办公室文员的工作要求篇1

[关键词]高校院系办公室科学化精细化管理

高校院系办公室在学校管理中的地位特殊而重要,办公室管理工作水平高低将直接影响整个学校管理工作的效率和效果,影响学校行政管理目标的控制和实现。随着高校校院两级管理体制的日趋成熟和完善,如何做好新形势下高校院系办公室工作,应是我们认真思考和探索的一个问题。本文立足于院系办公室本职工作,依据办公室的工作特点和工作职能,尝试把企业科学化精细化管理的理念和方法应用到高校院系办公室工作中,以科学化精细化管理全面提升办公室工作水平。

一、充分认识高校院系办公室科学化精细化管理的重要意义

1.高校院系办公室科学化精细化管理必须以科学发展观为指导

高校院系办公室管理的全面改革与建设的科学化精细化程度直接关系到高校改革水平与层次的高低,直接影响着高校改革与发展的成败,因此,在深刻理解高校院系办公室科学化精细化管理基础上践行科学的发展观势在必行。

高校院系办公室工作以科学发展观为指导,并服务于科学发展观的贯彻落实,客观上要求高校院系办公室管理必须实现科学化精细化。全面推进高校院系办公室科学化精细化管理符合现代管理的发展趋势。现代管理理论与管理实践相互促进,不断发展。现代管理理论也认为,公共管理与企业管理之间不存在本质区别,企业管理中要求的绩效管理、质量管理、目标管理、成本管理、结果控制等,公共管理也适用。高校院系办公室作为高校的重要组成部分,实行科学化精细化管理,符合现代管理理论的要求。

2.高校院系办公室科学化精细化管理的内涵

“天下大事,必作于细;天下难事,必成于易”。高校院系办公室职能作用的发挥都要通过一件件具体的工作去体现、去落实。做好高校院系办公室工作,必须使企业科学化精细化管理理念得到具体应用。科学化精细化是有机的整体,科学化是精细化的前提,精细化是在科学化指导下,按照统筹兼顾的原则,把科学管理要求落实到管理的各个环节,落实到管理人员岗位,体现集约管理、注重效率的要求。具体地讲,科学化管理就是要从实际出发,实事求是,积极探索和掌握院系办公室管理的规律,善于运用现代管理方法和信息化手段,建立健全院系办公室管理制度体系,按照有关规章制度的要求规范院系办公室的管理工作,提高管理的时效性。精细化管理就是要按照精确、细致、深入的要求,明确职责分工,优化业务流程,完善岗责体系,加强协调配合,避免大而化之的粗放式管理,抓住院系办公室管理的薄弱环节,有针对性地采取措施,抓紧、抓细、抓实,不断提高管理效能。

二、高校院系办公室实施科学化精细化管理必须树立现代管理理念

高校院系办公室科学化精细化管理是一个综合性的问题,是一个系统性的问题,要实现办公室管理的科学化精细化必须坚持与时俱进,牢固树立现代管理观念。

1.全局观念。办公室工作综合性强,涉及面广,性质繁杂,责任重大。每项工作的成败和效率高低,都直接影响其它工作的正常开展甚至影响到学校全局。办公室的工作人员必须及时了解学校和院系的发展方向、发展目标,树立全局观念,能站在总揽全局的高度,而不是从局部利益出发观察问题、思考问题、处理问题,由此保证办公室工作的重心始终与院系整体工作及学校中心工作保持一致,避免舍本逐末,一叶障目。

2.创新观念。办公室管理创新不仅是管理方式的创新,更是管理理念和管理过程的创新。管理理念和管理过程的创新是办公室管理创新的核心。新时期办公室人员要不断吸收和借鉴先进的、符合实际的先进管理经验,改变传统的思想观念和思维方式,不断总结、完善、提高,做到超前思考,增强工作的计划性和预见性。坚持从时代要求和院系发展需要出发,分析新情况,总结新经验,解决新问题,在改革中创新,在创新中促进院系发展。

3.效率观念。提高办公室管理的效率是办公室实施科学化精细化管理的目的,也是整个办公室管理活动的中心。工作效率既反映了办公室资源利用的状况,管理的水平和质量,也是办公室工作人员素质和能力的体现,对办公室的考核是一个十分重要的方面。因此,应该牢固树立效率观念,强化办公室管理功能。尤其是在信息社会的今天,更应该牢固树立效率观念,逐渐强化办公室管理功能。

4.服务观念。无论从办公室工作的性质看,还是从办公室工作的职能看,为院系服务、为领导服务、为教学服务、为师生服务是办公室工作的重要职责。服务意识是办公室工作人员在日常工作中所必须具备的,要着力打造办公室高效热情的服务形象,紧紧围绕院系中心工作,服务师生员工,服务领导,严格工作标准,严格规范管理,切实增强办公室工作的前瞻性和主动性。对教师、学生提出的一些有关切身利益的事情应妥善解决,要办得好、办得快。搞好院系办公室的服务工作,对提高一个系的教学水平、科研水平具有重要意义。

