供应商优化方案范文篇1

[关键词]供应商选择;供应链管理;供应商选择的决策支持系统

在当前市场日益加剧的情况下,企业之间的竞争已经转化为供应链与供应链之间的竞争｡供应商选择逐渐成为增强供应链竞争力的核心问题｡如何评价供应商､选择供应商,同供应商如何建立良好的长远的发展关系,企业的高层管理者已将其提升到关系企业能否稳定､健康发展的战略高度｡本文试图在分析供应链管理的内涵及特点的基础上,研究供应商评价指标体系,提出将DSS技术运用到供应商选择的决策上,开发供应商选择决策支持系统的建议,并对其总体设计思想予以说明,已明确系统的基本组成与结构｡

1供应商选择在整个供应链管理中的地位及作用

同传统意义上的供应商选择不同,供应链管理中供应商选择的目标评价指标均有极大的差别｡供应链作为一个系统,更加强调的是供应商､制造商和分销商内部的协调与合作关系,而不是互斥关系｡因而,首先让我们深刻把握供应链管理思想的精髓,这样有利于对研究供应商选择决策支持系统建立的深层次分析｡

1.1供应链管理(SupplyChainManagement)内涵

供应链(SupplyChain)是包括信息流在内的从原材料阶段到最终用户的商品流通和传递的所有活动｡物料和信息贯穿于供应链始终｡供应链包括管理系统､操作和组装､采购､生产计划､订单加工､库存管理､运输､储存和客户服务｡供应链是连接供应商和客户的基础｡同时每个客户依次是其下游企业的供应商,直到最终产品到最终用户｡供应链管理是通过完善供应链联系,将所有活动整合的过程,以此取得稳定的竞争优势｡

供应链管理始终以客户为中心,强调伙伴间的合作关系与利益共享的关系｡其特点是供应链上的各节点企业应当加强合作,取得“共赢”｡供应链管理追求的不是单个企业的利润最大化,而是整个供应链的利润最大化｡供应链管理更加注重一体化精细管理的思想,其本质是协同作战,高度互动的过程｡供应链由于受内外部环境的变化,提出动态优化管理的要求｡

1.2供应商选择在供应链管理中的地位和作用

供应商(Supplier)在供应链系统中的位置,在图1中较好的体现出来｡在供应链思想未形成以前,供应商同制造商是敌对关系,供应商期望制造商以较高的价格､大批量采购,制造商则愿意采购价格越低越好｡实行供应链管理思想以后,供应商和制造商之间更多的是合作关系｡他们的共同目标是向消费者提供高质量､低价格的产品和优质的服务,逐步扩大市场份额,提高市场占有率,达到共同利润最大化｡

不同行业的企业高层管理者,对供应商选择重要性的认识逐渐增强｡意识到供应商的优劣对企业的影响是深远的｡原因如下:(1)供应商在供应链系统结构中“源头”的位置,直接决定了产品单位成本的高低｡(2)供应商的选择是降低产品成本的需要｡(3)供应商选择同时是提高最终产品质量的需要｡(4)制造商要求供应商的需求数量的减少,而对供应商质量的要求提高的需要｡

2决策支持系统的兴起和应用

决策支持系统(DecisionSupportSystems,简称DSS)实在传统的管理信息系统(ManagementInformationSystems,简称MIS)理论的基础上发展起来的,是以管理科学､运筹学､控制论和行为科学为基础,以计算机技术､模拟技术和信息技术为手段,面对半结构化和非结构化的决策问题,支持决策活动的具有智能作用的人——机计算机系统｡它能为决策者提供所需要的数据､信息和背景资料,帮助明确决策目标和进行问题的识别,建立或修改决策模型,提供各种备选方案,并对各种方案进行评价和优选,通过人——基对话进行分析､比较和判断,为正确决策提供有益帮助｡

