企业信息化建设整体方案范文篇1

[关键词]信息技术；档案建设；信息化

企业档案信息化涉及的方面较多，整个改进过程较为复杂，需要很多方面相互协调，然而，随着信息技术越来越广泛的应用，企业档案的信息化建设事业是势在必行的，探讨信息档案建设的现状及改进途径对企业有及其重要的意义。

1.企业档案信息化建设的现状

企业档案信息化建设是需要运用多学科知识、多专业配合、多部门协作、多环节配套的复杂系统工程，而不是单一的工程项目，它是企业档案管理不断创新的过程。而企业档案将丰富的信息固化在纸质载体上，限制了企业档案信息的疏通和传递，很不利于档案功能的发挥，而今档案信息需求的丰富化、全面化和差异化，使得企业档案信息的服务质量水平未得到进一步提升和创新。企业档案管理现代化与信息化，已经成为现代企业管理的大趋势，它既是企业管理适应现代企业发展的必然选择和客观要求，又是提高企业档案信息服务水平的必由之路。

2.企业档案信息化建设

2.1明确的组织制度的保证

实施企业档案信息化管理需要有明确的组织制度的保证以及其他各方面的配合。其中，领导重视和组织落实是关键，标准档案和制度规范是首要任务，是实施企业档案信息化建设的根本保证，真正把企业档案信息化建设作为企业信息管理的财富加以开发利用，加大经费的投入，是加快和推进企业档案信息化建设的前提。

2.2完善的企业信息档案系统的建立

企业档案信息化管理，实际上是将计算机网络技术运用到企业档案信息中，通过计算机网络的建立与运行，突破企业档案信息资源所有者的局限，建立一个既方便又能控制利用的档案信息网上查询系统。企业内部局域网进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护可使本单位内部任何一机电脑可以根据需要随时在本机上自动查询已经录入并保存在服务器上的档案信息，并通过局域网进入国际互联网，形成更大范围的信息收集和利用。科学的档案信息化整体规划要能够服务于档案信息单位的发展。应根据档案单位自身的特点和发展前景进行细致的调查和科学的论证，制定出―套与单位相符合的、切实可行的信息化建设的近期规划和长远规划，明确业务目标和管理流程，打破传统档案模式的孤立和分散的建设方式，加快档案信息建设的速度。

2.3企业软、硬件设施建设

档案信息化管理主要体现在电子文件管理系统和数字档案馆的建设与运行。根据功能需要，企业必须建设起大容量的信息资源数据库、大规模开发用户的访问服务管理系统，配置大型高速交换机、路由器、光端设备、并行处理的高性能服务器、便于扩充的规模型集群系统、智能城域网系统、操作系统、高可靠性的信息安全系统和存储系统、数据库管理系统和其他相关系统等。另外，企业的系统软件建设也是不容忽视的，系统软件是由计算机设计者提供的一类程序，这类程序的着眼点是利用计算机本身的逻辑功能，达到管理计算机系统的各种资源，充分发挥计算机效率，便于用户使用和管理的目的。应用软件是用户利用计算机及其所提供的各种软件编制的、用来解决某些具体应用问题的程序。如：档案信息管理软件、电子文件管理系统软件、人事管理软件、财会管理软件等。

2.4企业档案信息资源建设

企业应把历史记录进行数字化，有效地接收和整合新的信息资源，实现统一管理，做到统一规划、统一控制，挖掘显性和隐性知识，完成静态档案向动态信息的转变；搭建统一的软件平台，做到统一配置、统一分类、统一流向，保证有价值的信息资源永久珍存，提高企业生产、经营、基建、科研、管理工作的效率和质量，为档案信息化的实际开展做出科学的定位和选择。

2.5充分利用现有档案信息化甚础

档案信息化工作并不是一项全新的工作，这项工作的开展不是推倒所有的一切重新开始，而是在原有基础之上进行的一项创新工作。除了利用电子政务建设的成果之外，档案信息化还应充分利用原有的信息化基础。要充分利用档案计算机管理系统中已有的成果，避免重复性工作，减少不必要的浪费，要预先分析已有的档案信息化成果，在充分利用已有成果的基础上规划和开展档案信息化建设。

