办公信息化建设范文篇1

【关键词】高校；协同办公；信息化

伴随着高等教育的发展，高校的行政管理变得日趋重要，提高日常办公效率就成了高校管理中的重要内容之一。通过使用办公自动化系统来规范日常办公行为，不仅能够加强高校的内部管理，优化配置资源，节约人力财力物力，而且能够简化办公流程，提高行政工作效率。随着网络技术的进步，3G、4G网络时代的到来，移动办公理念随之被人们提出，并迅速被予以应用。移动办公自动化技术更加人性化、智能化、及时化，让管理者的行政办公不受场所的局限，随时随地都可以轻松办公。

一、研究目标

创造一个信息化、系统化的移动办公环境，利用无线化、智能化的技术手段，减少不必要的信息流转环节，为各个部门的教职员工提供日常办公的服务，加速信息传递效率，提高信息传递的稳定性，利用3G网络，使用移动终端APP软件进行移动办公，做到随时随地处理待办事宜，有效地实现工作效率并提高可靠性。

实现全过程的电子化公文流转，代替纸质化文件，从公文的起草、修改、批阅、传阅、、存档、查阅整个过程全部在线完成，或通过手机移动终端完成。

通过短信或微信平台，辅以对公文处理节点的用户进行实时提醒和通知，利用平台向各用户绑定的手机号码推送短消息，节约了时间，提高了效率。

实现移动办公。在手机安装app客户端软件，利用3G、4G无线网络，可直接在智能手机上登陆办公自动化系统，随时随地处理公文等业务工作。在此基础上，实现部门数据信息共享，让数据的查阅更加便捷化。

二、现实情况

面临的一个问题是业务流程问题。高校各种门类的业务流程复杂繁多，如果第一次办理业务的师生不了解流程，不熟悉各个职能部门的话，从提交申请到最终完成往往需要往返多次。另外，业务流程虽有一定的制度，但是细节上仍然会因人的不同而有所变化，带有一定的随意性。比如合同盖章事宜，经常有教师拿着合同或协议文本来办公室办理合同公章盖章事宜，但按照规定，合同公章需要经过主管院领导审批同意后才能使用，来办理业务的教师需要先找到主管院领导签字，才能办理盖章业务；如果遇到领导外出开会或出差，无法签字的情况下，通过微信、短信或电话的方式确认同意，亦可以先办理盖章业务，再等领导回来补签字，可经常出现忘记补签字的情况；另外，如果遇到无法联系上主管院领导的情况，教师们多跑几次也是常有的事，这必然导致前来办理业务的教师怨言声起。如果能够实现协同办公，进行网上流程管理，领导们无论身处何地，只要能上网，就可以及时查看到待审批事项，教师们也可以随时了解到待办事项的进展情况，避免在多个部门之间跑来跑去，将极大地提高办事效率。

面临的另一个问题就是信息素养问题。撰写学院总结是办公室的重要工作之一，在撰稿时，就需要从相应职能部门搜集很多数据来支撑内容，慢慢地总结发现这类数据是总结稿里的常规项，以人事处为例，经常需要该部门提供专业或专职教师中高级职称比例、海外访学及企业实践情况等方面的数据，多次协作配合后，人事处已按照需求将常规项制作成表格，每次数据异动就及时做好更新，办公室无论什么时候向该部门要这类数据，都可以立等可取、无需等待，而且，人事处也很注重同类数据纵向的保存，这为后续的统计工作带来很大便利，但并不是所有的职能部门都能够及时做好数据归类总结。

高校基层管理人员被繁琐重复劳动耗去大量时间，没有充分的时间和精力去综合、分析、解决管理中出现的重要、重大问题，且大多数人对数据缺乏足够的敏感度。虽然他们每天都在接触各式各样的数据，结构性的、非结构性的，但一般都以被动地完成上级交办的任务为主，往往重心都是在事后处理上，而不是事前预测上，较少具有前瞻性地去收集和整理数据。