DSS技术应用于供应商选择,是计算机技术同供应链管理结合的产物｡目前,DSS技术在供应链管理中的运用还未充分体现其应有的价值,这是目前应予以高度重视和深入研究的问题｡

3供应商选择决策支持系统的建立

3.1供应商选择决策过程分析

供应商选择决策过程如图2所示,过程中个阶段的主要功能如下:

(1)供应商选择目标｡针对本企业原材料或配件的需求,明确供应商的选择目标,满足企业的生产或主营业务的需要,保证供应链的顺利实施｡

(2)限制供应商范围｡从众多的提供相同服务的供应商中间,根据主观直接的粗略判断,选择有一定实力的有限数量的供应商,进行下一步的重点评价和选择｡

(3)收集供应商的数据｡对备选的供应商进行数据的收集,包括历史数据和当前数据,重点是当前数据的收集整理｡一手资料和二手资料都应具备,如有条件的话,可以亲自对备选供应商进行调研,取得完备准确地一手资料｡

(4)选择供应商｡该阶段在掌握被选供应商数据的基础上,结合评价指标和评价方法,对供应商进行定量和定性的分析,对备选供应商进行科学的排序｡将结果反馈给第一阶段,如果评价结果同现实情况相差较大,可能对供应商选择目标的确定不合理或收集的数据不准确｡

(5)确定合适的供应商｡依据评价结果,确定最优的供应商或几个供应商的组合｡

3.2供应商选择决策支持系统的建立

根据西蒙的决策理论,决策过程分为四个阶段,即情报阶段､设计阶段､选择阶段和实现阶段｡

在情报阶段,寻求要解决决策的条件｡该阶段需要面对现实,即对决策者所处的环境进行分析､考察｡找出要求做出决策的情况,即对问题进行确认和定义｡这是决策者需要获取､处理､检查数据,以便确认存在的问题和发现机会｡

在设计阶段,要创立发展和分析可能的行动方案｡该阶段涉及到建立､开发和分析各种可能的可行方案,其中包括理解问题､产生方案､测试方案的可行性等活动｡

在选择阶段,要从那些可行方案中选择一个满意的行动方案,对于不同的选择原则或方法,可能有不同的结果｡一般来说有两种原则:规范性原则和描述性原则｡规范性原则是指力图在允许的条件内选择一个最优的或是局部最优的方案;而描述性原则是强调能否得到一个足够好的或者说是满意的方案｡

实现阶段就是对一个推荐方案付诸实施的过程｡

在供应商选择决策支持系统中,我们采用快速原型法来进行开发,然后对其进行周期性的改进､扩展､修改此系统｡对供应商选择决策支持系统的总体结构形式基本采用层次型DSS,结构方案如图3所示｡

针对供应商选择活动,下面重点谈下在供应商选择决策支持系统结构中数据库､模型库和知识库的具体实现和管理过程｡

(1)数据库

DSS中的数据和决策过程是密切相关的,一切数据都要进行适当的加工浓缩｡一定要强调在供应商选择决策支持系统中面向模型,面向模型的生成与决策来设计数据库｡由于供应商选择决策支持系统一般面向高层管理者,所以对供应商调研的数据不仅包含有供应商内部数据,如产品质量､产品价格､交货能力､供应商的财务状况等数据,还要有供应商外部数据,如供应商外部环境的数据｡由于我们强调的是对供应商的激励和对整个供应链的优化,因而静态数据和动态数据要并存｡

(2)模型库

当前对供应商评价的方法很多,不仅有定性模型,还有大量的定量模型｡如直接判断法､综合评分法､ABC成本法､层次分析法､采购成本比较法和人工神经网络等方法｡由于采用不同的方法,得到的供应商评价最终结果可能有所不同,这直接影响供应商的选择结果｡因而定性模型要和定量模型相结合,模型中静态数据和动态数据的运用相结合｡在供应商选择决策支持系统中,一定要强调每个模型运行时都要从数据库中提取数据和参数值,同时要讲运行结果送回数据库｡当数据库发生足够大的变化时,模型也要随之进行相应的修改｡