5.责任观念。这是做好办公室工作的保证。办公室工作头绪多,而且每项工作都很重要,尤其是对全局性的工作更是要思考在前、服务在先,将责任意识融入到工作中来,讲质量、讲效率,积极主动保质保量。办公室工作人员要有强烈的事业心,不断增强使命感,切实负起责任,扎实工作,干事创业。强化责任意识,确保科学化精细化管理理念落到实处。

这五个观念是构成现代高校院系办公室管理观念的有机整体,互相联系,互为补充。无论是决策的形成、目标的确立、措施的选择,还是办公室具体工作的组织开展,都应当按照五个观念的要求,进行全面权衡和综合判断。

三、高校院系办公室实施科学化精细化管理的基本途径

1.办公室科学化管理的途径

第一,坚持以人为本的管理理念。“以人为本”,是科学发展观的基本价值取向,也是高校改革和发展的核心思想所在。高校院系办公室管理工作“以人为本”,是做好办公室工作的重要原则,在工作中坚持“以人为本”,就是要树立并增强主动服务的观念,不断强化全局意识和创新意识,高度认识和把握对内以办公室工作人员为主体,对外以师生为本的现代人本管理理念。

第二,加强办公室队伍建设。人是办公室管理工作中最活跃和最具有决定性的因素,是办公室管理的首要资源。推进办公室科学化精细化管理,关键在人。要按照科学发展观的要求,加强办公室队伍政治、业务和现代管理知识的学习,提高办公室工作人员的思想水平、理论水平、政策水平,培养办公室工作人员的组织协调、文字表达、信息服务、开拓创新等方面的能力,以适应高校规范管理、科学决策、依法治校的现展需要,为加强办公室科学化精细化管理提供智力支持和组织保障。

第三,建立健全各种规章制度,实现办公室管理的规范化、科学化。制度建设是科学发展观的重心。建立健全一套科学规范的工作制度、工作程序、工作规则,并与时俱进地及时修订和完善,使每项工作有章可循、有规可依。充分发挥制度的约束力,实现办公室资源的合理化、工作人员行为的规范化,提高办学效益和办学水平。首先,制定办公室管理制度。完善制度、规范管理,是确保高校院系办公室工作高效运行的基本要求。其次,明确岗位职责。通过制定岗位职责,实行目标管理,细化分解任务,从而形成分工合理、职责明确的运转机制。

第四,树立现代管理意识,建立信息化管理平台,实现办公自动化。管理科学化是指遵循客观规律,采用科学方法,进行高效管理。运用现代管理的思想、方法和手段是高校院系办公室实现管理科学化的必然要求。不断提高办公室的现代管理水平,充分利用信息网络技术,建设有利于办公室现代化的硬件设施,结合建设数字化校园平台,推进办公自动化系统建设。

2.办公室精细化管理的途径

第一,强化精细化管理意识,提升办公室工作人员素质。思想是行动的先导。培养精细化管理意识,树立精细化管理理念,是精细化管理中不可缺少的一部分,它不仅可以全面提升办公室的管理水平,也可以有效地提高办公室工作人员的主动性、积极性和工作效率。精细化管理是一项关系到办公室目标任务能否快捷、高效完成的大事,每位办公室工作人员都要形成精细做事、精细管理的意识和严谨细致的工作作风。精细化管理最终的解决途径只能通过办公室工作人员整体素质提升的方式实现,提升办公室工作人员综合素质是精细化管理得到顺利实施的重要基础和保障。

第二,培养精细化管理文化,不断提升办公室软实力。办公室要努力将精细化管理上升为一种文化,使之成为打造和提升办公室软实力的重要途径。推行办公室精细化管理,必须高度重视精神和文化因素在办公室工作中的独特作用。通过加强办公室工作人员的政治素质教育,积极营造出昂扬向上的文化氛围,形成每个办公室工作人员都自觉认同并努力为之奋斗的核心价值观。要把精细化管理当作一种工作要求,一种精神境界和一种文化素养,逐步使办公室工作由制度约束向文化约束的方式转变,为办公室整体精细工作能力的提高,提供有效的支撑。

办公室文员的工作要求篇2

[关键词]办公室；文秘工作；重要性；现状；措施

中图分类号：C931.4文献标识码：A文章编号：1009-914X（2016）19-0281-01

一、企业文秘工作的重要性

1.为领导工作做铺垫

秘书工作中很多事务都是为领导工作作铺垫。如领导决策前秘书的信息收集处理工作；领导召开会议前，秘书的会前筹备，会中服务，会后整理工作；领导出差，秘书的出差事务准备工作；领导批阅文件前，秘书的文件处理拟办工作等等。秘书的这些铺垫性工作的效率和效果，影响领导工作的进程及其效率和效果。

