学校封闭管理方案范文

关键词:高校档案管理;存在问题;解决对策

中图分类号:G27文献标识码:A

文章编号:1009-0118(2012)09-0211-02

高校档案记载着一个学校的过去和现在,更加映射着一个学校的未来。所以,高校档案管理是学校的一个重要组成部分,是提升一个学校竞争力的指标之一,然而新形势下的档案管理工作还存在很多不足,本文针对档案工作人员,学校规章制度等方面对高校档案管理现状进行分析,提出相应措施。

一、档案管理服务创新的意义

管理就是一种服务,检验档案管理工作是否到位,关键是能否为档案利用人员服务到位,档案内容是否完整,档案查阅是否方便,是否真正把档案利用者视为客户。

二、高校档案管理工作重要性的认识

高校档案是指高校从事招生,教学,科研,管理等直接形成的对学生,学校和社会有保存价值的各种文字,图表,声像等不同形式,载体的历史记录,主要分为党群档案,科研档案,教学档案,学生档案,产品档案,财会档案,基建档案,设备档案,出版档案,外事档案及声像档案等。

档案管理活动是包含了信息的输入,存储,加工,输出这样一个信息传输过程,是一种信息控制系统,但与其他文献管理活动相比,它又具有自己的特点:(一)档案资源积累过程的患慢性;(二)档案管理过程扣阶段性;(三)档案管理活动对档案形成者的依附性;(四)档案管理工作对社会的相对封闭性。

三、高校档案管理的基本任务

(一)内容

1、贯彻执行国家关于档案工作的法令,政策和规定,规划全校档案工作。

2、制订本校关于档案工作的规章制度,并负责监督,指导和检查执行情况。

3、负责接收、管理、分类、鉴定、统计、保管全校的各类档案及有养料。

4、开展档案的开放或利用工作。

5、负责编辑档案,参考资料,编制检索工具,积极开展档案信息资源。

6、参加档案信息工作的整体化建设,积极开发档案信息资源。

7、参加档案信息工作的整体化建设,开展多方面协作,进行档案信息交流。

8、负责对全校档案工作人员的业务培训,开展档案宣传工作和利用者教育活动,开展档案学术研究和交流活动。

(二)理论知识创新,是档案管理活力的源泉

当今时代是知识经济时代,也是信息时代,在这个时代中,各行各业都发生着日新月异的变化。档案管理工作只有不断进行理论知识方面的创新,才能适应新时展的要求,跟上时展的步伐,新形势下档案工作创新有着广阔的创造空间。另外,随着我国社会主义市场经济体制的建立和完善,政府职能部门都应考虑和实践的大问题,另外,随着我国社会主义市场经济体制的建立和完善,政府职能以及行政管理模式必然随之变化,对档案工作来说,涉及的问题会越来越多,工作也越来越繁重。新问题,新挑战迫切需要广大档案工作者既要在思想上高度重视,又要在行动主动探索,更要在实践上进行积极创新,才能使档案工作跟上形式的发展,实现其应有的促进和推动作用。

(三)技术管理创新,是档案管理全面发展

技术管理创新一方面要努力推进管理模式的创新,档案管理者要自觉坚持在管理方法的创新上下工夫,在管理手段现代化上下功夫,坚决克服等、要和各种因循守旧思想的束缚的,牢固树立档案是一种信息资源,同样产生经济和社会效益的理念,把有限的被动服务转变为主动服务,由以传统的静态服务,间接服务转变动态的,直接的高层次服务,由封闭型的管理向开放型管理转变,由单一服务向多元化服务转变。另一方面要努力推进管理手段的创新档案管理主要是和数字与文字打交道,数字化档案将成为今后档案管理事业的主要存在形式,建设数字化档案已经成为档案管理的发展方向。

四、档案管理的创新基本内涵

档案管理人员要在思想观念方面创新,首先要对档案管理工作的变化有明确的认识,过去档案工作主要是为政治服务,是相对封闭的,服务的方式也是被动接待为主,改革开放之后,档案工作已经有了重大的转变,既要为政治服务,还要为经济建设,教学科研,编史修志服务。要面向社会,全面开放,并主动开放档案信息资源,为改革开放和经济建设服务。社会主义市场经济建立后,对档案事业提出了新的更高的要求,在不断发展的新形式下,档案工作者只有解放思想,更新观念,开拓创新,才能研究新情况,解决新问题,实现新突破。档案管理者必须注重创新思想培养,创新思想是一个相对性的概念,是相对于常规思维而言的一种思维方式,创新思维是一般具有独特性,新颖性,灵活性,逻辑性,对象的潜在性等特点,因此,要使档案管理部门创新成功,必须培养创新思维。