(3)知识库

由于供应商和本企业内外环境的多变性,在供应商选择决策支持系统中强调知识库的运用｡在供应商选择决策支持系统中,知识库主要用来存放供应商选择策略､物流专家的建议､成功企业的供应商选择的经验｡

结合供应商选择决策过程,在供应商选择决策支持系统中基本采用模块化方式,即先按供应商选择决策支持系统的子系统开发出各个专用的DSS,在此基础上进行扩充,扩展到整个供应商选择决策支持系统｡这种建立决策支持系统的过程,其优点是整个系统易于理解和实现｡

结合供应商选择决策过程的复杂性,现给出供应商选择决策支持系统的子系统和各自的功能模块如下:

A.备选供应商现状的各自分析

a.供应商的定性分析

b.供应商的定量分析

c.供应商——企业间的相对重要程度分析

B.开发供应商

a.备选供应商的综合评价分析

b.备选供应商的选择策略

c.供应商选择的最终结果

C.优化供应商

a.供应链管理专家建议

b.对供应商的绩效评价

4供应商选择决策支持系统的特点及前景展望

通过对供应商选择决策支持系统的整个建立过程,我们可以看出该系统应具备以下特征:(1)为了增强供应商选择决策支持系统的适用性,比较完备的完成预定的工作任务,该系统除了提供决策方案以外,还应当有其他支持功能,例如决策咨询､信息服务和科学的计算,能支持企业中上层管理者进行决策｡

(2)由于供应商选择工作环境的多变性,面对突发的内外部环境,供应商选择决策支持系统应当能够提供意向决策支持的功能｡

(3)该系统应能提供友好统一的人机交互界面,强调在决策过程中中上层企业管理者的介入,实现民主的决策过程和真正的人机交互系统｡

供应商优化方案范文篇2

采购管理是企业竞争的基础，对经营效益有着重大的影响，但是很多国内企业不够重视。它们在采购时仍然以一些比较简单的传统方法为主，比如货比三家、需求整合采购、多年期合同综合谈判等。使用这些方法过去确实能使采购价格逐年有所降低，不过这种“黄金时代”已经近乎终结。

科尔尼公司提出的棋盘博弈采购法包括4种采购战略：利用供应商之问的竞争、寻找与供应商的联合优势、改变需求的性质、全方位管理开支，可以说是传统采购管理的一次创新，其最大特点是涵盖了供需力量对比的不同情境，可为不同层次的采购管理者提供决策的依据。

利用供应商之间的竞争

这种方法是国内企业常采用的一种采购战略。简单地说，它就是利用或者挑起供应商之间的充分竞争，让企业获得拥有成本最低的产品或服务。供大于求时，例如一家大的家电制造商采购普通零部件，市场上会有成百个此类供应商，其中至少有好几十家可以满足其质量以及数量的要求，这时就可以充分运用“利用供应商之间的竞争’，这一战略。

这是一项最基本的战略，但有些采购者可能会简单地把它理解为压价，其实不然。采购管理水平高的企业，会在采购流程中的多个方面运用它，在降低采购成本的同时提高供应商服务的质量和附加价值。这一策略主要包括4种方案：目标价格、供应商定价评估、竞标、全球采购。这4种方案并不是彼此排斥的，有时需要组合使用。比如，对于一家需要在全球范围内寻找最佳供应商的企业来说，它可以先用“全球采购”确定采购的国家或地区，再通过“竞标”，选出具体的供应商，然后还可能运用“供应商定们评估”或“目标价格”确定最佳价格，我们来看―个例子。