2、对领导工作拓展伸延

领导工作的拓展与伸延，具体表现在，领导作出决策以后，秘书要草拟决策文件，将领导决策内容用文字准确表达，制成文件，下发各单位；文件后，收集反馈，协助领导把握执行动态、反映及效果；领导召开的会议结束后，秘书要做会议文件的立卷归档工作，会后的落实、催办工作；领导出差以后，秘书要整理领导带回的有关材料，办理后续事务等。对领导工作拓展伸延，要以保证取得领导工作的预期效果为目标，严格按照要求办事，在注重整体连续性和承继性的同时，注重适变和应变，使工作落在实处，产生实效。

二、办公室文秘工作的职责和要求

办公室文秘工作的主要职责大致有：辅助参谋、协调沟通、接人待物、撰写公文文书、文件管理、传达信息、会议组织以及协助主任做好办公室日常工作。文秘工作的这些职责决定了办公室文秘工作人员必须具备各种素质，现在企业对从事办公室文秘工作者的素质要求愈来愈高，要求从事办公室文秘工作者具备扎实的文字功底、敏锐的政治头脑、刻苦的学习态度、较强的交际能力、熟练的协调技术、良好的心理承受能力以及较强的职业道德和责任心。这样，可以看出企业对文秘工作者的要求是很高的，这正反映出了办公室文秘工作在现代企业中有着越来越重要的作用。

三、当前企业办公室文秘工作存在的问题

1、办公室事务过于繁杂，影响文秘工作

以大多数基层办公室来说，是一个综合性办公室，集合了办文、办会、人事劳资、后勤服务等职责，几乎变成了勤杂室。办公室工作人员每天都会沉浸于纷繁零碎的琐事之中，存在信息报送不及时、上下渠道不够畅通等问题，难以真正起到参谋助手作用。

2、办公室文秘人员少，工作负担重、质量低

近年来，企业单位文秘人员短缺已成为一个不争的事实，并已影响了工作的正常开展。目前，大多数企业办公室主要从事文秘工作的人员只有一人，其中的辛苦只有干过的人才会明白，加班加点、熬通宵、“连轴转”是家常便饭，可以说是“行行字字苦兼酸，篇篇章章麻与辣”。

3、文秘人员素质偏低，跟不上企业的工作要求

由于行业特点等各方面的原因，企业办公室文秘人员的素质已不能适应新形势下的要求。首先是是文秘专业知识欠缺。现在大多基层办公室的文秘人员多半是半路出身，没有系统学过文秘专业知识，虽然有些企业近年来也招聘了一些文秘专业人员，但一方面人数太少，不能满足工作需要，另一方面文秘的成长本身需要一个过程，很难立即成为行家里手。其次是知识更新过慢。文秘人员出外机会较少，培训机会更少，知识更新慢，前沿东西掌握的少，大大限制了文秘人员自身素质的提高。

4、信息调研工作滞后，参谋作用发挥不好

客观上由于办公室事务多，没有时间，但更多的是文秘人员主观上对信息调研工作难以重视，没有认识到调查研究的重要性，业务不精通，基层调研少，基本情况了解不多，加之个人素质能力，导致信息调研工作跟不上新形势下工作的需求，不能很好地为领导决策提供参考依据。

四、新时期如何做好办公室文秘工作的措施

1、科学调整职能定位，加强文秘工作的组织建设

现在经济竞争日趋激烈，企业对文秘工作的要求也越来越高，企业员工特别是有些领导者应该改变传统的对文秘工作的看法，不应该认为文秘工作只是在企业办公室打打杂或者帮助领导处理一些简单的日常事务的工作，应该把办公室文秘工作提到一个非常新的高度，充分认识到办公室文秘工作对企业发展有着非常重要的作用。企业领导者应该充分相信和利用办公室文秘工作人员，不必事必躬亲，把一些繁琐、具体的事务都可以交给办公室文秘去做，领导自己主要抓大事、抓全局，这样不仅可以提高自身的工作效率和质量，同时还有利于促进办公室文秘工作人员综合素质的提高。

2、细致规范，做好文秘服务工作

我们都知道细节决定成败，但恰恰文秘工作又是一个细致的工作，这就要求了办公室文秘工作要做到细致规范，从细小的事情抓起，坚持严谨细致。如在安排会议活动时，办公室文秘工作人员可以结合自己单位的实际来制定出详细的会议安排方案，根据会议规格高低、人员多少、日程长短，设立相应的工作计划。只有办公室文秘工作人员细致规范，才能做好办公室文秘服务工作，保证文秘工作不会出错，从而保证办公室和领导日常工作的顺利有序的进行。

