档案管理学论文篇1

发展形势和环境背景下，对档案管理工作提出了新的更高要求。想要高效利用档案，管理档案，开展档案管理工作，不仅要完善档案管理制度，提升档案管理人员素质，更需要有效提升档案管理的科学化水平。

二、提高档案管理科学化水平的具体方法选择

想要科学、规范化管理档案工作，开展档案管理事业，就需要结合档案管理工作自身特点和发展要求，结合信息化等一系列发展背景，从而选择有利于开展档案管理工作的方法和策略。

（一）丰富档案管理工作理念，完善档案管理工作机制

档案管理科学化的重要体现就是管理工作机制完善，科学、规范的档案管理离不开完善的档案管理机制。因此，这就需要我们改变传统的档案管理工作方式，强化现阶段所实施的档案管理责任制度，优化档案管理运行机制。同时有效结合具体发展需求，强化责任意识，结合管理内容，建立适合我国档案管理工作顺利发展和监督完善的机制，通过科学管理档案工作理念的不断丰富和深化，从而逐步提升档案管理工作的质量与效率。

（二）加快档案管理工作的信息化建设进程，信息化推动科学化

结合信息化发展要求，推动档案管理工作的信息化建设，这不仅是现阶段社会发展的客观要求，还是档案管理工作自身管理结构不断优化升级，也是实现档案管理现代化建设的必经之路。通过建立现代化信息管理技术，最终能够促进档案管理工作朝着科学化、规范化、体系化方向发展。

（三）加强档案日常管理工作，充分发挥利用档案潜在价值

想要有效开展档案管理工作，就要定期针对档案管理工作进行检查，发现问题，及时解决问题，在检查档案时，重点确保档案管理的完整性与规范性，要针对档案管理要求，建立相应标准，针对存在的共性问题，一并解决。要持续有效规范完成档案管理工作，重视档案管理潜在价值，充分发掘、利用档案管理潜在的固有价值。

（四）完善档案管理队伍建设，有效提升档案管理人才体系建设

在新的发展形势下，档案管理工作作用更加重要，而信息化发展水平和速度不断加快，就需要我们不断完善档案管理人才队伍建设，结合利用一系列现代化科技手段和档案管理技术，结合新的社会发展形势和要求，完善档案管理队伍建设，形成固定有效的档案管理人才体系建设。

三、结语

档案管理学论文篇2

关键词：高校;学籍档案;数字化管理建设

高校学籍档案是学生入学到毕业期间在学校的学习状况及生活状况的记录，这些记录对学生以后就业和升学都是比较重要的证明，所以加强对高校学籍档案的管理就很重要。随着信息化技术的应用，其在学籍档案管理中的应用比较关键，从而提高学籍档案管理效率。

1.高校学籍档案数字化管理建设重要性及主要特征

1.1高校学籍档案数字化管理建设重要性分析

对高校学籍档案进行数字化管理能够有效提高管理效率，减少人力劳动的投入。由于高校学生学籍档案中存有学生比较丰富化的信息，加上高校招生人数的增加，自然在学籍档案管理上带来很大麻烦，而数字化管理下能将管理问题得到有效解决［1］。不仅如此，在数字化管理方式下对学生学籍档案在信息的完善性层面得到增强，数字化管理将不同学习信息内容进行集中呈现，让学生的档案信息更完整。另外，学生的学籍信息共享成为可能，实现对档案的科学化管理，让学生的学籍档案为学生和学校及社会服务。

1.2高校学籍档案主要特征分析

高校学籍档案数字化管理建设有比较鲜明的特征体现，首先是在学生学籍档案形成过程中较分散化，是从各项活动及教务处和学生处等层面进行收集的，材料的分散性在具体搜集过程中存在很大的困难，在人工劳动上的付出相对较多。再者就是学籍档案内容较广泛，从学生学籍档案的内容层面看，主要有学生的学习成绩及奖惩情况等［2］，而电子学籍信息则包含学生从入学到毕业期间的所有基本信息内容。基于学籍档案的内容广泛性及材料搜集的困难性，使得档案形成在周期性问题上比较突出。

