档案规章制度管理细则篇1

一、我局干部人事档案工作由人事科负责，管理人员必须是政治可靠、作风正派、责任心强的中共正式党员。

二、干部人事档案管理部门的主要职责：

（一）保管干部人事档案，积累档案材料：

（二）收集、鉴别和整理干部人事档案材料：

（三）办理干部人事档案的查阅、借阅和转递：

（四）登记干部职务、工资变动情况：

（五）为有关部门提供干部情况：

（六）做好干部人事档案的安全、保密、保护工作：

（七）调查研究干部人事档案工作情况，制定规章制度，搞好干部人事档案的业务建设和业务指导：

（八）推广、应用干部人事档案现代化建设管理技术：

（九）办理其他有关事项。

三、干部人事档案的内容和分类

干部人事档案是出入境检验检疫系统人事部门按照相馆党的干部政策，在培养、选拨和任用干部等工作中形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拨使用干部的重要依据，是国家档案的重要组成部分。

其内容和分类如下：

第一类履历材料

第二类自传材料

第三类鉴定、考核、考察材料

第四类学历和评聘专业技术职务材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评聘专业技术职务、审批材料等）

第五类政治历史情况的审查材料：

第六类参加中国共产党、共青团及派的材料：

第七类奖励材料（包括表彰奖励活动中形成的有关材料）

第八类处分材料（包括纪律检查、监察、法院和行政管理等部门工作中形成的有关材料）

第九类录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退（离）休、退职材料及参加各种代表会的代表登记表等材料：

第十类其他可供组织上参考的材料。

四、干部档案管理范围应与干部管理范围相一致。其保管范围如下：

（一）干部（科级以下）档案正本，由本局保管，副处级以上干部建立档案副本。

（二）干部辞职、退职、自动离职、被辞退（解聘）后，未就业的，其档案仍由本局保管；另就业的，其档案转至有关的组织、人事部门保管，不具备保管条件的，装人事部门所属的人才流动服务中心保管。

（三）干部被开除公职后，未就业的，其档案由本局保管；另就业的，其档案转至有关的人事部门保管。凡通过劳动部门就业的，其档案由有关的劳动部门保管。

（四）干部出国不归、失踪、逃亡以后，其档案由本局保管。

（五）干部死亡以后，按照《干部档案工作条例》规定保管：

（六）干部退（离）休以后，档案仍由本局保管。

五、干部档案的收集、临别及归档按规定执行。收集的材料必须经过认真鉴别。归档材料应真实、完整齐全、文字清楚、对象明确、手续完备。需经组织审查盖章或本人签字的，盖章签字后方能归入干部档案。归档材料均按《干部档案整理工作细则》进行整理立卷，做到认真鉴别，分类准确，编排有序、编号、目录清楚，装订整齐。

六、干部档案应统一按国家档案案卷标准规格制作。档案材料按时间、内容、层次不同排序。编号归档材料统一保管，设专用库房，按《库房管理制度》做好管理工作。

七、干部档案的保管原则应是安全保密、便于查找，建立登记和统计制度，严禁任何个人私自保存他人的档案。对利用档案材料营私舞弊的，应视情节轻重，予以严肃处理。对违反《档案法》、《保密法》的，要依法处理。

八、因工作需要查阅和借用干部档案，须遵守下列规定：

（一）查阅单位应填写《查阅干部人事档案审批表》，按照查阅干部人事档案的规定办理审批手续。不得凭借调查证明材料介绍信查阅干部人事档案：

（二）人事科应根据规定，确定是否提供和提供什么材料：

（三）凡查阅干部人事档案，利用单位应派中共党员到人事科查阅：

（四）档案一般不外借。对必须借出使用时，要说明理由，经过主管领导批准，要严格履行登记手续，限期借还，不得转借他人：

（五）任何个人不得查阅或借用本人及直系亲属的档案：

（六）查阅档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容，违反者按有关规定给予处分以致追究刑事责任。

（七）借用、查阅档案的单位和个人，不得擅自拍摄复制档案内容。因工作需要从档案中取证的，必须经主管领导审批，获准后才能复制（拍摄）。复制的材料必须加盖公章，否则无效。

