会计档案管理办法篇1

【关键词】高校会计档案档案管理

高校的财务档案既是记录和反映高校经济业务的重要史料和证据，又是高校档案的重要组成部分。高校的财务档案是否真实、齐全、准确、完整，也就直接影响到高校财务档案管理的质量以及高等教育事业的发展。随着我国社会主义市场经济的进一步发展，会计档案工作中新情况，新问题不断出现，如何管理好高校财务档案，以及在管理过程中如何采取相应的措施，寻求解决的办法，是高校档案管理中所面临的一个重要问题。

一、高校的财务会计档案管理的内容

依据《会计档案管理办法》“会计档案是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据”，具体包括：①会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他凭证；②会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产帐、辅助帐、其他会计账簿；③财务报告类：月度、季度、年度、财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明和其他财务报告；④其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册；⑤电算化会计档案：是存储会计凭证、账簿、报告等的介质，包括磁盘、磁带、纸质等，还包括：①每年一次的数据库备份，②财务软件升级前的数据库备份，③打印输出的经过盖章签字的会计资料，④每年一次的经系统管理员签字的系统管理维护记录本，⑤所有版本的系统、网络、数据库、软件，⑥其他应该存档的有关资料或数据。

二、高校财务会计档案管理存在的问题

1.对财务档案管理的重要性认识不够，意识淡薄。财务档案工作是保存历史，服务现实，承上启下的一项重要工作。有的单位领导和财务人员对财务档案工作缺乏充分的认识，不够重视，存在应付思想，特别是当前高校财务工作过程中大量原始凭证的整理被认为是件浪费时间和精力的事情，根本不把财务资料的整理归档工作列入议事日程。

2.财务档案人员素质有待提高。目前许多单位没有专职的财务档案管理人员，大多数是由会计人员兼管，没有经过档案业务知识的专门培训，缺乏档案管理工作经验。对财务档案的归档范围和标准不清楚，不懂得档案的基本操作规程，使得整理出来的财务档案案卷质量不高，装订不规范，难以保证档案的完整性和安全性，就我校以前情况来看，会计档案管理人员都是会计兼职管理，由于会计人员工作量大，内部人事变动，都是各自保管自己经手的年度会计档案，导致有十年的财务档案资料没有及时向学校档案管理机构移交会计档案。严重违背了“会计档案管理办法”规定，不算一个合格的财务档案工作者。

3.财务档案管理不完善、不规范。财务档案管理机构是进行财务档案管理工作的组织保证，设置财会档案管理机构是工作的需要，也是法律规章的需求，但实际工作中各高校财务档案工作均不完善，不规范，都未设置此机构，档案工作由不同人员兼职，如会计档案的装订由各会计人员完成，档案的归档由办公室人员完成，档案的查询由资料的形成人员负责等，由于工作的分散，管理环节的分散造成档案管理工作一系列的不规范，设施也不完善，财务档案没有专门库房，不符合“七防”要求，没有档案检索工具，查找不方便。纸质档案和磁质档案未能同步归档。致使向学校档案管理机构移交的仅为纸质会计档案，还有会计档案的鉴定、销毁工作往往不受重视，大有无人来销、无人敢销的局面。即使超过保管期限数年，也不愿销毁，由于种种原因导致学校会计档案的鉴定销毁工作难以开展，从而影响了档案整体工作的质量和效果。

三、高校财务会计档案管理存在问题的解决办法

1.提高认识，加强领导。主管领导要高度重视财务档案工作台，实行一把手负责制，明确专人负责会计档案的收集、整理、归档、查阅等日常会计档案工作。牢固树立起良好财务档案意识，按照《关于财务档案管理工作的规定》的办法实行谁财务，谁立卷，边财务边收集整理，审结卷成的原则，认真来做好这项工作。

2.强化财务管理人员素质。高校财务档案工作要适应不断发展的新形势需要，财务档案管理人员必须具备高素质，能力强的专职人员，同时对档案人员进行多途径、多形式的培训教育，不断更新知识结构，来提高档案管理人员的实际工作能力及责任心，能按管理标准进行科学的分类、整理、编目立卷，使其具有时代意识，包括信息意识、市场意识、现代化意识、法纪意识。一个高素质的财务档案人员必须具备德、能、勤、公、廉、俭六个方面的素质。我校近几年的财务档案人员每年都参加档案专业的培训，不断提高业务能力，运用档案知识，把我校十年来的会计档案资料按法规要求规范地移交给学校档案管理机构，并得到了档案部门的好评。