2.高校学籍档案数字化管理建设问题及优化策略探究

2.1高校学籍档案数字化管理建设问题分析

从实际发展情况看，我国高校学生的学籍档案数字化管理建设过程中还有诸多问题有待解决，这些问题主要体现在学籍档案数字化基础设施方面相对比较薄弱，主要是多媒体技术及通信网络的传输数据在速度上达不到标准要求，存在安全性问题，数字化程度还不是很充足，当前高校使用的数据库及网络技术和时代的发展步伐无法紧密结合。学校对学籍档案的数字化管理建设存在重视硬件轻视软件的现象，这些方面对高校学籍档案数字化管理建设都会造成很大的影响。再者，高校学籍档案数字化管理人员的档案意识不强，在对学生的学籍档案收集整理过程中不积极，在信息上没有完善化，尤其在时间编排和材料分类层面较混乱，以及在组卷装订方面没有得到规范化。另外，高校学籍档案的管理系统层面没有得到完善，以及在学籍档案管理人员自身对计算机操作的水平方面相对比较薄弱，因为学籍档案的管理工作相对比较复杂化，工作内容不容易量化，造成档案管理人员的流动性较大，管理队伍不稳定等［3］。除此之外，高校学籍档案的信息保密性及安全性需得到加强。

2.2高校学籍档案数字化管理建设优化策略探究

第一，针对高校学籍档案的数字化管理建设要从多方面考虑，在管理过程中遵循相应的原则，这样才能将数字化管理的作用得到充分发挥。主要就是将协调统一的原则得到充分体现，学籍和成绩管理是重点管理内容，在学籍档案数字化建设过程中与学校整体发展相结合，建立独立的学籍档案管理系统，实现学籍档案的科学收集及管理和共享［4］。另外，还要遵循学籍档案数字化的标准规范管理原则，确保数据格式及数据库建立的规范统一，在兼容扩展的原则层面得到显著体现。第二，对高校学籍档案数字化建设的加强要从基础设施建设层面着手，从具体措施实施来看要配置高容量及高服务器和刻录机、扫描仪的学籍档案管理软件，并要对学籍档案的资源网站等服务系统的建设进行完善化。还要将电子文件的收集归档及管理工作得到完善，在相关制度建立上进行加强和完善，使电子文件的归档安全性得到保障。第三，高校学籍档案的数字化管理建设离不开专业的管理人员，所以要加强管理软件的开发人员及学校学籍管理人员之间的联系，结合实际开发出适合学校学籍档案管理的软件，这样才能真正将数字化效果良好呈现［5］。不仅如此，在信息技术高水平的学籍档案管理队伍的建设层面要加强，提高自身信息技术水平，在专业化培训及考核层面严格按照要求，培养适合高校学籍档案数字化管理的人员，只有这样才有利于高校学籍档案数字化管理目标实现。

总而言之，针对高校学籍档案数字化管理建设的策略实施，要和实际相结合，不断增强管理人员在这一领域的管理能力，学生学籍档案数字化管理是发展趋势，所以要充分重视。

作者:戴雷雷单位:应天职业技术学院

参考文献：

［1］秦芳远，刘环琼.学生档案数字化建设的实施方法研究［J］.兰台世界，2015（23）.