九、干部调动或职务变动后应及时将档案转给新的单位。转递档案应遵守下列规定：

（一）干部人事档案应通过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄或交干部本人自带；

（二）转出的档案必须完整齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出：

档案规章制度管理细则篇2

一、盐源人事档案现存问题

1.有关部门没有将档案管理工作放在重要的位置上。目前，我县的一些工作人员没真正地认识这部分工作，甚至还存在工作上的误区，认为档案管理这份工作在现实中根本不具有真实的意义，也不会对县内的经济等方面的发展带来帮助。并且认为在工作的时候，只是简单地对档案进行整理就能够完成任务，也不需要详细地处理，当上级需要核查时搞突击就可以，同时认为上级也不会在乎这方面的工作。归根结底地说这是工作人员对这方面工作错误理解造成的，但是他们却没想到这会对县内管理工作带来严重的影响。

2.没有严密的人事档案交接手续。缺乏专职的档案管理人员，所以在处理一些工作的时候，存在着很多不够明确的环节，没有按程序办理移交档案手续，很多工作人员根本找不到工作的重点在哪里，该做的事情没做好，不该做的事情没少做，使档案管理工作前后出现严重的混乱情况。

3.没有先进的档案管理方法作为支撑。随着信息化的不断发展，尽管在我县的一些其他工作当中都运用了计算机辅以工作，但是在对档案进行管理过程中，还没有采用这项最新的技术，没有将档案管理的软件制作出来，仍然是运用人工的方式查阅人事档案的信息，在存储档案的时候还是用各种柜子来完成工作。这样不仅显得没有管理水平，并且一旦有重要的档案存在于其中，丢失的情况也会经常出现。

4.严重的是失现情况。一些流动人员的档案有较为严重的失现情况，尤其是我县一些企业人员的档案，实际年龄和档案材料不符合的情况会经常的出现，因此就会造成一些人在办理有关人事手续的时候出现严重的纠纷。这不仅给档案管理人员工作带来困难，对档案当事人也会带来不小的影响。

二、针对上述问题采取的解决方案

1.将档案管理的规章制度建立起来。将科学合理的规章制度建立起来，只有一定的规章制度才能保证工作人员将档案管理的工作落到实处，有关的领导人员要做好表率的作用，身先士卒，才能调动起其他工作人员的积极性，使领导不仅能管辖员工，又使员工能够制约领导的工作。还要实施一定的奖惩制度，对于一些表现好的工作人员要给予一些奖励，针对那些老毛病不改正，没有认真学习档案管理有关知识的工作人员要给予一定的惩罚，保证档案收集的工作始终是高效可靠的，明确档案借阅、职工档案材料转入、档案材料移交表等重要的手续。

2.明确档案交接手续。这是一项手续严密、细致认真、至关重要的工作，在办理的时候要按照一定的规则进行。要明确档案交接的手续：首先，要理清管理的档案细则，不能在工作的时候没有方向，保证档案交接时与个人的基本情况是一致的。其次，对于那些分布不均匀十分混乱的档案，要理清前后对的顺序，存档的时候一定要分门别类。对那些借出去的档案，要做好记录。再次，按照一定规定进行档案移交的工作，移交人、监理人、移交的时间、地点等方面事项一定要非常的明确，防止以后出现纠纷的现象。

3.引进先进的档案管理方法。在档案管理过程中，要将现阶段的先进技术有效地融入进去，特别是计算机技术。这样不仅方便工作人员的理清工作程序，同时还能够提升档案管理的科学性，减少档案管理丢失的现象，不再使用过去那些陈旧的档案管理方式，并且将档案管理的软件构建起来，使能够非常清晰地识别每个人的档案资料。

档案规章制度管理细则篇3

关键词：规范化管理人事档案事业单位

人事档案记载了个人的学习工作经历、政治思想、品德作风、工作表现等大量重要信息，是全面系统了解和评价一个人的重要参考依据。随着人事档案作用的日益明显化和人事档案管理的变革，个人信息的真实性和有效性越来越受到关注，人事管理的规范化也日益显得重要和迫切。事业单位作为我国行政行业划分体系中的重要组成部分，加强事业单位人事档案管理规范化成为适应社会发展的步骤。