2.6解决数字档案对设备的依赖

企业常常会面对电子文件和电子档案管理方面存在的漏失问题，高标准磁介质档案存储设备的配置可有效的解决这些问题。电子文件和档案一体化管理是数字化档案归档的根本方式，主要通过计算机网络管理来完成，应在完成逻辑归档后，把需要归档的电子文件集中下载到档案馆脱机保存的存储介质上，完成物理归档，以保证数字化文件的内容、背景、原数据等信息的完整性，使其不至于时过境迁后将文件形成的背景、运行环境等信息丢失或破坏掉。

2.7培养档案管理人才

档案管理需要提高档案管理队伍的素质，以适应信息化进程的发展。档案管理人员要对信息化有充分的了解，具有信息化的意识，这种意识的形成会成为推动信息化建设进程的推动力，档案工作人员要深刻认识档案信息化建设的重要性，具有强烈的使命感和责任心，认真做好信息化过程中的各项工作。企业可通过项目组的方式推进馆内信息化建设，促进工作人员在提高信息化工作能力和水平的同时，进一步加强对档案业务知识的学习和工作能力的提高，从而保证档案信息化应用项目建设的质量，争取档案信息化工作有新的进展。

3.结语

企业档案的信息化是信息技术高速发展条件下企业发展的必经之路，人们对信息的需求的高要求必定促使企业档案管理工作者重新思考新的档案管理方式放法。档案资源的信息化、数字化已成为档案管理的必然趋势。相关企业应重视这种改进和应用，促进整个企业的良好发展。

参考文献：

企业信息化建设整体方案范文篇2

一、企业档案管理者要具备信息化建设理念

企业档案管理水平低，信息资料少，开发利用不好，主要原因是企业的管理者不了解档案的信息化建设，平时对企业生产、经营管理和各种活动记录不及时，对档案工作不够重视，对档案管理工作的地位和作用认识不清，档案意识淡薄。这种状况直接影响档案的管理人员，需要原有的档案管理模式到档案信息化管理进行一场革命，实际上是以转变观念为前提，只有以信息观念去看待档案及档案工作本身，建立档案信息管理理念，才能进行档案信息化建设。很多企业的档案管理者还习惯于传统的手工档案管理模式和方法。有的企业即使搞了信息化，也没有什么实际改变，或者成为一种摆设，赶时髦。真正方便、快捷的计算机检索体系没有完全建立起来，致使档案数据缺乏完整性和准确性。企业档案信息化建设的重点是档案资源信息化，要打牢档案信息化的基础，才能实现企业档案资源最大限度的利用和共享。企业档案信息化建设是一项系统工程，企业档案管理者要以开放式的现代管理理念，建立健全一套档案信息化管理体系，真正推进企业档案信息化建设。

二、努力提高企业档案信息化建设科技水平

企业档案管理多年来是手工操作整理、检索单一、利用率不高的落后局面。在科技高速发展的今天，这种状况已经远远不能适应新时期档案工作的要求，不能满足企业管理者多角度查阅档案、获取档案的需要。要想实现企业档案现代化管理的信息化，必须借助科技力量整合现有的企业档案信息资源，开发和建设档案信息工程的数据库系统。要进行必要的投资，发展计算机信息处理、光电阅读、网络连接、数字档案馆技术，并通过网络加以联通，充分发挥硬件功能及信息系统的综合能力，使企业各部门可以依托先进的信息技术对归档档案进行科学的管理和方便的使用。在企业信息化建设的过程中，应采用多种信息处理技术和产品，以保证信息资源建设和利用的可靠性。另一方面，企业档案信息资源的保存利用是长期的，这样就要求资源建设的过程采用的技术必须是整理的、标准的，非整理的、非标准的技术会导致资源共享困难，甚至在将来无法利用，造成极大的人力、物力和资源的浪费。

