教职工个人档案篇1

关键词：档案；教师业务；建立

中图分类号：G275.9文献标识码：A

文章编号：1003-4374（2015）02-0058-03

综合档案、人事档案、教师业务档案的区别和联系

综合档案室，设立在中等职业学校办公室，综合管理学校在教学、科研、管理各项活动中直接形成的，对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料。人事档案室，设立在人事科，管理记录个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料。教师业务档案室，设立在教务科，管理教师个人在教师业务水平和工作科研能力以及履行岗位职责情况的记录材料。综合档案室管理学校的综合档案，综合档案分党群类、行政类、教学类、科研类、仪器设备类、基建类、财会类、外事类、声像类和实物类十大类。人事档案室保管人事档案，人事档案包括个人的履历材料，自传材料，考察、考核、鉴定、审计材料，学历学位、职业、技术职务（称）评聘、科研学术、培训材料，政审材料，党团材料，奖励材料，处分材料，工资、聘（录）用、任免、调动、军（警）衔、转业复员、出国、会议代表，其他材料等十大类材料。教师业务档案室保管教师业务档案，教师业务档案包括：个人简历、业务自传，学历、学位、职务、职称材料，历年来的授课任务、班务管理工作，历年来的教学效果、师生评教、年度考核材料，历年来参加的科研课题，历年来发表的论文、著作，历年来的获奖、惩罚情况，工作以来进修培训、学习听课情况，兼职、任职情况等。教师业务档案可以做为教师职称晋级、评优考核的主要依据，做为教师工作的量化考核、进修培训、岗位调动、职务聘任、工资晋升、奖励惩罚等的参考资料。然而，目前中等职业学校很少设立有教师业务档案室的。教师业务档案的管理几乎是空白，分散在各职能业务部门或教师个人手上，没有建立统一的分类归档范围、规范管理办法和归属管理部门进行集中统一管理。教师评职称时，都是自己到各职能业务部门收集个人的相关材料进行整理。学校各种教育、教学水平检查，学校评估申报时，各职能业务部门都需要从个人手上或者在各部门收集准备大量的材料，费时费力。有时会出现重复收集一个人的材料，有时会因时间久远造成材料收集不全，出现重复工作或材料缺失。因此，笔者建议在教务科增设教师业务档案室，制定统一的分类归档范围和管理办法对教师业务档案进行管理。按归档范围将在岗教师的业务档案收集建档管理，教师调离时，业务档案随人事档案一起转出，为接收单位快速、全面的了解人才信息提供保障依据。同时，为了保持学校教师业务档案的完整性，可采取赠送的方式，复制一份留存学校，以备学校提供查找利用。建立教师业务档案室使中职学校的档案管理进一步完善，查阅档案时，学校的文件资料可以到学校综合档案室，教职员工的人事材料可以到人事档案室，教师的个人业务、工作业绩材料可以到教师业务档案室，从而形成全方位的档案信息网络服务，为学校的教育教学健康、快速发展提供更有效的档案信息服务保障。

教师业务档案的内容

教师业务档案具体包括以下内容：

个人基本信息

个人履历、教龄、身份证、各种学历学位、职称、教师或职业资格、双师、教师岗前培训、继续教育等证书、教学、科研岗位聘任书、合同或协议书复印件、学术团体或社会团体任职证明复印件。

教学工作材料

包括教学计划、教学大纲、教学任务安排表、课程设计、教案、课件、试卷（含标准答案、评分标准）、听课记录、教学经验总结、教学质量考核、学生评教、教师评学、督导、专家的评价、担任班主任情况、社会实践调研材料、年度考核。

教师进修培训材料

业务进修、岗位培训、出国深造等材料。

教学改革材料

教学改革立项申请书、结题复印件、精品课程、说课稿、特色专业、教学成果奖、结题材料、教学论文等文件复印件。

科研材料

科研项目立项、结题材料、科研论文、出版教材及其他有保存价值的自编参考资料、艺术作品、创造发明、专利技术、调研报告、议案、提案、学术活动或会议材料。

奖惩材料

教学和科研成果获奖证书或文件复印件、其他单项或综合奖励（如书法、演讲、体育）、评优、评先等证书或文件复印件、教学事故登记表。

资历证书复印件

英语、计算机应用能力、岗位资格、职称、学历等证书复印件。

其他

业余爱好、特长.参加协会、学术会议、访问学者、学术交流等有价值的档案材料。

凡是教师的个人基本状况、工作量化、工作态度、工作业绩、培训进修、继续教育、专业技术水平、学术水平、学术研究方向、学术地位、社会地位和在学术界的影响等能反映教师个人工作业绩、业务水平的材料都可以收集建档。教师业务档案不仅反映教师个人的业务能力、学术水平和工作实绩，成为学校考核、培养、奖惩教师的重要依据，而且还能体现学校的师资队伍建设和办学力量水平。

教师业务档案的收集整理

教务科应配备专职档案管理员管理教师业务档案，并在各部门设立兼职档案管理员协助专职档案管理员工作。要在各教学业务部门和教师队伍中大力宣传《档案法》，增强档案意识，使各教学业务部门和教师能自觉按教师业务档案归档范围上交散存于各部门和个人手中的档案材料。教师业务档案建档的对象包括：专任教师、兼职教师、外聘教师、返聘教师、教辅人员。根据教师业务档案的形成规律，可采取每年集中收集两次，分别在放寒假前和放暑假前收集。零散的材料可按照“随办随归”的原则在活动项目结束后及时归档。

