档案管理论文篇1

环保档案是对以往工作情况的及时记录、工作得失的分析、研究和总结，能够为后续环保工作的开展提供极具参考性的信息资料以及良好的研究基础，能够有效避免重复错误的一再出现，有助于环保工作的不断优化、完善，推动环保技术人员的不断创新。一些落后的保护方法被不断改进或直接弃用，另一些高效的保护方法则被继续沿用并持续优化。同时，通过整合、判断环保档案中的相关数据，能够对当地的环境质量的优劣状况及变化趋势进行准确评估与预测，明确后期环境工作重心。此外，这些数据还能为污染事故、污染纠纷的处理提供具有说服力的依据，方便环境执法、政府决策以及科学研究。

二、较高的科学技术价值

当前，我国环境污染问题十分严峻，已经成为阻碍我国经济健康与可持续发展的关键原因。基于这一现状，相关学者们展开了大量研究，以期找出有效的应对方法，显著改善我国环境现状。而环保档案中所蕴含的丰富信息，为学者们展开研究提供了大量的研究资料与重要的参考数据。例如，通过对比、分析被保护区域环境的水质、鱼群种类、水生植物类等的历年保护结果，并作进一步的研究论证，能够为展开该区域的环境科研工作提供重要的信息来源与论据。

三、环保档案管理的实施步骤

1.严格遵循档案管理相关规定。我院严格遵循国家颁发的相关规定与条例，建立专门的档案管理室，安排专职人员有序进行环保档案的收集、整理与管理工作。档案管理专职人员必须熟知《中华人民共和国档案法》、《全国环保管理条例》、《环保档案管理办法》以及《环保档案管理暂行规定》等重要规定。

2.准确界定档案材料归档范围。在档案管理的过程中，往往涉及的档案材料的数量较大、类别较多，一旦管理人员对这些材料的摆放或存储过于随意化和无序化，不仅查询时耗时耗力，而且还容易造成一些重要文件的丢失。因此，必须对这些档案材料按一定依据进行分门别类，对其归档范围进行准确界定，实现有序、便捷和高效查询和利用。通常可按表1所示进行有序归档。

3.档案材料的管理。在准确界定档案材料归档范围后，就要对档案进行存储管理，这是档案管理工作的重中之重。按照存储介质划分，我院的环保档案主要分为电子文件与纸质资料。第一，电子文件。所谓电子文件，是指一类以光盘、磁盘以及磁带等为储存载体，以计算机等数字设备为阅读、处理媒介，在通信网络上实现自由传输的文件，该文件以数码的形式产生于数字设备与数字环境中。我院经历了硬磁盘、磁带、一次写光盘以及只读光盘等阶段，目前常用只读光盘来归档电子文件。对于电子文件的管理，我院主要按照以下流程进行:

(1)做好归档前的检查工作。对于将要归档的电子文件，档案管理人员必须首先按照相关业务规范来核查电子文件的内容，确保内容的真实性与完整性;随后对光盘进行检查，确认其表面洁净、无划痕;最后确认存储在光盘上的内容无病毒、可读性好。

(2)做好光盘的存储工作。在将光盘存档的过程中，必须做好光盘的保护工作，尽量避免对光盘记录涂层的触摸、擦和划，以免光盘的失效。在实际存储过程中，应尽量做到以下几点:为了防止光盘在存储时擦划失效、挤压变形，对于容易损伤的光盘，应加设光盘保护盒。我院采取硬质塑料光盘盒;为了防止挤压变形，对于单片光盘，应将其装入盒内，竖立存放。我院在单片竖立存放的同时，将其与纸质资料分开;光盘存放的场所应远离强热源、强磁场，隔绝有害气体的污染。我院在档案室中建有独立的密集柜，可满足一般要求;尽量保持档案室维持一定的温度和湿度，我院通过放置温度计、湿度计以及干燥剂等方式来实现对储存环境的及时调控。