五、目前高校档案管理存在的问题

(一)在管理体制上,档案机构设立不健全,绝大多数档案机构都是党办,校办下的科级建制,归属校办管理,编制少,人手不足,致使分工不够具体,职责难以划分清楚。

(二)档案工作人员素质偏低,在安排工作时,一般不会安排工作能力强的人员担任兼职档案员,大我数是半路出家,没有经过业务学习和培训上岗,致使档案管理人员业务知识缺乏,业务不精通。

(三)档案门类不全。目前的高校档案内容单一,主要以党政,财会类档案居多,而其他档案门类如照片,声像档案,实物档案等严重匮乏,不能满足各个层次档案利用主体的需求。

学校封闭管理方案范文篇2

【关键词】高校档案管理数字化建设问题对策

随着数字化进程不断加快，高校传统纸质档案管理面临巨大挑战，其半封闭式的管理模式已经无法适应时代需要，这种落后的管理模式导致了十分严重的“重藏轻用”问题。而随着高校教育改革的推进，高校档案管理体系日益完善，档案数量也不断攀升，信息媒介日渐丰富，传统纸质媒介已经无法精准快速的保存档案信心，所以，加强高校档案数字化建设已经成为高校的一大发展战略。这是高校档案发展的现实需要，不仅能够保护档案原件，而且能够提高高校信息服务水平，提高档案工作者的工作效率和业务水准。如何做好高校档案数字化建设工作是高校未来发展的需要亟待解决的一个问题。

一、当前高校档案数字化的主要问题

（一）数字化管理意识薄弱，高效管理体制不完善

尽管高校档案数字化建设越来越规范化，但由于师生整体的数字化管理意识淡薄，导致数字档案和纸质档案“双套制”管理现象非常普遍。再加上高校管理体制的不完善，分散领导的管理体制已经成为普遍现象，最终导致了各高校档案单位各自为政、自我发展、自成体系的半封闭管理局面。长期以来，高校档案建设因资金投入不够，管理意识淡薄，导致档案管理人才的后续力量严重不足。高校档案管理人员的整体素质不高，简单地认为做好保密工作就可以了，从不重视数字化管理的重要性，忽视了计算机能力和网络应用能力，普遍存在着网络应用容易带来安全问题的管理心理，因而高校档案数字化建设可谓是寸步难行。

（二）档案标准化水平不高，档案数字化平台缺乏

由于种种原因，高校档案数字化建设走的是各自发展、各自为政的封闭式道路，各高校结合自身的经济实力和资源条件选择不同的硬件设备，可谓是五花八门，丰富多样。目前，各大高校所应用的档案管理系统软件，大部分都没有严格按照国际标准进行研制，功能单一，标准化水平不高，数据缺失，导致高校之间的档案资源共享程度较低。而国家还未能形成统一的发展标准和建设规划，各高校的档案馆建设存在普遍盲目性。这里特别指出的是，高校档案数字化的网络平台缺乏，未能形成统一的数据库系统和资源共享体制，导致各高校各自为政，没有充分发挥共享的优势。

（三）数字化安全水平不高，数据库建设进程滞后

数字化档案体系的构建需要不同环节，每个环节都存在着安全风险，它不像纸质档案那般容易发现，因此安全工作也相对复杂和苦难。此外，数字化档案可以实现网络化互联，而病毒又成为了有一大安全隐患，稍有不慎就可能造成系统崩溃。目前，各高校的数据库建设存在着缺乏统一性、封闭性强、规模小、标准化不高、类型单一、重复建设、缺乏规范化控制、资源利用率低、信息服务水平低等问题。但部分数据库都是自建自用，严重降低了数据库的利用率。而当前大部分高校所使用的数据库都属于条目数据库，而这已经无法有效满足信息化时代用户的个性化需求。许多高校档案馆虽然已经实现联网，但却只能访问主页，无法实现真正的资源共享。