一家国内领先的公路快运公司，长途运输是外包给承运商的。过去，承运商采购权和使用权都分散在各个分公司，集团对此没有进行有效的管理和监控，因此造成了许多不良后果，例如长途运费高、车辆使用不规范、供应商服务理念薄弱，严重影响着终端的服务质量。经过对该公司运输网络的货物流量、线路以及车型、车辆进行全面的数据分析，结果发现该公司的线路安排存在诸多不合理之处，比如山东省到华南地区的线路多达24条，而且由于线路多，大都选择了成本效率较低的小型货车，车辆的数量当然也因此偏多。

做完基础分析，接下来的问题就是选择采购战略。这个决策比较简单。由于中国内地的公路货运市场竞争激烈，供应商众多，项目小组决定采取“利用供应商之间的竞争”这一战略，并具体运用了对应的方案中除“全球采购”之外的三种，以达到降本增效的目的。

最后，该公司重新确定了长途运输的供应商。经过一段时间的磨合，公司和新供应商的合作越来越顺，在运营的很多方面有了显著的改进，比如线路由24条优化为4条，物流时间缩短超过25％，车辆准点率由约50％提高到超过95％，总成本下降超过3％。

虽然“利用供应商之间的竞争”这一战略已经得到广泛应用，但是只有一部分公司会关注“目标价格”这一方案，这是因为采购部门受时间的限制，无法做出非常严谨和细致的采购方案。另外，很多企业的采购部门缺乏专业人员，对行业的了解不够深入，因此只能粗线条地完成采购。然而，在供应方集中度逐渐提高的趋势下，这一方案会让企业获益颇多。比如，许多欧美企业，包括汽车(整车和零件商)、机械工程、金融财务机构、消费品等行业的一些公司，就越来越多地使用这一方案下的“成本回归分析”(CostRegressionAnalysis)，有些大公司甚至开始设立“成本回归分析经理”一职。

寻找与供应商的联合优势

在运用这一战略时，企业首先要对自身以及供应商的核心竞争力做清晰的定位，并就彼此的协作关系做出规划。它主要包括4种采购方案：成本合作优化、价值合作伙伴模式、价值链管理、构建整合的运营体系。这4种方案具有一定的相关性，而且不能彼此取代。

“价值合作伙伴模式”是4种方案中合作最为深入的，它一般需要双方已经建立良好的供应关系，彼此高度信任，从而能在战略高度开展合作。它可以在“价值链管理”的基础上发展而来，比如雷诺汽车和日产汽车的合作就经历了这样的过程――最先是利用彼此的优势展开价值链上的合作，然后发展成为价值合作伙伴。下面这个案例中的企业，就是通过这一方案与供应商结成了良好的长期合作伙伴关系。

例如一家国有的汽车空调压缩机生产商，创建于1986年，在行业内处于领先地位。近几年国内汽车市场飞速发展，该公司面临着一些困难，最主要的有两个方面：一是沉重的历史负担导致发展资金不足；二是很多零部件供应商距离较远，导致运输成本较高，响应速度过慢。

该公司从2005年开始努力寻求与供应商的联合优势，其中最关键的做法就是建立“厂中厂”，也就是剥离非核心零部件(主要是一些机械加工的零部件，如压缩机的外壳、活塞等)的生产事业部，将其出售给有资金实力及技术能力的中小企业，但生产设备原地不动，原材料、生产计划和质量体系都接受该公司的统一管理。该公司还将厂内的闲置地免费提供给外地的供应商，鼓励它们就近设厂建仓库，形成卫星式供应，以达到大幅减少运输费用和缩短供货周期的目的。

截至2008年年底，共有24家供应商进入“厂内”，累计投资达5600万元人民币。该公司成功地实现了轻资产运作，并与供应商结成了良好的长期合作伙伴关系，而新产品的开发速度(从样品的初始确认、图纸备齐到做出正式样品的速度)提高了30％以上。用我们的框架来做分析，该公司在“价值合作伙伴模式”方案的指导下，使用“利益共享”以及“基于价值的采购”两种方法，通过严格的合同管理、集中采购以及价值链的共同管理，谋求与供应商的联合优势。这一合作方式保证了双方的利益，既让采购方降低了采购成本并保证了质量，又让供应商在技术和管理方面得到了提高。