档案管理学论文篇3

人类正进入信息化社会，计算机网络已成为一项促进社会发展的重要“基础设施”。它的迅速发展和广泛应用，正深刻地改变人类工作方式和生活方式。如今，一个没有自己的高速信息网络的国家，算不上一个现代化国家；一个没有校园网的大学，就根本谈不上是一个现代化大学。校园网是旨在将一所学校内的各种PC机、工作站和终端，通过高性能网络，连接到各种服务器上，组成分布式的计算环境，使其成为提高教学、科研和管理水平的重要基础设施。国内一些一流大学的档案馆如南京大学、上海交通大学、复旦大学、清华大学等校档案馆也陆续在校园网上开通自己的主页。他们充分利用Internet提供的万维网WWW、3W或Web技术，宣传高校档案工作，树立新形象，建立高校档案工作新模式。

一、几所大学档案馆上网内容简介及网址

清华大学档案馆提供上网的信息有“档案馆概况、馆藏情况、档案利用效益、档案自动化管理、对外交往等”。

南京大学档案馆提供上网的信息有档案馆简介，其主要内容有“南京大学档案馆的职能、档案馆机构设置、档案馆学术研究成果、可供网上查询的数据库使用介绍”。档案信息检索的主要内容有“南京大学、院士简介、中青年专家简介、南大学籍、中大学籍、教授简介、校友档案、职称评聘、研究生论文、科研成果”，1979－1997年南京大学文科成果包括专著、论文、获奖情况统计，江苏省高校档案信息通过南大档案馆提供的江苏高校名录链接点可直接访问该校档案部门，网上档案馆主页信息站点等。

复旦大学档案馆提供上网的信息有“多媒体档案编研、学校历届获奖科研成果、研究生论文摘要、档案工作基本情况”。

上海交通大学档案馆提供上网的信息有“档案馆简介、校史博物馆简介、截至一九九六年馆藏案卷总数、校档案馆和校史博物馆人员结构表、校友人物信息”。上述内容分别在不同的页面上。

河海大学档案馆提供上网的信息有“档案法规、制度建设、校史陈列、陈列展、档案馆简介、组织机构沿革、河海大学大事记、国家二级升级达标材料”，档案信息查询的主页内容有“科研、硕士业务、文书、专利、博士生、获奖成果”。

各大学档案馆网址分别为：

南京大学档案馆

http／／dawww．nju．edu．cn／nju／nd．htm或

http／／202．119．41．30／nju／nd．htm

http／／dawww．nju．edu．cn／service．htm档案信息检索或

http／／202．119．41．30／service．htm

清华大学档案馆

http／／www．tsinghua．edu．cn／docsn／dag．htm

复旦大学档案馆

http／／www．fudan．edu．cn／FudanIntrodex．html

上海交通大学档案馆

http／／www．sjtu．edu．cn／chinese／web15／index．html或

http／／www．sjtu．edu．cn／chinese／web15／dagjj．html

东南大学档案馆

http／／www．seu．edu．cn／seu／dag．htm

哈尔滨工业大学档案馆

http／／www．hit．edu．cn／general／13／newpage2．htm

天津大学档案馆

http／／www．tju．edu．cn／docc／archive．htm

华东师范大学档案馆

http／／www．ecnu．edu．cn／chapter5／dangang．htm

河海大学

http／／202．119．114．137／websql．dag／indexhtm

二、上网高校档案馆的突出特点及笔者个人感触

1走向社会，宣传自己。

高校档案部门把自己的有关信息存入某一WWW服务器，供有兴趣的使用者来查询，这种介绍方式的影响要比到档案馆实地查阅文字资料影响大得多，甚至不亚于电视广告的影响。因此，几乎所有上网学校的档案馆都在其页面辟出相当大篇幅介绍自己，宣传档案工作的重要性。以南大档案馆为例仅1997年10月至12月，就吸引5000个网上用户来访。①而且档案馆网上的信息随时更新，始终保持了信息的新颖与准确，费用也较低。