面临的第三个问题就是数据信息的共享问题。日常工作中，经常发生当需要某些数据时，部门A说数据不归我们统计，部门B说这个数据应该是部门A掌握。大家不知道该从哪获取数据，数据的归属不清。在高校中，数据分散在不同的部处，哪个部处负责收集，如何快速有效地鉴别有用和无用的数据并加以保存是需要解决的问题之一。

由于信息缺乏有效的共享，经常会出现学生部门统计的学生人数和教务部门统计的学生人数、人事部门统计的教职工人数和财务部门统计的人数等有较大的出入。再比如职称评定和各种科研项目申报中，目前的申报方式是逐人分别向两个部门提交申报材料。而事实上，这两部分至少都会涉及到个人基本信息、个人学术经历和科研成果等相关信息，因为目前尚没有一个统一的平台将这些数据一次性收集并实时更新，所以许多数据形成了一个个“信息孤岛”，浪费大量人力和物力。

三、解决方案

（一）树立健全的管理理念、培养良好的信息素养。高校要更新管理思想、改变管理观念，通过完善管理机制，促进行政管理人员正确树立“为老师学生服务、为教学科研服务”的管理意识。作为教学科研的聚集地，高校迫切需要高效率、高质量、低消耗的管理水平与之相适应，而传统意义上具备良好的政治素质、道德素质和业务素质的基层管理者已不能很好地满足大数据时代的要求。良好的信息素养成为大数据时代高校基层管理人员必须具备的重要素质。

高校领导层应首先认识到信息化建设的重要性，其次，结合具w工作让基层管理人员认识到信息素养对其提升履职能力的重要性，以增强基层管理人员收集日常数据的兴趣。

领导层须真正落实优胜劣汰的竞争机制和以岗择人的用人机制，慢慢分流一部分效率不高和富余人员，能者上，庸者下，奖优罚劣。只有这样才能激励基层管理人员的工作热情，避免大锅饭现象。

（二）建立统一的管理和共享平台。首先打破各个部门和各项业务之间的“信息孤岛”，建立统一信息平台，实现海量数据的共享。作为高层次人才聚集地的高校，则应先从责任清、需求清、资源清、对象清等方面出发，出台相应的管理规定，制定业务、数据标准及系统整合方案，规范和约束数据的采集、传输、储存、使用等各个环节，这是高校管理人员有效利用大数据服务教学科研这一中心工作的前提和基础。同时，在规范管理的基础上，从散兵作战型管理向协同共享型管理转型，以尽快盘活各部门以及各项业务流程中涵盖教学、科研、人员信息、资产等方面的数据，从而提升整体管理服务效率。

目前，商务学院里正在使用的信息平台有学院外网，数字校园统一平台（oa网），学院内网，大蚂蚁软件，微信公众号等等，各种文件通知的投放及的渠道太多，比如：邮件、微信、飞信、QQ以及各种APP，渠道多了，必然造成一定的信息困扰，经常会发生某个通知不知是在哪个地方接收的？确定一个官方信息的平台，避免让大家到各个软件程序里去到处找寻信息。

（三）加强数据分析和应用能力。简单的数据收集共享已无法满足高校行政管理信息化的要求，充分利用大数据分析给管理层提供决策支持已是势在必行。进行大数据分析的信息数据不会来自一个数据来源，而是多个数据来源，数据的收集和管理不再是人事部门或信息部门的事情，需要各部处的支持和相互配合，不仅要关注综合性数据和关键数据，而且要关注基础数据，通过加快数据系统的建设、公开和共享，提高对数据的挖掘分析和应用能力。

比如通过对教务系统的成绩跟踪实时掌握一名学生的学习情况并及时帮助补缺漏；通过校园一卡通刷卡数据的监控了解学生的消费习惯并以此作为贫困资助的参考，通过教职工对校园一卡通使用的类别、次数、频率等数据进行分析，可以找出其最需要和最常用的服务是哪些，据此来优化服务布局，把服务做到人的心坎上去，可以实现服务从粗放式管理向精细化管理的转变。