改变需求的性质

这一战略主要适用于供应商因其技术、资源等优势而占据垄断或半垄断地位，或者说是占据主导地位的市场格局。比如，企业与其主要供应商形成长期的合作关系后，双方的力量平衡点通常会慢慢向供应商转移，特点是在研发或是技术方面拥有优势的供应商很快就会变得不可缺少。如果企业没有努力拓展新的供应商，问题就会更加严峻。在这种情况下，采购方要做的就是改变需求的性质。这就需要重新调整产品的规格，开发新的技术方案并进行风险管理等工作。

这一策略包括以下4种采购方案：对标与简化，规格优化调整，需求创新变

革，供应风险管理。在运用这些具体方案时，采购决策者首先要考虑的是“供应风险管理”。他们务必清楚保证供应才是重中之重―在此基础上再考虑压低价格等其他因素。“对标与简化’，这一方案覆盖的范围较广，包括比较竞争对手产品的性能与特点、模块化程度高低、流程的合理l生，以及比较替代材料与原来使用的材料等等。这种方法强调在不影响采购需求的前提下，对产品的类型、配置以及设计本身进行优化，从而降低生产管理的复杂度、减少外购零件的种类、扩大采购的规模优势，进而改善谈判地位，提高谈判成效。“需求创新变革”这一方案，则要求企业全面地分析产品的技术系统，广泛寻找替代方案，最终取代由原供应商提供的技术方案。请看下面这个成功案例。

该公司位于广东，是一家中外合资的汽车空调压缩机制造商，是国内同行里最早的专业生产厂之一，年产量20万台。公司先后引进了美、日、德等多个国家的先进生产设备与技术，产品主要供应美国和欧洲的售后服务市场。这个市场的最大特点是每个订单的品种多，但是每个单品的数量不大。于是，订单多的时候，各个部门都会告急，比如设计部门不能及时完成设计，采购部门无法以合理的价格及时采购众多物料，仓库的半成品库存居高不下，生产部门来不及生产等，最终导致无法按时交货。

公司通过深入分析，认为主要原因是品种较多，而零部件的整理化程度不高，导致零部件种类繁多，因此关键在于解决零部件的标准化与整理化。该公司于是从2006年8月开始着手解决这一问题，成立以技术开发部领头的整理化项目小组，成员包括销售、生产、采购及财务部门的人员。项目小组对压缩机按产量进行分类，并列出从技术角度来看有可能实现整理化的零部件，结果发现大量的零部件，比如核心部件“斜盘”，还有活塞、滚珠、垫圈等，都可以在功能不受影响的前提下提高整理化程度。然后，项目小组根据总体成本分析给出整理化建议书。在此过程中，他们还从客户、竞争对手、供应商的角度做了大量的对标工作，对标的内容也涵盖了原材料、半成品、功能指标、加工工艺等制造环节当中的各个方面。

通过一年的努力，近60％的零部件实现了整理，为企业带来了多方面的利益，包括产品组装难度降低、市场反应速度加快、供应商数量大幅减少、采购周期显著缩短、价格谈判力量增强等等。客户满意度也随之有了大幅提高，公司因此成为北美市场上同类中国产品中的领先品牌。

从棋盘博弈采购法的角度来看，该公司主要采用了“对标与简化”方案下的“产品复杂度简化”方法，另外还用到了“需求创新变革”方案下的“核心功能成本分析’方法，也就是通过分析核心零部件的性能指标制定整理化方案。

