档案管理职责及工作要求范文篇1

人事档案管理是我国劳动管理制度的特色之一，是做好企业人力资源管理工作的前提、保障和基础，是影响人力资源管理工作的效率、质量和水平的重要因素。

认识人事档案管理在人力资源管理中的重要性

人事档案管理是一项具有真实性、准确性、权威性、唯一性和严肃性特点的特殊工作岗位，一点点的疏忽都可能造成难以弥补的损失。

人事档案管理是人力资源管理的信息库，负责搜集和提供人力资源管理需要的基本信息。没有准确、及时的信息提供，人力资源管理就成了无本之木。对职工档案所蕴藏的丰富的人员信息资源认识不充分，也必然影响到人力资源管理水平。

人事档案是唯一记录职工各类情况的具有法律地位的文件，随着国家关于劳动法律法规的健全，职工法律意识的增强，职工档案成为维护企业和职工个人利益的重要依据，是处理劳资纠纷的主要参考记录。

提高人事档案管理水平的几个环节

1、材料收集要勤

完整全面地收集材料，是做好职工档案管理工作的起点和前提，反映职工情况变化的材料是处在动态变化之中，只有及时地收集补充，才能保证职工档案客观准确地反映职工的全貌。

2、鉴别、整理材料要真、准、全

职工档案管理要本着对组织、对职工负责的态度，对每一份收集上来的材料进行鉴别、精选，确保档案材料真实、完整、准确。真实性是职工档案的生命线，职工档案是否真实、准确、可靠，直接关系档案的使用价值，更关系到每个职工的切身利益，是一项复杂的基础工作。

职工档案工作不是简单的接收入档，档案工作人员要体现出自己纯熟过硬的专业素质和认真、负责的敬业精神。鉴别材料是否属于入档范围和入档要求，不属于归档范围的材料，不擅自归档，经过鉴别，根据情况予以处理。整理装订人事档案材料时，不归档的材料填写处理档案材料清单，报请有关领导审查批准，由专人负责监毁。保证整理的材料真实、准确、全面，使职工档案达到完整、精炼的要求。

3、严格执行职工档案管理制度

职工档案具有政治性和机密性的特点，不能随意公开和向外扩散。为确保职工档案的安全，严守档案的秘密，充分体现档案的严肃性和权威性。档案管理部门要建立严肃的工作纪律，加强制度建设，不断提高职工档案管理的规范化水平。建立健全档案收集制度、鉴别归档制度、查（借）阅制度、转递制度、检查核对等制度等。在档案材料收集补充、查、借阅、档案库房管理、保密等都有章可循、有据可依。

注重对职工档案管理人员的培养

职工档案工作是一项政治性、政策性、专业性、服务性很强的工作，要做好职工档案管理工作，关键是要建立一支在政治上、业务上双过硬的档案管理人员队伍。

职工档案工作工作繁琐且专业性强，职工档案反映职工方方面面的情况，要求档案管理人员熟悉劳动法律、法规及公司各项劳动管理文件，对劳动关系、机构调整、劳动工资、保险待遇、奖励惩处、职工培训、人事管理、党的组织工作都有充分的认识和了解，并熟悉劳动管理的历史演变情况。

档案管理人员的选拔必须是党性强、作风正、忠于职守、严肃认真的人员，职工档案工作人员不仅要具备较为深厚的专业知识，根据形势的需要熟练掌握现代化的管理方法和技术，还要努力学习相关学科知识，不断增强法律意识，提高业务能力；要切实增强服务观念，职工档案工作本身是一项服务性较强的工作，要做到认真、热情、周密、仔细，一丝不苟；职工档案工作人员要淡泊名利、吃苦耐劳、忠于职守、踏实工作，提高责任心。

人事档案管理的价值在于提供服务的价值

档案管理的最终目的是为了档案的利用，职工档案管理还应包括建立起一套完整的职工个人资料信息库，及时、准确的为企业人力资源管理提供有效的信息资料。由档案管理人员建立职工个人信息库是档案管理的职责和目的决定的，档案管理人员直管理职工的基本信息丰富准确，建立起来的信息库准确程度高，更新更及时。

档案管理职责及工作要求范文篇2

【Keywords】project；archivesmanagement；measures

【中图分类号】TU712；G275.9【文献标志码】A【文章编号】1673-1069（2017）05-0007-02

1引言

随着企业的不断发展，工程项目档案越来越多，要求越来越高，档案管理方法也在不断变化发展，各行各业均拥有属于自己特点的档案管理软件，走上专业化管理道路。作为一个电力工程施工企业，工程项目档案管理还存在诸多弊端，需要不断加强工程施工、竣工档案管理的规范化、科技化、信息化、网络化，通过提高档案管理水平，为企业发展服务。

2提高工程项目档案管理的必要性

2.1加强项目档案管理是每位职工的义务

《中华人民共和国档案法》第3条规定：“一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务”。另外，国家还颁布了《中华人民共和国档案法实施细则》、（GBT11822―2008）《科学技术档案案卷构成的一般要求》、（DAT28―2002）《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》等一系列法规、国标、行标，对企业档案管理职责作出相应规定[1]。作为电力施工企业的每一位员工均有为企业档案管理贡献力量的义务。