(3)做好光盘的定期检查工作。在电子文件的实际存储过程，常常会因为光盘变形、划伤或格式不兼容等情况而使得一些重要数据与文件流失。为了确保这些光盘使用效能的长久性，必须对其进行定期检查，检查这些光盘的表面清洁度、可读性以及内容完整度。一般情况下，光盘超过四年就要进行一次机读检验，并且其合格率应为百分之百。同时，当更新相关处理设备(如计算机)后，应及时检查设备运行环境，确认光盘与计算机光盘驱动的兼容性。如果无法兼容，则要对光盘进行转换。此外，为了避免光盘出现问题而无法读取，可刻录两份，其中一份留作备用。第二，纸质资料。我院环保档案中的纸质资料主要含有:环境评价报告书、检测报告、合同书，任务书、项目批复以及公众参与等内容。尽管随着科学技术的进步，以电子文档式的信息储存方式被越来越广泛的用于档案管理，但这并不就意味纸质资料存储的落伍，它仍然是档案管理中的重要组成部分。

(1)做好归档前的审核工作。我院在提交纸质资料之前，首先由资料产出部门对资料的真实度、完整度与可靠度进行初审与复审，确认资料合格后，再提交至档案管理部门。随后，档案管理部门对上交的纸质资料再一次进行审核，确认材料满足归档要求后进行归档。

(2)做好纸质资料的保存工作。基于纸质资料易燃、易潮、招虫且占用空间较大等特性，在保存纸质资料时，除了给纸质资料预留足够的储存空间外，还要做好相应的防火、防潮、防虫、防尘、防盗等工作。我院在纸质资料储存室放置了温度计、湿度计、干燥剂、灭火器、除虫丸等物件。

档案管理论文篇2

众所周知，档案的属性有一般属性与本质属性之分。我国档案界的传统认识是将原始记录性作为档案的本质属性。近年来，档案界又有人提出了几种全新的观点。笔者拟综合这方面的研究情况作一简要述评。一、原始记录性吴宝康教授主编的《档案学概论》明确指出，“档案是历史的原始记录，或说原始的历史记录。这是档案的本质属性”，“档案在与其他事物相比较而存在的过程中所显示的独有的特性，就是原始记录性”①。应该说，这一认识是正确的。然而查启森同志却对这一传统认识提出了质疑：其一，如果原始性是档案的本质属性，那么“原始记录就是原件，具体地说就是原稿。如果这样的话，那么档案就是原稿，一切非原稿以外的记录，因为不是原始记录，就不能算是档案了。而事实上在为数众多的档案中，不一定都是原稿，还包括根据原稿而形成的打印件”。其二，“原始记录，当包括文物和图书手稿，即文物和图书手稿，它们也具有原始记录性”，因而“原始记录性是三者的共性，而不是档案所特有的本质属性。”②笔者认为，上述质疑是值得探讨的。其一，我们不能机械地理解原始记录性。对形成文件的机关来说，文件的原稿的确是原始记录，但文件的打印件也是原始记录。原稿是印制打印件的依据，打印件是机关处理事务的依据，两者是一个完整的有机整体。因此，打印件也属于原始记录则是无疑的。其二，不可否认，图书手稿是档案，有的文物也是档案，但我们不能因此而否定原始记录性是档案的本质属性。虽然图书手稿也是印刷图书的依据，但图书产生的主要原因和直接目的是为了供众多的人去阅读。而档案则不然，“档案是人们处理事务过程中遗留下来的副产品，它是人们进行社会实践活动附带的产物，或者说它是自然形成的，而不是纯粹人为的结果。”③当然，有的原始记录既是文物也是档案，“凡具有原始记录作用且含义明确的实物即可作为实物档案看待。”④《档案法》第十二条规定，“博物馆、图书馆、纪念馆等单位保存的文物图书资料同时是档案的，可以按照法律和行政法规的规定，由上述单位自行管理”。可见，同样是原始记录，并不影响我们对档案与图书、文物进行区分与管理。也许有人会说，既然原始记录性是档案的本质属性，那么文件与档案的本质属性岂不完全相同?的确，由于“文件与档案记录的内容相同”、“文件与档案的物质形态相同”，因而“文件与档案的本质属性相同。原始性和记录性的有机统一。是文件和档案的共同本质属性。”⑤所以，文件与档案从本质上来说则属于同一事物。但是，有人据此认为，既然文件与档案本质属性相同，那么“文件与档案属于同一概念”⑥。其实，这是对文件与档案关系所作的错误理解。文件与档案之所以属于同一事物，是由于两者的载体与内容完全相同，这就决定了两者的本质属性相同。但同一事物在根本性质不变的情况下，次要性质可以发生变而恰恰是这种变化使得同一事物的发展呈现出阶段性。所以说，文件与档案是同一事物，但并不是同一概念。我们通常所说的文件与档案是同一事物在不同阶段的两个名称，也就说明了这一点。二、客观记录的归档保存性查启森同志对原始记录性提出质疑，并进而认为“档案的本质属性是客观记录的归档保存性”，“构成档案的根本条件，是归档保存。归档保存是文件向档案转化的关键。没有这一程序，也就没有档案。”⑦这一认识似乎是正确的，因为档案保管机构保存下来的档案一般是经过归档这一程序的。但问题在于，归档并不是档案保管机构获此档案的唯一途径。文书部门和业务部门的归档，相对于档案保管机构来说就是档案的接收。档案保管机构除了正常的接收之外，还有向社会征集和搜集档案这一补充手段。如果把客观记录的归档保存界定为档案的本质属性，那么未经归档保存的客观记录就不是档案。这无异于否定了档案保管机构的征集与搜集工作。若此，档案的收集工作岂不仅仅成了档案的接收工作?对此，张辑哲同志指出，“是否集中保存不能作为档案的必要属性看待。实际情况是，无论是否集中保存，档案就是档案，非档案就是