二、高校档案数字化建设的对策

首先，强化对档案数字化建设的全面认识，推进高校档案数字化建设进程。要实现有计划、有步骤、有重点的数字化建设。首先要将价值较高的信息进行数字化处理，然后在综合考虑本校档案利用情况的基础上，实现有步骤、有层次的数字化处理。高校档案管理部门要定期召开档案数字化建设工作的会议，加强对数字化档案管理所需的应用软件的学习和了解，真正做到合理归档、利用率高、安全性强，充分发挥档案数字化的优势和作用。档案数字化建设离不开软硬件系统的支撑，硬件系统是顺利推进数字化建设的前提和基础，因此，必须要加大对其资金投入。

其次，加强信息资源库的建设，实现重点馆藏档案的数字化。要积极开展档案资源利用情况调查，改变传统被动的服务模式，在充分了解用户实际需求的基础上，加强本馆信息的宣传，积极解决用户在信息利用过程中遇到的问题。结合本校馆藏实际，进行合理选择，首先将价值高、利用高和个性化的信息进行数字化。

再次，建立相应的规章制度，加强电子档案的安全系数。高校档案部门要根据数字档案的特点，制定一套特定的规章制度，如文档一体化制度、数字档案归档制度、保密制度、数字档案鉴定制度、数字档案备份制度、网上利用者身份确认制度、网络安全管理制度等，是高校档案数字化建设能够安全、顺利地开展的保障。加强电子档案的监管。由于档案管理人员使用不同的应用软件，加上采集、录入、复制、扫描等过程中疏忽等原因，可能引起各种各样的问题，所以必须设置监管部门，确保数据质量，减少建设过程中的错误。

最后，加强人才队伍建设，积极引进复合型人才。高校档案数字化建设离不开人才支撑，为了尽快实现高校档案的全面数字化，必须加强档案管理人才队伍的建设。一方面，开展业务培训，提高现有档案管理人员的业务水平，使他们在原有基础上，不断提高计算机和网络应用能力。另一方面，大力引进档案管理复合型人才，确保数字化建设的后续力量，只有如此，才能数高校档案数字化建设才能跨上新台阶。

参考文献：

[1]左晋.论高校档案数字化工作流程的应用实践[J].兰台世界.2012（17）

[2]徐惠琴.现代高校数字化档案备份探析[J].兰台世界.2011（12）

[3]刘雁鸣.网络环境下高校数字档案的信息安全威胁与对策[J].安徽科技学院学报.2013（03）

学校封闭管理方案范文

关键词：知识；经济时代；高校；档案管理；分析与对策

随着人们对信息的需求性以及依赖性的逐步加强，我国各大高校的档案管理工作也翻开了崭新的篇章。当然在其拥有不断发展的机遇的同时，高校档案管理工作也将面临着前所未有的巨大挑战。在这个崭新的知识经济时代，高校档案管理传统模式已经不能满足现代社会的需求，因此尝试实施对高校档案管理工作模式的改革势在必行。改革的意图就是希望各大高校可以充分发挥日新月异的网络科学技术的优势，争取尽快实现各大高校档案完全进入数字化信息时代，以此充分挖掘高校档案所含知识并将其转化应用，从而进一步实现高校档案的最大化价值。

1档案管理的内容

档案无非就是对信息以及活动进行整理记录，而档案记录的方式又是多种多样的，因此档案根据其记录的不同方式分为文字记录档案、图像记录档案以及语音记录档案等等。档案又依据其独有的性质分为文书档案、人事档案、声像档案以及科技档案等等，因此在档案的管理过程中就要从以下几个方面注意：

一是管理相关档案的原始资料，这是实体管理，是一种物质上的管理，它不仅可以帮助管理者清楚地了解档案的相关信息，而且也有助于管理者在进行档案管理时可以轻松地对其进行档案分类。

二是管理档案中所含有的相关信息。这个主要是对档案中所有的信息进行整合再组织的过程，在这个过程中管理者要依据原始管理资料对现有的相关信息进行整理并且加以分析，使其成为信息的二次表述，但是要注意这种表述必须是客观的、有效的，以此保证档案信息的真实性以及可靠性，从而进一步方便了使用者对其的使用。

2知识经济时代下高校档案管理工作所面临的机遇与挑战

一是在知识经济时代下高校档案管理工作所面临的机遇。在现代知识与经济迅速发展的时代背景下，信息的传输、数字的压缩、语言的识别、虚拟技术以及数据库的应用技术都已经取得了一定程度上的进步，因此各大高校的档案管理工作在这个新的时代背景下，也将迎来新的发展机遇。各大高校的档案数字信息化的管理模式使档案管理工作从最初的纸质案卷、文件目录发展到了现代的电子分类、信息化服务，这在很大程度上有效地提高了各大高校综合档案的管理效率，与此同时，也进一步拓宽了知识的传播路径以及信息的利用率，从而促进了各大高校的档案管理工作的顺利进行。