全方位管理开支

这一战略适合于供求双方博弈力都比较弱的市场环境。大多数的非生产性物料支出，如办公用品、工厂的维护与维修所需材料、市场推广赠送品等，往往都是成本管理的死角，很多公司甚至包括一些著名跨国公司对这类支出也不甚了然，缺少明确的采购战略及具体的方法。企业在管理这类开支时，特别重要的是要借助电子化解决方案进行详尽的数据分析，以提高开支的透明度，掌握开支的明细，诸如采购的主体(部门或个体)、采购的时点及频率、采购的物品、采购的对象及规格要求、采购的价格和条款等等，并在审查开支的必要性的基础上，设法降低成本，提升成本效益。同时，还必须制定开支准则并对此进行监控，以保证相应方案的可持续性。

“全方位管理开支”策略主要包括4种方案：需求量整合采购、历史数据分析、协同采购、需求合理性管理。第一种方案是指捆绑企业各个事业部或分公司的需求量进行集中采购，有时甚至是与其他公司协作，以提高自己的市场博弈力。第二种方案是通过分析各种开支的历史数据，找出其中的规律，为“需求合理性管理”提供决策的基础。

通过标准化推进跨地域的“需求量整合采购”是一种很有成效的方法。一家著名消费电子产品公司在全国拥有5000多个销售网点，拥有大小不一的销售柜台上万个，而且还在不断增加。各地分公司、办事处或经销商在拿到商场许可的区域后，基本都是自行设计与采购柜台，这样做不仅导致采购成本不易控制，还由于设计混乱，没有统一的品牌识别和生产标准，妨碍消费者对品牌形成清晰的认知。

供应商优化方案范文篇3

1.电子商务

(1)电子商务的概念与模式

电子商务在英文中主要有两个词与之对应:EB(electronicbusiness)、EC(electroniccom-merce)。EC又称狭义的电子商务(亦称电子交易),在世界贸易组织(WTO)及其成员国讨论电子商务的政策性文件中就使用EC。EB又称广义的电子商务(亦称电子业务或电子商业),由IBM公司于1997年第一次正式使用,是许多IT企业和学者支持的观点。联合国经济合作和发展组织(OECD)认为:电子商务是信息的电子交换,从而支持和管理商务活动,包含企业间、企业和消费者间的商业交易。国际商会则认为:电子商务是指对整个商贸活动实现电子化。

成功的电子商务模式必定是依托技术创新、符合商务规律的运作模式,必定具有相同的特性,能够体现相同的理论框架,即立足于电子、商务和管理手段三方面。在管理上,做到以客户需求为中心,明确企业的市场定位;在商务结构上,做到快速灵活响应、资源整合、内外协作、快捷运作、提供完善的产品和服务;在技术架构上,做到依托互联网、拥有配套的技术和人才优势。三方面互相支撑、融合贯通,企业才能成功。

(2)与传统商务相比,电子商务的优势

第一,交易虚拟化通过Internet为代表的计算机互联网络进行的贸易,贸易双方从贸易磋商、签订合同到支付等,无需当面进行,均通过计算机互联网络完成,整个交易完全虚拟化。

第二,降低交易成本

在网络上进行信息传递的成本相对于信件、电话、传真而言较低,另外电子商务与传统商务的不同模式还可以降低其信息成本、中介费用、广告、发放印刷品的费用、文件处理费用及店面的租金费用等。

第三,减少中间环节

电子商务克服了传统贸易方式费用高、易出错、处理速度慢等缺点,极大地缩短了交易时间,使生产者和消费者的直接交易成为可能,从而在一定程度上改变了整个社会经济运行的方式。让整个交易变得非常快捷与方便。

第四,交易透明化

电子商务中的双方从洽谈、签约以及货款的支付,交货通知等整个交易过程都在电子屏幕上显示,所以显得比较透明。

2.数字档案馆服务概述

芬兰服务质量管理专家克里斯蒂·格鲁诺斯认为,服务一般是以无形的方式在顾客和服务员工、有形产品或服务系统之间发生的可以解决顾客问题的一种或一系列活动。所谓数字档案馆信息服务,是指在网络环境下数字档案馆利用计算机、通讯和网络等现代技术从事档案信息采集、处理、存储、传递和提供利用等一系列活动,以达到“为档案信息用户提供所需数字档案信息产品和服务、满足档案信息用户解决现实问题的档案信息需求”目的的过程。更确切地说,数字档案馆信息服务是对有高度价值的图像、文本、语音、音响、影像、影视、软件和科学数据等数字化多媒体档案信息进行收集和规范性加工,以及高质量保存和管理,实施档案信息知识增值,并提供网上数字档案信息存取服务的活动过程。