通过图书馆图书借阅检索系统和教职工浏览所形成的非结构化数据等，可以对不同教职工的偏好进行分析，为开展个性化服务提供依据，此外，对相同学科人才的借阅和浏览数据进行汇总，可以分析各学科领域最新的科研动向，为高校人才的科研Q策提供服务。

办公信息化建设范文篇2

关键词：办公自动化；LotusDomino

中图分类号：C931.9文献标识码：A

一、B集团公司办公自动化系统的现状分析

集团公司办公自动化系统设计所用的软件平台有数据库SQLServer2000、开发工具包JDK1.6、服务器Tomcat6.0,浏览器IE6.0都是开源的其中操作的细节和配置都易学。本系统的工作流程就是基于Struts下，分为以下步骤：

(1)浏览器向服务器发出请求，Controller获得这些请求。

(2)Controller根据配置文件struts-config.xml中的定义将这些请求发送到相应的Action,对应图中的Model。

(3)Action完成相应的业务逻辑处理后，将处理结果返回到Controller。

(4)Controller再根据配置文件struts-config.xml中的定义将处理结果显示到用户视图View。

二、B集团公司现行办公自动化系统存在问题的成因分析

结合近几年运行效果的比对，对B集团公司办公自动化系统存在的问题原因进行了梳理，具体分析如下。

1.办公自动化系统建设相关的基础建设不足

信息资源的采集和利用是实施办公自动化的前提。由于集团公司办公自动化的资源整合力量不足，为建立信息数据库建设所需要投入的人、财、物不充分，导致了信息采集渠道不通畅、信息利用效率不高、信息管理复杂的现状。

同时，因为缺乏建立统一信息化标准（信息化标准主要涉及到信息编码、网络通讯协议、操作系统、网络结构等），造成众多公司各开小灶——闭门造车。办公自动化发展急需加快基础投入，规范统一标准。否则，一方面导致了大量的资源浪费；另一方面，也无法真正地实现互联互通、资源共享，“大网”不见有，“小网”遍地开花的现将不会得到根本改变。

主要原因分析：投入不足，特别是硬件设施的升级与软件的及时更新，都未能跟上业务与系统发展的需要与步伐。

2.办公自动化的网络基础和整体资讯平台发展不足

电子办公发展的必然结果是从独立分割到共享集成，从“一站式”到“一网式”“一表式”。网络硬件设施和办公资讯平台是电子办公的资讯载体和资源中心，作为网络的基础设施，办公资讯平台为集团内各公司、各部门之间，集团公司与社会之间的沟通架起桥梁。

目前B集团公司办公自动化网络环境普遍存在带宽偏低，资讯堵塞的现象，无法满足办公自动化的发展要求。办公自动化网站出现了“三多”现象—“空站”多、“老站”多、“死站”多，具体表现为“三不”—建设“不合格”、更新“不及时”、资讯“不完备”。

主要原因分析：存在“重建设，轻维护，轻升级，轻配套”的问题，系统建设与更新不及时，特别维护未跟上，系统信息的清理与归档更未跟上，造成垃圾信息、过期信息等大量存在。

3.企业员工未能全面有效运用系统

大多数企业员工不懂得自己在部门里怎样应用好办公自动化系统。办公自动化对企业员工的知识、技能提出了更新、更高的要求，特别是要求企业员工掌握现代的通信技术的网络技术，而现代通信和网络技术日新月异，使得多数企业员工难以跟上知识和技术发展的步伐。从企业员工的文化知识来看，经过2003年的公司成立至今，集团公司有65%以上的人具有本科学历，但在下属企业，则相对较低，近10万名企业员工中，拥有本科以上学历的人只占20%。即使一些学历较高的企业员工，计算机操作方面的技能仍较欠缺。所以，B集团公司下属企业（特别是三级单位）急需能熟练掌握电脑和其用途的企业员工，也急需培训出能专门从事网络维护和信息管理的专业技术人员。