3、转变作风，改进方法，不断提高办事效率

3.1乐于奉献，扎扎实实做好本职工作

办公室工作就是服务，服务就意味着奉献，没有奉献精神，服务工作就没有积极性、主动性和创造性。必须将任劳任怨作为修身养性的根本，在工作中不断充实和完善自己，使自己的全部聪明才智得以充分发挥。

3.2理清思路，有条不紊的做好本职工作

办公室工作杂而乱，常常是手忙脚乱，但越在这时我们越不能乱，我们要分清轻重缓急、统筹兼顾、合理安排；同时，要不断摸索工作规律，防止埋于事务堆中，而无时间抓信息工作和调研工作。

3.3严以律己，树立良好的公众形象

办公室工作接触面广，其性质较为复杂，要低调做人，低调干事，要严格遵守工作纪律，在工作中谦虚谨慎，一丝不苟，要正确认识和对待组织、自己和他人，这样才能真正协调好各科室的关系，有利于各项工作的开展。

3.4文秘工作要积极主动服务

办公室是一个企业各种生产和经营活动政策落实的参谋部和服务部，上为领导服务，下为企业员工服务，中间位企业各部门和车间服务。在某种程度上说，一个企业办公室文秘的工作服务水平直接关系到企业生产和经营活动水平。因此，办公室文秘工作人员要充分发挥文秘工作的作用，积极为企业服务，当好企业领导的参谋助手，积极的为企业领导提供促进企业发展的建议和意见。

3.5加强学习，不断提高自身素质

当今企业之间竞争日益激烈，现在企业对从事办公室文秘工作者的素质要求愈来愈高。办公室文秘工作人员要想做好工作办公室文秘就必须不断的学习新的科学文化知识，不断的充实自己，这样才能跟上文秘工作发展的步伐，适应文秘工作不断增加的新要求。同时办公室文秘工作人员不仅要学习科学文化知识，还要树立正确的世界观、人生观、价值观。

办公室文员的工作要求篇3

关键词：高校；办公室管理；创新

中图分类号：G472文献标识码：A文章编号：1001-828X（2013）05-00-01

随着经济与社会的不断发展，我国的高等教育水平也有了很大程度的提升。在高等院校的各项工作中，办公室工作是其中十分重要的内容之一。当前，我国高校的办公室工作还存在着许多亟待解决的问题，这些问题的存在在一定程度上制约着高校的进一步发展。因此，在高校的具体工作，探索如何破解存在的这些问题，进而寻找出进一步创新高校办公室管理的对策就显得尤为重要和富有意义。

一、高校办公室的工作内容

高校办公室工作的重要性在高校的各项工作中，办公室工作具有不可替代的重要性。在高校的办公室工作中，主要涉及到两方面的工作内容：

1.为确定性事务的处理，这种工作主要指一些办公室平常工作中的有规律的重复性工作，具体的工作内容如起草文字、书写报告、收集相关资料、对办公文件进行整理和归类、收发材料、查找档案等；

2.非确定性决策的处理，这类工作主要指根据学校领导以及一些工作中的具体情况，对学校的相关工作进行研究，并在此基础上制定出切实可行的工作开展计划以及实施细则等。同时，在将工作计划和实施细则具体落实的过程中，不断地根据各方面反馈的情况来对工作进行修正和完善，最终实现所有工作的圆满完成。

二、高校办公室工作的重要性

由上面高校办公室工作的主要内容，我们不难看出其在高校工作中的重要性。高校办公室工作是顺利推进高校各项工作开展的重要保证，无论是在一些具体工作计划的制定和实施上，还是在办公室平常文字工作的处理上，办公室都起着重要的保证作用。众所周知，办公室工作主要处理一些日常性的事务，高校办公室的大部分工作也是如此。在这些工作的开展中，不同层次的高校办公室就在各级校领导以及学校的相关主体之间起着上通下达、沟通联动的作用。

三、高校办公室存在的问题

高校办公室在高校的各项工作中起着十分重要的作用，但是，当前我国的高校办公室工作仍存在着各种各样亟待解决的问题。这些问题的存在严重制约了高校各项工作的顺利开展。具体来讲，高校办公室工作存在着以下几个方面的问题：

1.在办公室职能的认识上存在误区。办公室是所有高校都必须要设置的一个工作机构，它的重要性我们在上面已经说得很明白，而且这种重要性也为大多数人所知晓。

但是，在高校的实际工作中，办公室工作并没有得到足够的重视。具体的表现就是，在很多人的认识上都存在着办公室工作无非就是处理一些日常的极为简单的工作，认为这些工作（如资料归类、文字处理等）技术含量不高，任何人都能做，并不需要什么专门的培训以及高素质的人员。还有就是在职能分配上，高校办公室职能界定不明，往往会出现与其他职能部门交叉的情况出现，比如随着高校工作的开展，一些新的业务出现并急需相关部门参与处理，但是这些工作不易分出具体的职能，原本属于办公室工作的扩展，但是却往往因对其工作性质界定不明而划归其他部门管理。