目前，高校档案馆的文化色彩相对来讲比较淡薄，但这不是有的同志所认为的是学校投入太少造成的，而是它自身的“官档”色彩多于它的文化色彩。它存在的主要问题就是服务面很窄，主要面向学校的党政机构。文化需要传播，传播是成就文化的一个重要动力。通过计算机网络进行信息共享与信息交换，从传播的角度讲，彻底改变了空间对人的约束。高校档案馆要想真正使自己具有科学与文化性质，就应该在指导观念上由为少数人服务转变为面向普通大众服务，也就是说应多一些“平民”色彩、“百姓”色彩。而当今及未来的社会最有影响的传播媒体莫过于计算机网络，高校计算机的普及率和计算机网络化程度都远高于社会其他部门，师生普遍利用校园网作为获取与传递信息的重要手段，早已是不争的事实，可以说这是高校与社会其他部门重要的不同之处。以清华为例，全校已有7000多台计算机与校园网相连，近2000名教师开通Email。因此说，借助于计算机网络摆脱自我封闭，走向社会，贴民百姓，应该是高校档案馆的一种最佳选择。值得庆幸的是我们一些高校档案部门已经将自己的计算机管理系统纳入到互联网中，他们做出了有益的尝试，值得档案界同行广泛的学习。但是他们的数量实在是太少，以教育部所属的高校档案馆室为例，仅有四分之一有自己的URL，如此多的院校档案部门游离于校园网之外，这不能不说是一种遗憾。

2以自己的特色去吸引利用者

清华大学档案馆的特点是以图文并茂形式突出介绍自己的馆藏珍品档案和档案利用效益的实例以及自行开发的THDAMIS多媒体档案及办公管理信息系统所发挥的作用，上海交大档案馆则突出总书记回母校视察过的校史博物馆，而复旦大学档案馆则以多媒体档案编研见长。

值得推崇的是南京大学档案馆，它不仅在网上推出丰富的档案信息资源，其主页也设计得非常出色，提供的“链接”点特别多，这些链接点不仅包含有大量本校馆藏档案信息、本馆的科研成果和论著目录，而且提供超级链接将一些国内大学档案馆主页及北美、英国、澳洲的有关档案馆主页同南大档案馆主页链接在一起，使利用者网上浏览南大档案馆的同时，也能搭便车访问国内外各类的档案馆，很能吸引利用者。这说明南大档案工作在高校中始终处于一种领先地位。与南大档案馆主页相类似的还有河海大学档案馆，其主页面的设计称得上一流水准。到目前为止，笔者只发现这两所学校档案馆能向网上用户提供档案数据库检索服务功能。

有特色、能吸引利用者的高校档案馆主页，最能反映出该档案馆的领导水平、人员素质、管理观念和工作状况是否真正达标。

3可利用的档案信息资源太少

浏览网上大学档案馆就会感觉到可供利用的档案信息资源实在是太少，除了南大档案馆、河海大学档案馆与复旦大学档案馆外，其他学校档案馆主页都给人一种门脸好看，但难以进入之感。有的在主页设计上有欠缺，只有内容单调的介绍与规划，或者标明有关档案信息资源仍处于“正在建设中”，来访者找不到“嵌入式链接”点，只能“望门兴叹”。按理说从80年代中期开始，一些高校档案部门已开始使用了计算机，数据的积累应该有一定基础，为何到用的时候，却拿不出东西，这恐怕跟高校档案部门长期以来“闷头造车”有着很大关系，而且相当多的档案工作者依然奉行“通过计算机辅助档案工作人员对档案载体进行管理”观念，不考虑社会的需要。比如说“某系某专业某届张三等毕业生学籍表”这个案卷题名在我们档案部门司空见惯，可是上网却不行，人家要核对李四的学籍表，看他是不是贵校学生，那这个案卷题名则发挥不了任何作用。因为人家是要看你的信息内容，而不管你载体如何。档案馆的WWW服务应是脚踏实地围绕着社会的实际需要去吸引利用者，不能仅追求有一个好看的“门脸”，而没有“真货”。因此要非常注重支持WWW服务技术的档案数据库应用系统的建设，不要再搞那些高投入仅为自己服务的条目型小数据库了。