可参照人事档案的整理方法进行教师业务档案的分类整理。遵循整体密不可分的原则，把教师业务档案的有关材料按人物一类别一年度的分类方法一人一档、一个号进行整理、上架，确保档案的完整性和连续性。由于人事档案和教师业务档案会随个人的调动而转走，而综合档案室的档案则一直保存在学校，或按有关规定移交档案馆保存，存在一定的稳定性和持续性。当综合档案、人事档案和教师业务档案中有交叉的内容时，如：综合档案中教学类的归档范围有教师获奖情况，教师论文、著作，教师授课统计表；科研类中有论文专著、科研成果获奖材料、专利证书与人事档案中的科研学术、奖励材料以及教师业务档案中的历年来的授课任务、发表的论文、著作、获奖情况有交叉。人事档案中的履历材料，自传材料，考核、鉴定材料，科研学术材料，培训材料，奖励材料，处分材料，聘（录）用、任免材料与教师业务档案中的个人简历、业务自传，学历、学位、职务、职称材料，年度考核材料，历年来参加的科研课题，历年来发表的论文、著作，历年来的获奖、惩罚情况，兼职、任职情况有交叉。在处理档案内容交叉问题时，综合档案要按照档案部门的有关规定进行整理归档，人事档案要严格按人事、组织部门的有关规定进行整理归档，并坚持以综合档案、人事档案优先的原则，原件（个人学历、职称证书、获奖证书除外）优先存入综合档案，其次到人事档案，最后再到教师业务档案，没有原件的情况下可存复印件。教师业务档案中可制作相应的表格填写进行保存。如：《教师个人情况一览表》、《教师授课教学任务一览表》、《教师担任班主任情况一览表》、《教师听课记录表》、《教师参加教研活动记录表》、《教师参加科研情况一览表》、《教师、著作一览表》等由个人填写，相关业务部门审核。为了确保教师业务档案内容的真实性，收集到的材料要做好审核鉴定工作，杜绝把假材料归档。在收集材料的过程中，必须向有关形成材料的部门收集。个人报送材料要验原件及相关的原始材料，鉴别好的复印件要加盖“此件与原件一致”的印章，确保归档材料的真实性。有条件的学校可以扫描原件保存电子档，或制作成电子档案，用档案管理软件进行管理。材料审核后，为便于装订、保管、利用和延长档案的寿命，对不规则、皱折、卷角、破损的材料，进行剪裁、折叠、托裱，裱糊时应选用化学浆糊，或在浆糊中掺入杀虫粉，以防虫蛀。档案材料上的大头针、回形针、钉书针等金属物要去除，以防止氧化生锈损毁档案。

根据档案材料的不同类别，档案的排序可按档案形成时间的先后顺序、材料的内容主次、功能性质等进行排序。排列好的材料要编号。顺序号包括类号和份号，用铅笔标注在右上角。如：“1-1、1―2……”就是“第一大类第一份、第一大类第二份……”，“2-1-1、2-1-2-----”即“第二大类第一小类第一份、第二大类第一小类第二份……”。每份材料在右下角或左下角编写页码。材料排列好后要编写目录，目录中的类号用汉字一、二……表示，单独占一行，份号用阿拉伯数字排列并登记材料名称，重新拟写或修改的标题用“[]”标注，各类材料之间要留出一定的空格填写后续的材料。每份材料最后形成的时间做为材料的形成时间，并用8位阿拉伯数字填写表示。整理好的教师业务档案按顺序号排列上架永久保存。保管教师业务档案要配备有铁门、铁窗、铁柜的专用库房，做好防光、防火、防盗、防尘、防鼠、防虫、防潮、防高温工作。

教师业务档案的提供利用

教职工个人档案篇2

校外教育是我国教育事业的重要组成部分，是基础教育的主要领域，是实施素质教育的广阔天地。校外教育以公益性、思想性、趣味性、科学性为指导思想，以儿童少年的兴趣爱好为出发点，以整个社会为大课堂，以实践体验为特征的儿童少年校外教育活动。

校外教育是儿童少年等未成年人活动的场所、是实施素质教育的主要渠道、载体和教育模式。所以，现在人们把校外教育比喻成小麻雀，麻雀虽小但五脏齐全。这就是校外教育机构档案收集工作的复杂性、和工作的难点所在。

在中心各项管理工作中，档案工作是基础性工作，而档案的收集工作又是档案工作中的基础，可谓基础中的基础，由此可见档案收集工作在中心管理工作中起着至关重要的作用。

俗话说，巧妇难为无米之炊。在中心档案管理工作中，文件收集不全，归档工作的质量又怎能保证。如何收集，怎样收集，制定怎样的收集制度和方法，是保证档案工作质量的必要前提条件。

一、争取领导对档案工作的最大支持，是解决收集工作难的关键

（一）档案工作的辅和服务性，决定了档案工作是容易被忽视的岗位

档案管理工作属于后台默默奉献的服务岗位，不像中心各个业务人员工作业绩是显而易见的；档案管理人员的工作和成绩通常是不被了解的，在大多数人的心里档案管理工作是随便可替代和兼职的岗位，因此档案管理工作缺乏被人理解和受领导重视的机会，制约了档案管理工作人员的积极性，这对中心各个管理部门项目档案的收集工作也会产生很多不利的影响。

（二）档案管理人员要积极宣传档案工作的重要性，提高中心全员档案意识

每年工作开始，中心档案管理人员就要经常对中心各个职能部门兼职档案员进行业务指导和技术交流，多向领导汇报档案收集管理的进展情况，请领导帮助解决工作中的难题，取得领导和中心全员对档案管理工作的理解和支持。