2.办公室工作人员的素质参差不齐。当前，高校办公室工作人员的素质问题也越来越为人们所关注。

没有一支高素质的办公室人员队伍，要想提高办公室工作效率进而为整个学校的各项工作的开展提供保证就无异于痴人说梦。具体来讲，办公室人员的素质主要包括三个方面的内容，即政治素质、业务素质和工作作风。由于办公室工作的性质和特点，办公室人员更多的时间都忙于一些具体事务，而在处理这些事务中往往就会因为时间不足或其他原因而忽视对于理论知识的系统学习。缺乏对于理论知识的学习，自然要影响到办公室人员自身政治素质的提高。而在业务素质方面，由于时间的缺乏，办公室人员无暇接受一些业务技能的培训，这也就直接制约和影响着整个办公室队伍素质的提高。

3.办公室工作缺乏科学有效的规章制度。高校办公室的管理工作事务繁杂，在工作中不但要对校院系的各级领导做好管理工作，并且要对教师、学生等提供好教与学等各方面的服务。而且在办公室工作中，虽然都是一些极为琐碎的工作，但是这些工作却直接关系到学校其他工作的顺利开展。学校能否最好地开展教学活动，在很大程度上要有赖于办公室工作细致周到的安排与服务。然而，当前我国高校办公室工作在管理上还存在着缺乏科学有效的规章制度的弊端，没有规章制度的科学有效的规范，要想实现办公室工作的顺利高效开展就会是很困难的事情。

四、创新高校办公室工作的对策分析

当前，我国的高校办公室工作还存在许多亟待解决的问题。因此，要创新高校办公室工作就必须针对这些问题进一步寻找出破解的对策。在对策方面，主要从提高办公室人员的综合素质、健全办公室的规章制度以及创新办公室管理方法入手来全方位的提高高校办公室的工作质量。

1.提高办公室人员的综合素质。高校办公室管理工作的顺利开展从根本上讲还要有赖于相关人员的综合素质的提高。为此，就必须做好提高办公室人员的综合素质的相关工作。这类工作包括要提高办公室工作人员的服务意识、加强其思想道德素质以及掌握扎实的专业知识和熟练的技能。

2.在提高办公室工作人员的服务意识方面，很重要的一点就是要树立“以人为本”的办公室服务理念。“以人为本”的办公室服务理念，就是要在办公室工作的开展中以教师和学生为本，一切为了满足教师和学生的需要，也就是在工作中要做好教学活动的勤务员，而且要高质量的完成学校或院系领导交代的各项工作。

3.在加强办公室工作人员的思想道德素质方面，一方面就是要努力加强办公室人员的政治修养，高校办公室人员直接为教师和学生服务，所以就要努力加强对于办公室人员在马克思列宁主义、思想、中国特色社会主义理论体系的学习。另一方面就是在办公人员的职业道德上，要努力树立全心全意为教师和学生服务的意识，要培养求真务实、实事求是、爱岗敬业的工作作风，在工作中尽量高质量、高效率的完成各种任务。

4.在掌握扎实的专业知识和熟练的技能方面，就是要使办公室人员掌握做好本职工作的各项能力。由于办公室工作的性质和特点的要求，办公室人员就要有广博的知识、过硬的技能以及能够出色完成各种艰难险重任务的能力，只有这样才能保证办公室工作的顺利开展。

新办公室管理方法上做文章，要通过现代化的管理方法来提高办公室的工作质量。同时在工作中要积极创新思维，解放思想，要冲破各种习惯势力的束缚来创新办公室的工作。相信在高等院校各方面的共同努力下，创新高校办公室管理的工作就会收到很好的效果。

参考文献：

[1]高芳.如何创新高校办公室管理[J].中小企业管理与科技（下旬刊），2011（07）.

办公室文员的工作要求篇4

关键词新时期高职院校办公室制度建设

中图分类号：G717文献标识码：ADOI：10.16400/ki.kjdkx.2016.10.008

OntheSystemConstructionofHigherVocationalCollege'sOfficeintheNewEra

ZHAOJun

（JiangsuVocationalCollegeofAgricultureandForestry，Jurong，Jiangsu212400）

AbstractInhighervocationalcolleges，officesystemconstructionguidetransformationofhighervocationalcollegeofficefunctions，itisapowerfulguaranteeofofficeworkefficientandorderly，thepremiseistheofficeofscientificmanagementinhighervocationalcolleges，highervocationalcollegesorofficeworkperfectbasis.Withthedeepeningofhighereducationreform，thecurrentsystemhasexposedmanyproblems，suchaslackofresponsibilitysystem，soundisnotclear，theexecutionofthesystemisnotenough，ontheseissuesatthesametime，thispaperalsotryfromthreeaspectsofpeople-orientedmanagement，officecultureconstructionandputforwardsomemeasurestoimprovetheabilityofexecutionandsupervision.