一、事业单位人事档案管理中存在的主要问题

1.对档案管理不够重视。在部分事业单位的人事档案日常管理中，存在着一些领导不重视人事档案管理的现象。传统的人事档案管理观念认为，人事档案管理的内涵就是信息的有效可查。并且，相当一部分工作人员也认为人事档案只是简单的收集材料、整理、装订、保管，没有更多的用途，因此使得很多档案管理人员养成了散漫、安于现状的思想，普遍缺乏改革、创新意识。

2.缺少稳定专业的档案管理人员。社会的发展和档案管理的革新对档案工作者素质和文化程度也提出了更高的要求，但是在现阶段的档案管理人员普遍学历低，档案专业的工作人员更是少之又少。由于档案管理比较清闲，常常由即将退休的工作人员或者其他工作人员兼职。因此，档案管理工作人员变动频繁，并不稳定，缺乏对档案管理的深刻认识，使得人事档案管理难以得到更大的革新和突破。

3.档案管理基础设施落后。现阶段大部分的事业单位所采用的人事档案管理办法和技术手段都很陈旧，距离现代化管理的水平还相差很远。主要表现在没有规范的档案室和先进的信息技术。面积、温湿度等指标也远远达不到档案室标准化的要求，直接使得档案管理现代化难以正常实现，并在一定程度上给人事档案的长期保存带来了隐患。部分单位则是缺乏计算机技术方面的人才，使得一些现代化的管理设施处于瘫痪状态，浪费了资源。

4.缺乏健全有效的档案管理制度。由于人事档案管理制度的不健全，使得一些单位无法制定适合自身实际、合理有效的实施细则和规章制度，并且不能及时系统地收集相应的档案管理材料。长此以往，直接导致事业单位人事档案信息失真的情况。

二、事业单位人事档案规范化管理的策略

1.加强对档案管理工作的重视。提高认识，更新相关领导和档案管理人员对档案管理工作理念，将人事档案管理工作的规范化放到事业单位人才队伍建设的高度去认识和思考，坚持和履行人事档案管理工作的原则并进行督导、检查。通过这样一种方式来全面系统地更新大家对于档案管理工作的认识和定位，切实做好事业单位人事档案管理的规范化工作。

2.提高档案管理人员的综合素质。在现阶段的事业单位人事档案管理中，绝大部分的工作人员学历并不高，专业职称和档案专业毕业的工作人员更是寥寥无几，这在一定程度上直接影响了档案管理的综合质量，使得档案管理工作得不到更大的革新和提升。因此，提高人事档案管理人员的基本素质和业务能力，培养档案管理工作人员多层次、多形式的业务技能，是做好事业单位人事档案管理的迫切要求。

3.完善基础设施建设。事业单位人事档案管理变革的目的在于实现档案管理的规范化和现代化，这就要求具备实现这一目标的基础设施。按照档案规范化管理标准，档案室需要具备通风、采光、防潮、防虫、防火等条件。除此之外，还需要配备必要的计算机、扫描仪等现代化的基础管理设施，从而达到提高工作效率、利用信息化达到档案规范化管理的目的。

4.规范完善档案管理规章制度。加强事业单位人事档案规范化管理，首先要明确档案管理工作和档案管理人员的工作职责，使得人事档案管理做到有理可依，有理必依。《档案法》的公布和实施为事业单位人事档案管理规范化提供了有力保证和依据，根据《档案法》对规范档案管理的相关要求和标准，制订更为详细、完善、灵活、科学、合理的“规章”和“制度”等细则。

总而言之，档案管理工作想要得到不断的发展，必须要在保证和巩固现有成果的基础之上，坚持实行人事档案管理的规范化的探索和改革精神。另外，还要不断丰富和培养人事档案管理工作人员的科学文化水平，提高相应的管理能力和业务处理能力，完善制度，使档案管理改革的成果成为推动档案管理规范化的不竭动力，为档案工作的科学化和现代化做出贡献。

参考文献

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[2]章华艳.关于高校人事档案建设的思考[J].南昌高专学报，2002，1：43-45