3.建立健全高校财务档案管理的规章制度。要使高校财务档案规范化，必须将档案管理工作纳入学院工作的总体，制定档案工作管理目标，明确责任，并建立健全一套档案管理制度，如《财务档案工作人员职责》、《立卷归档制度》、《财务档案保管制度》、《财务档案保密制度》、《财务档案移交、销毁制度》、《财务档案查阅制度》等，规范档案资料的收集、整理、归档、保存、利用等各项工作程序、使财务档案管理工作有章可循。

会计档案管理办法篇2

【摘要】本文根据会计电算化档案的特点，分析了高校会计电算化档案管理存在的问题，提出了加强高校会计电算化档案管理的对策。

【关键词】高校;会计电算化;档案管理

会计档案是重要的经济档案和历史资料，具有不可再生的特点，它是检查以前年度发生的经济工作责任和进行绩效评价的重要依据。高校领导在了解学校状况、预测经费开支、制定事业发展规划和科学决策时都必须借助会计档案记载的各种信息，会计档案是高校必不可少的经济信息资源，具有极为重要的经济意义的法律意义。会计电算化在为我们提供快捷、高效服务的同时，不同程度地存在着某些问题。怎样做好会计电算化档案管理，是摆在我们面前的一个新课题，需要不断深入地研究和总结。

一、高校会计电算化档案管理存在的问题

(一)会计电算化档案管理内容不够完整

目前大部分高校虽已经实现了会计电算化，但由于对会计电算化档案的组成内容不甚了解，缺乏管理会计档案的经验，因此大多数高校定期向档案部门移交的只是打印出来的纸质会计档案，而没有移交存储会计数据的磁性介质会计档案和开发使用的全套电算化会计的应用软件程序、系统软件及文档资料等。有的高校为了管理需要进行了会计软件的升级，而原有的会计软件及资料却未能及时进行整理归档，随着时间的推移，不同版本下的会计数据不能被调用，会计档案的完整性、安全性就得不到保证。会计电算化档案管理的最终目的是为了提供利用，但这种服务方式已经制约了会计电算化档案的利用，更无法适应会计电算化档案的改革发展。

(二)会计电算化档案自身存在的问题

1.机制记账凭证内容不完整。尽管机制记账凭证上面已经打印了制单、出纳、记账、审核和会计主管等，但是却缺少上述相关人员的印章或者签字。作为会计凭证，内容不完整，责任不明确。

2.备份打印输出不及时。有些高校不及时对会计电算化形成的账、表定期打印输出，过于依赖计算机存储，没有做到将电算化数据定期备份。一旦因意外或人为错误造成系统数据的丢失、破坏，就不能在最短时间、最小损失下恢复原有的会计资料，从而影响电算化系统的正常工作。

3.硬件设施未跟上。由于某些高校受条件限制，没有配备激光打印机或喷墨打印机，致使打印输出的纸介质会计档案达不到规定的保存期限;没有按照国家档案局规定的库房管理制度标准，建立专门的会计电算化档案保护措施;没有选择质量优良的磁盘介质进行会计档案数据备份，没有实行备用盘与存储盘分离存放，导致电子数据因此损坏或丢失。

(三)会计电算化档案管理缺乏专门人员

会计电算化档案管理要求管理人员既要懂会计专业知识，又要懂档案业务知识和计算机知识。目前许多高校比较重视教学和科研的人才引进，对档案的管理不够重视，有的高校甚至让非专业人员管理档案，遇有上级主管部门检查时忙于应付，档案意识滞后。个别高校的档案室多采用打开柜门，让财务部门的同志自己查阅会计档案，有的甚至没办任何手续就随意借出档案查阅，既不符合会计档案管理的要求，也无法满足高校对会计档案的信息需求。

(四)会计电算化档案管理制度有待完善

目前，国家关于会计电算化档案管理的讨论，大多是围绕《会计电算化工作规范》、《会计电算化管理办法》、《会计档案管理办法》、《会计基础工作规范》等几个文件，仅对会计电算化档案的基本要求而谈，未提及会计电算化档案管理存在的问题及其防范。随着会计电算化的普及，会计档案的内容增多了，对环境的要求提高了，而很多高校没有认识到这些变化，认为会计电算化仅仅是数据处理工具的变化，没有及时修订学校的会计档案管理制度，没有及时制定相应的会计电算化档案保管人员的岗位职责，也没有及时采取相应的保障措施来改善会计电算化档案的保管环境等，会计档案的人为破坏和自然损坏现象在所难免。会计电算化档案管理中存在的问题越来越突出，原有的管理方式陈旧，不能适应会计电算化档案管理的要求。