档案管理论文篇3

抓好基础数据文件工作，首先要从思想上重视档案管理工作，提高认识，从管与监两方面入手，做为分管档案工作的领导应给予各方面的支持和提供资源保障，用信息化、规范化、标准化来要求档案的收集、整理工作。做到数据齐全，内容完整。要达到此目标，应该重视抓好资料的收集工作，坚持地质项目建档工作按照档案管理规范要求与项目施工、竣工验收同步，坚持档案部门与基层单位相结合，把地质档案资料、工程勘察档案、桩基基础资料、基建档案、测绘资料、文书档案等正确区分，齐抓共管，进一步做好基础档案收集工作。抓好基础数据，比如地质档案包括区域地质调查档案、固体矿产地质档案、石油地质档案、海洋地质档案、物理勘探和化学勘探档案、水文地质档案、工程地质档案、地质科研档案等。其具体内容是在地质勘探活动中产生的原始记录、表报、总结和有关的依据、指示性文件，以及成果报告和有关的图件、附表等。所以在收集和整理时按照档案管理的法律法规及相关规定的有关规定与标准，对已经收集的文字、图片、图纸、声像等资料，应根据数据文件形成的特点和规律，在便于利用和保管的前提下，进行科学分类整理，设置相应的归档类目，按原始地质立卷归档规则，如：编号与编目、范围、术语与定义、规范性引用档、归档范围与分类、立卷归档要求等。应根据本单位的实际情况和具体要求，制定本单位的数据文件管理实施细则。