[3]马夺正.浅议人事档案管理中存在的问题及建议[J].科技情报开发与经济，2010，21：105-106

档案规章制度管理细则篇4

从理论指导的层面上来看，《各级各类档案馆收集档案范围的规定》(以下简称“新版《规定》”)与《各级国家档案馆收集范围的规定》(以下简称“旧版《规定》”)相比，前者更贴合档案馆的性质、定位和服务要求；从实际操作层面上来看，前者更强调了档案馆在进行档案收集过程中的主导、主动地位，档案行政干预的弱化和具体操作权的回归。笔者认为前者对于后者的改进，具体表现在以下四方面：

新版《规定》比旧版《规定》对主体内涵的定位更准确

同样作为档案馆档案收集工作开展的依据，新、旧版《规定》在对于条文所针对的主体――档案馆的性质、定位、功能的表述上存在差异。旧版《规定》开篇在提到制定规定的目的时，使用了“为了完好地保存和有效地利用党和国家的档案财富，把档案馆建设成……党和国家各项工作利用和研究档案资料的中心”的表述。―方面，旧版的表述从档案馆作为保存党和国家历史文化财富，为党和国家机构提供利用服务的角度，强调档案馆作为永久保存档案史料的基地、科学研究和利用档案史料的中心的性质。另―方面，却阐明了档案馆党政机关的内设服务机构的定位，并没有提到档案馆丰富的馆藏和人民群众广泛的信息需求之间的联系，限制了档案馆信息资源在社会生活领域中效用的发挥。结合制定旧版《规定》的社会环境和行业实际可知，当时的档案馆普遍处于封闭管理的状态，业界对档案馆之于社会公众的价值理解相对有限。因此在当时的历史条件下制定的《规定》也是与社会生产力水平及社会档案意识相吻合的。

步入21世纪，随着我国各级档案馆整体功能的不断完善，服务功能的不断健全以及管理体制从封闭向开放的转型，社会对档案馆公共信息服务提出了新的要求，业界对新时期档案馆的定位也有了新的认识：2006年，全国档案馆拓展社会服务功能座谈会召开，时任国家档案局局长毛福民提出，要“不断拓展档案馆社会服务功能”、“努力把档案馆的社会服务功能提高到新的水平”的要求。2007年出台的《中华人民共和国政府信息公开条例》，指定国家各级档案馆为政府信息查阅场所。2009年全国档案局馆长会议，国家档案局局长杨冬权提出：档案馆要“建立覆盖人民群众的档案资源体系和方便人民群众的档案利用体系”。公众日益迫切的信息诉求，促使档案馆积极向深化、提升社会服务功能，成为开放获取公共信息资源的信息共享空间的方向转化。新版《规定》开篇谈到制定本规定的目的时，使用了“为了建设覆盖人民群众的……档案资源体系”的表述，正是基于档案馆功能定位转型的表现。

新版《规定》比旧版《规定》对客体外延涵盖更广泛

纵观两版本《规定》不难发现，旧版《规定》所涉及的收集档案范围主要包括：各级党政机关、企事业机关的文书档案，专门档案馆的专门档案，军队系统的革命军事档案，第一历史、第二历史档案馆及地方档案部门的历史档案。而新版《规定》不仅兼容以上多数类型档案，且在结合今后档案事业发展需要上对档案收集范围进行拓展。

2007年，党的十七大报告中曾提出“要加快推进以改善民生为重点的社会建设”。同年，国家档案局根据十七大报告要求印发了《关于加强民生档案工作的意见》，要求全国各级档案部门自觉将民生档案工作纳入工作范畴，积极探索民生档案管理和利用的最佳方式和有效途径。新版《规定》是自“民生档案工作”列入档案部门工作范畴之后首次修改档案馆档案收集范围，因此在第三条中提及“本行政区域内涉及民生的专业档案列入综合档案馆收集范围”，体现了新版《规定》与我国当前档案工作任务、要求的衔接。

进入21世纪，电脑的普及和网络获取的便利使得电子文件成为现行文件的一种重要形式，2002年国家出台的《电子文件归档与管理规范》，2003年国家档案局颁布实施《电子公文归档管理暂行办法》，纷纷提出了对档案馆电子文件归档、档案信息化建设新要求。新版《规定》在档案数字化工作为当前档案工作的重要组成部分的环境下，也将电子文件归档、备份以专门条款的形式进行说明。