（三）中心档案管理人员应争取变被动为主动

目前大多单位，不论是机关还是企事业单位，档案管理工作大多归属于办公室，不是独立的职能部门，档案工作人员少，没有决定权，只能是给什么收什么，收什么整理什么。这种情况给档案收集工作带来一定的被动和困难，同时也极大地影响了档案的完整性。

（四）档案收集的特点和重要性

档案收集工作涉及到中心的各个部门，具有难度大、数量多、涉及工作面广的特点。档案管理水平直接反映着中心工作的管理水平，因此要提高全员的档案意识，争取领导的最大支持，解决档案收集过程中的实际困难。

二、建立健全有针对性的档案管理制度，制定切实可行的档案管理办法

印发档案管理办法，传达到中心的各个部门的全体人员。在档案管理办法中要制定出档案归档的分类方案、各项档案管理制度，包括档案收集制度、整编制度、归档制度、验收移交制度、保管制度、保密制度以及借阅查看制度等。档案管理制度中要详细规定各个职能部门具体项目档案收集的范围、质量要求、档案验收的要求和档案移交制度，并结合各个职能部门日常工作自身的特点，细化档案具体的收集办法。

（一）归纳中心各个职能部门每项工作需注重加强收集的文件材料、照片、声像资料整理与收集工作

1.根据中心各个部门的职能，对每项工作会产生的文件，进行评估，准备预归档的档案夹，每当一项工作完成之后，业务人员可将产生的文件放到预归档夹中，待到年底统一归档。

2.中心的各个职能部门产生的文件，主要指在行使职能工作中形成的文件，其中包括：中心发文和收到的外单位的来文等。

（二）制定档案收集制度

1.明确档案的收集、整理是各中心各个职能部门兼职档案员的基本职责。

2.中心各个职能部门的领导要对本部门档案的收集工作负责，要按中心档案管理的要求，督促部门兼职档案员按时将归档好的文件交到中心档案管理人员。中心档案管理人员要重视文件的收集，从各个职能部门以开始工作抓起，设部门兼职档案人员专人负责收集和管理形成的文件，并定期接受中心档案管理人员对本部门的检查。

3.各个职能部门负责人在一年工作结束或一个项目告一段落或完成某一阶段时，组织收集、整理相关文件，随时归档。

（三）确定文件归档的质量要求

1.归档的文件应当为原件。如果案卷内有复印的文件材料时，要求复印件字迹清晰，反差效果良好，必须与原件内容及形式保持一致，在备考表中说明提供复印件的单位及原件保存地点并加盖公章。

2.文件的内容必须真实、准确，与工作实际相符。

3.归档的文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。

4.文件材料的抄写要字迹工整、清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。不得使用未经国家颁布实施的简化字，禁止使用涂改液。

5.归档的文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297×210mm），图纸宜采用国家标准图幅。

6.归档文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。对于破损的文件、图纸应进行托裱，不得使用胶纸带粘贴。如果有图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图，允许使用计算机出图，但不得使用图纸的复印件。图纸内容必须清晰。

三、掌握档案收集的方法

1.中心档案管理人员要将各个职能部门应该归档的范围发放到各个职能部门领导及兼职档案人员手中，要明确规定各个归档的具体内容、份数和归档时间等。待各项工作完成之后，将文件检查齐全无误后归档。

2.中心的各个职能部门，在工作时要注意文件的收集，采用预立卷的方法，在每项工作完成后，将文件按时间或事件预归档。为日后的档案收集做好准备工作，将所有应该归档的文件归档。

3.中心档案管理人员要经常与各个职能部门的兼职档案人员联系，对他们进行必要的档案知识的培训，帮助他们解决工作中的问题，使归档的文件齐全完整。

4.归档时间一般在第二年的6月份以前。

教职工个人档案篇3

[关键词]高职院校教学档案管理

一、我国高职院校教学档案管理存在的问题如下：

1.我国高职院校档案意识不到位，学院领导、教师大多数重视教学工作和其它行政工作，然而忽视对教学档案管理工作，有部分教师对教学档案的意识不到位，觉得备好课、整理好教学课才、教好书才是职责，至于教学成果是否有效，似乎与己无关，况且有些教师还不愿意把教学成果上交归档。由于高职院校教学老师不是专业的教学档案管理人员，时常会在材料科学分类、备案、归档、等重要方面存在欠缺，这样长久以来会给以后工作留下不必要的麻烦，更会造成组卷不合理、借取不规范、没有明确的登记、档案材料再用时不易找到，并且导致教学过程中形成大量重要的教学材料流失，更无法保证教学档案管理完整性。

2.档案管理人员素质普遍缺乏。我国高职院校教学档案管理工作人员尤其是各院系、部门的档案管理员敬业素质普遍缺乏，如：大多数档案管理人员不是学专业出身，缺乏专业的档案管理知识，并且对归档文件及档案保存价值意识缺乏应有的鉴别能力和保存价值。严重使档案材料的收集、整理存在很大的随意性。

有些高职院系或部门的档案工作是由院系的老师兼任（或有学生监管），没有专业的档案管理人员来看管、统计、保存。才使得更多的教学材料流失。这些兼职人员一方面由于平时忙于教学、科研、人事、办公室等事务性工作，没有多余的时间和精力来学习档案专业知识；另外一方面也没有机会接受专业的档案管理业务培训与实践，更无法实现档案的优化管理。

3.有些档案信息不足，档案管理效率不是高。目前，有许多高职院校中存在着信息开发不足中出现的各种问题。各系与各部门之间的教学档案管理互相封闭，并且无法相互借鉴和交流。尽管有些高校加大了管理教学改革力度，但是从整体上来看这些问题仍比较突出，不少高职院校往往只注重设施、设备、技术的投入、人力物力、使而不注重其效益的产出。现实是21世纪是一个网络、信息化、科技化的时代。