三、实施企业档案标准化，规范化管理

全面思考企业档案信息化建设工作，实际是一个庞杂的体系，涉及方方面面。没有规矩不成方圆，档案信息化的规范管理，科学标准的体系，是企业档案信息化建设工作快速、持续、有效、健康发展的重要保障。档案信息化建设的标准主要包括管理、业务、技术三方面的内容，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立，各项规章制度要健全。加快推进企业档案管理信息化建设步伐，把企业档案管理信息化工作落到实处，就必须抓好企业档案管理的标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。所以，建立健全企业档案信息化的标准规范体系，是信息化工作科学、有效开展的重要保障。

企业信息化建设整体方案范文篇3

［关键词］标准化；档案信息化建设；规范体系；重要性

0引言

近年来，国家档案局、国资委针对新时期档案信息化建设目标陆续出台了一些新标准、新要求，当下的档案建设工作主要体现在电子文件中心建设与数字档案馆建设、电子文件管理与档案信息资源开发利用等方面。在这一轮特色鲜明的档案信息化建设大背景下，如何结合企业自身档案管理工作特点，建立科学合理的标准规范体系尤为重要。企业档案工作新理念是在认识档案的信息和知识属性基础上，把档案信息资源确立为企业发展的战略性核心信息资源。建立核心信息资源管理理念，既是目前企业信息化建设的需要，也是未来企业持续发展的需要，更是档案工作管理创新的必然，标准化规范体现的建设也就成了管理改革创新的重头戏，本文主要以企业档案信息化工作的具体建设来阐述标准化工作在企业档案信息化建设中的重要性。

1档案信息化建设的必然性

档案工作是企业管理的一个重要组成部分，档案工作必须适应企业发展需求。企业在信息化建设工作的初期编制信息化建设指导纲领，描述了企业的未来信息工作管理体制、组织结构及主要工作内容，提出了信息系统建设项目实施的优先次序和项目初步的解决方案，其中档案信息化建设成为企业发展的战略之一，体现在以下方面。

1．1标准化的必要性

档案工作从实体管理向信息资源管理转变是新形势下企业管理对档案工作的要求。相应的工作模式转变，依据国家及行业的标准、制度，相关的标准规范及制度必须结合新的工作形式及要求完成制定，更好地规范指导企业档案信息化工作。

1．2业务需求的必然性

随着“珍存企业记忆、提升公司价值、构建知识平台、实现信息共享”档案工作目标的制定，档案业务工作的明确。具体需要大力开发和利用企业档案信息资源，发挥企业档案工作的信息作用，实现企业档案工作为企业发展提供信息服务的主要任务和宗旨，展现企业档案工作在经济建设中的地位和作用。

1．3资源集成的必然性

企业的信息化工作经过井喷式的发展，即将完成从集中建设向集成应用阶段的转化，加之大多数企业数字化、集成化和智能化逐步开展，信息资源的集中管理需求在档案业务中日益凸显，对档案信息化建设提出了更高的管理要求。

1．4信息价值的必然性

应用产生效益，信息资源的价值必须通过业务应用才能实现。信息资源开发利用是当前信息化建设工作的核心，在确保信息资源和系统安全的基础上，通过专业档案管理平台，更广泛共享资源，更深入挖掘数据价值，努力提高资源利用效率，提升资源价值。

2标准化在档案信息化建设中的指导作用

企业开始档案信息化整体建设之前，部分下属单位通过该企业整体信息化工作的带动，建立了自己的档案管理系统、完成了目录数据库建设、相应地制修订了一些档案信息化的规章制度，信息化建设取得了阶段性的重要成果。但从企业整体来看，各下属单位档案信息化水平参差不齐，没有形成统一的管理平台，执行的业务管理制度以及标准化不统一，信息资源共享程度相对较低，不能适应企业业务发展需要，档案信息化建设亟需进一步加强。在这样的情况下，坚持标准先行原则，统一并建立了完整的业务规范及标准，保证标准化工作在管理、业务、技术层面为公司档案信息化建设的开展尤为重要。