4不搞争论积极上网。

档案管理学论文篇4

一、加强意识，建立机构

档案工作首先要得到学校领导的高度重视，把档案工作列入学校工作的议事日程，深入持久地组织好《档案法》学习与宣传活动。结合实际，领导带头学，做贯彻落实《档案法》的带头人，通过学习与广泛宣传，使教职工能增强档案意识，形成人人重视档案，支持档案并自觉地维护学校档案工作。建立健全的管理机构和管理网络，成立以校长为组长、各科室负责同志参与的档案工作领导小组，配备一名专职档案员，学校各科（处）室都设有兼职档案员，建立综合档案室，从组织上保证档案工作的顺利开展。

二、健全制度、规范管理

建立完善的档案管理工作制度，是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。各科（处）室做到职责明确，使归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，库房管理有措施，开发利用有目标，这就在细节上保证了档案管理的顺利开展。《综合档案室工作职责》、《档案人员工作职责》、《档案库房管理制度》、《档案保密制度》、《档案利用制度》、《档案鉴定、销毁制度》、《档案室管理制度》等制度的制定，促使各科室人员都重视档案工作，认真研究落实本部门的档案工作任务，使学校档案工作保质保量限期完成。

三、强化业务，提高能力

档案管理工作水平的高低、质量的优劣，取决于档案工作人员的素质。在加强政治思想教育和职业道德教育的同时，还必须要求档案员，真正做到“业务精通，爱档如珍，维护历史，兢兢业业，服务现实”理念。加强档案人员自身业务建设，一方面积极参加档案业务培训，学习档案专业知识理论，另一方面建立档案工作网络，选拔年纪轻、懂电脑且热爱档案事业、默默奉献的人担任学校专职档案管理员，运用现代化管理知识和先进技术设备，提高管理水平，使学校的档案工作跟上办公自动化步伐，为学校教学、科研和其他工作服务。因此，加强档案人员的业务能力培养，提高档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。

四、稳定干部队伍，改善工作条件

要采取切实措施，建立一支有较好的政治、业务素质的档案干部队伍，并保持相对稳定。专职档案干部属专业人员，与教学、科研、图书管理人员同等对待，按有关规定，认真做好专业技术职务聘任(或任命)工作。档案干部中的骨干，一般不要轻易调动。档案部门的经费，应列入学校预算，统筹解决。学校各职能部门要对与本部门关系密切的归档材料、设备，从学校经费中给予支持。要为档案部门添置必要的设备，以便于开展工作。档案馆(室)的库房建设，应列入学校基本建设规划，逐步改善工作条件，维护档案的完整与安全。

五、注重收集，加强管理

学校档案材料是领导正确决策、研究工作、处理重大问题的依据，搞好文件材料收集是确保档案材料齐全完整的前提和基础，也是直接反映本单位工作实绩的有力证明。学校文件材料收集能否齐全完整，一方面，要根据事业单位档案管理的要求，抓好上级单位发给本校的文件材料的传阅和归档，定期对文件材料进行清理检查，确保材料齐全；另一方面，强化文书管理，抓好学校活动所形成的文件材料的收集，使“帐外”材料的作用得到充分发挥。对有请示没有批复或有批复没有请示等有联系的文件材料，档案人员应及时查询，保证这类文件材料的按时归档。利用复印的机会收集。档案人员在复印文件材料时，对有价值，需要归档的文件材料当即留下原件，以备日后归档。