二、要高度认识教学档案管理工作的重要性。

高职院校教学档案具有一定的教学信息、参考价值和作用教学档案管理工作，便利于教学单位及各人，所更好的掌握教学过程中实施的措施、效果，更利于了解和掌握教师的教学与学生的学的基木情况，对于了解教学全貌和教学的质量水平等都很重要。此外，高校教师需要了解历年的任课情况和教学效果、从事教学法研究等，都需查阅教学档案。

高职院校教学档案管理方式,很难适应于不断改革深化的管理工作。如今档案管理引入多媒体文件、实现图，能够更加真实有效地再现当时的活动情况，从而强化了文件对社会的记忆和再现功能。

三、要加强高职院校教学档案管理的措施。

目前我国高职院校开始了新的一轮人才培养模式评估水平，评估70.8%的相关内容都集中在教学管理中，作为高职院校档案管理应该抓住这个时机，顺势加强高职院校教学档案管理工作。

（1）各院系领导要重视、完善管理体制。

高职院校领导要做好管理工作、要重视、要看到教学档案存在的有效价值，做好教学档案管理工作要放在第一位来抓，要明确注重教学管理记录。形成以高职院校领导为主体的教学档案管理团队，要明确分工到各部门、各系部与个人分别设立领导小组来管理，负责指导、收集和整理个部门教学档案管理工作，并接受教育处办公室、档案室的监督和指导工作，要明确建立考核制度，对于那些没有完成教学档案收集或者是收集材料不够完善、整理不够规范的哪些部门要纳入年度的考核制度中去，对于未完成教学档案管理人员要给与处罚，对于优秀部门和个人要给与奖励。

（2）要做好平时立卷和整理工作。高职院校档案工作的最终目的是提供利用。由于高职院校教学档案管理复杂化，并且有分散，要做好平时的立卷和归档工作尤为关键。如：在校学生注册资料、新生入学资料、缴费状况、学生学籍异动、基本信息更改、毕业生名单、就业信息、导师分配等重要资料，要是平日里做不好收集和归档工作，要是等到明年的六或九月份在收集中处理，这样会导致更多零散的重要资料文件丢失，我们要在实际的操作中有一些最基本的分类，如：新生入学资料、新生缴费状况、基本信息更改或者毕业生名单、就业信息、导师分配等把工作中形成的文件要及时分类放在相应的文档中，方便使用，并且要注明资料名称。平日的立卷和整理工作其实就是一个档案意识的形成过程，做好日常工作才能保证教学档案管理的利用质量

结束语：总之，高职院校教学档案管理水平要提高，需要我们不断的从思想上、行动上去追求、去创新、去实践，这是一项重而远的工作，只要我们对现在存在的问题有一个清醒的认识，并坚持不懈地去追求改进之途径，高校教学档案管理水平必将有一个更好的突破。

参考文献：

[1]《试论规范高职院校教学档案管理的途径》中国科技教育第3期、作者：江莹。

[2]《浅议高职院校图书馆档案管理》职业教育研究2009年第05期作者：段艺萍;

教职工个人档案篇4

一、当前高职院校档案资料管理工作的现状

目前高职院校的学院档案室应该成为评估资料主要的“资源库”，但事实上档案室所提供的资料却占不到整个评估资料的二十分之一。原因在于：学院的档案管理与实际需要归档保存的资料存在“两张皮”现象。一方面档案室虽然制定实施了档案归档范围和归档目录，但对各系（部）、处室实际形成的资料，尤其是新形成的不在原定归档范围的资料缺乏有效的监控，档案归档范围和归档目录也存在不能根据新的高职教育发展需要采取及时修订和完善的问题。另一方面各系（部）、处室可能出于查阅、使用方便考虑，对有些应该“自觉”归档的资料不上交档案室。由于缺乏科学系统的管理，时间一长，就容易丢失，或难以找寻，事后追查究竟有没有这样的资料，也因为没有严格的登记制度而查无实据，只能凭借“记忆”作出“也许有”“可能无”的似是而非的判断。由于没有明确的责任人，也就没有一个人为此而负责任，最后只有不了了之。

二、建立高职院校院系二级档案资料管理模式

高职院校的学院档案室是档案管理的一级单位，各系（部）、处室为档案管理的二级单位，各系（部）因为工作需要，在条件允许的情况下，可考虑建立系（部）档案室。院级档案室要根据教高『2006116号文件（《关于全面开展高职高专院校人才培养工作水平评估的通知》）和教高[2008]5号文件（教育部关于印发《高等职业院校人才培养工作水平评估方案》的通知）有关规定，对原定档案归档范围和归档目录进行全面修订和完善，在广泛征求各系（部）、处室意见和建议基础上，形成学院一级档案归档范围和归档目录，经学院领导班子审定后正式实施。各系（部）、处室要在规定的期限内向学院档案室如数上交档案，学院档案室与各系（部）、处室之间要严格履行档案逐份交接手续。各系（部）、处室根据实际工作需要，在学院档案室专业人员指导下，制定本系（部）、处室档案归档范围和归档目录（一级档案），建立相应的管理制度。各系（部）、处室二级档案单独编号。各系（部）、处室要将每年的二级档案实际目录索引上缴学院档案室备案，学院档案室要履行严格的交接手续。二级档案以每3年或5年为一周期（各处室二级档案以3年为周期，各系部按照学生学制为周期），各系（部）、处室二级档案保管不超过一个周期，周期满后3个月内整体移交学院档案室，学院档案室严格履行交接手续，并对二级档案进行“专区”管理。各系（部）、处室要设专兼职档案管理员，学院档案室负责对专兼职档案员进行业务培训和日常工作指导。实施档案二级管理模式，就是为了明确院级档案室和各系（部）、处室的工作职责，细化管理，最大限度地保证档案资料安全，切实发挥档案资料对教学和管理工作的资政、借鉴作用。