2．档案信息化，纸质档案数字化

我院采用的是科怡档案软件，档案信息化就是把我院现有传统档案转化为信息化档案。档案信息化其实质是档案管理模式和工作方式从传统的以档案实体保管为主向现代化的档案信息数字化收集、存储、转送，以信息化的形式为社会提供服务的转变过程[2]。地质资料档案信息化建设是一项长期复杂的系统工程，行业不同，信息化管理模式也不同。面对信息化带来的挑战与机遇，地质单位与其它企业一样面临市场化和国际化竞争的挑战。所谓档案信息电子化，就是以馆藏档案数据纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案进行收集、筛选、加工，使之转化为微机软件形式的二次文件信息电子文文件数据供利用的过程。把地质资料数据文件归档电子化，充分利用计算机、扫描仪把纸质档案数字化。例如在建立地质档案资料时，地质档案资料由分队，普查组提交的原始地质资料及复制成果地质报告，经大队资料室严格检查验收合格后，由档案管理工作人员及时分类、编号、立卷、归档，经过计算机数字化转换处理[3]，建立科怡档案查询服务系统，实现地质档案资料的数字化管理，其它档案如工程勘察档案、桩基基础资料、基建档案、测绘资料、文书档案也都根据上述情形，将纸制档案信息化，建立全文数据库，既是地质工作现实要求，也是档案管理必然取向。因此地质单位必须快速更新观念，迅速实现档案工作网络化，为地质找矿工作服务，推动其它各项工作的现代化进程。

3．档案管理信息化的优势

提高地质档案管理效率，加强地质档案管理的信息化建设，不但使地质资料信息得到有效利用，而且可以使匮乏的资源得到开发，适应较复杂的工作环境，体现出地质资料管理带来的经济效益。

3．1地质资料档案管理信息化，提高地质档案检索效率。

传统的地质资料档案管理方式，绝大多数数据的收集和管理都依靠人工进行，收集数据相对麻烦、更新起来也比较繁琐，在这种情况下，地质资料档案数据更新就慢。地质部门采用人工管理档案还会造成数据疏漏，首先从这方面来说信息化地质档案的管理方式就比传统方式更为准确。其次，在对数据查找时地质资料档案信息化管理方式也比传统的方式更加快捷、方便。地质档案管理人员，可以利用该检索系统，根据使用者的要求，可以输入任意一项检索词，如类别、资料名称、编著、矿种、勘查程度或几项检索词的组合等，都可从科怡档案数据库中，检索出相关的地质档案信息，节省了管理人员和使用者的时间，提高了检索效率。

3．2地质资料档案管理信息化，提高地质工作效率。

地质资料档案管理信息化为相关部门制定政策提供比较系统、详细、及时的资料信息，为制定部门提供合理、适时的技术支持和数据。随着新技术、新理论越来越多的在地质档案管理工作中得到应用，在管理方式上对地质档案信息化管理不断创新，地质工作就会越来越简单，越来越适应社会环境和复杂的地理环境，越来越适应新时代不断发展的需要。

3．3地质资料档案管理信息化，有效地利用和开发了地质资料。

地质资料档案管理信息化系统的有效建立，在地质工作中，我们就可以利用信息化地质资料资源，提供有效、准确的数据资料，可以为地质工作节约成本，节约无谓投资，提高地质项目成功率，为地质工作带来可观的经济效益。

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关键词：监督档案；规范化；信息化

工程质量监督档案是指在工程质量监督实施过程中形成的文字、表格及音像资料，是工程质量监督机构和监督人员从事监督管理工作的原始记录和重要凭证，也是上级建设行政主管部门对监督机构和人员开展考核的重要依据。加强工程质量监督档案收集、整理、归档的规范化管理，对于促进工程质量监督管理水平进一步提升，体现质量监督管理工作的科学性、公正性和权威性有积极作用。因此，做好工程质量监督档案管理工作意义重大。

