项目档案管理细则范文篇1

关键词：高速公路；档案管理；现状；对策

Abstract:WiththecontinuousdevelopmentofChina'shighway,highwayengineeringfilemanagementhasattractedmoreandmoreattention.Combiningwiththestatusquoandproblemsofthecurrenthighwayfilemanagement,thecorrespondingsolutionsforhowtodotheworkofhighwayfilemanagementareproposedinthispaper.

Keywords:highway;filemanagement;thestatusquo;solution

中图分类号：U412.36+6文献标识码：A文章编号：2095-2104（2012）

伴着中国高速公路等级越来越高，对工程质量要求也越来越高，作为公路工程施工管理、竣工验收、检验工程质量的重要凭证——高速公路工程档案管理也越来越受到重视，它所具有的重要作用是能为高速公路的项目运用、养护、改建、扩建提供准确、可靠、真实的依据，从而减少大量的人力、物力、财力。本文结合当前高速公路档案管理的现状与存在问题进行简要的分析并对如何做好高速公路档案管理工作提出相应的对策。

一、新时期高速公路档案管理的现状与存在问题

近几年，由于中国高速公路建设事业得到了快速发展，大量的工程项目档案也随之产生，再加上高速公路工程由于受诸多客观因素，如专业性强、投资大、工期长，项目多，参建单位多等影响，使高速公路所形成的格局是线长、点多、面广，正是这一格局致使工程档案管理存在很多困难。详细表现如下：

1.过分注意工程建设，忽视资料整编工作

在高速公路的工程建设中，作为“硬件”的建筑物本身是摸得着，看得见的，为大家所瞩目，领导关怀，社会各界关注，几乎所有的人都把精力放到工程建设当中，抓进度，抓质量，抓关键目标的完成。而作为“软件”的工程资料，却被弃之一旁，等到工程即将验收时，才被想到，于是加班加点抽调人员整理资料，可想而知，资料整编的效果。

2.日常资料管理缺乏规范性

在工程的详细施行过程中，无论是建设单位，还是施工单位，无论是想象单位，还是监理单位，在日常的资料管理中都花费了较大的人力、物力，做了很多工作，但基本都是围绕工程的施行，而并没有将日常资料与最后的整编归档有机结合，致使在资料的管理上深度不够，规范程度较低。

3.缺乏既懂工程档案管理又懂工程技术的人员

之所以工程的原始文件不规范，质量不高，其中最重要的因素是这些原始资料，多数由现场的作业层完成，而作业层人员素质较低，技术力量薄弱，培训少，管理水平有限；监理人员参加正规国家监理工程师培训的较少，拥有工程师资质的人员较少，在施工现场监理的工程师虽然有专业技术，但施工管理水平差，因此，不能做到现场签证严格把关；有的施工单位在工程档案管理方面虽然配备了一些专门的具有较高专业知识的档案管理人员，但对工程建设方面的专业知识了解甚少，以至不懂工程技术，而工程技术人员又不认识档案管理方面的知识，二者不能有效结合。

4.缺乏健全的资料管理制度

虽然各参建单位建立了一些资料管理制度，但由于管理制度不健全，再加上建设单位和施工单位对竣工资料管理重视不够，所以资料整编工作难以有效开展。详细表现在：文件、技术通知的管理规定不统一，编号不系统，规格大小不统一；竣工资料编制要求不明白，没有详细措施有效控制竣工文件的质量；工程建设的特点是周期长，人员频繁变动，再加上在工程资料管理方面尚未有专门制度保管与移交资料，因此，在资料移交时，易造成交接手续不到位，资料遗失，给归档工作造成很大的损失。

5.档案管理缺少法律控制

工程资料质量失控，其法定原因是建设单位与施工单位在签订合同时，没有明确、详细的整编责任，整编内容，而且整编的深度及要求也没细化，造成工程档案资料管理缺少法律控制。

6.缺乏完善的资料整编规范及标准

在工程档案管理方面，国家出台了一些相关的规范，交通主管部门也制定了相应的规定，但由于形势在不断的发展，这些固定的规范和标准难以详尽、完善的满意具有特别性的工程项目，因此，在工作的详细开展中，经常会遇到困难，如没有合理的资料分类方法，没有明白的资料整编的责任划分，没有明确规定由谁负责整编几个单位共同形成的资料等等。

二、做好高速公路档案管理工作的对策

1.制定档案管理规则，确保档案在宏观上的管理

在工程建设之初，为了加强对建设过程中所形成的材料进行搜集、整理、归档、编目、装订等，以达到“齐全、完整、准确”的要求，可依据《档案法》，按交通部《公路工程竣工验收方法》、《公路工程竣工文件材料立卷归档管理方法》、《高速公路建设项目案卷质量标准》，结合详细路段高速公路建设项目管理的特点，编制相应的《高速公路档案资料管理规定》、《高速公路建设项目档案分类编号规则》等。在工程施行阶段，应结合本路段的详细情况，组织专业人员编制体现本路段的《高速公路竣工文件编制方法》，详细规定档案资料的搜集与整理的内容与质量要求，组卷的方法与要求，案卷的编制、装订、编目、保管等方面的要求，以有效控制档案资料的齐全完整及填写质量。通过各项规则的制定，使档案分类整理有章可循，工作规范、有序进行，切实做到对档案的整理、搜集、归档的宏观管理。

2.脚踏实地，确保施工资料的真实性管理

真实是归档文件的生命，是工程建设质量检验的基点，也是竣工验收高速公路工程的关键。要想为工程质量评定与质量查询提供简洁有效的信息，必须要有真实、完整的施工资料，这样，才能充分发挥文件效能，才能反映工程全貌，也能为以后的公路改造、维修、扩建提供基本依据。施工原始记录的真实性体现在所记录的事件是确定的某一工夫段，与确定地点发生联系的分项工程或施工工序。施工记录的工夫跨度应与分项工程的详细工夫一致。施工数据的完整性体现在施工记录体系的各个组成部分相互补充、相互验证。同时，采用“三同时”的管理模式，即在招投标的同时明确提出档案管理要求；在检查工程质量的同时检查档案形成积累情况；在工程交工验收的同时验收档案的搜集和整理情况，确保档案齐全、真实管理。

3.严把竣工验收关，确保竣工档案凭证作用的发挥

在工程项目建设验收阶段，工程技术人员与档案部门的验收人员要密切配合、严格把关，严格检查各施工单位编制的竣工图、文字资料、施工报告，对隐蔽工程验收记录的真实性和工程想象变更单的落实情况要着重检查，如存在问题及时整改，以确保竣工档案的真实性和准确性，在工程项目合同决算时，使竣工档案资料能真正发挥凭证作用。

4.制定制约措施，确保资料的完整性管理

依据《档案管理方法》与《竣工资料编制方法》制定相应的合同、运用法律手段加强档案资料的管理。在合同中应确定参建各方的档案责任与权利，明确文件材料的形成范围、费用及归档套数，明确档案质量及权属，从法律上真正保证档案归档工作。工程监理也应充分发挥监督职能，监督、审核、验收工程资料形成及档案整理工作。在工作的详细开展中，要施行专项检查评比，建立奖罚分明的经济责任制，奖先罚后，以加强参建单位档案管理的质量意识，以推进优质档案的形成。

5.制定档案管理规章制度，确保档案的制度保障管理。在制定档案管理规则的基础上，为了保证各项规则的真正落实，应建立、健全项目档案管理制度，使项目档案的分管领导及各部门如建设、想象、施工、监理单位专兼职档案人员均明确职责，切实抓好项目文件资料的形成、积累和有序管理，以保证归档文件材料及图纸内容的准确、齐全、规范，保证施工技术材料记录齐全、签署完备，原材料质量保证资料真实可靠，竣工图与实物相符，真正完成“网络”档案管理，以保证工程建设全过程各阶段档案工作进程的顺畅。

6.加强人员业务培训，确保档案的有序管理

项目档案管理细则范文篇2

【关键词】基本建设项目；档案收集归档；整理

自1994年原工业部出台《煤矿工业企业档案分类规则》后，一直采用规则中的要求对基本建设项目的档案进行收集、分类、管理等。煤矿建设工程从开始筹划到完工验收都离不开基本建设项目的档案管理工作，这是一项动态的工作，随着工程进度的开展逐步完善相应的档案资料，真实地记录着煤矿工程施工现状。基本建设项目档案管理工作能够真实有效地进行，关键在于档案资料的收集。档案资料的收集能够保证基本建设项目相关资料的完整性，是开展档案管理工作的前提保证。建设项目档案资料的完整性与真实性直接影响档案管理工作的质量，因此收集资料时一定要做到准确，并与实际的工程进度相符合。煤矿基本建设项目的档案管理工作一定要严格按照国家的要求进行，并对档案进行分类，对有保存价值的资料必须进行妥善的统一的管理，以便日后的翻阅。

一、基本建设项目前期的档案收集工作

（一）档案资料类型的选择。完整的基本建设项目档案资料主要包括工程项目施工前期的资料、施工过程中的即时资料、运营阶段的资料、国家规定的其他资料、还有员工的信息档案。工程项目施工前期的档案资料主要有设计环节中需要的资料信息，关于工程项目可行性讨论的报告，实地考察与验证的资料，还有所有的设计文稿等资料。施工过程中的资料主要包括施工现场监管的记录文件，工程的施工图纸、工程项目的竣工效果图，施工单位的相关信息，以及承包双方的委托合同等。运营阶段的资料主要指试运行过程中产生的各种数据，还有就是正式投产后的相关资料。国家规定的资料主要是相关政策要求必须具备的工程项目的图片、录像记录资料等。

（二）档案资料时间的选择。基本建设项目档案的收集需要根据工程项目的进度，及时进行整理。新设备、新技术的引进一定要先进行书面文件的登记与备案，再进行使用。基本建设项目档案收集工作需要与工程项目施工进度同步进行，这样才可以保证档案资料的有效性。

二、基本建设项目档案管理工作

煤矿基本建设项目所有的档案资料应该都需要符合国家的相关规定，并以档案管理要求为依据，由文件档案的所属单位进行详细整理，工程项目负责单位的各个部门需要根据收到的文件的类型、内容、时间等进行年度性质的整理。档案资料的类型不同，归档整理的方式也不一样。工程项目施工前期的实地勘察与初期设计等基础性的文件资料需要依据工程项目或者专业进行归档；关于引进的技术、设备，竣工验收与试运行阶段的资料信息按照单项工程进行整理；项目施工的相关记录、工程验收的实时记录、工程质量评定的结果则归于单位工程这一类别；施工单位负责施工规程中设计方案更改、试运行数据资料、维护保养文件的整理；工程项目的建设单位负责整理项目招标文件、所用设备资料。

煤矿基本建设项目档案文件可以根据文件之间形成规律和成套性的特点进行组卷管理，在不改变卷内文件之间紧密联系的前提下，进行科学的分类，合理地组卷。基本建设项目档案管理文件的组卷方式多种多样，例如，以时间、问题、单位工程等进行组卷管理。当卷宗内文件保存期限不一致时，以时限长的文件为主；文件排列顺序可以按问题严重性的大小，也可以按照时间的先后顺序，还可以依据文件的重要程度。项目案卷需要有详细的编目，将卷内文件的目录、文件的页码、案卷的封面设计等都需要包含在内。

三、基本建设项目档案归档工作

煤矿基本建设项目设计的部门比较多，有承建单位、施工单位和监管单位，各个单位部门需要在工程项目竣工后，将各自整理的工程项目的档案资料送交承建单位的档案管理部门进行归档。考虑到煤矿基本建设项目的施工期比较长，可以根据施工阶段的不同分阶段进行归档；可以依据单个工程项目的完成情况进行归档；也可以等此项建设工程竣工后统一进行归档。归档的文件资料需要形成完整体系，真实地反映建设项目施工过程中的各个细节，是对整个基本建设项目的完整回放，文件资料的每个数据、记录都要求与实际的施工情况相符合，并保证实体建设项目与图纸设计相符合，工程质量符合建设单位的质量要求。基本建设项目档案资料在由施工方进行收集、管理、归档成册后，需要由监管部门、质管部门、文件编制方三方进行会审，以确保文件档案资料的真实可靠性。

四、结语

基本建设项目的档案管理工作在煤矿建设工程中发挥着举足轻重的作用，关系着工程项目能否顺利进行验收。煤矿基本建设项目的参与单位比较多，施工过程中产生的档案资料也比较复杂，这就要求工作人员在资料的收集、分类等环节要格外地细心，必须按照国家的相关规定开展档案管理工作，一定做到有据可依，有据可查。

【参考文献】

[1]张红梅.煤矿基本建设项目档案收集归档和整理[J].河南科技，2014（10）：243

项目档案管理细则范文篇3

【关键词】火电施工技术档案管理

1技术档案管理是企业档案管理的主要业务

档案最简单的定义是“直接形成的历史记录”。所谓“直接形成”说明档案继承了文件的原始性，所谓“历史记录”说明档案在继承文件原始性的同时，也继承了文件的记录性，是再现历史真实面貌的原始文献。档案具有历史再现性、知识性、信息性、政治性、法律性、文化性、社会性、教育性、价值性等特点，其中历史再现性为其本质属性。档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作。

企业档案的内容性质可以分为行政档案、人事档案、技术档案等等。在以往很长的一个历史阶段，企业档案管理往往被认为只是单纯的人事档案管理，由此被遮上了一层一般人不便问津的神秘色彩，而所谓的技术档案仅仅当成了资料管理。改革开放以来，特别是进入市场经济以来，由于人力资源实行了广泛流动，企业员工基本上摆脱了人事档案的束缚，技术档案越发受到企业的高度重视，并成为企业档案管理的主要业务。

一般而言，技术档案是指企业在生产经营活动中形成的，有具体事务的技术文件、图纸、图表、照片和原始记录等等。详细内容包括任务书、协议书、技术指标、审批文件、研究计划、方案大纲、技术措施、调查材料、设计资料、试验和工艺记录等等。技术档案一般为内部使用，不公开出版发行，有些有密级限制，因此在参考文献和检索工具中极少被引用。

2丰富完善工程项目档案文件的归档范围

（1）以电力企业档案分类表为纲。《电力企业档案分类表》按工程建设的不同阶段，设列了应归档文件的类别名称和部分文件名称，虽然不完整、不详细、不全面，但结构上还是较为合理的。收集工程项目文件的归档范围和内容时，以分类表为大纲，充实相关内容，有利于编制工作的有序开展，同时避免大的漏洞。

（2）以《国家重大建设项目文件归档范围》为基础。《国家重大建设项目文件归档范围》是面向全国各行各业各类建设工程的文件归档范围，具有普遍指导意义。编制技术档案中的火电、输变电工程管理档案时，必须以此为依据，充分利用已有的成果，补充电网建设工程技术档案特有的文件材料，同时，剔除电网建设工程项目中不可能产生的文件类型，使其既具有丰富性、完整性，又具有简便性、实用性。

（3）以建设部管理规定、规范和标准为依据，丰富完善电力建设工程项目文件归档范围。这些文件主要是指《电力建设施工质量验收及评定标准》、《电力建设工程质量监督检查典型大纲》、《建设工程监理规范》、《国家电网公司输变电工程达标投产考核办法》、《国家电网公司输变电优质工程评选办法》等等，依据这些文件全面收集工程建设管理、施工管理、监理、质量监督、验评等各项活动中形成的各类文件材料，确定工程项目文件的归档范围，丰富归档内容。同时在编制过程中吸收档案业务骨干、工程管理人员、施工技术人员、监理人员、兼职资料员参加，发挥其了解各类管理范围和标准，了解建设过程及需求的优势，使归档范围的制定更加符合电网建设工程项目的实际情况。

3明确类目设置

电力工业企业档案分类表制定于1991年，由于历史的局限有些类目设置不科学，很多文件无法判断其类属；加上随着电力建设的发展，形成很多新类型的文件，其无法归入原来的类目中，在整理建设工程项目文件时给建设、施工、监理等单位兼职档案员造成很多困扰，影响了工作效率。为解决这些问题，可以在研究电力工业企业档案分类表的类目设置情况的基础上，掌握类目设置的思想、原则、方法，根据其按工程的建设阶段为主线，结合文种进行类目设置的情况，在不违背分类方案基本原则和分类体系的基础上，依照档案分类学的原理，调整不合理的类目设置，增加个别类目，明确新增文件类型的归类方法，使新的类目设置结构更加科学合理、内容更加完善。

4确定整理方式

按照尊重文件形成的规律，保持文件内在联系，保证归档文件完整、系统的原则，设计工程项目文件的整理方式，达到便于操作、便于查找利用。如工程项目质量验评文件，按照工程项目质量检验及评价规程的结构设置单位工程、分部工程、分项工程、检验批的结构层次，设立各层次应归档文件名称，在整理案卷时，按照检验批文件、分项工程文件、分部工程文件、单位工程文件的顺序依次排列，实现结构层次清晰、排列有序、不漏文件。同时，尊重文件材料的形成规律，保持层次文件之间的有机联系，保证归档文件的完整、系统，从而使操作便利，也有利于归档文件分类检索和查找。

5火电施工企业工程技术档案管理的突破及其实施效果

5.1工程项目文件的归档范围

国家档案管理部门出台的相关规范是面对全国各行各业的各类工程档案的，具有普遍的指导意义。但是，所列文件归档范围不能满足电力建设工程项目的实际需要。所以我们应该编制从立项审批、前期准备、施工建设、竣工投产到验收检查各阶段产生的各类应归档文件内容和项目文件归档范围，从而解决建设项目产生哪些文件，哪些文件需要归档的问题，为项目文件的齐全、完整和系统提供保障。

5.2工程项目文件的整理方法

编制火电施工工程档案管理导则，按照分类号、文件顺序号的结构，详细排列所有火电施工建设工程项目文件，为整理项目文件提供依据，为项目文件的齐全、完整提供保障，使项目档案的分类编目更加科学合理，有利于日后的检索查找，从而提高建设、施工、监理等单位整理项目档案的效率。

《电力建设工程施工技术管理导则》的实施，受到各单位专职档案员、施工管理人员、监理人员、兼职档案员的欢迎。导则实施后，项目文件的收集更加齐全、完整，整理更加规范，归档更加及时，查找更加方便快捷，为档案专项验收、达标投产验收和创优检查的顺利通过提供了方便条件，为日后的查找利用奠定坚实的基础。

参考文献：

[1]张晓霞.浅谈电力企业特色档案的收集[J].中国电力教育，2010年S2期.

[2]卫佩文.电力企业档案管理的现代化[J].中国电力企业管理，2002年11期.

[3]李惠萍.浅谈电力企业档案管理网络[J].广西电业，2007年05期.