三、加强高职院校系级教学档案资料管理，促进各项工作稳步发展

教学档案资料是反映和评估教学质量和教学管理水平的重要依据，对教学档案资料的收集、整理、保存和利用是档案资料管理工作的重要组成部分。所谓系级教学档案资料，是指教学管理人员、教师、学生在系教学活动中直接形成的具备对日后全系教学工作有查考和利用价值的文字、图表、声像等载体材料，比如，上级教育主管部门下达的指令性、指导性文件，培养方案、教学计划、教学大纲、课程建设规划、实验室建设规划，年度教学工作计划与总结、教学研究计划与总结，授课计划、教案、试卷及其分析报告，讲课课件、讲课录像、教学录音、电教片，学生学籍情况、作业、学生成绩报告单、实习（实验）报告、毕业论文或毕业设计，教学管理制度、教学任务安排、教师培训进修材料，教师课表等。这些档案资料真实地记载着高校各系教学工作的内容、方法、途径和效果等，是衡量一个系教学水平的重要标志之一，是制订各类教学计划、修改教学大纲、计算教学工作量、考核单位、个人教学水平的重要依据。高职院校系级教学档案资料管理作为一个系统的工作，是高职院校教学管理的重要内容之一，对于加强系（部）教学基础建设，深化教学改革，规范教学管理和实施素质教育以及推进教育现代化等方面起着积极的作用。

加强高职院校系级教学档案资料管理是高职院校档案建设的重要环节，也是促进各项工作稳步发展的有力举措。近几年来，高职院校各级领导、教师、学生对系级教学档案资料管理重要性的认识有了新的提高，也采取了不少有针对性的建设措施，提高了系级教学档案资料管理的水平，但由于受各种因素的制约，系级教学档案资料管理存在的问题仍然不容忽视。要解决这类问题，必须充分认清以下两个问题。

第一，充分认清现代电子教学档案资料在促进整个教学工作中有着比传统纸质档案资料更多的优越性。传统的纸质教学档案资料较易遭受温度、湿度、光线、虫、鼠、水、火等自然因素造成的破坏，许多档案没有备份，档案极易受到破坏，其受损后往往难以恢复原状，因而建设和管理上需要较大的资金、设施、技术、人力支持，建设和管理成本较高。另外，由于纸质教学档案资料的数量多，体积大，建设、管理、查询起来也比较麻烦。电子档案资料是随着现代信息技术应运而生的新事物，由于它具有成本低、容积小、信息存储量大、检索快捷、传输方便、管理省事等传统纸质档案资料所无法比拟的优点，它一产生便受到社会各界的欢迎。教学档案资料的开发利用逐步向电子化、网络化方向发展，实现档案信息资源共享和网络查询服务将成为一种必然的发展趋势。目前，电脑硬盘的存储量早已突破1024G。一台硬盘为320G的普通电脑就可以存储200多亿文字，相当于十几万册图书的存储量，随着计算机技术，尤其是信息压缩技术水平的不断提高，电子介质的存储密度还在以难以想象的速度继续增加，这使得任何一个系用一台普通电脑就可以把下属各教研室、实验室等单位的教学档案资料全部存入。如果对教学视频档案资料要求较高，投入1000元，配置数个大容量的移动硬盘或者采用DVD光盘刻录存储就可解决问题。电子教学档案资料的建档成本和管理成本都比传统纸质档案资料低廉，再装上教学档案资料检索和搜索软件，查询教学档案资料就成为一件十分简便和快捷的事情，其查询效率会比传统方法大幅提高，这就为系级教学档案资料建设和管理开辟了广阔的前景。因此，系级教学档案资料建设在创建传统纸质档案资料的同时，一定要优先发展电子档案资料。

第二，充分认清实现系级教学档案资料供全系师生网络查询对促进教学上台阶具有十分重要的现实意义。高职院校系级教学档案资料不同于人事、行政等档案，其保密性要求不是很高，大部分档案资料可以向全系人员公开（少数不宜公开的在研项目和专利技术除外），其建设和管理的主要目的有二：一是作为上级各部门检查教学的凭证式佐证材料；二是为师生更好地“教”与“学”提供服务。第二种目的是最主要的，也是系级教学档案资料理应经常发挥的功能。这就决定了系级教学档案资料建设和管理必须设置和强化网上查询功能，为全系师生服务，为全系教学上台阶服务。纸质教学档案资料的查询、分析需要大量的人力和物力，这使得有些工作不便进行。广大师生在日常教学生活中希望随时随地获得本系的教学档案资料，师生如果查询纸质档案资料必须事先专门预约档案资料管理员，届时打开档案资料室，才能进行查找，而且查找、借用过程非常繁琐，既费时又费力。而在网络环境下的电子档案资料，师生可以在电脑前把许多档案资料“拉到”自己的显示器上来，实现跨校区，乃至跨地域、国度的档案信息资源共享，只要有一台上网的计算机，就可以进入系里全日服务的“档案资料室”。另外，借阅者“借用”的电子档案永远都只是一个“副本”，不会引起档案资料的损坏，而纸质档案资料在借阅或复制过程中可能会被损坏甚至丢失。借助本系的电子教学档案资料和查询系统，所在系的全体人员、尤其是新参加工作的教师和刚入学的新生可以随时获取针对性最强，而在别的地方很难得到的教学档案资料。这种便利而有针对性的教学档案对搞好本系的“教”和“学”无疑是一个强劲的信息支持。目前，高职院校各系都建立了电子教学档案资料库，但这些档案资料大多都存放在系档案资料室的专用电脑中，只能供少数人查询，远未实现全系师生网上共享，“重藏轻用”的低效状况亟待改变。而这种状况一旦得以改变，就会有力地推动教学上的借鉴和交流，极大地提高教学实效。