一、工程质量监督档案管理中存在的问题

（一）工程质量监督档案标准不明确，材料内容参差不齐。住房和城乡建设部第5号令《房屋建筑和市政基础设施工程质量监督管理规定》要求质量监督机构需建立工程质量监督档案，但未对工程质量监督档案的具体内容进行明确。具体到地方，以湖北省为例，《湖北省房屋建筑和市政基础设施工程质量监督管理暂行办法》（鄂建[2011]79号）明确了工程质量监督档案的立档时间要求及保管期限，但也未对监督档案具体内容提出意见。内容标准的不明确，造成各地质量监督机构在形成监督档案时随意性较大。有的监督档案资料浩繁，有的却寥寥数页；有的把施工、监理等单位的技术资料甚至工程图纸均收集存档，真正反映监督工作开展的记录却难觅踪影，材料内容不符合要求。（二）囿于实际困难，监督档案资料不同步，不连续。质量监督工作主要在现场展开，在现有的条件下，监督检查记录一般由监督人员在检查结束后回到办公室予以补记，监督记录的同步性较差。同时，随着市政基础设施建设规模的日益扩大，监督人员的监管任务屡创新高。在一名监督人员同时监管数十项工程的前提下，完全将监督抽查与监督计划逐一对应且同步记录还有一定的实际困难，监督档案资料的连续性存在差距。（三）重视程度不够，监督档案资料不规范、不交圈。部分监督人员重实际检查、轻文字记录，往往出现监督记录字迹潦草、内容简单、签证不全等问题。有的监督档案中有针对质量问题的整改通知，却无责任单位的回复报告及现场复查记录；有的在监督记录中提出了监督意见，而后续的检查记录中没有相关的落实情况。（四）市政基础设施工程特殊性造成工程质量监督档案归档难。市政基础设施工程战线长、断面多，有的甚至边拆边建，造成大多市政基础设施工程履行基本建设程序不足，无证施工、先施工后办理注册登记手续、未经竣工验收备案即投入使用的情况比较普遍。建设行为的不规范给工程质量监督档案收集整理造成很大困扰。有的工程介入监管时已经开始施工，前期相关资料难以收集；有的工程已经投入使用但迟迟不办理竣工验收手续，工程档案资料长期滞留在监督人员手中难以移交，随着时间推移难免出现遗失、损毁等情况。

二、加强质量监督档案管理的建议

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一是以前传统的仲裁案卷工作以普通的白纸文件为材料工作对象，而有了计算机后，电脑中的文件取代了以往的白纸为主的文字材料，它是由作者直接写在专门办公软件上，并在WORD上进行修改，一旦完成后，马上存到电脑系统数据库中，由专业计算机人员掌握。白纸式的档案管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程如仲裁案卷的立卷归档制度。仲裁文件的立卷归档工作是仲裁档案工作流程的起点，也是仲裁院专职文书工作和专职档案工作的结合点，仲裁案卷形成后，由仲裁文书部门收集归档后，交专业档案管理部门，一年一般归档二次。而计算机文件随时产生，每时每刻都能变，安全存放在电脑中。因此，它对电脑有很强的依赖性。如果想要归档，必须以存盘形式移交，归档界限也不能只是“具有保存完整价值”的文件，还应包括此文件的阅读功能甚至更高级系统。二是电脑文件信息与它主体的可分开性，仲裁档案分类也可能被模糊分类整理所取代，因为仲裁档案分类的结果只能体现一种从性联系，因为排列的方式是简单手动操作管理仲裁档案的需要，但在当今由电脑管理所有文件的大背景下，档案文件的形式发生了变化，仲裁文件可以通过电脑系统进行迅速、有效、多层次的按顺序排列，不再需要对它进行象普通白纸文件那样的简单整理分类。不同的客户可以根据不同的需要，利用电脑自动化系统对电脑上的文件进行自由分类组合。三是电脑里的文件保存价值同时取决于仲裁案件其我价值的实现，其判断的程序、本身的内容及价值都发生很大变化，原来的仲裁档案价值也将随之扩大，要分析电脑中的文件的操作系统。要根据以前的档案价值鉴定理论，仲裁文件应依据自我价值和价值确定保管其中的期限，而电脑中的文件一是由于方便完成，将产生比以往更多的文件，二是由于客户的需要，数据信息不断地改进和加入，因此很难确定一个完整的保管年限，况且电脑中文件的自身价值还不能保证。因此，其确认、管理方法更无法来下结论。