数字档案馆信息服务的特点:

(1)数字化信息资源丰富,数量庞大,种类繁多

在数字档案馆中,亦即在网络环境下,其信息资源包括数字化的传统载体档案、移交的电子文件、各类网页、数据库、电子书以及其他相关信息网内的信息资源。呈现出数字化、多媒体、跨时空、跨专业等特点,种类和数量极为丰富。

(2)数字档案馆馆藏模式发生变化,提供网上数字档案信息为服务手段

由于数字档案馆的馆藏载体和馆藏结构发生了变化,数字档案馆信息服务从以传统的收藏和手工服务为主转变为以用户为中心,提供智能化的信息检索和现代化的服务为手段,进行信息服务。因此档案工作者在做好传统的档案管理工作和信息服务工作的同时,还需把大量的精力投入到数字档案馆信息资源的检索、研究和服务上来。

(3)信息服务日趋多元化、一体化传统档案馆的信息服务主要是提供文本类文献和事实性问题的解答等。而数字档案馆中,同信息资源多元化相对应,数字档案馆的用户欲从其信息服务中获得的信息亦不再仅满足于传统服务中的文本、事实和数据信息的需要,而是尽可能地获取更多网络信息、多媒体信息和相关的知识。

(4)信息服务对象的社会化

传统档案馆的信息服务工作总是处在特定的地域范围内,都有自己特定的服务对象和相对集中、稳定的用户群。数字时代的档案馆,是一种以计算机和网络联系起来的分布式的数字档案馆群。每个档案馆都是这个分布式数字档案馆群的一个结点,人们可以在网络上使用任一个加入数字档案馆群的数字档案馆的信息资源。

3.电子商务理念对数字档案馆服务的影响

电子商务带来了办公模式的转变,是传统模式向网络模式转化的产物,是人们进行社会实践活动的补充力量。这个信息化和电子化趋势给人们的社会活动带来了全方位的变化,也在档案管理工作中产生了巨大而深远的影响。

数字档案馆中的电子商务有着显著的行业特点,它在依托网络进行数字化信息的搜集、保存和传递的过程中,不可避免地存在着信息的提供、资金的收付和商品的传递,即数字档案馆与档案用户之间存在信息流、资金流和物流。这里的信息流是指数字档案馆对馆藏的揭示、索引、文摘、目录等数字化信息资源的组织和提供、检索、利用、技术说明及在线数字信息的需求利用信息等,还包括各种信息服务的收费内容、订购信息、付款通知以及数字档案馆与其交易对象的支付能力和支付信誉等;资金流主要指资金的转移过程,包括付款、转账等过程;物流是指数字档案馆的数字信息、增值信息及权益授予的相对“虚拟”信息的流动过程。

(1)数字档案馆业务活动的开展需要电子商务的支持

数字档案馆提供的是一种自动化程度很高的网络作业环境,在这种环境下充分利用网络的高效率提供相应的服务是必然的。

数字档案馆应该在电子商务解决方案的支持下,利用电子商务交易系统以拓宽业务工作的范围、优化数字档案馆的业务流程,提高服务质量和业务工作水平。

数字档案馆通过实施电子商务方案,积极面向用户开展电子商务活动,及时为用户开通网上订购和付费浏览等业务。这样,既能降低档案信息收集及传播业务工作的成本费用,又能使档案信息的利用率得到极大的提高,从而在数字档案馆与档案用户之间形成服务提供方与服务消费方的良性循环。