四、结束语

随着高职院校办学规模的不断扩大，对其管理模式的要求也更加细化和规范化。本文从当前的实际情况出发对高职院校院系二级档案管理工作进行了深入的探讨。若要建立起一套切实可行的管理模式和制度，还需要做大量细致的工作，还需要在实际工作中按照具体情况做出必要的调整和修订。

【参考文献】

［1］黄健.中职学校教职工档案资料管理探讨——以业务档案为例[J].科学与财富，2011（10）.

教职工个人档案篇5

高校教学档案如实地反映了高校各项教学规划和决策在实施过程中的真实效果，它不仅为高校开展各项教学工作提供有力的证据，也为高校的教学管理工作提供重要的参考。例如以右江民族医学院为例，在迎接专家组检查学校教学工作的过程中，学院综合档案室向专家们提供的教学档案材料中，真实完整地记录了我校在参加第七、八届广西高等教育教学软件大赛的一系列相关材料，原始生动地展现了学校各项教学计划、决策在实施过程中的真实效果。不仅如此，专家想看、要看和想查、要查的档案材料，都能一一呈现，并得到了检查专家们的充分肯定和赞许。高校教学档案具有极其重要的参考和凭证价值，档案部门应及时收集、整理归档在各类教学比赛中形成的一系列相关材料。如在2012年的第十二届广西高校教育教学软件应用大赛中，右江民族医学院继续再获佳绩，获得一等奖一项，二等奖三项，三等奖一项，优秀组织奖一项，这些材料为我们今后的教育教学规划与管理工作提供重要的参考。

2高校教学档案管理工作中存在的问题

2．1高校档案部门对教学档案的宣传力度不够，教学档案利用率偏低高校档案部门对教学档案的宣传力度不够，致使大多数的教职工对于教学档案认识不足，缺乏对教学档案的了解，没能真正意识到教学档案的重要性。在高校，相当多的老师甚至不知道高校教学档案为何物，也不知道其具体有何用处，他们在平时的教学、科研活动中，从未想到要利用教学档案为之服务。诸如以右江民族医学院为例，教学档案的利用率在整个档案的利用中达不到10％，这使得档案专职人员辛辛苦苦整理、归档的大量教学档案变成死档案，大部分教学档案没能有效地发挥它应有的作用。此外，高校档案部门服务方式落后，缺乏以人为本、主动服务的意识，这也是高校教学档案利用率低的重要原因之一。

2．2高校兼职档案员档案意识薄弱，收集、归档的教学档案不齐全、不完整高校兼职档案员档案意识薄弱，对平时在教学活动中形成的资料不用心收集或整理，收集到的教学档案不齐全、不完整。造成这种情况主要有以下三个方面的原因：一是教学档案分散在各个部门、二级院系、教研室和教职工个人手中，教学档案的分散性决定了它在收集过程中容易造成疏漏；二是一些二级院系、教研室兼职档案员频繁地换人，人员不固定，使教学档案收集工作难有延续性，容易造成教学档案的缺失；三是各部门的兼职档案员档案意识薄弱，认为这些材料放在本部门更容易查找，方便自用，没有必要报送到档案馆（室），因为存放条件或其他原因容易造成档案的遗失。诸如以右江民族医学院为例，分散在各二级院系、教研室和教职工个人手中的优秀教案、教学竞赛活动等重要的教学资料，就没能及时、完整地收集、整理与归档，既不利于优秀教学资源的共享，也不能服务于教学工作。

2．3高校专职档案员对教学档案的编研工作不到位，教学档案资源不能充分利用编研工作是档案管理工作中的一个重要环节，高校教学档案的编研工作包括编研检索工具和汇编教学档案信息两个方面。做好高校教学档案的编研工作，有利于提高专职档案人员的工作效率，有利于提高教学档案的利用率，有利于更好地服务于高校的教育教学管理工作。目前，大部分高校普遍存在着这样的现象，专职档案员注重对行政、党群档案的编研开发，而忽略了对教学、科研档案的编研开发，这就使得归档上来的教学档案被锁在铁柜里，成为“死档案”，等着被动地提供利用，有的甚至一直锁在“深闺”中，从未发挥作用，不能实现它的保存价值。

3针对高校教学档案管理工作存在问题探求解决办法

3．1加大对高校教学档案的宣传力度，突出教学档案的社会效益高校档案职能部门要主动有所作为，以贡献求支持，以效益求发展，善于利用各种机会和场合，理直气壮地宣传档案工作的成绩，宣传档案工作的地位和作用。向广大教职工宣传教学档案可以为他们在教学科研活动中提供哪些具体服务，使他们了解和认识教学档案的重要性，激发他们对教学档案的利用欲望，使教学档案能最大限度地发挥出它的价值。同时，档案部门专职人员也要更新观念，改变服务方式，变被动为主动，主动登门询问广大教职工在教学科研中需要提供哪些服务，有针对性地进行指导，提高高校教学档案的利用率，突出教学档案的社会效益。