主要原因分析：一是对企业员工缺乏相应的专业技能培训；二是缺乏相应的运用考核，特别是定量指标的考核。

4.与办公自动化系统相关的规章制度尚未完善

办公自动化系统的运行及管理缺乏正式的规章制度。办公自动化系统的健康、有序的发展离不开一个完整、统一的规章制度管理。为保障集团公司办公自动化的发展，许多信息化发展水平高的企业制定了专门的规章制度。而B集团公司在办公自动化的统一管理方面严重滞后，目前只是对信息出台了一些限制性的规章制度，而对于如何促进办公自动化的发展，使用电子签名和3G移动办公，认证网上身份、邮件、审批的效力还没有制定相应的规章制度，这在一定程度上也制约了办公自动化的发展。同时，对信息网络安全的预防、监督和责任追究没有完整的制度。因此，管理制度和安全规定的欠缺成为办公自动化实施的瓶颈。

主要原因分析：配套的企业运营中与办公自动化需要的规章制度未能及时跟进，从而削弱了办公自动化的实际运行效果，更是造成了资源的浪费。

完善B集团公司办公自动化系统的对策

1、加强办公自动化氛围的培育

一是着力培育办公自动化氛围。企业文化是现代企业的核心竞争力之一，也是企业可持续发展的根本保证。企业文化管理是以人为本、以价值观塑造为核心，以诚实守信、知识创新和学习型组织为主要内容的现代管理模式，企业文化管理必须在发展战略上做到与时俱进、超越创新，才能在企业未来的发展中发挥出自己独特而持久的文化效用。

二是加强使用环境建设。使用环境是成功与否的基础，决定了公司的总体态度。所以培育办公自动化系统氛围，必须加强环境各层面的建设与提高。包括：决策层的引领示范，管理者的素质与管理哲学，确立业务人员的地位确立。

三是关注员工的培养和教育，要相应地建立健全员工培训和教育制度。加强对员工的培养和教育，应是办公自动化建设中的重要内容，引导各级管理者自觉遵守办公自动化规范，发挥管理者的引领和示范作用，最终达到办公自动化“外化于形，内化于心，固化于行”，最终形成良好的办公自动化氛围。

2、加大办公自动化系统建设投入力度

一是持续加强信息化人才队伍建设。要明确信息化工作岗位序列，培养和打造人员配比合理、自主可控的信息化管理、建设、运维和安全的队伍；加强复合型人才队伍建设，开展全员信息化培训，重点加强企业中层以上领导干部信息化培训；对较高层次的信息化人才开展职业生涯设计；广泛开展各种形式的信息化建设、应用、运维技能竞赛和岗位练兵活动，进一步提高信息化人员专业素质和岗位能力。

二是结合实际，加大深入开发力度。建设办公自动化系统，考虑到集团业务流程的特点，一般采用在原有系统软件原型基础上二次开发的方式进行建设。具体来说，由管理软件商提供软件，由集团或者软件开发商安排专人在此软件平台上根据实际情况进行二次开发，软件开发商提供技术支持。对于目前B集团办公自动化建设进度来说，应以简单、实用为原则，不要求面面俱到，具备基本功能即可，但需保持今后升级提高的能力。通过建设，为B集团今后的信息化建设积累经验，打好基础。

三是扩大办公自动化系统的覆盖范围。全面提高办公自动化系统对主要业务的覆盖面，重点加强办公自动化系统内的集约化人财物管理、国际化运营、辅助分析决策、经济运行监测分析和全面风险管控等业务信息系统的建设和应用；积极推进信息技术在研发设计、生产过程控制、节能减排、安全生产和应急管理等关键生产环节的应用。全面普及企业资源计划（ERP）、供应链、客户关系等办公自动化管理信息系统。持续开展办公自动化系统功能完善、性能优化和应用评价等工作，推进办公自动化系统在企业各层级的纵向贯通。加强办公自动化系统在生产环节与管理环节互联互通的横向集成能力，推进从单项业务应用向多业务综合集成的转变，从单一企业内应用系统向集团内上下级公司共同应用的转变。