(2)数字档案馆中电子商务服务的意义

数字档案馆应借助电子商务实现档案信息服务商品化、市场化,不仅可使档案利用者获得档案信息不再受时间和距离的限制,档案信息流通更自由,而且可使档案利用者在线购买档案信息商品,这样既节省时间,又比亲自到档案馆所付的交通费和复印费等费用要少得多。电子商务的开放性、高效性、互动性会改变档案信息的相对封闭状态,促进档案信息化的发展,使档案利用者与档案工作者的交流更方便、更直接。档案利用者可以获得更符合条件的档案信息商品,其需要在电子商务的条件下可以得到更大的满足。

从档案馆的角度讲,应用电子商务将会改变档案馆传统的工作方式和工作理念。档案工作的重点将转移到提供利用上。市场机制和竞争机制将会引入档案馆,这有利于提高档案馆的工作效率,使档案工作的实际作用得到更好的发挥,从而促进档案事业的发展,提高档案事业的社会地位。电子商务的收益可弥补档案馆和档案网站建设资金不足的问题,使档案馆和档案网站有条件采用先进的技术和设备,为社会提供更好的服务。

二、数字档案馆中的电子商务

1.电子商务给数字档案馆带来商机与活力

如今的“电子商务”通常用“电子商务系统”来表示,它是经Internet及Intranet技术为网络连接平台,用户在此平台上进行商务化的信息活动,这种信息活动涵盖社会各个领域,包括各类图书馆的数字化、电子化信息。

在电子商务氛围下,具有事业性、公益性、福利性等特点,注重社会效益的传统档案馆固有的信息服务模式,已不适应现代信息技术的发展。突破僵化体制,提高服务效率,优化操作流程是档案馆生存与发展的宗旨所在。众所周知,互联网上有价值的信息资源一般都存在于商务联机数据库,只要具备一定的经济支付能力,一旦进入系统,其检索的简便、及时、友好和高效是传统意义上的档案馆无法相比的。

2.数字档案馆中的电子商务服务方式

(1)付费查档

付费查档是指用户需缴纳一定的费用便可查询数字档案馆的某些数据化资源,以满足用户信息需求的一种服务,也是目前数字档案馆提供最多的一种电子商务服务。这样既满足了用户的信息需求,又能对档案馆的物质投入给予合理的补偿。

(2)在线交易

数字档案馆的在线交易,即指数字档案馆通过网络进行的销售行为。如数字档案馆通过网络向用户出售电子档案信息、音像制品、档案编研成果、编辑成册的相关资料及定制的个性化产品等在线服务。

(3)联合编目

就是指各档案馆根据联合编目的程序将自己的馆藏资源进行编目,然后上载到中心数据库,或者从中心数据库下载所需的档案资源记录纳入到本地的数据库,以组织编制各种门类、载体的联合目录,其间的费用结算完全通过网络来进行。联合编目能更有效地实现档案资源的共享。

(4)增值服务

档案馆拥有一支专业的档案咨询、查档和编研队伍,善于将馆藏资源与网络资源进行整合加工,能够更加有效地满足各类用户的特定需求,还能根据自身拥有的网络资源优势和检索技术进行跨行业、跨专业的查档,其成果凝聚了档案人员的智力劳动,属于增值信息。在电子商务条件下,这类服务具有广阔的开拓空间,市场潜力巨大。

三、电子商务理念在数字档案馆服务中的应用前景

信息已成为重要的商品。市场经济条件下,信息服务不可避免地要朝着商业化的方向发展。网络环境下的信息服务因其广泛性、充分性、及时性和准确性,而比传统的信息服务更具优势。电子商务环境下的信息服务,其优势更是显而易见的。一方面,它可以消除信息壁垒,促进理想市场环境的形成,从而有助于开展以用户为中心的个性化服务;另一方面它使得商务流程透明化成为可能。