新版《规定》总体呈现加强指导。减少干预，权限回归的趋势

两版本《规定》中，旧版《规定》全文1669字，共9条；新版《规定》全文1087字，共12条，后者比前者在篇幅上减少了35％。经统计，笔者发现旧版《规定》主要内容集中在第三条、第四条和第六条，其中第三条是关于各级综合国家档案馆收集新中国成立后档案的范围，共573字，占总篇幅的34％；第四条是关于各级综合国家档案馆收集新中国成立前档案的范围，共257字，占总篇幅的16％，第六条是关于档案馆减少档案重复进馆的措施，共284字，占总篇幅的17％。

新版《规定》条款中，表述最长的第二条是关于各级档案馆依法接收档案范围，188字，占总篇幅的17％；其次是第三条关于进馆范围补充，179字，占总篇幅的16％。最后是第一条档案馆档案收集工作的指导方针、原则，94字，占总篇幅的8％。

结合新、旧版《规定》可知，旧版《规定》主要从微观角度阐述明确、优化档案馆档案收集范围的措施、说明(占67％篇幅)；新版《规定》则从宏观层面强调对各级各类档案馆的各种载体档案的收集工作的监督、指导，涵盖内容包括综合档案馆传统类型档案收集范围、原则、期限、补充材料等规定(占51％篇幅)，专门、部门档案馆档案收集范围(占9％篇幅)，国有企事业单位档案收集范围(占7％篇幅)，档案馆对新载体、新类型档案的收集范围(占7％篇幅)等。新版《规定》用词简明扼要，在精简条款内容的基础上留下更多篇幅结合实际制定详细规定，为操作者留下灵活、变通操作的空间。

2011年年初的《中华人民共和国国民经济和社会发展第十二个五年规划纲要》提出，要加快推进政事分开，调整和规范政府管理的事项，减少政府对微观经济活动的干预。坚定推进大部门制改革，着力解决机构重叠、职责交叉等问题。这无疑对我国档案行政管理体制提出了新的要求：必须积极地从“指令性的业务指导为主的管理模式”，向“依法行政为主的管理模式”进行转变。众所周知，档案法制建设是档案行政管理职能的一种重要体现方式，国家档案局从法制化建设上开始减少对档案馆工作的直接干预。而加强对档案馆工作的指导，也是与档案行政机关管理职能转变及我国行政体制改革的趋势、方向相一致的。

新版《规定》反映我国档案行政机构更加注重依法治档

从新版《规定》和旧版《规定》制定的依据来看：旧版《规定》在开篇指出，“根据《档案馆工作通则》的精神，制定本规定。”鉴于当时档案法制化建设处于刚起步状态，旧版《规定》以档案行政部门规章作为制定的依据是可以理解的。新版《规定》则是“根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，制定本规定。”

从旧版《规定》的《档案馆工作通则》到新版《规定》的《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办--法》，这不仅是《规定》制定依据从行政规章到法律法规的一次简单升级，更蕴涵着两方面意义：一方面，新版《规定》的制定必须考虑到档案行政机构和档案馆双方的权责均衡，即在强调档案行政机构对于档案馆收集工作指导、监督的基础上，也需要保障档案馆自身档案收集工作的自；另一方面，新版《规定》的制定要求档案行政机构对于档案馆档案收集工作的管理方式从行政手段向法律手段过渡。

这无疑是符合依法治档本质要求的：以法律手段约束档案行政机关权力，保障公民、法人、组织合法档案权益。因此，新《规定》的制定不仅凸显了我国档案法制体系日渐完善，更突出我国档案事业管理越来越贴合依法治档的理念。

从新版《规定》第十一条增加对条款的解释权来看：新版《规定》在兼容旧版《规定》大部分内容的基础上，增加了部分内容。其中就包括第十一条“本规定由国家档案局负责解释”的条款。

国家档案局此次出台的新版《规定》实质上属于部门规章。按照国务院《规章制定程序条例》第三十三条规定：“规章解释权属于规章制定机关。规章有下列情况之-的，由制定机关解释：1.规章的规定需要进一步明确具体含义的；2.规章制定后出现新的情况，需要明确适用规章依据的。规章解释由规章制定机关的法制机构参照规章送审稿审查程序提出意见，报请制定机关批准后公布。”新版《规定》在篇幅减少35％，档案行政机构将具体制定收集工作细则的权利交给各级档案馆的前提下，增加了对条文的解释权也符合《规章制定程序条例》的规定。