二、做好仲裁档案电脑管理制度的措施及建议

为了更好地发挥仲裁档案的作用，着力加强和规范劳动人事争议仲裁档案管理工作，进一步完善仲裁电脑中的档案管理可以按照以下办法：一是实现电脑中的仲裁档案管理由一个人专门负责。做好仲裁电脑中的文件归档处理工作，实施电脑文件管理长远目标。通过技术加工处理，将已归档的电脑中的文件改为在电脑中可阅读文件，即只能读不能改写的文件，从而区别和保护电脑文件的最原始结构，保证电脑文件的可靠性，使之与象白纸文件一样发挥效用。同时设置专门档案员具体负责档案文书材料的整理、立卷、归档、保管等工作。将档案管理责任落实到个人，有利于提高立卷、归档的质量和效率，杜绝结案之案卷久不立卷、立卷之案卷久不归档等现象。二是使档案管理向多个方向发展。伴着电子文件的加入，仲裁档案种类在丰富化，其简单工作和基础工作也都具有各自的特点了。因此，在原有结构基础上，又增加了一项档案电脑信息内容，就构成多种空间，形成了电脑化的管理结构。推进仲裁档案整理规范化。仲裁档案做到一案一卷，分正卷、副卷两部分立卷。在组卷整理时，做好材料的筛选、检查和修补工作，确保材料齐全、手续完备、格式规范。正、副卷均按照案卷目录将各类文稿排序、编码、组卷、装订，做到科学编目、利于检索。三是严格仲裁档案保管制度。仲裁档案实行统一保管、专人负责，档案管理员定期对归档情况进行检查，按照规定的保管期限保管仲裁档案。仲裁档案管理人员要忠于职守、熟悉法律业务、严格把关、严守秘密，积极认真地做好仲裁人事档案的收集、整理、计算机录入、转递、保管和统计等工作。档案收集要严把归档质量关，收集和转递应做到及时、完整、手续完备；整理要求对归档手案卷及时盖归档章，核定保管期限；计算机录入要将年度仲裁行政文书、业务等档案全部输入计算机，并打印成索引目录、全引目录；保管要做到月检查、年清点，统计工作要做到数据准确、内容完整，上报及时并将报表归档保存。建立健全仲裁档案内外查阅、借调等档案使用制度。建立档案利用台账，严格查阅、借调登记制度和归还档案验收手续。四是管理仲裁档案人员知识构成的改革近在眼前。仲裁档案人员要适应电子技术和档案事业的近几年发展趋势必须采取积极措施做好更新知识，适应新的电脑技术的成果，使专职档案人员拥有丰富的专业知识，以适应在新形势下仲裁发展的需要。

三、结语

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论文摘要:高校科研档案反映了一所大学的学术水平和实力。科学有序管理好科研档案，充分挖掘其成果价值，有助于高校的持续发展和促进地方经济社会的进步。理清科研档案管理的思路，将有利于更好地开展科研档案管理工作。

科研档案是人们在从事科学活动中形成的，并经过一定整理的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式和载体的历史记录。科研档案管理工作是高校科研活动的基础和真实记载，直接反映着一个高校的学术水平，是一所高校实力的凭证，对学校的教学和科研工作的可持续性发展起着重大作用。尤其是在高校体制改革和现代技术高速发展的今天，科技档案在整个高校档案中所占的比例也显著增加，在学校科学管理中所处的地位也越来越重要。但是对于高校的科研档案,能够完整认识到它的作用的论述并不多。多年来,受到传统观点的影响,一般档案工作者认为只有学校管理性的文件才能作为档案管理,而对教师,尤其是个人自由独立形成的学术著作、手稿等不够重视,往往把它们排斥在档案管理之外,致使高校的科研档案比较苍白、贫乏,这是目前高校档案管理工作的一个薄弱环节。这显然是与信息化时代对信息资料的大量需求相违背的。因此,国家科学技术委员会、国家档案局1987年颁发了《科学技术研究档案管理暂行规定》,对科研档案的归档与管理进行了有效的规范。如何加强科研档案的管理是摆在科研档案管理工作者面前的重要课题，本文就高校科研综合交稿日期：档案的管理进行思考和探讨。