Keywordsnewera；vocationalcollege；office；systemconstruction

1高职院校办公室制度建设的意义

1.1引导了高职院校办公室职能转变

以往，高职院校办公室的工作大多涉及到的是事务性的服务与管理，这些工作往往处于被动地位。工作方式大部分是按照惯例行事，毫无制度可言。在新形势下，高职院校办公室作为学院的对外窗口部门，与社会各界以及兄弟院校的联系也越来越多，工作的广度和深度也更进了一步，办公室的工作成效在高职教育的发展中起着至关重要的作用。办公室工作应该紧跟当前形势，更新管理观念，探索并运用先进的管理方法，进而有效推动高职院校现代化、科学化的管理进程。高职院校办公室管理职能的转变要求办公室必须建立起一个完善的运行机制，该机制功能齐全，并在内部形成一个互为补充的状态。

1.2是办公室工作高效有序的有力保障

高职院校办公室工作制度的建立有利于提高办公室工作效率以及管理水平。高职院校办公室工作就目前现状来说，很多还是按照惯例行事，运用以往的经验来管理，而随着教育改革的深入，高职院校办公室所面对的工作局面日益繁杂，在缺乏科学的理论依据的情况下，办公室人员仅仅只能是被动的完成工作。办公室工作职能转变后，同时由于办公室工作量增大，要求更高，工作的辐射面也广而深，在这种情况下，首先要明确办公室工作人员的工作职责，激发成员的工作积极性，而不是被动地完成领导安排的任务，每个人都朝着自己的目标努力，要想达成这个局面，离不开办公室工作制度的建立。办公室工作制度一旦制定，就必须严格执行，在工作中以此作为标准和准则，用客观公正的制度代替以往的个人主观评判，杜绝了办公室工作人员相互推诿，拖延不决的现象，从而提高了办公室工作的效率以及质量。

1.3是高职院校办公室科学化管理的前提

办公室工作繁杂多变，极其琐碎，常常会有突发性情况，这些都是无法预料的，至此，很多人会认为办公室工作无法实现科学化管理。干部队伍建设步伐的加快促进了队伍中年轻干部比率不断攀升，这就威胁了办公室工作的稳定性和连续性。任何一种制度都是在实际工作中得出的经验概括，它是团队的智慧结晶，是突破于个体差异和个人限制的一种工作章程。用以调动全体工作人员的积极性，激励每个成员发挥自身价值，协调成员之间的关系，避免推诿、拖延等状况的发生，由此增强团队的凝聚力，而高职院校办公室制度亦是如此。在实际工作中，办公室工作繁杂多变，人员岗位也会流动，但办公室职责是相对稳定的，办公室制度在一定时期内也是相对稳定的。制度的建立能尽可能降低由于人员岗位变动而带来的不利影响。

1.4是高职院校办公室工作岗位责任制完善的依据

高职院校办公室是学院的行政管理部门，工作内容包括起草行文、文件运转、印章管理、会议室管理、收发传真、档案管理等等，每个岗位的工作人员都具备一定的权利，比如说，印章管理人员在行使权利的时候，如果脑子里没有责任意识，在本不该盖章的文件上盖了学院公章，这将是重大的事故。而为了保证更严肃有效地处理各项工作，尤其是在新时期，办公室人员必须树立起权利与责任共存的意识，必须健全办公室岗位职责，这一切都离不开办公室工作制度的建立。随着教育事业的不断深入改革，完善高职院校办公室制度势在必行，这将有利于理顺各种工作之间的关系，同时科学化的对办公室人员的岗位以及职责作出明确规定，一方面在职责允许的范围内调动了工作人员的积极性，另一方面又规范了工作人员的操作流程以及工作方式等，时刻提醒他们按照既定章程办事。明确权利与义务，奖励与惩罚，根本来讲就是要树立责任制的意识，办公室制度正是为了保障这一意识的树立而制定的，完备、可行，有据可依，才能行之有效地指导办公室的各项工作。

