电工电子技术重点归纳范文篇1

关键词：高校；档案归档；信息化；大数据

传统的纸质的文档的整理是非常繁琐枯燥的，而且非常消耗人力物力以及财力。从绿色环保方面来说，大量的纸张纸箱的使用是不利于环境保护的。所以，文档整理归档工作迫切地需要改革。电子信息技术的高速发展对于档案的电子化处理发展有了强大的推动力。电子归档的效率是可人的。可是我们不能单单看到电子归档的优势方面，由于现实中的种种原因，电子化处理档案的重点难点也浮上水面。虚拟的信息的安全性保护技术方面也有待提高。

1电子档案构建的重要信息介绍

（一）电子档案的基本内涵

首先，对电子档案构建进行简单的了解。由于现在电子信息技术等等迅速发展，很多信息。比如：图像、音频、文字、视频等等，都可以利用电脑相应的存储部位进行妥善的存储。同时对这些电子文件的管理也远远方便于纸质资料的管理。电子数据库的建立在各个企业、高校、银行都是必不可少的，不仅可以海量存储，使用者可以在很少的时间找到所需要的一切信息，甚至每个家庭都可能拥有自己的电子档案数据库。

（二）电子档案建立的意义以及重要性

1、各种工作场所信息管理所需

日常生活中我们不可忽视的事档案的采集整理等等工作，比如行政部门，每天都需要利用到各种档案，而且不仅要求他们的资料精确度高，文书的传达的时效性也很重要。如果用传统的纸质档案处理的话，我们会看到堆积如山的公文文件，甚至和根本没有地方存放这些文件，所以更不要题将它们妥善处理，工作的效率会大大降低。每年都有一大批新生入学，将这么大量的学生学籍情况进行汇总等工作的工作量是惊人的，没有电子档案的构建的话，今后学生信息的查询工作也会变得很困难。所以一定需要有电子档案归档整合工作。

2、提高信息资源的利用价值

经过了电子档案的归纳整合工作，信息收集工作变得简单。而信息的分类管理工作也能比以往更轻松地完成。比如，学生个人档案在学生正式进入高校前，确定是该学校的学生之后，学生的信息可以从学生越来所在高中的档案库中提取出来，并交接在高校建立其相关的个人档案里，信息不容易弄错也不可能弄丢。而再说高校的图书馆信息库的建设，也可以提高图书馆人员管理各种书籍的效率。各书籍的借阅去向也可以很好地把握，学生的信息在学生卡上都可以提现，所以甚至能找到学生的住处，无形中也保护了书籍，避免可以避开的损失。

（三）电子档案建设的管理观念

档案的归纳管理工作是属于服务工作一类的工作。档案管理工作者的思想观念随着档案的保管方式的变迁而有着很大变化。档案信息服务需要档案管理工作者先从自身的提高方面做起。不仅仅要提高自己的技术，在道德方面也要有严格的底线比如高校学生的私人信息的保护工作，是学校电子档案管理者义不容辞的责任。同时要树立正确的效率意识，不能信息的正确性需要得到保证，而信息被提取是的快速性也不被能忽略。

2电子档案构建工作的注意事项

（一）电子档案信息化建不能落后

这个时代的高速性特征是高速性，时效性。这些都要求电子档案的信息化建设也坚决不能在技术上落后。有着现代化的元素一定要快速完美地添入电子档案的管理系统。不然可能因为新元素的介入而为档案处理工作带来麻烦，管理人员的观念不能放松，要保持着学习的心态，随时准备为资源的同步更新的高速性学习新的技术。在这个基础上，电子档案的其他工作才能日渐完美。

（二）严格做好对于相关信息的保护工作

信息化高度发展情况下，电子信息的安全性如果不能得到保护，这将有着很大的隐患其实，每个人的信息都有被泄露出去的可能。在高校这一需要出处理大量信息的地方，这种隐患被无限制放大，后果更加严重，而且大多是是学生个人信息的场合。对于相关重要的信息的保护工作尤其重要。每个高校都有必要而且绝对要建立相应的防护系统，作为放止信息泄露的重要保护盾。档案的管理工作者也要时刻保持警醒，以防犯罪分子伤害到学生的权益。同时也要对学生的私人信息进行妥善的保密工作。为了更好落实保护工作，相关部门应该有完整的机制，严厉打击私自篡改信息的相关工作人员。

3电子档案归纳工作的重要对策

（一）对档案资源集中处理，做好信息协调

对于很多部门来说，电子档案的处理工作是繁琐、难度性极大的工作。一套完整的电子档案管理系统是不可缺少的。电子信息的高校的高效快速分类工作需要在这个系统中能够得到落实。所以可以将系统分成各个分工不同的部门，其中，最重要的是指挥部门的工作。各个部门需要进行明确合理的分工，也要互相帮助，听从管理部门领导，为了整合系统的优化整合发挥作用。让被服务的人们能高效利用精确的信息，满足各类人对电子信息的需求。

（二）坚持把握正确方向进行构建

正确的方向能够对电子档案归纳工作者的工作进行有利指导。在一些电子档案处理系统的重点工程的过工作方面，不可以急于求成，要按照实际情况安排工作进度。以更好的服务、更高的质量的提供为目标，把握好正确的档案整理工作方向。对电子档案资源的开发利用也要适度，进行合理的人力、物力等资源的安排利用。不能因为没有认清实际情况，从而造成资源的过渡浪费。