二是在知识经济时代下各大高校档案管理工作所面临的挑战。在现如今发展如此迅猛的经济信息时代的推动下，我国各大高校的档案管理工作迎来了新的挑战，其中主要包括两个方面；一是受传统封闭式自我发展的旧观念的影响，造成了高校的档案管理缺少宏观的规划，仍然处于条块分割、各自为政、自我封闭的发展阶段，缺乏合作意识。二是重藏轻用的传统服务理念。由于长期地受到计划经济的影响，部分高校的档案管理人员还是习惯于把需要保存的档案信息进行封闭收藏，不注重其使用价值，缺少服务意识以及服务积极性。

3我国各大高校档案管理中存在的问题分析

一是领导缺乏重视，档案管理者管理意识薄弱。由于部分高校的领导缺乏对档案管理重要性的认识，并没有从真正意义上意识到档案管理对学校的教学以及科研所起到的正面影响，很少甚至不过问学校的档案管理工作，致使了档案管理比较松散且工作效率不高。此外由于管理者管理意识的薄弱，也造成了档案的基础资料匮乏，或者统计数据不够准确等问题的出现。

二是高校档案管理工作者的思想意识比较落后。由于高校档案管理工作者长期专注于档案的搜索与整理，因此致使他们不能及时地结合知识经济的发展需求，树立现代的档案管理意识与管理行为。此外由于档案管理人员对自身工作重要性认识不够全面，这也导致了他们在实际的工作当中缺乏管理的创新意识，不能够合理地开发并利用高校的档案管理资源，从而造成了资源浪费的现象。

三是高校档案管理人员的整体素质偏低。在这个知识经济时代，对高校档案管理者的综合素质自然也有了更高的要求，管理工作者应该具备文件整理、计算机应用、信息搜集与管理等多方面的工作能力。但是就我国目前各大高校档案管理者的实际情况来看，管理者的整体素质还比较低下，由于大多数的档案管理者都是非专业的工作人员，因此严重缺乏档案管理工作经验，这就对高校档案管理的高标准开发利用造成了直接的不良影响。因此加强对专业档案管理人才的培养势在必行。

4在知识经济时代下各大高校档案管理的应对措施

一是树立正确的知识意识与现代的管理意识。由于大多数的高校档案管理工作仍然处于长期的半封闭式状态，这就严重制约了高校档案管理的进一步发展。此外，从业人员对现代信息文化与知识经济的相关知识了解不深，也加剧了高校档案管理工作的难度。因此树立正确的档案知识意识以及现代的管理意识，以此来适应经济发展的思想观念是相当刻不容缓的。首先提高在知识经济时代背景下对高校档案管理的重视。其次，必须加强对高校传统的档案管理模式的改革与创新，树立现代化的档案管理发展理念，充分发挥各大高校档案信息资源的优势，激发档案管理人员的工作积极性，从而不断提高高校档案管理部门的管理水平。

二是加强高校档案管理的现代化技术。充分运用现代计算机技术，进行高校档案的搜集、整理、保存以及统计工作，以此有效地提高各大高校档案的立卷效率以及档案信息的质量。二是充分运用现代化技术和管理模式，推进数字化网络进程，建立高校档案信息数据库，从而实现各大高校的档案信息的资源共享。三是加强各大高校档案的标准化建设，由于目前高校的档案管理部门在计算机数据库的设置上，其软硬件设备还缺乏统一的标准，导致档案信息资源难以达到共享的效果。因此按照国家的规定标准建立档案信息资源数据库，对于有效地实现档案信息的资源共享来说，具有一定的推动作用。

5结束语

在这个知识与经济迅速发展的时代下，各大高校的档案管理事业迎来了新的发展机遇，但与此同时也正在面临着巨大的挑战，因此不断改革创新各大高校在知R经济时代下的档案管理事业刻不容缓，其目的是在真正意义上把高校档案信息资源转化为社会生产力。

参考文献

[1]燕慧.高校档案信息服务的发展战略研究[J].兰台世界，2005.

[2]罗竹莲.做好新时期高校档案工作的思考[J].档案天地，2004.