新版《规定》刚出台，由于未经过实践的检验，对实践工作的指导性有待考察。因此，国家档案局在制定新版《规定》的同时，明确保有了对于新版《规定》的解释权。即针对实际工作中出现的需要，出台相关解释、补充，依法享有规章解释权。对照旧版《规定》，却没有国家档案局保有规章解释权的相关条文。新版《规定》出台程序、形式更符合规范，不能不说也是我国档案法制化的重要进步。

从新版《规定》第十条增加收集档案范围细则和工作方案的行政审批上看：旧版《规定》第九条规定“各级国家档案馆参照本规定制定本馆的实施细则”。虽然档案行政机构允许档案馆参照旧版《规定》自主制定符合本馆实际的实施细则，但是反映在条文中却缺乏对制定出台细则进行备案、审定、批准的相关文字。笔者认为这是行政备案、监管、审批许可制度缺失的表现。此举与依法治档“坚决执行新的行政审批制度”的要求不相一致。

新版《规定》在第十条则规定“各级各类档案馆要根据本规定制定本馆的收集档案范围细则和工作方案，经上级档案行政管理部门同意后施行。”该条所赋予档案行政机关行政许可、审批的权利并不是没有依据的。新版《规定》所拥有的行政许可、审批权限来自于《中华人民共和国档案法实施办法》第二条：“《档案法》第二条所称对国家和社会有保存价值的档案，属于国家所有的，由国家档案局会同国家有关部门确定具体范围，属于集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的，由省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门征得国家档案局同意后确定具体范围。”这是属于经国务院同意暂予保留的档案，非行政许可审批项目。因此，新版《规定》在行政许可、审批上，遵循了《中华人民共和国档案法实施办法》的相关规定，体现了对上位法的尊重。实现在法律许可范围内，进行档案收集工作细则、方案的许可、审批。

档案规章制度管理细则篇5

[关键词]高校档案；教学档案；三级管理

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2015.21.107

[中图分类号]G271[文献标识码]A[文章编号]1673-0194（2015）21-0201-03

教学档案是指各类教学活动中形成的具有保存价值并归档保存的教学文件材料。教学档案是学校教学活动的真实记录，是改进教学工作，强化教学管理，规范教学活动、深化教学改革，不断提高教学质量必不可少的管理环节，同时也是衡量高校教学管理水平和教育质量的重要标志之一。随着高校学科建设、教学科研评估等重大活动的需要，教学档案的利用率也随之提高，其地位和作用越来越重要。因此，加强教学档案管理工作研究，对于进一步规范教学管理和教学活动，深化教学研究以及提高教育教学质量等方面具有重要意义。

1高校教学档案管理概况

1.1高校教学档案的内容

高校教学档案涉及面很广，主要包含以下几方面：教育主管机关下达的指导性文件；综合性教学管理材料（制度、规定、统计表等）；招生工作材料、教学计划、大纲、总结；学籍管理材料；学生奖惩材料；课堂教学材料；教学实习材料；教学实验材料；师资培训、业绩材料；教学质量材料；优秀教案；学位授予材料；毕业论文；教材目录与自编教材；在职教育材料（学历教育、继续教育、远程教育及各类研讨班、培训班）；涉外教育材料等。

1.2高校教学档案的特点

（1）内容广泛、综合性强

教学档案涉及的内容庞杂，仅与教学紧密相关的就包括专业设置、教学计划、教学大纲、教学总结、教材、课程信息、师生信息等。

（2）材料来源分散性较大

有来自上级主管部门的材料，有来自本校教学行政管理部门的材料，如学工处的招生、分配名册，教务处的学籍管理材料；有来自教师的教材、教案、辅导资料听课评课记录、科研成果等；有来自学生的优秀毕业论文、毕业设计、实验报告等。

（3）多样性、多学科性明显

高校教学档案的载体多种多样，以纸质材料为主，同时还有照片、图表、录像带、录音带、光盘、奖旗、奖杯、获奖证书、奖状等实物材料。

（4）周期性、层次性、成套性

高校是全日制本科教育、研究生教育、成人教育及培训班等多层次的教育模式并存，还有联合办学、跨校办学、国际合作办学等教学形式，使得教学档案的层次日趋多样化。由于教学周期的长短，教学活动的周期性、规律性，决定了教学档案的成套性。