3、推进办公自动化的网络基础和整体资讯平台

构建全国范围内的集团广域网。B集团在全国拥有众多的成员企业，而且随着业务的发展还在不断地组建新的专业公司。为了发挥集团办公自动化系统的“集中控制、统一管理”原则，加强集体化运作和管理所有的成员企业的办公自动化系统都需要与B集团总部进行跨地区的远程网络连接以构成B集团的广域信息专网。广域网系统的建设主要解决集团总部与成员企业之间网络的信息互联互通问题，保障办公自动化系统在B集团所有成员单位的使用能够直接由B集团公司统一管理。

通过B集团公司广域网，建设B集团公司基于办公自动化系统的整体咨询平台。建设办公自动化系统的整体咨询平台，可以实现B集团的生产、销售、管理等经营活动都体现在办公自动化系统中。建设办公自动化系统的整体咨询平台，可以实现从集团中心会议中心到全国各级成员企业的视频会议，使之在处置突发事件、领导指挥决策、紧急部署、快速反应及各类行政会议、业务工作部署等可以召开紧急会议。为办公自动化系统的全面整体性提供重要的多媒体通信手段，更加体现了B集团公司在办公自动化系统整体咨询平台中的集中控制。

4、完善相关规章制度配套建设

这是办公自动化企业成功的重要保障。在办公自动化的建设中，必然涉及到一系列管理及应用问题，主要包括：涉及规范企业信息公开的法律，如信息公开制度；信息管理的办法，如企业信息资源管理制度；涉及个人隐私的管理办法，如企业及个人隐私保护制度；涉及商业交易的规定，如网络交易管理规定、企业商业秘密保护管理规定；涉及信息安全的管理办法，如信息安全管理办法，等等。就目前来说，B集团公司加快办公自动化的法制化建设内容是，建设与企业信息化相关的基础制度，如企业信息公开管理办法，政府信息资源管理办法，同时，调整一些已不能适应信息化时代要求的管理办法，如行政管理办法、电子商务管理办法等。

四、小结

本文选题基于B集团公司办公自动化系统中存在的各种问题，尝试提出解决问题的思路与方法。在撰写中，本文试图从文化观念、组织机构、人员素质、业务流程、考核激励等方面进行探索。

总之，只有全面理解办公自动化的实质，充分结合B集团公司业务现状，认真进行研究和分析，制定切实可行的措施，强化办公自动化建设与执行，加大办公自动化的考核力度，同时着力培育办公自动化氛围，才能切实提高B集团公司办公自动化的质量，才能充分发挥办公自动化应有的作用，才能为B集团公司又好又快发展提供有力保障。

参考文献

[1]蔡明，陈永运.J2EE架构的研究与应用[J].计算机应用与软件，2004，（01）：42-43

[2]B公司OA无纸化办公自动化系统说明（2006）

[3]B集团公司安全生产实时监控系统说明（2007）

[4]张卫.企业OA建设现状及发展趋势[J].办公自动化，2008，（18）：22-23

办公信息化建设范文篇3

[关键词]医院；无纸化办公；档案信息化；建设

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2015.24.142

[中图分类号]G271[文献标识码]A[文章编号]1673-0194（2015）24-0-01

档案本身作为一种宝贵的信息资源，在各行各业的运营中都起着重要作用。随着近年来医改浪潮下各大医院的发展规模日益扩大，医院处理的信息量不断增加，很多医院已经开始实施无纸化办公，新型的电子文件逐渐替代了传统办公的纸质文件，传统的档案管理模式无法对新型的电子文件进行建档、归档，这就需要我们在无纸化办公环境下加强档案管理的信息化建设，实现档案管理模式的便捷化与多样化。