一、高校科研档案归档范围需要重新界定

界定科研档案的归档范围之前,首先需要确定高校学术档案归档范围的原则。笔者认为应坚持成果性和记录性并举。科研档案工作主要利用科学技术研究档案的成果,“有利用价值”是保存它的重要原因和主要依据。因此,必须坚持科研档案的成果性。而科研档案的记录性强调其完整性、凭证性,有些科研档案或许没有成果性和利用价值,但是它反映了学校科学技术研究发展的现状和历史,这些档案也应当妥善保存。因此,在确定学术档案的归档范围时,一定要两者兼顾,坚持双重性质并举。科研档案的具体归档范围应包括以下内容:

（一）科研项目档案

科研项目材料档案是探索科研规律的实践活动的直接记录。主要包括：科研准备阶段中科研课题申请书、审批文件、任务书、项目计划书、委托书、开题报告、调研报告、方案论证和协议等材料；研究实验阶段中的各种载体的重要原始记录、实验报告、项目进展报告、计算材料、专利申请的有关文件材料；总结鉴定验收阶段中的工作总结、科研报告、论文、专著、参加人员名单、技术鉴定材料、科研投资情况、成果和奖励申报中的成果和奖励申报材料及审批材料，这部分档案是科研档案存档的主体。

（二）科研文书档案

科研文书档案是科研管理活动的直接记录，包括科研发展、总结、学校制定和上级管理部门下发的科研管理文件和课题管理、成果管理等专项管理活动中形成的管理性科研文件材料。这部分档案是进行科学决策、计划、组织、控制等基本管理职能和有计划、有目的、有条不紊进行项目申报、成果评奖及科研管理经验总结的依据，也是科研档案的重要部分，对科研管理工作起到很好的指导作用。

（三）科研成果档案

主要包括科研年度统计表、教师公开发表的学术论文和编写的学术著作、获奖成果和证书、专利和技术转让资料等。科研成果的多少是高校科研实力大小的依据之一，因此，科研成果档案的管理在科研管理中也占有重要位置。

二、高校科研档案管理工作存在的问题及原因

（一）高校科研档案收集不齐全。原因是：多数科研人员在科研过程中，重视科学研究实践活动，重视科研成果的与获奖，轻视科研档案资料的平时累积工作，认为这是档案部门的事，与己无关。

（二）高校科研人员档案意识缺乏。他们认为自己的科研成果为什么一定要归档，放到档案室不如放在自己身边使用起来方便，于是以关键技术资料保密为借口，在科研过程中或科技成果奖励后应归档的资料不愿上交或找理由不主动上交。

（三）高校科研档案制度不健全。科研档案的归档工作缺乏系统、完整的制度保证，不能做到上、下集中统一管理。高校档案管理没有真正实行“三纳入”、“四同步”制度，在科研档案管理工作方面缺乏行之有效的制约手段，致使高校科研归档管理工作处于失控状态。

（四）高校科研档案重心偏离。在高校科研档案中，纸质材料多、电子档案少，传统简易设备多，现代化管理工具少，不能有效地开发和利用高校科研档案材料。

鉴于此，高校科研档案中出现了“四多四少”现象，即一般性技术材料多，关键性技术材料少；鉴定、审批性材料多，工艺技术性材料少；文字材料多，光盘、磁盘、图表、照片、录像材料少；复印件多，原件少。这些问题严重影响了高校科研档案的收集和管理工作以及高校科研档案自身价值的发展和信息资源的开发利用。