2.2规范化、标准化档案管理可使企业利益最大化

近年来，随着国家宏观经济的发展，电力行业越来越多的重大特大项目均有创建国家优质工程的建设目标，其中项目竣工资料是评选优质工程的重要依据之一，在评选阶段占据十分突出的地位。

许多工程建设单位越来越重视工程项目档案管理工作的规范化、标准化，并采取了在承包合同中明确竣工资料保证金的规定，其比例高达合同价款的5%。在项目管理过程中，建设领域项目管理“八大员”也包括档案资料员，属于专业化管理人员之一。

笔者负责过多个工程项目档案管理工作，从施工过程档案收集整理到竣工档案制作移交均全程参与负责，工程竣工资料无法及时按业主规定要求移交则无法进行项目最终结算，竣工移交时间拖得越久，企业利益损失越大，其中包括可见的经济利益损失和无形的品牌名誉价值损失。

3施工企业档案管理存在的问题分析

3.1有意识，无重视

作为一个施工企业，其档案构成中很大部分为工程项目竣工档案，工程项目档案从招投标开始，经过施工过程控制到竣工验收结束，都会形成一系列具有价值的重要资料。

当前施工企业档案管理中存在的问题主要是工程项目完工后无法及时在规定时间内移交竣工资料，有些项目甚至在项目部解散之后两、三年才完成，这严重影响了企业利益。不能保证竣工档案移交的及时性、有效性，其根本原因是：①管理层存在着“档案工作就是档案员一个人的事情”的思想，并没有“专业的人才做专业的事”的意识；②相关管理领导和职工没有重视工程项目档案管理；③企业建立的奖惩机制未能覆盖或不能在档案管理工作中实际操作。这是一种“有意识，无重视”的不负责任的现象。

3.2有机制，无职责

在当前工程项目招投标竞争日益激烈的大环境下，国有企业几乎都紧紧跟随国家政策对内部管理进行实时调整，其也已经意识档案管理的重要性，意识到档案管理是影响企业利益的基本因素之一，从设置各级档案管理部门，设置专业档案室，加强日常档案收集整理，到加强档案宣传和员工培养培训，硬件条件似乎都是按部就班、井井有条地稳步推进。在这看似有效的管理机制下，其实存在很多问题：需要调阅时才发现重要的项目档案并没有及时归档，或已经遗失无法追溯；由于部门众多，多数部门会自己保存相关重要档案，并不移交企业的专门档案室保管，致使其他部门在相同的档案需求上做了重复工作，耗费人力物力，给企业带来较大损失；没有一定的奖惩机制来对档案管理人员进行奖优罚劣，这是一种典型的“有机制，无职责”的管理失职表现。

3.3有岗位，无能力

企业各级档案管理部门众多，档案管理岗位也按标准设置，但管理者能力和水平却参差不齐，出现已经归档的档案资料根本不能满足归档要求的情况。普遍原因是项目档案管理者一般都不是专业的档案管理人员，而是技术员兼职，甚至有些人员从未经过档案管理培训就直接上岗。工程档案是企业档案的重要组成部分，占比极大，档案管理者业务能力低下会导致资源浪费、影响档案质量，使工程难以通过竣工验收，从而导致企业损失。这便是所谓的“有岗位，无能力”现象。

4提高档案管理能力措施

4.1加强档案宣传，提高职工意识

要提高全体职工的档案管理职责意识[2]。首先，企业管理者在制定各?规章制度时，应从制度上为档案重要性宣传做好铺垫，让广大职工明白加强档案管理职责、提高档案管理能力是关系到企业长期利益，关系到每个人切身利益的。其次，制定的档案管理制度应明确各级部门形成的重要档案要指定专人及时整理，集中归档，集中保存。同时加强各部门之间的沟通，实现档案的有效利用。再次，在提高职工档案管理意识的同时，领导层的重视程度也是直接影响档案管理工作的重要因素。企业管理者，尤其是高层管理者应定期对档案管理工作进行检查，奖励优秀，调整中庸，淘汰落后。

4.2落实管理职责，建立长效机制

企业建立的各级档案管理部门均有对应的管理职责需要严格落实，在多数情况下，部门之间的业务需要上级领导协调统一，而非按照制度规定来执行。

要使广大职工自动自觉落实自己的档案管理职责，必须要求各级档案部门加强“按制度办事”的意识，认真及时落实各自管理职责。

建立及时有效的奖惩机制，对档案管理有积极贡献的职工予以实质性奖励，同时对领导不力、管理不善、甚至管理混乱，为企业形象带来负面影响的职工予以一定惩罚。

4.3提高操作能力，确保后继有人

针对各级档案管理人员，尤其是工程项目档案管理人员，要组织专业化培训、定期学习，以提高其管理和操作能力。新进入的档案管理人员，应考虑其档案管理操作培训周期，使其在具备一定的实操能力之后再从事相关业务管理。

不论企业内档案管理还是工程项目档案管理，专业化管理始终是最终管理方式。专业的人才能做专业的工作，获得与职位相适应的劳动报酬，才能使得企业档案管理工作实现长期稳定发展与进步，保证企业利益趋于最大化。

5结论