2高职院校办公室制度建设的现状

新时期，随着高职院校内部管理体制改革的深入发展，其中也暴露出越来越多的问题。大部分高职院校都是由中专校升格而来，原来的办学规模，师生人数都不是很多，行政人员配备也比较少，管理职能也比较单一化，这些都使得当时制定的制度相对落后。随着当前办学条件的提升，办学规模的不断扩大，师生人数不断飙升，学院工作面广而深，继续使用以往的规章制度，显然是不能适应当前工作的。新时期，办公室行政工作中，不断提到“法治”的重要性，我们要打破过去的“人治”。同时，在众多高职院中，很多在办公室从事行政工作的老师都是由专任教师兼职的，他们职称从教师系列评定，行政工作的重要性对于他们的发展来说并不是唯一的，种种原因导致这部分办公室人员在完成课时量的工作后，对于行政工作无法给予太多的精力以及热情，更无从谈起办公室深层次的管理和制度建设。主要表现在：

2.1缺乏健全的制度

大部分高职院校并不是没有办公室管理方面的制度，但是却没有建立起一个相互制约、相互依赖的办公室工作制度体系。在实际的工作中，有些办公室人员“目无法纪”、“无法可依”，工作随心情而定，规矩由自己说了算，在这种情况下，工作毫无效率以及质量可言，对办公室职能的发挥有很大的威胁。随着社会发展，高职院校的办学规模不大扩大，涉及面也比以往要广，原有的制度已不能适应新时期办公室工作的管理要求。

2.2工作职责不明确

虽说办公室是一个整体部门，办公室人员之间要相互配合，相互补台，但作为办公室管理来说，最忌惮的就是“一锅端”。有的办公室人员满足于接电话、收传真、写通知，按部就班地完成各项工作，并没有考虑工作职责等。内部分工明确，各个岗位职责明晰，这对于办公室人员来说，大大提高了其工作效率。

2.3制度的执行力不够

工作制度的制定是为了指导实际工作，可现状是很多制度的制定并未落到实处。有些学校尽管制定了一系列的规章制度、岗位职责，如印章管理、档案管理、公文管理、会议管理、仓库管理等制度，但这些制度既不向教职员工宣传，也不进行网上公布，工作人员不确定是否按照此制度执行，制定这些文件只是为了应付上级检查。执行力不够，监管不力，制度也仅仅是纸上谈兵。

3改善高职院校办公室制度的有效措施

3.1制度建设与以人为本

管理工作首先要以人为本，不能凌驾于人的意愿之上，作为制度建设亦然。制度建设的首要目的是为了促进人员管理，所以首先应该树立起以人为本的意识。以人为本的管理理念在运用中涵盖的内容包括从工作人员的内在需求出发，激励工作人员的更高层次需求，使得他们进行自我管理并追求自我实现等。制度建设与以人为本从来就不是相互对立的，正确的做法是通过制度建设营造和谐的工作氛围，不断提高工作人员的内在素质以及业务能力，充分发挥办公室工作人员的主观能动性，激发工作人员的部门归属感和认同感，促进提升团队的凝聚力和执行力。

3.2制度建设与办公室文化

新时期办公室文化的建设也有了很大的变化，以往在一个团体中，成员之间处处设防，以自我为中心的传统本位主义早已经落伍，替代的是要求团队中的个体之间加强沟通，有效合作，为了团队利益可以摒弃前嫌。而办公室工作制度的建设正是融入其中的，除了物质文化、精神文化，制度文化也是办公室文化的一个重要组成部分。新时期的办公室文化意欲让成员明白一个忠于自己职位，踏踏实实做好本职工作的员工并不见得就能出类拔萃，与人沟通、协调、协作能力的强弱是考核个人综合实力的重要指标。高职院校办公室要充分发挥自身的优势，结合高职院校的工作特征，大力提升文化对人的影响力，营造出积极向上的办公室文化，对外树立高效、有序的办公室形象；对内营造团结、协作的工作氛围。

3.3制度建设与执行监督

制度建立后，最重要的是要落到实处，扎实有效。正式制度制定后，办公室应该在办公室人员中开展必要的学习，让各成员熟悉该项管理制度，并对制度中存有的疑虑进行答疑，以便在实施过程中按章办事。同时，办公室领导作为制度的签发人，尤其要以身作则，切不可行使特殊权利，“有令不行，有令不止”是制度执行过程中最大的问题。办公室成员应该共同维护办公室制度，以此作为工作准则，在办公室工作中真正做到“有章可循，有章必循”，办事流程经得住考验，并自觉接受其他各部门的监督。制度建设只是路径，而最终目的是提升办公室的工作效能。

4总结

高职院校办公室是学院的中枢机构，担负着协助参谋、沟通协调、督查协办、调研分析、处理学院日常事务等职责。当前，随着高等教育事业的迅猛发展和教育改革的深入开展，亟待完善高职院校办公室制度建设。高职院校办公室制度建设是高职院校制度建设中不可或缺的重要组成部分，是高职院校落实依法办学，依法治校方针政策的必要途径，是提升高职院校办公室工作能力、实现科学化管理的重要保障。

参考文献

[1]马爱军.关于高职院校办公室工作的思考[J].学习月刊，2014（6）.