1无纸化办公的概述

无纸化办公主要是利用现代信息技术手段提高办公室办公效率，这种办公手段去除了传统办公模式中以纸张为媒介的书写环节，实现了不使用纸张及笔进行业务处理，实现办公业务的信息自动化，故而被称为无纸化办公。

无纸化办公主要应用现代化互联网信息技术，以计算机为主的电子产品为办公媒介实现自动化办公，以新型灵活的电子文件替代了传统办公的纸质文件，使办公文件可直接通过网络办公系统便捷而准确地传递到指定目标手中，整个过程实现了办公无纸化与办公信息化，省略了传统文件书写、复印、装订等办公环节，避免了人力、财力的浪费，节约了办公成本。无纸化办公的实现大大提高了办公效率与办公质量。

2无纸化办公条件档案信息化建设途径

医院传统的档案管理工作主要以纸张为办公媒介与办公载体，经过多年的工作实践，医院的档案管理部门已经建立了一套较为完善的纸张档案管理体系，形成了规范性的纸张档案管理制度。而在无纸化办公推广的趋势下，传统的纸张档案管理体系已无法对新型的电子档案进行归档、建档。这就要求医院顺应时展的趋势，开展医院档案的信息化建设。

2.1培养高素质的档案管理团队

在无纸化办公实现的条件下，医院的档案管理工作也逐渐向数字化管理、信息化管理发展。然而在档案信息化建设的过程中，医院相关档案管理团队的信息化专业素质却不尽人意，无法掌握计算机技术互联网信息技术，无法满足档案信息化建设的需求。因此，医院加大力度培养高素质的档案管理团队。

首先，在职员选用上尽量选用高校档案管理的专业人才，在其入岗前对其进行计算机技术的专业培训，使其能尽快适应医院档案信息化的管理工作，只有根据档案管理信息化建设的实际需求，配备掌握档案信息化管理技术的专业人员，从人才选取上加强团队建设力度，才能有效进行档案管理信息化建设。

其次，对在职的档案管理人员进行信息业务培训，在其丰富档案管理工作经验的基础上，掌握现代化信息技术。也可开展在职档案管理工作人员同其他医院的档案人员的业务交流会，实现各大医院档案管理部门信息化技术的资源共享。使在职的档案管理人员有效率地学习并掌握互联网信息技术，使其适应医院档案管理信息化的需求，推动档案信息化建设。

2.2规范档案信息化管理制度

当下医院档案信息化建设工作主要存在信息化制度标准不健全、档案管理工作缺乏信息化规范等问题。规范相应的档案信息化管理制度，建立相关的档案信息化标准体系是保障医院档案管理信息化建设工作开展的基础。为了规范档案信息化管理制度，医院一方面应遵从国家针对医院档案管理工作出台的相关法律法规，并结合医院档案管理过程中的实际问题，制定档案信息化管理规章制度以及信息化建设过程中的具体实施细则，规范信息化建设的操作环节；另一方面，可从信息资源的管理方面入手，根据已有的信息化档案管理经验，建立一套科学合理且兼容性强的信息化管理标准体系，指导医院档案信息化建设工作。

2.3加大投资力度，完善信息化基础设施

医院档案管理部门完善的信息化基础设施是档案管理信息化建设的重要前提。医院档案信息化管理中将会运用到大量的数字化软硬件设备、数字化操作系统、数据库管理系统以及信息安全系统来开展档案信息化管理工作。这就要求医院加大对信息化管理基础设施建设的资金投资比重，结合医院自身的经济基础，配备相应的数字化基础设施，进而保障医院档案管理信息化建设工作不断深入，保证医院档案管理部门的可持续发展。

3结语

无纸化办公的实现为医院档案管理信息化带来了新的机遇，医院的档案信息化建设应努力抓住机遇，实行信息化档案管理的发展战略，顺应信息化技术发展的趋势，实现自身的可持续发展。

主要参考文献

[1]张岩，左天普.浅议医院档案管理现状以及信息化建设发展[J].经营管理者，2013（13）.