3．2提高高校兼职档案员的档案意识，尽可能让教学档案的收集源头少些“漏、缺、失”高校档案职能部门要做好高校兼职档案员的培训工作，让每一位高校兼职档案员都能意识到高校教学档案的重要性，认识到高校教学档案是靠他们平时在学校与教职工的教学活动中，一点一滴地收集、整理、归纳和汇总而成的，使他们明白只有具有高度的责任感和强烈的主人翁精神，才能把教学档案收集完整、齐全。同时，高校档案部门还应对高校兼职档案员实行职责和奖励制度，明确责任和任务，规定时限要求，并辅以相应的考核和奖惩措施，并严肃有力、坚持不懈地贯彻执行才能收到实效。

教职工个人档案篇6

【关键词】高职院校系级教学档案管理质量素质

【中图分类号】G【文献标识码】A

【文章编号】0450-9889（2017）06C-0122-02

教学档案管理是教学管理的重要组成部分，紧紧地服务于教学工作，因此教学档案工作的好坏，将直接影响整个教学工作，最终影响学生掌握知识和技能的熟练程度。关于教学档案工作已有不少学者进行了研究。笔者结合实际工作情况，探讨高职院校系级教学档案工作的任务、档案人员应具备的素质和能力，以及改进的措施。

一、高职院校系级教学档案工作的任务

以系部为教学管理的高职院校，其教学档案一般分为校级和系级管理，系级教学档案工作是比较琐碎的，工作任务归纳起来主要有以下几个方面：

（一）档案的编制。系级教学档案在编制方面主要是协助主管教学的系主任制（修）订教学计划，大纲（标准）、实施办法，以及有关教学检查、教学评估、课程建设等具体工作；新学期课程表的排定、考勤登记、课堂日志等的落实；教学计划的执行情况、调课事宜、课程考试试卷的规范、监考安排、编制考试情况记录表、学生成绩的登记、统计学生成绩，等等。

（二）档案的收集。收集教学档案是工作的重中之重，凡是与教学有直接或间接关系的都要收集，范围包括上级和系级的文件、指示、规定、办法、通知等；系级与教学工作有关的教案，课程标准，教学进度表，课程表，教材，教学日志，成绩册，教学任务书，学生考勤表，每门课程教学总结，期末考试卷、参考答案、评分标准，试卷分析报告，考场情况记录，教研室工作计划和活动记录，教学检查记录，教师互听课评课记录，学生代表座谈会记录，学生对任课教师的评价，学生参加各类竞赛获奖情况等。各类教学材料必须收集完整、准确，不能短缺、遗漏或重复，保证档案的真实性。

（三）编制和收集教师的教学档案。教师的教学档案直接记录着教师的信息，影响着教师的切身利益，对教师的职称晋升、补贴、工作回顾、师资队伍建设等都有一定的参考作用。档案内容包括教师的基本信息、教师每学年授课数量和教学质量、教师科研情况（包括科研项目立项，结题，论文，自编和参编的教材、讲义、教学参考资料，获奖等）、教研活动情况（包括教师校内培训、教师之间互听课、教师本人参加各类比赛、指导学生参加技能竞赛及获奖情况等）、教师外出进修情况、教师到企业锻炼情况、教学效果测评、教师工作量统计。建立健全教师档案，做好评选教学优秀奖的资料准备工作。

（四）学生工作档案的管理。负责申报学生学籍管理，并及时报告学籍管理中出现的问题；学生在校基本信息、学生毕业信息、学生参加技能比赛情况及获奖证书扫描复印件、学生课外活动、学生社会实践活动情况、学生就业单位情况、毕业生初次就业率统计、毕业生跟踪调查情况及就业分析等。

（五）档案的整理。由于收集的教学档案种类较多，份数也多，需要进一步条理化的整理，进行基本的分类（一般分为教学类、教师类、学生工作类）、组合、排列、编号、编制目录、组成有序的档案等；整理有关教学档案，归口管理各种教学文件，工作做到规范化、程序化，便于今后查阅。

二、高职院校系级教学档案工作人员应具备的素质和能力

教学档案工作是业务工作，也是服务教学的工作。教学档案工作有些是重复性的，有些是突发性的，要做好教学档案工作，要求教学档案工作人员具备较强的素质和能力。

（一）高度的责任心。高度的责任心是做好教学档案工作的基础。高职院校系级教学档案工作是基层的教学管理工作，特别是以系为管理中心的院校，系级教学档案更是无法代替的工作。教学档案工作不是轰轰烈烈，而是比较繁杂、枯燥的工作，也是比较重要的工作，责任也重大。因此要做好教学档案工作，必须具有敬业精神和职业道德，端正工作态度；必须保持良好的心态，热爱自己的岗位和工作，爱岗敬业，对本职工作要有高度的责任感，一心一意做好每一件事情。有时责任心比能力显得更加重要，有了高度的责任心，即使有困难也会想方设法完成工作。在工作中也要做到耐心和细心，安排课程、学生成绩的登记、试卷的发放和归档等需要细心地工作，不允许有差错，否则就会出现问题。

（二）工作的主动性。对工作有主动性是做好教学档案工作的前提。教学档案工作是事情比较多的工作，但又往往没有硬性规定的工作量，有些工作今天可以完成，明天也可以完成，但教学档案工作又不是小事，所以教学档案工作要主动，不能等领导安排了才做。今天的工作任务不能拖到明天，要按时或提前完成任务，要有奉献精神，对教学工作要主动联系有关人员是否落实。时刻提醒自己要主动工作，实际上工作的主动性也是职业道德的具体体现。