1.3高校教学档案传统管理模式

从管理方法上，现有的高校教学档案管理模式主要是分级、分类管理。分级管理的教学档案管理模式，是指对教学档案实行两级管理：校级管理和院级管理，即在校级主要对各教学档案部门做统一管理，各院系则设立具体的教学档案管理部门。具体分工：校级管理的重点是对教学档案的总体管理上，主要任务是制定教学档案管理制度和实施细则，对教学档案的归档范围、保管期限和立卷归档的原则及程序做出明确的规定；院系管理的重点是对教学档案的细节管理上，主要任务是保管各院系所产生的教学计划、教学管理文件及研究成果等。

分类管理的校级教学档案管理，主要负责教学文件及规章制度、教师档案、科研成果档案、教务考务档案、学籍档案、学位档案等。分类管理的院级教学档案管理，主要负责教学建设档案，包括教材档案、课程档案、教学档案和实习档案；教学管理档案，包括教学质量评估、课程表、考试安排等教学过程档案；教学成果档案包括科技制作、毕业生论文等三大类的教学档案。

1.4高校教学档案三级管理模式

《档案法》规定：档案工作实行统一领导、分级管理，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。高校教学档案分级管理符合这一原则。模式是指某种事物的标准形式或使人可以照着做的标准样式，简单说，模式类似于定式，就是遇到反复出现的同一问题时所固定使用的解决方案。建立教学档案管理模式目的就是实现教学管理的统一和规范。

2高校教学档案传统管理模式的优缺点

2.1高校教学档案传统管理模式的优点

（1）组织体系

目前，大多数高校教学档案采用校、院两级管理，各职能部门在教学管理和教学实践活动中形成的具有一定保存价值的教学档案，由相关职能部门集中统一保管和利用；二级学院或教学部在教学管理活动中形成的具有一定保存价值的教学资料由二级学院或教学部集中统一保管和利用，这些材料由职能部门和院系或教学部的办公室秘书保管，等过了利用高峰期，再转交给档案馆保存。

（2）规章制度

健全了相应的管理规章制度。组织体系是管理工作的基础，有效的管理工作还要以规章制度为保障。规章制度由校档案馆统一制订。通过相关规章制度的贯彻执行，规范教学档案管理工作行为，使之形成良好的运行机制。

（3）人员素质

重视了档案人员的水平提高。目前各高校为提高教学档案管理人员自身素质与水平，都加强了对档案管理人员的业务培训，通过各种形式的培训，拓展档案工作人员的思维、知识面，提高其业务素质，使其能够熟练掌握新的档案管理技能和方法。

2.2高校教学档案传统管理模式的缺点

（1）教学档案管理部门权责不明

由于教学业务部门与档案部门是两个独立的部门，而教学档案主要来源于业务部门。现实状况是，关于教学工作的文件、文件管理，档案、档案管理各自为政，缺乏有效的监督、指导和协调，出现了文件的形成与归档脱节，档案部门并不能参与到文件材料积累过程中，势必造成收集到的材料不全面。还有，部分二级学院或教学部领导对教学档案管理工作的忽视，没有把教学档案管理工作当成一项常规性的工作来做？，造成了教学档案建档困难，不能做到统一管理，资源共享，统一利用的良好运行模式。

（2）教学档案管理制度不够完善

在日常的教学管理工作中，各二级学院或教学部缺乏有效的管理规定和监督措施。各二级学院或教学部教学办公室和教师缺乏建立及保存教学档案的意识，不能保证按时完成建档工作，相关的管理制度中对参与教学活动的全体人员责任和任务不明，规定时限要求未得到充分执行，未辅以相应的考核和奖惩措施。并且各个二级学院或教学部之间教学档案管理缺乏相互借鉴和交流。