三、对加强高校科研档案管理工作的几点见解

（一）建立科学管理制度，理顺科研档案归档程序。科研档案是科研课题科技成果研究的全过程的反映，但又不仅仅局限于某一项科研课题、某一项成果，它是课题及成果之间、学科之间的综合反映，因而就形成了科研档案的四个特点：专业性、系统性、集体性、和阶段性。为了规范科研档案管理工作，就必须遵循国务院的《科学技术档案工作条例》规定的“完整、明确、系统、安全和有效利用要求”归档。避免可能造成大量科研档案材料零散在外现象的出现。为此，必须把科研档案工作与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合起来，走实现科研工作与科研建档工作两者协调发展的道路，建立合理的归档程序，掌握科研档案管理工作的规律，保证高校科研档案的准确、完整、系统，最终使高校科研档案工作走上科学化、规范化的轨道，达到提高科研档案归档的质量和效率。（二）加强重点、重大科研项目的档案管理。重大、重点项目及高级别获奖成果最能反映一所高校的科研能力。重点、重大科研项目的研究时间较长，往往有一些阶段性成果，每一阶段中肯定有技术进步和新的成果，这些档案材料既是学校的历史见证，又是新技术、新创新的基础。因此对重点、重大科研项目应从立项起就实行课题组预立卷归档，然后每个阶段产生的技术进步、最新成果、新立项的子课题份年度补仓到科研档案中去，以免遗漏，这对项目研究人员、学校和国家都有重大意义。

（三）提高高校科研人员的科研档案归档意识。科研人员是科研档案形成的主体，科研人员档案意识的提高，将会使高校科研档案的管理走上规范化、科学化的良性循环轨道，将会使高校科研档案管理工作迈上一个新的台阶。

（四）推广科研档案的开发利用。美国档案学家谢伦伯格认为:“档案部门进行各种努力的目的,就是把有价值的文件保存下来,并使它可供利用。”因此,科研档案管理的工作要考虑其开发利用问题。“档案的开发利用是企事业单位管理水平的一面镜子。”目前的档案查阅仍停留在传统的手工层面上,游离于先进的信息技术之外,主要是靠手工翻阅档案目录,查阅起来既耽误时间,又浪费人力。尽管目前多数高校科研档案已开始使用计算机等信息设备,但使用范围仍局限于文档目录著入,档案利用的无纸化、电子化、网络化程度不高。这种档案管理工作的滞后,严重影响了科研档案的利用效率。因此,要充分利用和发挥档案网站的作用,使相关网站成为有效开发利用科研档案的窗口。

同时,高校的科研档案保管的是一批学者和科研人员的学术成果,它是体力和脑力劳动的结晶,包含着一定的知识产权。这就决定了高校科研档案开发利用的特殊性,在对高校科研档案的利用中,一定要注意尊重别人的劳动与知识产权,学会正确地利用科研档案,以避免有意或无意地造成侵权的后果。

为在实际利用中避免侵犯作者的知识产权,可进行这样几项工作:

(1)对科研档案中享有著作权的作品,在卷内目录上打上明显的著作权目录标记,以提醒利用者注意。

(2)对科研档案中有著作权的作品应限制在合理的范围之内利用。

(3)在利用有著作权保护的学术档案时,使用者如不是在合理的范围之内利用,应与著作权所有者签订著作权许可使用证,或征得本人的同意。

总之，要通过多渠道，采取各种方法加大科研档案工作的宣传力度，增强高校科技人员的档案意识，做好高校科研档案的平时收集、整理、开发利用等档案管理工作，提高高校科研档案的现代化管理水平，让高校科研档案为高校科研工作再出成果发挥应用的积极作用。

参考文献：

1、关月英.高校科研档案管理工作初探[J].新疆医科大学学报，2007.10.30（10）