2．1编制统一的业务规范

充分调研企业下属单位档案管理的实际，结合国家及企业档案分类、标识、著录规则，规范档案的收集、整理、保管、利用等业务环节及流程，纳入企业档案工作规定，制定信息化管理要求，编制企业《档案管理手册》。其中重点对档案业务管理规范进行规范。包括对业务规范、流程进行重新梳理，并在后期的系统设计上将业务规范向系统流程靠拢，实现两者的相对统一，在遵循规范统一的基础上，满足实际业务需求。（1）统一分类。广泛征求各单位意见，结合企业档案工作实际，确定档案分类原则及具体类别。（2）统一标识。按照信息化条件下简化整理的原则，统一全宗号和档号，简单直观，易于理解。（3）统一著录项。根据类别及具体档案业务特色，分公共著录项、公共必著项、专有著录项，并确定具体的数量。（4）统一业务流程。按类别及业务环节自上而下统一企业档案业务流程。（5）统一报表格式。结合实际档案报表需求，区分业务用表和统计报表。

2．2制定企业标准

在档案管理系统设计过程中，要对海量的电子文件进行归档管理。针对归档电子文件的格式及元数据需求，参考国家及档案行业相关标准，结合企业归档电子文件的特点，形成了该企业的《归档电子文件格式规范》《归档电子文件元数据规范》企业标准。（1）合规的归档电子文件格式是电子文件长期、有效保存的基础保障，规范归档电子文件的格式是保障档案管理系统发挥知识内容管理平台、满足档案管理利用需求的重要环节之一。《归档电子文件格式规范》规定了归档电子文件长期保存格式应具有的特征和选择原则，并给出了电子文件归档格式和利用格式的要求。（2）《归档电子文件元数据规范》是档案管理工作的基础保障和重要内容，规范归档电子文件的元数据有助于跟踪电子文件的全生命周期和提高电子文件的后期利用水平。《归档电子文件元数据规范》规定了归档电子文件元数据的元素、结构、表述方法和表述，并给出了有关封装格式的定义。

3档案信息化建设对标准体系形成的推动

建设统一、先进、科学的标准体系是一个循序渐进的过程。在档案信息化建设前期通过标准化的制定保障了项目建设的顺利开展。同时在项目建设过程中，通过档案信息化工作的日益成熟，分层次系统地梳理现有标准，查漏补缺，逐步形成了标准体系。由管理性标准规范、业务性标准规范、技术性标准规范三个方面全方位支撑业务的运行，形成统一、科学、高效的档案工作体系。

3．1档案数字化规范

形成企业数字化规范。规定了纸质、照片、录音、录像和缩微胶片档案数字化工作的基本原则、处理流程和技术要求。

3．2档案分类规范

形成企业档案分类规范。规定档案分类原则和分类方法。适用于档案的分类整理。

3．3档案标识规范

形成企业档案标识规范。规定了档案全宗号、档号的结构，档案标识的编制原则和编制方法。适用于档案全宗号、档号的编制。

3．4档案著录规范

形成企业档案著录规范。规定了单份或一组文件、一个或一组案卷的著录项目、著录用文字、著录信息源以及著录项目细则。

3．5档案业务管理规范

形成企业档案业务管理规范。规定了信息化档案业务的收集、整理、保管、利用与编研、统计。适用于档案业务管理工作。

4结语

任何企业管理的本质可以从效率体现，建立并执行科学合理的标准体系，是企业发展的管理创新手段之一，也是企业能高效运行的制度保障。企业标准化的发展要始终按照“坚持标准先行，推进标准化建设，提升发展质量”的总体目标，无论是档案管理还是其他领域的业务管理，标准化创新管理理念，建立和执行统一、先进的标准体系，使工作过程有标准可依、工作环节可控，提升管理质量、优质高效服务，任何时候都是行之有效的方式。

主要参考文献

［1］李和平．《企业档案工作规范》实施指南［M］．北京：中国档案出版社，2010.