的法院简称编制。全国各省、自治区、直辖市的简称，国家已有明文规定，建国后一直照此执行。但一个省高院辖区内，或一个中级法院辖区内，往往有数个法院简称可能相同，如不加以区别，则容易引起混淆。如海南省高级人民法院简称为“琼”。在相当长的一段时期里，海南省内有一个琼北中级法院，有一个琼南中级法院，还有琼山市法院、琼海市法院、琼中县法院。如果上述5个法院，均简称为“琼”，则会出现5个法院简称完全相同，无疑不妥。因此，需要由省高院发文明确规定各法院简称，以便各法院简称有所区别。人民法庭是基层人民法院的派出机构，不能在基层人民法院简称中增加人民法庭的简称。

编制案件性质类别和审判程序代字，应按照最高人民法院颁布的有关各类诉讼文书样式等一系列规范性文件的要求执行。如编制刑事一审案件案号，其案件性质类别、审判程序代字为“刑初”；二审改判、维持、发回重审、撤销变更一审裁定，准许撤回上诉、抗诉，二审附带民事诉讼的案件，案件性质类别、审判程序代字为“刑终”；报请复核死刑（含死缓）的案件，案件性质类别、审别程序代字为“刑复”；报请核准在法定刑以下减轻刑罚的案件，案件性质类别，审判程序代字为“刑核”；按照一审程序再审的案件，案件性质类别、审判程序代字为“刑再初”；按照二审程序再审的案件，案件性质类别、审判程序代字为“刑再终”。其他各类案件案号编制办法，最高人民法院均有明文规定，总共有数十种之多，各级法院应当紧密结合具体案件实际情况，灵活运用，认真遵照执行，做到准确、贴切。

编制立案顺序号，是指按各级法院受理案件的顺序，用阿拉伯数字和自然数排列顺序，编制流水号。当一个案件需要制作数份内容相异的裁判文书时，不同内容的裁判文书应在案号后使用破折号加顺序号予以区别。

上述五要素在编制任何一个案件案号时都应全部使用，综合使用，缺一不可。只有综合运用五要素，才能确保案件案号的完整准确。

二、编制案件案号容易出现的错误

（一）审判程序代字编制错误。以刑事案件为例：如将上诉、申诉、抗诉进入二审程序的案件，分别错编为“刑上”、“刑申”、“刑抗”；将由申诉、抗诉进入再审程序的案件分别错编为“刑申”“刑抗”或“刑监”；多次反复再审的案件，从第一次再审刑到最后一次再审均为“刑再”，也有“刑再再”“刑再再再”案号，从字面理解应当是第二次、第三次再审。诸如此类的问题，在各类案件案号编制中层出不穷。究其原因，主要是案件案号种类繁多，难以把握；有些案号的编制办法过去没有明确规定，编制案号人员业务素质不高，责任心不强，随意性太大；有关业务部门负责人轻视案号编制和管理工作，审查把关不严，疏于管理。

（二）空号、重号、错号大量存在。如一个终审案件当事人申诉时，先编一个“申”字号，人民检察院抗诉时，又编一个“抗”字号，审委会决定再审后，又编一个“再”字号，这就使同一案件在再审程序上出现了数个不同的案号。由于工作上的疏忽大意，一案多号，或多案一号，空号、错号、重号等问题，在一些法院普遍存在，有的达到10%以上。还有一种空号是基层人民法院编定案件案号方法不当所产生的。一些基层人民法院对民事案件编号，采取一次性分配办法进行管理，很容易出现空号。如某县法院规定：民事案件案号按下列方案分配，并由本院民庭和3个法庭自收自用。本院民庭：1号至300号，XXX人民法庭：301号至400号，XXX人民法庭401号至500号，XXX人民法庭501号至600号。按照这个分配方案要求，该院民庭及3个派出法庭，各自应在分配方案范围内编定案号，当有的单位案号不够用或有多余的案号时，再调剂使用。善于调剂使用的，不会出现空号，不善于调剂使用的，到年终往往会出现大量空号。因年初分配的案号无法填满，该院的民事案件案号便不能按照顺序号完整地连接起来，给立卷归档及档案管理工作带来诸多不便。

（三）有的法院没有统一建立收、立案登记薄，案件目录登记薄、案件登记表等有关反映诉讼案件案号及其他案件信息内容的原始记录凭证，或者没有建立统一的管理、移交制度和规定，或者不认真执行制度和规定，或者没有定期移交给档案管理部门，或者保管不善，残缺不全，甚至下落不明。丢失了诉讼案件案号管理的原始依据，给诉讼文书材料的立卷归档、整理移交、清理催归和长期管理留下了隐患，损害了诉讼档案的完整与安全。

三、纠正方法

（一）法院领导应加强对案件案号的规范化管理工作，严格要求有关部门和人员认真执行最高人民法院关于各类诉讼文书样式及案号管理的有关规定，坚决纠正错编乱编案号的做法。将案号管理纳入法官、书记员、内勤业务培训内容，切实提高审判工作人员编制和管理案号的能力。选择那些责任心强，业务熟练的人员负责案号的编制和管理工作。

（二）在全国法院或以各法院以单位建立内容完整、设计合理、方便工作、便于管理的收立案登记薄，案件目录登记表、案件登记表。实行统一管理，由内勤专人掌管使用。要求每案必登，各类别各审级案件一案一号，一案一表。各审判业务部门之间、审判人员之间移送交接案件，必须在登记表上签后备查，注明交接年月日，完善交接手续。各类登记薄、登记表，每年年终以案件性质和审判程序为类别装订成册，移交档案管理部门归档，永久保存。