六、提供服务，开发利用

档案管理学论文篇5

关键词:信息化管理;中学生;学籍;实施

1实现电子学籍档案的核对功能

学生在入学之后都会给新生进行学籍注册。以前，学生的学籍信息都是经过人工手写的，信息在誊录的过程中容易出现错误。实现电子学籍档案的核对功能是学校信息化管理的一种途径。现在，学生在校园网上登录自己的学号信息进行查看，便可核对自己的学籍注册信息。这样可以保证每个学生注册信息的正确，能够保障学生的权益，减少老师的校对工作量。实现电子学籍档案的核对功能，是未来几年学校的学籍档案管理需要加强的工作。学生入学时注册的信息数据不是一成不变的。随着家庭、户籍、父母单位的变动、电话的更改等多方面的变动，学生的学籍信息也应该做到及时地调整更改。为了能够及时掌握学校学生信息的变动情况，学校的学籍管理应该实行期报制度:即各学校学籍管理部门要将前一阶段学生变动情况生成数据库信息，每学年的第一学期和第二学期的开学前，将学生的学籍信息重新核对检查，并将新的注册信息报送到教育局相关的部门，进行必要的数据更新和维护。不但方便了学生信息的查询，也方便了学校对学生信息的及时了解。

2学校要建立健全信息化管理制度

学校的管理需做到依法管理，才能有序地实现学籍信息的准确性和真实性。在某些管理制度不健全的学校，会出现冒名顶替他人学籍信息的状况，这会对被顶替的学生产生不公正的影响，甚至影响到他人今后的升学问题。在学生学籍档案的信息化管理中，学校应该坚持依法管理，规范管理。可制定相关的制度来“有法可依”，有些学校已经制定了《信息采集录入制度》《学生信息查询制度》《协调与保障制度》等。学校应该让专门的人来负责学籍管理的相关工作，建立健全学生学籍电子档案的相关制度，对学生的学籍档案应该妥善保存甚至备份，不得擅自填写、更改和公开学生的个人学籍信息。学校也不能随意调整学籍管理人员。如果由于特殊情况确实需要调整工作人员，也应该上报教育局的相关部门。学籍管理要制定相关的制度，并且要严格依法实施。这是对学校的要求，也是对学生和家长的要求。在学生办理转学、复学、升学等手续时，家长应该按照学校的正常程序办理学籍档案的转移。学校建立健全的信息化管理制度能够保证学生学籍信息的安全性;能够推进学校学籍管理工作的高效运转;能够减少或避免学生学籍信息的遗漏等。

3设置专门的档案信息管理人员

电子学籍档案的信息化管理是一项实践性极强的工作。每个同学的档案都需要进行信息化管理，这是一项复杂的工程。所以，需要多人才可以完成。学校通过设置专门的学籍档案信息管理人员，分工明确，各司其职，共同完成相关的档案管理工作。学籍档案的信息管理人员要经过培训，熟悉计算机电子技术，保证高效率地完成工作任务。要根据任务分配将学籍档案的信息管理分配到相关岗位，具体的岗位负责不同的具体事务。针对学生的就学状况，学籍管理人员应及时地做好审核、转档、交接等相关工作。现阶段，中学生的学习往往随着家庭的变动而变动。父母的工作一旦变动，学生就可能会出现转学的状况。关于学生的学籍档案问题，在学生开学的时候，学校的相关人员应该给学生作相关的介绍。而在很多学校，这种学籍知识应该让学生有所了解，以免在转学、休学、复学的情况下不知所以。专门的学籍档案信息管理人员在工作时应该做到以下几点:信息的管理人员要有责任心，学籍的录入、整理和归档是一项复杂的工作，管理人员应该认真、仔细、切不可马虎;信息管理人员在经过相关的培训之后，能熟练操作计算机，保证工作的质量;信息管理人员要对所有学生的学籍档案进行分类，按照年级和学号进行标注，以便于查阅，必要时要备份信息;信息管理人员要对学校的学籍信息管理系统进行经常的维护。

4结语

教育是国家大计，是关乎国家人才培养的最关键手段。学校的教学管理和信息化管理必须得到重视。学生的学籍管理制度在目前的中学中还并不是十分健全，针对信息化管理这一块，学校和教育的相关部门还有很多工作要做。

作者:甘露单位:重庆市酉阳第二中学校

参考文献: