中职学校学生管理方案范文篇1

关键词：中职院校学生档案档案管理学生就业

中图分类号：G472.4文献标识码：A

中职院校是我国培养优秀技能型人才的重要平台，随着中职院校社会地位的提高，学生档案管理工作已经成为中职院校的重要的工作之一，尤其是社会发展新时期，加强档案管理有助于促进中等职业院校的发展。当前中职院校学生档案管理工作在传统思想的影响下存在一定问题，要想实现全面发展，必须突破传统思想的束缚，实行规范化管理，提高管理水平和质量，促进院校建设和发展。

1.中职院校中学生档案管理工作中存在的问题

1.1缺少法规的约束和管理

当前对中职院校的管理并没有全面的法规进行规范，因为缺乏相关规定的管理，使得相关部门对中职院校中学生档案管理工作缺乏重视，在工作中收集的归档材料存在一定不足。有价值材料的收集以及档案整理的要求不够细致，档案管理人员对人社部门以及用人单位需要什么样的资料以及重点是什么并不清楚，在管理工作上没有形成统一性的标准以及管理规范。部分学生在中职院校毕业以后选择继续教育，这部分毕业生的学习档案没有派遣资格，而学生在毕业以后档案应当怎样传递，并没有详细的细则和统一要求，给学生增加一定负担。另外，中职院校撤并升级以后，过去原始毕业生的档案存留问题也成为历史遗留问题，这部分学生的档案中毕业生表或者学籍卡等材料应当如何进行操作，成为主要问题，但是当前并没有详细的法规对这一问题做出解释和说明。法规的不全面，造成学校、学生以及人社部门出现不同的说法。中职院校学生档案管理存在的严重的滞后性，无法满足中职院校当前快速发展的内在需求。

1.2学生档案资料收集和整理存在不规范操作

中职院校档案管理工作缺少规则的约束，造成档案管理工作出现各种问题。主要表现为档案归档资料中手续存在不全现象，并且签章也不符合相关要求，比如说学生毕业登记表中并没有学生本人的签字，或者档案中没有学校的公章，取而代之的是院系印章。另外，档案中最常见的应当是学生的成绩单没有加盖教务处公章，有的院校也会用复印件替代，表现出档案管理的不严谨。其次，学生档案资料中页面设置缺乏专业性，纸张的开本以及页边距设置没有形成统一。学生档案在形成过程中，会经过各个环节，也会受到不同人的参与，这就导致学生档案中随意性比较大，档案内容也呈现出五花八门的特点，当用人单位在对相关档案进行整理过程中，受这些因素的影响，降低档案的质量，阻碍对有价值信息的获取。另外，学生档案中存在书写不规范的现象，有些学生在填写档案资料是没有采用签字笔认真填写，另外还存在的问题是对重要的资料中没有日期的记载，出现顺序不清等弊端。

1.3学生档案管理模式和手段比较落后

对于中职院校的学生而言，在学习期间形成的档案是人事档案的基础，这份档案代表学生人生的起点，在现代化社会发展时期，信息技术得到广泛发展，档案管理实现电子化和信息化，很多高中毕业生的档案是以电子档案形式进入中职院校的，而中职院校档案却依然是以纸质档案为主，这一现象的出现表示当前中职院校学生档案管理中并没有推出一套规范的、适用的档案管理软件。在现代中职院校中，学生档案管理依然是传统的、手工操作的管理形式，在一定程度制约学生档案管理工作的进步。

1.4毕业生档案管理的转递和管理工作存在漏洞

当前的中职院校中很少对毕业统一分配工作，因此毕业生的档案直接交由人才市场或者人才交流中心代为管理，当毕业生落实工作单位以后转入就业单位中。但是通过对当前档案管理分析，大部分大学生在毕业后档案大部分是转入生源地的人事部门中，因为生源地人事部门并没有保管的毕业生档案的权利和责任，因此在忽视了对中职院校学生档案的管理。另外在档案进行转递过程中，需要经过多个环节，导致出现学生档案丢失的问题，给学生参加工作带来不利影响。

2.加强中职院校学生档案管理工作的措施

2.1加强法规建设

在当前发展阶段，我国加强对中职院校发展的重视，因而促使中职院校得到一定发展，规模不断壮大。虽然有关部门颁布了与档案工作相关的法规，但是并没有针对中职院校学生档案管理的法规制度等，这在一定程度上忽视中职院校学生档案管理工作的开展。所以相关部门应当认识到当前法规制度中存在的问题，尽快颁布与中职院校学生档案管理相关的法规，以此明确生源地学校和招生部门以及学校等各方面的责任和权利，实现中职院校学生档案管理工作的标准化和规范化。同时对中职院校学生的继续教育问题进行规范，完善学生档案管理的操作标准。针对中职院校撤并之前毕业生档案管理工作进行规范，并提出切实可行的解决方法，最终实现档案管理工作的有法可依。

2.2规范学生档案管理材料的收集和管理工作

在收集W生档案资料是需要注意学生档案资料的完整性，对文字材料必须进行严格规范，纸张规格、书写规范等要进行严格管理，使用规定的纸张规格和书写用笔，同时避免文字材料中出现错别字，在对档案管理除传真件需要存档以外，其他资料必须使用原件进行存档。学生档案资料在就业和招聘中的具有重要作用，当学生进入学校以后应当及时做好建档工作，然后在入学以后根据学生的专业、班级等信息按照国家规定的标准进行相关资料的收集和整理。当资料全面以后及时进行存档，并且现在中职院校中的学生会参加各种技能或者等级考试，社会实践活动比较丰富，针对学生在校期间各种表现和成绩，将每一份详细的材料都记录到学生的档案管理中。另外档案管理人员应当具有敏感性，及时与相关部门进行合作沟通，获取更多的有效资料。学生将要毕业时，是档案资料形成最集中也是最重要的阶段，这段时间中需要对学生在学习期间德智体美等方面的发展和表现进行综合评价和总结。学生档案材料的收集是一个长期过程，档案管理人员应当认识到这一工作的重要性，通过细致工作，将学生各相资料整理完善。

2.3实现信息化管理

当前社会在不断发展中，计算机技术和信息技术得到广泛发展，信息化和办公自动化成为主要的发展趋势。当前中职院校中学生档案在内容和数量上呈现上升趋势，传统的手工管理模式已经无法满足现代化管理的需求。所以院校中的档案管理人员应当积极转变管理理念，同时学习新型的管理知识，和管理技术，通过不断地实践，创新学生档案管理工作模式，并且在工作中充分利用新技术和新设备，有计划地实现学生档案管理现代化。学生档案管理人员应当认识到社会发展方向，e极开发适合本校管理的使用高效功能健全的档案管理的信息系统，促进档案管理现代化实现。

2.4规范毕业生档案转递制度

学生毕业以后档案转递工作比较复杂，一方面时间比较集中，另一方面涉及方面比较大，参与的工作人员比较多，所以必须设置合理的传递方式，严格学生档案传递过程。制定完善的档案转递制度，同时严格按照制度执行，遵循相关档案转递程序，在档案转递过程中，有效的档案转递制度能够保证学生档案管理在转运过程中的安全，避免出现丢失问题。

2.5加强档案管理队伍建设

中职院校中学生档案管理质量在一定程度上受档案管理工作人员的素质影响，要想在新时期做好档案管理工作，必须建立一支专业的管理队伍，由专业的档案管理人员对档案资料进行收集和归档。其次，还要加强档案管理人员的责任意识，保证以严肃的态度和饱满的热情投入工作中。另外，定期进行专业以及法律知识等方面的教育，从而加强管理人员的业务素质。只有建立专业档案管理队伍，才能提高档案管理工作质量和效率，促进高职院校的发展。

3.结束语

学生档案管理是中职院校管理工作的重要组成部分，但是在工作中随着时代的变化工作模式也在不断转变，在当前学生档案管理工作中存在一定问题，制约档案管理工作的进步和发展。为提高中职院校学生档案管理工作质量，在日常工作中加强学习和研究，并且利用先进技术，实现档案管理的现代化。通过对不同管理模式的探索和应用，制定完善的档案管理模式，从而提高对档案信息的利用率，发挥档案信息的最大价值，促进高职院校的进一步发展。

参考文献：

[1]李淑娥.就业视角下高职院校学生档案管理改革[J].哈尔滨职业技术学院学报，2009，（2）：27-28.

[2]西梅.高职院校学生档案管理中存在的问题及对策[J].工会论坛（山东省工会管理干部学院学报），2009，15（4）：123-124.

[3]周向玲.高职院校学生档案管理存在的问题与对策分析[J].太原城市职业技术学院学报，2013，（6）：26-27.

中职学校学生管理方案范文篇2

关键词：高校学生档案；管理模式；管理体制；规律

我国高校档案馆大多是在综合档案室的基础上组建而来，高校档案管理体制虽然经历了分散到分管，分管到集中，但是作为高校档案管理重要内容之一的学生档案仍然游离在高校档案管理体制之外。教育部27号令《高等学校档案管理办法》已经明确将学生档案纳入高校档案管理的范畴。但由于目前缺乏学生档案管理体制方面的具体操作性规定，各高校学生档案管理模式也不尽相同，鉴于此，本文将在分析各高校学生档案管理模式优劣的基础上，探讨如何构建科学规范的学生档案管理模式，以促进学生档案规范管理，服务高校教育事业。

一、高校学生档案材料形成规律

高校学生档案是高校档案管理的一个重要内容，也是国家人事档案的重要组成部分，是高校学生管理活动中形成的，记录和反映在校期间学生个人经历、思想品德、家庭状况、学习成绩、个人特长、奖惩情况、身心健康状态等信息的具有保存价值的各种形式的历史记录。目前高校学生档案材料形成规律主要有以下特点：

（一）学生档案数量大。自1999年扩招以来，普通高等学校规模扩大，学生数大幅增长，由此产生的学生档案量也大大增加。根据教育部统计数据显示，1998年全国普通高等学校1022所，仅19%的普通高等学校的学生人数超过5000人，50%的普通高等学校学生人数集中在1000人～3000人。[1]而2009年全国普通高等学校达2305所，70%以上的普通高等学校学生人数超过了5000人，32%的普通高等学校学生规模集中在10000人～30000人。[2]

（二）学生档案材料形成时间长。由于学校办学层次的提升，专科院校升格为本科院校、博士点、硕士点在各高校纷纷设立，学制的改变也使得学生档案材料形成时间发生改变。学生档案材料的形成贯穿学生整个在校学习年限，专科生、研究生需要3年，本科生需要4年，而本硕博连读甚至需要10年，时间跨度长。这期间不间断的有新的档案材料形成，需要及时归档，否则容易丢失，影响档案材料的完整性。

（三）学生档案材料形成部门多。学生档案材料来源比较分散，涉及学校招生办、教务处、学工处、保卫处、组织部、团委、学生所在的院系等多个部门，需要沟通协调部门间的关系以保证档案材料收集的原始性、真实性、完整性。

（四）学生档案材料内容丰富。主要有：一是入学类材料：各类入学通知书、各类学生登记表。二是鉴定类材料：学生学年鉴定表。三是学习成绩材料：学生成绩登记册、研究生个人培养计划及其执行情况表。四是毕业类材料：研究生论文答辩决议、各类毕业生登记表、学位证明材料。五是党、团组织材料：入团志愿书、入党志愿书、申请材料，综合考核材料、外调证明材料。六是奖励材料：三好学生登记表、优秀学生干部登记表及各类奖励审批材料。七是处分类材料：处分决定及个人检查交代材料。八是其他：体检表、毕业生就业派遣通知书。高校学生档案材料形成规律的特点体现出了高校学生档案管理的复杂性、过程性、动态性。高校学生档案管理由学生档案的收集、整理、归档、利用、转递、保管等一系列环节构成，不再是档案材料的简单收集，过去兼职管理的模式已然不适应学生档案管理的需要，必须交由专门的档案部门进行管理。

二、高校学生档案管理模式分析

《高等学校档案管理办法》已经明确将学生档案纳入高校档案管理的范畴。但由于到目前为止仍然缺乏学生档案管理体制相关方面具体操作性的规定，因而在实际的学生档案管理工作中，各高校管理模式也不尽相同，只有少数高校按照《高等学校档案管理办法》的规定将学生档案归口学校档案机构管理，其余的还是实行分散管理，有的归口招生办、有的归口各院系、有的归口学生工作处管理。那么集中与分散的管理模式优劣在哪里呢？总的说来，学生档案不归学校档案机构管理，而分散其它一个部门或多个部门管理的这种分散多头的管理体制造成了在一个学校有多个档案管理部门，同时对相同或相近的档案管理事项进行管理，造成了部门职能交叉，最终导致档案资源的重复建设，不符合高校档案资源整合的需要和精简高效的机构改革原则。[3]而且这种分散多头管理由于没有一个管理中心、没有一个机构对学生档案管理负总责，容易造成部门间相互扯皮，降低效率，影响学生档案管理的效果。具体来看，由于不是专门的档案管理机构，学生档案管理工作往往不受重视，被部门其他工作挤占，在资源有限的情况下，人员、经费往往得不到保障。具体表现为：一是无法配备专职档案管理人员。无论是学工处还是院系，档案管理工作都不可能成为中心工作，管理学生档案的工作人员多为兼职，兼管学生档案管理工作。现今档案管理越来越专业化、现代化、信息化，这种兼职管理的模式无论是档案管理人员的专业素质、时间、精力的投入已经不能适应学生档案管理工作发展的需要。二是档案保管条件难以达到标准。自高校学生档案形成之日起算高校保管学生档案的时间本专科生、研究生一般为3年～4年，本硕博连读生长达10年，另外还可以在毕业后再托管2年。这期间档案的保管也是学生档案管理的一个重要方面。无论是学工处还是院系，档案保管的条件往往比不上专门的档案管理机构，无法配备专门的档案库房和基本的档案防护设施，将档案存放在普通的办公室，容易造成档案丢失或档案损坏。三是档案管理专业化程度低。主要体现在学生档案的收集归档和利用服务的不规范。档案整理没有严格按照档案的整理规范进行整理，还停留在简单的收集上，没有编制页号和档号。只能提供简单的档案查询、转递等服务，学生档案信息化程度不高，无法为学校提供学生管理决策服务。学生档案归口学校档案机构管理，那么学生档案管理工作理所当然的成为档案机构的中心工作，具有非专门档案管理部门不具备的优势，更加能够体现档案管理的专业性，在档案人员配备、保管条件、档案现代化、专业化管理等方面更胜一筹。

三、高校学生档案管理体制的建构

高校档案机构是保存和提供利用学校档案的专门机构，《高等学校档案管理办法》明确把学生档案列入了高校档案管理的范围。因此，高校学生档案的主管部门无疑是高校档案机构。根据高校学生档案材料形成的规律，通过对高校学生档案集中与分散管理模式优劣的比较分析，高校学生档案归口档案部门，实行集中统一的管理模式是最优的。那么集中统一的学生档案管理体制的建构可以从以下几个方面展开：

（一）明确学生档案管理的主管部门是高校档案机构，由高校档案机构集中统一管理全校的学生档案工作。由高校档案机构对各学生档案材料形成部门进行业务指导，要求他们按照档案整理的规范做好档案材料的收集、整理、归档工作，并对收集归档后的学生档案进行提供利用服务以及做好档案的转递、保管等工作。要实现集中统一的管理体制，必然要将学生档案管理的职能同原有的部门相剥离，这将面临着高校部门职责权限再分配的阻力。改革必然要有阵痛，学校领导应该从档案职能科学配置的高度来看高校学生档案管理体制的变革，将对相同或相近的档案管理事项的管理职能整合到一起，实现资源的共享和利用。

（二）合理的人员配备和经费保障。集中统一的学生档案管理体制必须要有合理的人员配备，应当根据学校规模，配备一定数量的专职学生档案管理人员，以保证工作的正常开展。同时还应该有专项学生档案管理经费投入，保障学生档案基础设施和防护设施的配备到位，支持学生档案信息数据库的建立和维护。

（三）建立健全学生档案管理规章制度。学生档案管理划归档案部门管理之后，档案管理部门要按照学生档案材料形成的规律重新制定学生档案管理规章制度。明确各部门和人员的学生档案管理职责，包括明确档案馆、各归档部门职责，明确档案馆专职档案管理人员、各归档部门兼职档案管理人员职责。明确学生档案业务规范。包括学生档案归档范围、程序、要求；档案整理的规范；档案查阅利用、转递、投递等方面的规定。

（四）建立行之有效的学生档案管理横向机制。学生档案来源分散，涉及到很多的部门，如何保证档案材料的真实性、完整性，必然要建立一个行之有效的学生档案管理横向机制，对各学生档案归档部门进行沟通协调。这一机制一方面要求各归档部门按照学生档案归档范围进行档案材料的收集，保证收集的完整性，避免各部门间相互扯皮，同时要求各归档部门严格按照《高等学校档案管理办法》第十六条规定的“高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度”的要求对学生档案材料按照学生档案整理要求整理后移交归档。要建立这一机制，首先要明确各归档部门的责任人，在各归档部门确立一名分管档案的领导和兼职档案管理人员负责本单位的学生档案工作。其次要确定各归档部门的职责，包括分管档案的领导和兼职档案管理人员的职责。再其次实行各归档部门档案工作考核制度。把各归档部门档案工作纳入学校绩效考核的指标，工作业绩与奖惩挂钩。最后档案部门要积极主动与各个档案归档部门联系，对各个档案部门工作进行检查和业务培训、指导，对档案材料收集的真实性、完整性以及档案整理的规范性严格把关。

中职学校学生管理方案范文篇3

一、高职院校档案管理工作的重要性

高职院校档案是在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料。它的一个重要特点即是原始性，具有其他资料不可替代的功能和作用。档案管理工作，是办好学校的重要基础工作之一，也是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志。通过对学校档案的查找和利用，可以清楚地看到学校的历史发展情况，看到在各个时期所取得的成绩和荣誉，同时，也可以从中发现不足，以便总结经验教训，更好地开展学校的各项工作。

二、我过高职院校档案工作的现状

（一）高职院校成立原因多样造成档案工作复杂性

高职院校的成立与发展主要有几种模式，第一，整合几所成人高校、中职学校资源组建而成；第二，由原来的高等专科学校转向办高职教育；第三，社会力量投资兴办民办高职院校。丰富、多样性的高职教育决定了高职院校内涵建设的长期性、复杂性和多样性。这些院校由于建校时间短，在办学规模、教学管理、教学质量、教学经验等方面都较为落后，档案工作得不到足够的重视，因此，档案工作建设也显得更加困难和复杂。

（二）高职院校机构设置不健全影响档案工作建设

多数高职院校在建校初期都大力发展基础设施建设和教学基本建设，重视干部队伍建设、教师队伍建设及其他方面建设，档案工作建设往往滞后。有些高职院校没有将档案工作建设提到应有的高度，没有设置与学校发展、学校规模相适应的档案工作管理部门，档案经费匮乏。个别高职院校由于处在建设、组建初期，没有配备专职档案管理人员，而是由办公室人员兼职，由于身兼数职，没有足够的时间和精力整理档案，许多档案资料随意堆放。如何从源头抓档案工作建设，是摆在高职院校档案工作部门的重要问题。

（三）高职院校学制的特殊性加大档案管理工作难度

学生档案的收集管理是学校档案工作必不可少的重要组成部分。高职院校一般的学制为三年，而他们在校学习管理阶段在大一、大二完成，大三主要是实习为主。在此期间，要收集从学生入学到毕业期间所有的信息。学习成绩方面：有大学课程成绩表、奖学金鉴定材料等；政治表现方面：有入团（党）申请书、党团组织社会调查证明、学生奖惩材料、学生登记表、毕业生鉴定表等；身体健康状况方面：有入学体检表、毕业体检表等；此外还有学生的入学通知书存根、派遣证存根等。由于高职院校学生进校时整体素质不高，退学、休学等情况时有发生，学生档案流动性很大。这些问题都增加了学生档案的管理难度。