（三）吃苦耐劳的精神。吃苦耐劳的精神是教学档案工作必须具备的品质要求。教学档案工作是服务性工作，要紧紧围绕教学中心工作，很多工作任务小而多、繁杂、枯燥，同时也与各个相关职能部门有关联，有时需要跑来跑去，有时甚至需要加班加点。所以教学档案工作人员要有吃苦耐劳精神，要有自我牺牲精神，始终对工作充满热情，精神饱满，在工作中表现出乐观精神，要体会到工作的乐趣，对取得的工作成绩有成就感。

（四）一丝不苟的工作作风。一丝不苟的工作作风是教学档案工作必须具备的素质。教学档案工作无小事，有它的特殊性，也决定了教学档案工作人员必须努力勤奋。教W档案工作虽然多而杂，决不能马虎，工作要实事求是，不能弄虚作假，不能自欺欺人，工作要严谨务实、一丝不苟，特别是一些试卷打印、装订、分发，成绩的录入，教师工作量的统计等工作，更是要求精益求精、脚踏实地、不能出错。当然也不能因怕出差错而框住手脚，过于谨慎，过于放缓速度，要有一丝不苟的工作作风，也要提高工作效率。

（五）团结协作的态度。团结协作的态度可以保证教学档案工作环境具有轻松的氛围。教学档案工作人员在工作中不仅自己要努力完成工作，还要主动配合别人一起完成工作，多与人沟通。在工作中常与学校各职能部门、教职工、学生打交道，多与人相处。待人接物要有诚信，正直，尊重人，平易近人，对教职工和学生一律平等对待。讲团结，当然也要讲原则，遵守纪律，不偏心，热情大方，热情服务。在工作中难免与人出现矛盾，有矛盾要讲究处理方法，对事情有自己独立的思考，对建议意见可以向领导提出并且到位，但不要越位。只有这样才能每天都能在心情愉快的环境中工作，才能有和谐的氛围。

（六）熟悉业务的能力。熟悉业务的能力是做好教学档案工作的关键。档案是事实的真相、历史的见证，是教学工作的凭证，在教学中起到参考的作用，并在此基础上得到不断的发展和提高。要做好教学档案工作，工作人员必须熟悉业务，具备一定的业务能力，包括沟通能力、协调能力、语言表达能力、文字能力、档案管理能力、办公自动化应用能力等。随着互联网的发展，网络信息日新月异，新媒体不断涌现，给档案工作人员提出了更高的要求，要求具备不断学习的能力、分析问题和解决问题的能力，要更新观念，适应新的教学档案方式（如现在的教案多数是电子版式教案，PPT式占绝大多数）。

（七）一定的创新能力。创新能力是使教学档案工作不断进步的条件。高职教育经过多年的发展，高职生生源已不是原来单一的普通高考生，目前的高职院校包含有普通高考生、中职升高职生、初中毕业五年一贯制等多种生源，办学模式有“2.5+0.5”“2+1”“2+3”“3+2”等模式，人才培养方案也有多种形式。因此，教学档案必然数量多，收集、分类、整理等必须科学化，工作人员应具有一定的创新能力、科研能力进行归纳总结，具有新思想、新方法，才能做好档案工作，要与时俱进，不断进步，适应时代的发展，接受新生事物。

三、高职院校系级教学档案工作的改进措施

（一）提高思想认识，高度重视工作过程。要提高思想认识，深刻认识到高职院校系级教学档案工作的严肃性和重要性，高度重视工作实施过程的每一个步骤，切实解决工作中遇到的实际问题，在科学管理上下功夫。高职院校系级教学档案工作是直接影响到学生学习、毕业乃至前途的重要工作和教师教学工作，必须一丝不苟、认真负责，来不得半点马虎。要根据教学档案的职能和特点，认真研究找出最突出的任务，有针对性地进行重点分析，找出合理的解决方法。只有在工作中高度重视，不断认真总结出好的工作方法，工作实施才会更加科学化、规范化。

（二）建立行之有效的管理制度。要制定明确的教学档案管理目标和管理标准，建立一套完整的适用于系级的教学档案管理制度，以指导和规范系级的教学档案工作；要建立系级教学档案工作网络，确定教学档案工作人员的岗位责任制；要制定目标管理标准、考核制度，奖惩分明，奖优罚劣；要实行教学档案定期检查制度，形成规范教学档案管理的长效机制，确保教学工作正常有序进行，特别是对教研室的工作，每学期都要对现有的档案材料进行集中整理、分类归档，然后再进行专项检查，提出整改意见；要实行教学档案人员定期培训制度，不断提高其业务素质和管理水平，不断学习与现代档案管理相关的理论、技术和方法，以提高教学档案的利用价值。教学档案有其自身的特点，教学档案管理人员要解放思想、更新观念，不断寻求教学档案与一般档案的异同，同时针对这种特点寻求适合教学档案管理的新方法和途径。

（三）实施信息化的管理手段。随着现代办公设备的自动化，教学档案工作也相应快速地发展，高职院校系级教学档案工作的信息化管理可以提升管理工作效率，提升高校的建设水平，更好地利用教学档案资源。信息化建设，能促使系级教学档案工作管理程序更加合理，从而有助于增强系级的快速反应能力；能进一步促进系级资源的合理组合及利用，使其在现有资源条件下达到最佳利用的效果，求得最大的使用效益。配置好的信息化管理软硬件设备，通过专业软件进行系级教学档案工作的管理，减少人为疏忽的问题。第三方的验证和管理可以减轻管理工作人员负担，也便于将相关资源联网使用，构建大数据平台，服务于相关职能部门，特别是教学部门。

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