（3）教学档案管理人员素质欠佳

一是大多数档案管理员不是科班出身，缺乏系统的档案管理知识，对归档文件及档案价值缺乏应有的鉴别能力，使档案材料的收集与整理存在很大的随意性。二是有些教学部门、二级学院的档案管理是由兼职档案员做，这些兼职人员一方面忙于教学、科研、人事、办公室等事务性工作，没有多余时间和精力学习档案专业知识；也没有机会接受专门的档案管理业务培训，无法实现档案的优化管理，致使移交到档案馆教学档案材料不规范，不完整。

3开展教学档案三级管理模式的对策和建议

笔者就高校教学工作的实际情况，认为解决办法是建立第一级：档案馆，第二级：教务部门，学务部门、招生就业等部门，第三级：各二级学院或教学部的三级管理模式，从而优化教学档案的建档质量。

根据文件生命周期理论的含义：文件从其形成到销毁或永久保存，是一个完整的过程；根据文件的价值属性，文件生命周期可以划分为几个不同的运动阶段；在每一个运动阶段里，文件特定的价值属性，与文件的管理方式、存放场所之间存在着一种固有的内在关系。因此，高校档案馆根据高校全部教学档案的价值形态、服务对象来划分保存范围、场所，采取三级管理模式是符合文件生命周期理论的，完全具有可行性。

3.1实行教学档案三极目标管理责任制

高校应成立“教学档案管理领导小组”，领导小组按照《中华人民共和国档案法》、《高等学校教学文件材料归档范围》、《普通高等学校档案管理办法》等相关法规和上级文件，统一制定本校的档案馆工作职责、档案馆馆长工作职责、各二级学院（部门）分管档案工作领导工作职责、各二级学院（部门）兼职档案员工作职责、以及本校档案管理办法实施细则、教学档案工作基本原则，教学档案归档范围和归档要求，教学档案的部门立卷和归档流程，教学档案的文件整理等各项规章制度，并且明确各级档案管理职权的分配，实行三级目标责任制，以便各教学管理部门、各二级学院、各教学部的档案材料能够按期保质向学校档案馆移交。

3.2建立教学档案三级管理的体制

教学档案三级管理是由档案馆、教务处、学生处、以及各二级学院、教学部等组成的服务网络。借助这个网络体系建立一个良好的合作平台，在教务处、学生处、各二级学院和教学部设立专门的教学档案资料室和教学档案管理岗位，使得学校、教学管理部门、教学人员、各二级学院、教学部的档案工作能够遵守统一的规范和归档程序，按照本校的档案管理办法实施细则、文书档案归档范围和保管期限、本科教学档案管理办法等要求，并且按照形成者―时间―类别等分类标准收集、保管有关教学和学生管理方面的档案材料。定期由各二级学院、教学部将归档材料上交到学校教学管理部门进行信息汇总审核，审核后由学校教学管理部门把档案材料信息再次汇总后（纸质版和电子版）统一上交到学校档案馆，最后由学校档案馆进行合理规划、统一编目，入库上架，从而保证了教学档案的准确、完整、系统，使得高校教学档案管理工作走上有序化、科学化、规范化的轨道。

3.3健全各层级档案管理人员约束机制。

要加强监督指导，对存在的问题和困难给予指导和帮助，对教学档案材料的积累进行督促。采取行政干预手段，把教学人员、学院和教学管理部门教学档案的归档情况与年终考核挂钩。并且制订出一套行之有效的教学档案管理业务考评制度和实施办法，定期或不定期地对本校教学档案的管理进行业务考核和评估，适时进行必要奖罚。

3.4提高教学档案管理人员的工作能力

加强对高校专兼职档案人员进行档案意识的培养和档案管理专业化培训，不断提高其业务素质，提高专业管理水平。在教学档案管理的实际工作中摸索出一种教学档案管理人才培养的新模式，建立管理员的培训上岗制度、健全管理员的考核与激励机制，有计划定期对档案管理人员进行爱岗敬业教育、业务培训和理论研究，缩短档案管理人员能力与档案事业发展需求之间的差距，不断提高终身学习的意识和能力，使其成为具有较高的业务素质，较强的技术技能、管理能力和创新能力的新一代档案管理者。

主要参考文献

[1]何玉艳，郑慧.高校科研档案三级管理模式研究[J].兰台世界，2013（6）.

[2]王琪.高校教学档案分层管理措施的研究[J].兰台世界，2013（7）.