（四）高职院校库房建设不达标阻碍档案工作顺利开展

由于受办公条件限制，现在很多高职院校档案室达不到档案工作要求的三房分开，档案室所必需的基础设施配置不全，这些问题直接导致学校档案不能集中统一保管。出现了办公室管理文书档案、人事部门管理人事档案、财务部门管理财务档案、学生部门管理学生档案、后勤部门管理基建档案、教学部门管理教学档案。档案的安全性得不到保障，档案的有效利用得不到充分发挥，阻碍了学校教学、科研等工作的正常开展。

三、提高高职院校档案工作地位几点建议

（一）建立健全制度，集中统一管理

按照《档案法》、《高等学校档案管理办法》等法律、法规和档案业务管理的要求和标准，制定包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、借阅、利用、编研等规章制度，并建立与学校办学规模相对应的、专门的档案管理部门。档案工作涉及各个部门,是一个复杂的系统工程,单靠档案部门的工作人员是难以完成的，因此，部门立卷制度在高职院校档案管理工作中的作用不容低估，要提高全校教职工的档案意识，在国家的档案法规和本校档案管理制度的贯彻执行过程中，努力做到“三纳人”，把档案工作纳人学校的规划和计划、纳人学校的各项管理制度、纳入有关人员的职责范围，建立档案工作网络体系，形成由分管领导、档案管理部门、兼职档案员组成的档案工作管理网络，在档案工作领导小组的领导下，实现集中统一管理，使档案工作逐步规范化。

（二）增加设备投入，加强馆藏建设

档案库房是存放档案的场所，其保管方法和技术手段的优劣直接决定了档案的寿命及安全。高职院校要建立适合保存档案的专用库房，配置适宜档案库房管理的设施设备，安装防盗门、窗，配备消防器材，使用保持库房温、湿度的测控设备，配置防光窗帘，还应配备计算机、扫描仪、复印机、刻录机等开展归档工作的必需的硬件设备，以及收集本单位办公自动化系统信息数据所需的网络条件或手段。有条件的学校还应建立专门的陈列，展览场地，使馆藏建设由单纯的“数量型”逐步转化为数量与质量“并重型”。

（三）结合学校特点，建立特色档案

随着现阶段我国高职院校规模迅速扩大，各类高职院校学科专业化、多样化趋势日益明显，多元化、特色化的人才培养模式也在不断提升。因此，档案资料也要根据自己的特色收集，着重收集学校的重大活动，了解学校的发展方向、长期规划，要注重对校训、校歌、教风、学风、学生实习实训基地等特色档案的收集。档案内容建设在抓好常规管理的基础上，要以课程与教学重点，把握教育思想、培养目标、课程设置、师资建设、教育管理、校园环境、学校设施等方面的独特个性，结合校内外活动，积累特色材料，挖掘特色素材，反映特色精髓，充分提炼与强化富有独特与个性特征的档案材料，以更好地服务于学校和师生的发展。

（四）加强编研工作，提供有效服务

为使编研工作适应社会发展的要求，提供高层次的编研成果，高职院校要依据档案内容及学校的特点，编写《大事记》、《组织沿革》、《基础数字汇编》、《全宗指南》、《年鉴》等；还要从实践角度考虑，编写《校史资料汇编》、《历届毕业生名录》、《学术论文汇编》、《人事任免汇编》等，汇编出各种能反映学校特色的有较高利用价值的编研材料。健全档案的检索工具，强化学校档案的服务功能，努力开发其教育功能。通过档案可以为领导者决策提供参考依据，为科研工作者提供学术交流平台，对外提供查证咨询服务，还可以通过办展览，起到再现学校发展历程和取得的成就，展示学校的精神风貌。使档案由过去的以藏为主转化为以开发利用为主，利用多媒体辅助档案管理，使管理方法科学化、管理机构高效化、档案工作标准化，不断增强档案室的综合服务功能，让档案信息资源更好地为教育教学服务。

参考文献：

[1]陆苏榕；高职院校档案工作存在的问题及对策[J]；《教育与职业》；2008年第36期.