[2]刘冰.教育综合改革背景下的高职院校办公室管理创新研究[J].中国石油大学胜利学院学报，2015（3）.

[3]孙娜.浅谈高职院校办公室工作的职责与效率[J].办公室业务，2015（20）.

办公室文员的工作要求篇5

一、勤学修才气。办公室集办文、办公、办事、办会等工作于一身，对办公室人员文字、协调能力有很高的要求。作为办公室主任，没有较强的文字水平和协调能力，是万难开展工作的。因此，办公室主任要更好地落实参与政务、办好事务、规范会务工作，必须不断提高自身的理论水平、文字功底等素质。唯一的办法就是加强学习。要发挥“挤”和“钻”的“钉子精神”，善于在繁忙的公务中“挤时间”读书，肯于在迎来送往的人际应酬和业务交流中“钻空子”学习。通过不断学习，成为办公室全体人员的楷模，凝聚“好学习、爱读书”的正能量。

二、亲民修人气。办公室主任要融入同事中，才能得到同事的拥护和爱戴，凝聚人气，提高办公室人员的凝聚力和工作执行力。一要平易近人。在实际工作中，要保持亲民意识，放下“官架子”，态度温和。二要学会理解。要真切去体会、理解办公室人员的实际困难，多站在他们的角度思考问题，力所能及地帮助办公室人员解决一些实际困难，以平等的姿态去落实工作，和睦相处。三要待人真诚。待人真诚才能让人信服、肯于亲近，这并非多说几句好听的话就能做到，关键在日常工作中树立言必行、行必果的形象，不说一套做一套。

三、沉着修大气。作为办公室的工作指挥者，必须要沉着，形成处变不惊、遇事不乱的习惯。作为办公室主任，若在处理一些紧急的事情时显得急躁，甚至是慌乱，其他人员看到必定会受到极大影响，如此一来，工作效率会降低，出错的几率会增加。因此，办公室主任遇事要沉着，显大将风度。让所有工作人员都处于一种紧张但不慌乱的工作状态，合理有序地开展各项工作，确保按时按质抓好落实。

四、阔达修和气。和谐的人际关系，是团结干事的根本。能否形成和谐的办公室氛围，很大程度上取决于办公室主任。一要懂得适度宽容。唯宽可以容人，唯厚可以载物。面对工作人员的失误，若不问根由、不管场合无限放大，下属心理必定会受到打击。久而久之，还可能造成办公室工作人员之间的疏远，影响和谐。二要讲究君子之风。要坚决杜绝一些挑事非、打小报告的现象，以身作则并要求办公室同事之间相处时坦荡做人、坦诚相待，不搞阳奉阴违、明枪暗炮之事，影响团体和谐。

五、自信修底气。对于办公室主任而言，应保持充分的工作自信，让自己时时、事事都具备干好事、干成事的底气。更为重要的是，办公室主任的自信、底气，也就是工作人员的胆气。若办公室主任对某项工作失去了信心，下属必定难以聚气成球，无法建立起必胜的强大信心。唯有办公室主任面对高强度、高难度的工作时，都表现出足够的信心和底气，全体工作人员才会保持昂扬的斗志，竭力推动工作落实。

六、勤干修灵气。从事办公室工作（尤其是文字工作）是需要一些灵气的。然而灵气的形成不仅仅源自于天赋，还来自于工作经验。经验源于经历，继而转化成灵感。办公室主任（特别是新任办公室主任）要全副身心投入到实际工作当中，通过不断地落实工作、完成任务来积累经验，促使自己对办公室所有业务都形成认知感，便于在处理事务时及时反应、及早决策。特别是面对需急办的文稿撰写，必须要迅速形成思路，明确文稿可能涉及的内容有哪些，如何将其有层次地串联起来，采取何种方式表述，便于及时形成文稿或指导文字人员迅速行文，确保按时、按质、按量完成文稿撰写。这一切，都需要不断实践集聚灵气。

七、择才修“静气”。作为办公室主任，我深知若能“偷得浮生半日闲”就是一种奢侈。要想在繁忙的工作中得到一点空闲，平心静气地学习思考，必须在选才上下功夫。多年来，我在办公室人员尤其是文字工作者的挑选上始终坚持宁缺毋滥、唯才是用的原则，甚至做到“只要你有大才我就给舞台，并想办法建平台”。实践证明，在繁忙的工作当中，选好用对了人才，每件事上都能省点时间和精力，日积月累将是庞大的工作量。于公来说，选好才、选对才能更好地落实工作，提高工作效率；于私而言，能为自己挤出更多的时间和精力，静心地进行学习和思考，更好地服务工作。