二、加强高校会计电算化档案管理的对策

(一)强化领导会计档案的管理意识

各类档案设备的购建，专职档案管理员岗位的设置以及档案

管理制度的出台，都离不开单位领导的积极支持。因此，会计人员一方面要大力宣传国家的财经法规和管理规章，增强大家的会计电算化档案管理意识;另一方面，积极主动地争取领导的重视、关心和支持，强化领导的会计档案管理意识，将会计电算化档案管理工作纳入学校整体工作的范围加以考虑和安排，加大经费投入，完善硬件环境，不断升级软件，确保会计档案管理工作顺利进行。

(二)提高会计档案管理人员的业务素质

会计档案管理是一项专业性、技术性、政策性很强的工作，计算机技术的普及又对会计档案管理工作者提出新的更高的要求，会计档案管理人员业务素质和能力是管好用好会计档案的关键，针对目前高等学校档案管理机构中，缺乏既懂档案管理知识又精通财会知识和计算机应用的复合型人才，不能适应新形势下会计档案管理工作需要的情况，高校领导应重视会计档案管理人才培养，进一步加强会计档案管理人员队伍建设，不断提高他们的政治素质和业务素质，使他们尽快掌握现代化的管理方法和技术，不断提高会计档案管理水平。

(三)建立和健全会计电算化档案管理的制度体系

国家制定系统的、细化的会计电算化档案管理办法，以法规制度的形式加以强制，在方法上指导各单位的会计电算化档案管理工作，是做好会计电算化档案管理的保障。财政部、国家档案局的《会计档案管理办法》第四条规定“各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便检查，防止毁损、散失和泄密”;第七条规定“各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度”。笔者认为，目前高校可根据财政部的《会计基础工作规范》、《会计电算化工作规范》、《会计电算化管理办法》、《会计档案管理办法》等管理规章，建立和健全一系列具体的、可操作性的会计电算化档案的管理制度体系，保证会计电算化档案的安全和完整，更好地为决策服务。具体可以制订以下制度:

1.建立会计电算化档案管理的定期备份制度。会计电算化档案应定期备份到磁性介质。一般准备三套软盘循环使用，并设立备份登记簿，登记备份时间、数量、保管方式等备份细节信息。由于磁性介质的特殊性，管理人员必须对这些会计电算化档案进行定期检查、复制，以防止会计信息损坏。需要备份的内容包括系统设置文件、科目代码文件、期初余额文件、本月账务文件、报表文件及其他核算子系统的数据文件。机内凭证及总分类账、明细分类账、报表，应视同会计资料按月做两套软盘备份，交会计档案保管员保管。注意应采用磁带、光盘、微缩胶片等介质存储会计数据，尽量少采用软盘存储会计档案。

2.建立会计电算化档案管理的归档制度。会计电算化档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据以及其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据。会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序，都应视同会计档案保管。要保存各版本的档案备份，并在存储介质的标签上注明软件的种类和版本号，同时标注与哪个版本的会计软件相对应。会计数据输出之前，应妥善保管并保留副本，记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账等账本。报表应定期打印输出，并由记账人员、会计机构负责人、会计主管人员等相关人员签字或盖章。打印输出的档案交会计档案管理员妥为保管，要制定输出档案的内容、件数、保管人和使用人的登记制度。

3.建立会计电算化档案的保管制度。档案保管员要将备用盘与储存盘分离存放在两个建筑物内，即对所有的会计数据进行双备份，每份要注明形成档案的时间与操作员姓名，并贴上写保护，贴上封签，存放在两个不同的地点，并做好防磁、防火、防潮、防压、防尘、防光、防腐蚀工作;按分类和一定顺序对数据磁盘、刻录的光盘等电子会计档案进行编号，标明时间和文件内容，制作档案管理文件卡片。打印输出的凭证、账册、报表等纸介质档案，按《会计档案管理办法》规定的保管期限和管理办法管理，但必须有制单人员、记账人员、审核人员、出纳人员以及会计机构负责人等的签章才能存档保管，以明确经济责任，保证档案的法律效力。在电子档案和纸质档案并存管理的体制下，可以在纸质档案的卷内目录“备注”栏中注明相应的电子档案的档号及保存地址，以相互对照利用。

4.建立严格的会计档案查阅、复制登记制度。每次调阅，必须有档案管理人员在场监督，根据调阅权限，在调阅登记簿中详细登记调阅日期、调阅人员的姓名和部门单位、调阅理由、调阅内容、归还日期、审批人员等，不得将保存的会计档案借出。本院教职工来调阅或复制会计档案，应经会计主管人员同意，由本单位财会人员调阅、复制后再处理。外单位人员来调阅或复制会计档案，必须持有单位正式介绍信，经学院领导、会计主管人员批准后，由本单位财会人员调阅、复制后再处理。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。必须在确保高校会计档案的安全性和完整性前提下，使会计电算化档案得以充分利用。

5.建立电算化软件内的会计档案管理多用户、分权限调用制

度。针对会计电算化档案易被修改且不留痕迹的特点，在进行管理时应注意:对硬盘上的会计档案，应具有相应的安全保密措施加以保护;要有用户设别控制管理;要有加密的机内操作日志管理，监督操作系统;要有数据存取权限限制，防止越权使用。对于普通数据，可较大范围共享;涉及单位机密的数据，仅供一定需要的人员使用;而设计原程序文件、数据结构文件等，则只有主管人员或程序开发人员才能使用。通过这样设置，保证电子档案的安全性，减少人为修改的可能。

6.建立会计电算化档案的销毁制度。对保管期满的会计电算化档案，由档案保管人员会同会计机构向单位负责人提出销毁意见，编制销毁清册，列明应当销毁的档案名称、卷号、数量、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容，单位负责人在销毁清册上签署意见。销毁时，由单位档案机构、会计机构和上级主管部门派员监销，并将实际销毁内容与销毁清册进行准确核对。销毁后，监销人员要在销毁清册上签字。对于保管期满但涉及债权债务未了的、在建工程的、涉外业务的会计档案，均不得销毁。

7.建立会计电算化档案的立卷制度。《会计档案管理办法》第六条规定，各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。高校一般可以根据档案保管年限和管理类别进行立卷。每年保持档案顺序排列的稳定性，没有国家政策的调整，一般不予变更。

8.建立会计电算化各管理岗位责任制度。主要内容包括:根据内部控制制度的要求设置各工作岗位的职责和标准;各工作岗位的人员和具体分工;各工作岗位的轮岗办法;对各会计电算化岗位的考核办法。保证管理的各项工作责任落实到个人。

9.建立会计电算化系统的管理工作规范。系统的管理工作要采取专人负责制;提供环境清洁与温湿度稳定适宜的专用会计档案存放仓库;配备具有高清晰度打印能力的激光或喷墨打印机，以它们作为输出纸质会计档案的工具;强化系统的安全防护功能，注意进行定期的补丁维护，避免因电脑安全或网络安全，导致会计档案泄密或被人为恶意修改。

会计档案管理办法篇3

财务档案管理制度一会计档案包括:会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计核算专业资料。会计档案是记录和反映经济业务的重要史料和证明，也是国家档案的组成部分，更是单位重要档案之一。为加强会计档案管理工作，明确责任，使会计档案管理有章可循，特制定如下管理制度。

一、会计档案的立卷、归卷制度

公司所属会计人员必须对本单位的各种会计凭证、帐簿、报表、计划、预算合同等会计资料定期收集，审查核对，整理立卷，编制目录，装订成册，并指定专人保管，防止丢失、损坏。

二、会计档案的调阅制度

调阅会计档案，要严格办理手续，本单位人员调阅会计档案，要经过会计主管人员同意;外单位人员调阅要有正式介绍信，经会计主管人员和单位领导批准，并详细登记调阅档案名称、日期、调阅人姓名、工作单位、调阅理由和归还日期。调阅人员一般不得将会计档案携带外出，需要复制应征得单位同意。

三、会计档案的销毁制度

会计档案的保管期一般为20xx年，对保管期满的会计档案，按照的规定由财会部门和档案部门共同鉴定，报经批准后进行处理。对需要销毁的会计档案，要填写“会计档案销毁清册”，销毁时由单位领导指定档案部门和财会部门共同派员监销，并在销毁清册上签名盖章，“会计档案销毁清册”要长期保存。

四、会计档案的交接制度

1、会计人员工作调动或因故离职，必须与接替人员办理交接手续，没有办理交接手续的，不得离职。离职前，必须将本人经管的会计工作在规定期限内全部交接清楚，接替人员应认真接管移交工作，并继续办理移交未了事项。移交后，如发现原经管的会计业务有违反财务制度和法律规定等问题，由原移交人负责。

2、合并、撤销单位的会计档案，应根据不同情况分别移交给并入单位，由上级主管部门或主管部门指定的其他单位接收代管，并由交接双方在移交清册上签名或盖章。

财务档案管理制度二第一条为加强会计管理，特制定本管理办法。

第二条企业的会计档案包括:会计凭证、会计账簿、会计报告、查账报告、验资报告、财务会计制度以及与经营管理和投资者权益有关的其它重要文件，如合同、章程、董事会计等各种会计资料。

第三条会计档案的保存。

财务部应有专人负责保存会计档案，定期将财务部归档的会计资料，按顺序立卷登记有效。

会计档案的保管期限为永久保存和定期保存两类，具体和保管年限详见附表。

会计档案保管期满需要销毁时，由会计档案管理人员提出销毁意见，经部门经理审查，总经理批准，报上级有关部门批准后执行。由会计档案管理人员编制会计档案销毁清册，销毁时应由审计部和财务部有关人员共同参加，并在销毁单上签名或盖章。

第四条会计档案的借用。

财务人员因工作需要查阅会计档案时，必须按规定顺序及时归还原处，若要查阅入库档案，必须办理有关借用手续。

集团内各单位若因公需要查阅会计档案时，必须经本单位领导批准证明，经财务经理同意，方能由档案管理人员接待查阅。

外单位人员因公需要查阅会计档案时，应持有单位介绍信，经财务经理同意后，方能由档案管理人员接待查阅，并由档案管理人员详细登记查阅会计档人的工作单位、查阅日期、会计档案名称及查阅理由。

会计档案一般不得带出室外，如有特殊情况，需带出室外复制时，必须经财务部经理批准，并限期归还。

第五条由于会计人员的变动或会计机构的改变等，会计档案需要转交时，须办理交接手续，并由监交人、移交人、接收人签字或盖章。

第六条本办法适用于公司总部、下属全资及控股企业。

会计档案保管期限

档案名称

(一)会计凭证类

1、原始凭证、记账凭证20xx年

其中:涉及外来和对私改造的会计凭证永久

2、银行存款余额调节表3年

(二)会计账簿类:

1、日记账20xx年

其中:现金和银行存款日记账20xx年

2、明细账、总账、辅助账20xx年

3、涉及外来和对私改造的会计账簿永久

(三)会计报表类:

1、主要财务指标报表3年

2、月、季度会报表20xx年

3、年度会计报表永久

(四)其它类:

1、会计档案保管清册及销毁清册20xx年

2、财务成本计划3年

3、主要财务会计文件、合同、协议永久

财务档案管理制度三1、目的:会计档案是档案的重要组成部分，是记录和反映经济业务的重要史料和证据。为了加强会计档案管理，统一会计档案管理制度，现根据和的规定，制定本办法。

2、适用范围:本规定适用于公司及分子公司。

3、会计档案管理体系

3、1公司档案室、财务部及各独立核算单位档案室应当依照本办法管理会计档案。

3、2公司总经办、财务部共同负责会计档案工作的指导、监督和检查。

3、3各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。

4、会计档案范围

4、1会计档案是指会计凭证、会计帐薄和会计报表等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。

4、2会计凭证类:原始凭证，记帐凭证，汇总凭证，其他会计凭证。

4、3会计帐薄类:总帐、明细帐、日记帐、固定资产卡片、辅助帐薄，其他会计帐薄。

4、4财务报告类:月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明和其他财务报告。

4、5财会电算化档案:主要是存储会计数据和程序的磁盘或光盘及其它存储介质，系统开发运行中编制的各种文档以及其它会计资料。

4、6其他类:银行存款余额调节表，银行对帐单，物资盘存表，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册等。

5、各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。

5、1当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管;未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。

5、2移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。

6、会计档案不得自行借出。

6、1如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供会计资料的查阅或复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。涉及司法案件需查阅、复印财会资料时，应事前由公司总经办批准。

6、2各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度。

7、会计档案的保管期

7、1分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、20xx年、20xx年、20xx年5类(会计档案保管期限表附后)。

7、2会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

7、3本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行。

7、4各单位会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的，可以比照类似的保管期限办理。

8、会计档案的销毁

8、1保管期满的会计档案，除本办法规定不得销毁的情形外，可以按照以下程序销毁:

8、1、1由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容;

8、1、2单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见;

8、1、3销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销;

8、1、4监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案;销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。

8、2保管期满但未结清的债权原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

8、3正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。

9、会计档案的管理

9、1采用电子计算机进行核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。

9、2单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管公司或财产所有者代管或移交有关档案代管。法律、行政法规规定的，从其规定。

9、3单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。单位分立后原机构代管，各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按规定办理交接手续。

9、4单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案，应当由原单位保管，承接业务单位可查阅、复制与其业务相关的会计档案，对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务承接单位保存，并按规定办理交接手续。

9、5单位合并后原各单位解散或一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管;单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应由原各单位保管。

9、6在建设项目建设期间形成的会计档案，应当在办理竣工决算后移交建设项目的接受单位，并按规定办理交接手续。

9、7单位之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。

9、7、1移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容;

9、7、2交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。

9、8预算、计划、制度等文件材料，应当执行文书档案管理规定，不适用本办法。

10、附则:

10、1本制度由公司财务部负责解释。

会计档案管理办法篇4

关键词：行政事业单位；会计档案管理；问题；对策

会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。主要有：会计凭证，包括原始凭证、记账凭证；会计账簿,包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅账簿；财务会计报告,包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告；其他会计资料,包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。行政事业单位会计档案作为记录单位经济业务的重要史料和证据，既是重要的经济档案，又是单位档案的重要组成部分，它在加强单位财务管理、开展绩效评价、实施责任审计等方面具有不可替代的作用。2015年12月11日，国家财政部、国家档案局对《会计档案管理办法》(财会字〔1998〕32号)进行了修订，修订后的新《会计档案管理办法》（2016年1月1日实施）对会计档案管理又进一步作了明确具体的规定，但由于一些客观条件和主观因素的影响，行政事业单位的会计档案管理还存在一些问题。

一、会计档案管理存在的主要问题

（一）对会计档案管理的思想认识不够第一，单位领导甚至财务负责人对资金管理和会计核算一般都很重视，但对会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理工作不够重视。第二，许多单位档案管理人员没有经过专业培训，缺乏档案管理工作基本知识，不懂得档案的基本操作规程，对会计档案的归档范围和标准不清楚，整理出来的会计档案达不到要求，不便于查阅；还有一些单位没有配备专（兼）职档案管理人员，各业务部门或科室都只负责保管本部门或科室的档案资料，会计档案一直都是由单位会计直接负责保管。在旧版的《会计档案管理办法》中规定“未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳入员不得兼管会计档案。”但新修订的《会计档案管理办法》明确指出:“当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可由单位会计管理机构临时保管一年,再移交单位档案管理机构保管。单位会计管理机构临时保管会计档案最长不得超过三年。临时保管期间,会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定,且出纳人员不得兼管会计档案。”第三，一些行政事业单位没有根据国家规定结合自身实际制定本单位会计档案管理制度，或仅作为财务管理制度的一个部分。有些单位虽然有制度，但也没有及时根据国家政策进行更新，更没有严格执行。

（二）电子会计档案管理不完善在传统的会计档案管理中，大多数单位只重视对会计凭证、账簿、报表等纸质会计专业资料的归档，却忽视了对电子会计档案数据及软件读取平台及时、有效、完整的备份和存储。有些虽然备份了，却忽视了对文件格式的转换和对磁存储介质的保管，使存储在其上的信息丢失或无法读取，造成数据库丢失。新《会计档案管理办法》明确指出：电子会计档案移交时将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定；特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。

（三）会计档案立卷、归档、查阅和销毁等工作不规范在立卷和归档上，有些单位不按保管期限分别立卷归档，导致分类、立卷和归档混乱；在查阅上，主要是手续不齐全、程序不规范，造成查阅困难；在销毁上，主要是鉴定销毁难，大有无人来销，无人敢销的局面，即使超过保管期限年数，也不愿销毁，导致积案过多、毁损严重。

（四）会计档案管理监管力度不够在单位接受的各项会计业务检查和审计工作中，很少有将会计档案规范化管理作为检要事项的情况。在单位内部，也很少有单位将会计档案管理真正融入到财务管理工作的全过程，作为单位财务管理的固有环节来对待，很少建立各环节相互制约、相互促进的会计档案监管机制，影响了会计档案的质量和管理的成效，最终影响会计档案的有效利用。

二、规范会计档案管理的对策与建议

（一）提升会计档案人员素质，规范会计档案管理首先，单位领导一定要提高依法加强会计档案管理的意识，切实把会计档案管理列入领导工作议事日程，使会计档案管理走上法治化的轨道。其次，加强对会计档案工作人员的全面培训，把增强会计档案管理知识和操作技能，作为会计人员和会计档案管理人员的岗前培训的重要内容，同时还要搞好后续教育，增强责任心和执行力。再次，健全会计档案管理制度。要根据财政部2016年修订的《会计档案管理办法》、《中华人民共和国档案法》等法规的规定，结合自身实际，建立和健全一套会计档案管理制度。包括财务档案归档制度，要明确归档范围、保管期限、归档程序、整理方法、归档要求等；档案保管、安全保密制度，明确职责，确保档案不丢失、不损坏、不泄密；建立和落实档案保管工作责任制，明确各人职责，使会计档案收集、归档、保管工作落到实处。

（二）加强电子会计档案的管理第一，要建立电子会计档案备份制度，及时做好电子会计档案的备份，特殊格式的网络财务档案应当与其读取平台一并备份并做好存储磁盘的防火、防水、防盗、防尘的保护工作。第二，要使用能够准确、完整、有效接收和读取的电子会计资料；能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料；设定了经办、审核、审批等必要的审签程序的会计核算系统，并配备具有高清晰度打印功能的打印机，作为输出纸质会计档案的工具。第三，要使用能够有效接收、管理、利用的电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案检索关系的电子档案管理系统。第四要强化系统的安全防护功能，定期进行补丁维护。同时要利用计算机技术完善相关内控制度，比如电子签名，禁止未经授权的访问，防止篡改，建立灾后恢复的应急方案。

