1、标题。由年会名称和“邀请函（书）”组成，一般可不写主办机关名称和“关于举办”的字样。

2、落款。因邀请函的标题一般不标注主办单位名称，因此落款处应当署主办单位名称并盖章。

3、成文时间。写明具体的年 月 日。

4、正文。正文应逐项载明具体内容。开头部分写明举办年会的背景和目的，用“特邀请您出席（列席）”照应称呼，再用过渡句转入下文；主体部分可采用序号加小标题的形式写明具体事项；最后写明联系联络信息和联络方式。结尾处也可写“此致”，再换行顶格写“敬礼”，亦可省略。

5、称呼。邀请函的发送对象有三类情况：