（三）提高档案工作者的职业素养

对于档案工作者的职业素养，首先是对其专业技术方面有所要求。保持虚心好学的心态，及时学习新的知识，为提供优质的服务随时做好准备。拿高校来说，有条件的话，可以设立一些相关的学习机构，强化对新老职员的培训，提高他们的职业认知度。另外，档案工作者的道德素质也需要过硬。由于快捷，很多信息容易泄露遗失，有些信息的遗失的后果不堪设想。所以，如果管理者本身的道德素质低是一件极其恐怖的事。高校可以采用道德信用积分制，那些道德信用低的人员不允许再聘用。

4总结

众所周知，电子档案的归纳工作不仅对高校来说是极其重要的，对于整个社会来说，这项工作的顺利运行也有助于社会的和谐运作，时代的发展也不可缺少电子档案的构建的工作。所以，电子档案的构建工作需要的到各个部门的稳步推进。为大数据的处理发明更安全、快捷的技术，这需要社会各界的共同努力，创造更多有保障的平台，这样，新的便利服务才能服务更多的大众。

参考文献

[1]赵鹏，李光.档案工作落实科学发展观的关键――实现档案实物化管理向信息化管理的转变[J].山东档案，2005，（05）

[2]夏燕玲.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].云南档案，2010，（03）

[3]唐宝莲，吴建华.档案信息化、数字化、网络化及三者的关系[J].科技档案，2006，（03）

电工电子技术重点归纳范文篇2

关键词：电子文件；纸质文件；归档管理；计算机网络

与纸质文件相比电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作，主要原因是大多数电子文件形成者或囿于传统观念，误认为电子文件不是文件而忽视其归档，或怕增加工作量而不愿承担此项工作；或由于电子文件对计算机系统的依赖性，使其必须借助计算机编目归档，这对不熟悉操作技术的立卷人来说，不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟，容易产生畏难情绪；笔者认为，推动电子文件归档工作的着眼点要高，立足点要实，在规划电子文件归档工作时，应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其规律，摸清信息产生的源头，促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序，建立归档制度。

一、电子文件归档方式和途径的选择

纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。经实践检验，利用磁盘，脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘，会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档，这不仅加大了工作量，也增加了存贮磁盘的数量，简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条：

（一）借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选，反映了职能活动的概貌，上网前，又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和整理性，是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文悠扬，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。

（二）选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”，打破了立卷单位人界限，更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作，是开发集中统一型信息系统的牵头部门，成为电子文悠扬信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，无是最佳归档途径之一。

无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘，最好不用磁盘存贮。

二、相关部门职能交融集成，建立电子文件归档制度。

电子文件来源广泛，形成者不仅有业务管理部门的承办人，还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档，必须靠制度约束，使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，并列入信息管理工作程序，在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时，布置、检查、总结、考核电子文悠扬归档工作。

与纸质文悠扬相比，电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，仅靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文悠扬形成部门熟悉各项管理业务，了解电子文件的自然形成规律和历史联系，是承担归档工作的主要责任者，在鉴定工作价值时最有发言权；档案部门掌握归档的原则、方法，又了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用；计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位，又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应相互渗透，扬长避短，发挥各自的优势，在电子文件归档中集成一体，共同形成质量较好的电子文档。

三、“两套制”归档的必要性与适时简化合一的可能性

由于印章和签署是文件生效的主要标志，在现在技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性，也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档，以确保数据的安全。目前，电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“两套制”，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址，同时，在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。

在磁、光介质文件耐久性留存的问题尚未解决之前，它与纸质档案将并存很长时间，但从长远看，在电子档案存储介质的技术条件进一步改进之后，可尝试对那些参考作用大、情报价值高的档案，采取以磁、光介质归档为主，纸介质归档为辅的做法，而对那些凭证价值较高的档案，则采取以纸介质归档为主，磁、光介质归档为辅的做法。这样，不但能够提高档案管理工作效率，优化馆藏，也能减少档案的体积，缓解库房紧张的状况。两种介质归档的简化合一，要经过审慎证证，在万无一失的情况下实行，最好以简报、情况报道类，以及信息的实质内容已被其它档案所包含的文件作为简化合一的首选目标。

四、加强电子文件归档工作应采取的措施

1．推动电子文件归档工作的着眼点要高，立足点要实，在规划电子文件归档工作时，应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其规律，摸清信息产生的源头，促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序，建立归档制度。

2．电子文件是高科技的产物，它的各种性能是由技术决定的，随着电子文件的广泛使用，信息安全技术就显得特别重要，鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性，电子文件的制作者、管理者和档案工作者都应积极采用有关技术措施，提高电子文件的可靠性。

3．电子文件从形成到归档利用，中间经过很多环节。哪一个环节的职责不清，制度不明，考虑不周，都可能影响电子文件的真实性。因此，建立电子文件全过程管理制度，明确各方面的职责要求，就显得非常重要。因此，一开始就明确由谁进行收集、整理，如何归档等制度，这是保证电子档案原始性、真实性和完整性的重要措施。

4．做好电子文件归档工作，全面行使“历史记录”，和“社会记忆”功能，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。

5．电子文件档案一般应采取“双轨制”，归档内容形成“两套制”，即纸质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门，应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中，注明相应的电子文件的编码及存址，同时，在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。