（三）规范会计档案的整理归档一是及时规范整理会计档案。日常产生的会计凭证要及时整理装订，规范封贴、签章。在检查确认凭证封面所列事项记载完整后进行装订，凭证厚薄要适中。装订完毕确保没有散页后按月份先后顺序放入凭证盒，会计账簿、财务报表和其他类会计档案逐卷装入档案盒，并逐项填写档案盒上的内容。二是规范会计档案的保管。已建立综合档案室的单位，会计档案可由财会部门暂管一年后（便于财会部门查阅近期资料）按照相关规定交由综合档案室保管。没有建立的单位要尽快建立，会计人员交接会计档案时，要认真办理交接手续。三是严格执行会计档案查阅审批制度。未经有权限人员批准，任何人不得查阅会计档案；同时利用借阅登记手续，做到借出、送还、移交各个环节都有规范的记录，做到责任明确、内容完整、时间清楚。四是要严格执行会计档案销毁规定。要特别突出档案销毁的法律意识，依法依规进行档案销毁。单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定，仍需继续保存的会计档案，应当重新划定保管期限；对保管期满，确无保存价值的会计档案，可以销毁。在销毁会计档案时，单位档案管理机构要编制会计档案销毁清册,列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。单位负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构经办人、会计管理机构经办人要在会计档案销毁清册上签署意见。销毁会计档案时，应严格执行相关部门监销制度。对于保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁,纸质会计档案应当单独抽出立卷,电子会计档案单独转存,保管到未了事项完结时为止，并应在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。电子会计档案的销毁由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。

（四）强化会计档案管理的监督管理财政、审计等部门在进行各项业务检查时，应将会计档案的规范化管理作为检查的重要内容，促使单位规范会计档案管理，进一步提高会计档案管理水平，充分发挥会计档案的重要使用价值。单位内部应将会计档案监管作为内部控制的重要内容，融入单位财政财务管理的相关制度之中，在日常管理中严格遵循，形成长效机制。

参考文献：

[1]财政部，国家档案局.会计档案管理办法〔S〕.2015-12-11.[2]黄焕敏.浅谈行政事业单位会计档案管理存在的问题及对策〔J〕.合作经济与科技，2014（02）.

会计档案管理办法篇5

为农村经济发展和社会稳定服务

为全面完成行政村建档工作任务，实现农村档案管理规范化率100%的目标，为农村经济发展和社会稳定服务。街道党工委、办事处高度重视，根据全办农村经济和社会发展的现状，从长远出发，落实具体措施，落实责任，充分发挥驻村指导员作用，利用一个月时间，全面完成农村建档工作。下面，就我办开展行政村建档工作情况汇报如下：

一、领导重视，提高认识。

街道党工委、办事处把农村档案管理工作作为实践“三个代表”重要思想、维护农村稳定、促进经济发展的基础性工作来抓，专门召开会议，进行安排部属，成立了领导工作机构，由主管领导亲自抓，驻村指导员全面落实，帮助各村开展建档工作，确保了农村建档工作有人抓、有人管，从人力、物力、财力上给予了充分保证，并把档案整理工作纳入年终各村目标考评，要求按期高质量完成任务。

二、深入摸底调查，掌握档案现状。

为全面掌握农村档案管理现状，街道安排各驻村指导员深入到各村，对全办的农村档案管理状况进行了一次深入细致的摸底调查。各村档案管理普遍存在以下四个问题：一是村干部不重视档案管理工作，缺乏档案意识；二是档案无专人负责，无固定存放场所，管理混乱；三是档案法制意识淡薄造成档案资料流失、范围狭窄；四是大多数村档案管理制度不完善。

三、先行试点、积累经验。

为把这项工作落实好，鱼化寨街道选择基础比较好的鱼化村、小烟庄村进行试点，在区档案局的指导下，对两个村档案管理人员进行培训，并派驻专业人员指导，帮助其完成建档工作，逐步达到规范化管理，并通过区档案局的检查验收，为全办行政村建档工作树立了榜样，积累了经验，为全面开展行政村建档工作起到了示范带动作用。

在此基础上，街道党工委、办事处召开各村党支部书记、村委会主任会议，对此项工作进行详细安排。组织大家认真学习《中华人民共和国档案法》、《陕西省档案管理条例》、《西安市档案管理办法》等法律、法规；另一方面用示范村的生动例子教育大家，动员各村干部充分认识到加强档案工作的必要性和重要性，积极行动起来，全面做好农村建档工作，为农村经济发展和社会稳定服务。

四、措施得力，责任到人，全面完成建档任务。

1、举办培训班，提高业务能力。

我办邀请区档案局的同志对驻村指导员进行了培训，手把手地进行业务指导，为了确保档案工作的规范化，区档案局对我办协助村开展工作的27名指导员进行了专门培训，手把手地进行业务指导，并和我办档案管理员、驻村指导员亲自深入各村，现场指导，使他们熟练掌握档案分类、整理、装订等操作程序，确保此项工作扎实有效开展。

2、高标准、严要求，突出做到三个字。

一是档案材料要“全”。为保证农村档案材料收集全面、完整，分管领导、包村科室、各驻村指导员想方设法、克服一切困难，切实负起责任，一方面召开村干部会议，反复强调档案工作的重要性和实用效果，晓之以理，动之以情，取得村干部的支持；另一方面，亲自到有关人员家里搜集、整理资料。针对各村离任老干部因种种原因不愿意移交档案，驻村指导员亲自入户，不断的给他们讲道理、做工作，直到档案移交为止，真正做到不动我不离开；对工作难度大、问题多的村，街道主要领导亲自出面协调，现场解决问题。正是靠着这种认真负责的工作态度和扎实细致的工作作风，把一片片资料全部收集起来，保证档案材料不遗失，确保档案材料的齐全。

二是档案整理要“细”。在档案材料整理阶段，严格按照档案整理办法，采取逐一指导、集中整理的方法，对档案资料进行排序、分类、粘贴、裁剪、编号、编目、装订、编写案卷目录。驻村指导员加班加点，科室干部共同协助，形成一个齐抓共管的局面，一时间整理农村档案成了全办的中心工作。经过机关干部的共同努力，仅用10天时间，全面完成20个行政村的建档工作。并做到排列有序、目录清楚、装订整齐规范，达到了完整、真实、精练、便于利用的要求，顺利通过了区档案局的检查验收。

三是档案管理范围要“广”。农村档案管理意识单薄，不注重材料收集，还存在很大缺口。关于各类合同、财务、计生、上级文件、会议记录等档案材料比较多，但涉及劳动力就业、基层组织建设、精神文明建设、社会养老保险、文化活动、劳动力资源普查等方面的资料甚少。街道党工委、办事处要求各村两委会一定要重视档案材料收集，一切有关本村工作的资料都要收集归档，进一步拓宽档案管理范围，充实完善档案内容。

3、建立制度，规范管理。

为使档案管理工作有章可循、有规可依，逐步走向规范化、制度化、日常化。街道党工委、办事处结合全办农村实际，统一制定《档案人员岗位责任制》、《档案室工作职责》、《档案保管制度》、《档案保密制度》、《档案统计制度》、《档案利用制度》等规章制度，并全部上墙。

4、集中存放，统一管理。街道党工委、办事处结合各村实际，采取集中存放、统一管理的办法加强农村档案管理。对有条件的村，街道为其配备铁皮档案柜，由各村落实档案库房和管理人员，自行管理；对无条件的村，街道投资1万余元，扩大完善办事处档案室，增设档案柜、档案整理装具等硬件设施，对档案实行集中存放，统一管理。待村上落实了档案库房和管理人员后，再交由村上自行管理，确保农村档案管理工作长期有效开展。

5、成立农村会计服务中心，规范农村财务管理。在做好农村档案管理工作的同时，街道成立了农村会计服务中心，对所辖行政村的会计业务进行统一管理、无偿服务。并投资10万余元，加强硬件建设、制度建设，从办事处内部抽调专人负责管理。目前，全办20个行政村的会计业务全部实行街办统一代管。

五、下一步工作打算

一是每年举办两次培训班，加强对村主要干部和档案管理人员培训，不断提高档案管理意识，增强档案管理业务。定期组织农村档案人员进行参观学习先进单位经验、互相交流，提高档案管理水平。

二是大力宣传《中华人民共和国档案法》、《陕西省档案管理条例》、《西安市档案管理办法》、《雁塔区行政村档案管理实施办法》，使档案管理工作逐步得到广大干部群众的重视和支持。

三是建立交接制度，及时对农村新老干部交接手续进行检查，杜绝干部离任不交手续和档案的行为，防止档案遗失。

四是要求各驻村指导员协助各村在年底对当年资料进行收集、整理、归档。次年3月，由党政办牵头对各村归档工作进行检查评比，并将评比结果纳入年终考核，明确奖罚，使农村档案管理工作日常化、规范化、制度化。