项目档案管理细则篇1

2010年以来，江苏档案部门全面贯彻落实省委十一届九次全会和全国档案局馆长会议精神，自觉围绕党和政府工作大局，确立“全国领先、全面领先”的工作目标，夯实档案工作基础，提高公共服务能力，努力实现全省档案工作面上指导和省档案馆内部业务建设“两翼齐飞”，推动档案工作又好又快发展。正是在这样的背景下，《数字档案馆建设规程》(DB32／T1892-2011)、《电子档案基础元数据数据库结构和封装格式》(DB32／T1893--2011)和《档案数字化操作规程》(DB32／T1894--2011)等三个标准通过不懈努力应运而生!这三项标准是江苏省为推动“十二五”时期全省档案信息化建设，贯彻落实国家档案局《数字档案馆建设指南》等―系列标准规范，切实解决江苏档案信息化建设中疑难问题而采取的重要举措。

标准编制目的

2010年5月江苏省档案局联合江苏省标准化技术研究院，按照江苏省质量技术监督局下达的标准编制计划，在标准化处指导下，抓住数字档案馆建设中存量档案数字化和增量归档电子文件管理两个重要环节和主要内容，结合实际，组织全省相关力量，研制完成围绕数字档案馆建设的三个系列地方标准。主要目的是：

1规范和指导“十二五”时期全省数字档案馆建设。数字档案馆是国家和地区实施信息化带动战略和江苏实施创新驱动核心战略的重要实现形式。江苏《电子文件管理细则》(试行)，明确省级数字档案馆为全省电子文件集中异地备份中心。属于国家综合档案馆接收范围的电子文件，各单位应当按照同级国家综合档案馆明确的时限进行移交。2011年《江苏省国民经济和社会发展第十二个五年规划纲要》第十二章“繁荣发展文化事业和文化产业”第三节“完善公共文化服务体系”明确“适应群众文化需求的新变化新要求，创新文化内容形式和生产传播方式，加快发展手机报、数字出版、数字图书馆、数字档案馆……”。标准的制定是为切实保障江苏的数字档案馆建设按照国家和省的要求，与区域电子政务和信息化建设相衔接，着眼于党政机关、社会公众远程在线利用数字档案信息资源的需求，把握方向不偏离。

2总结江苏实践经验，细化国家标准。为规范电子档案的采集、管理、保存和利用，维护电子档案信息资源的完整和安全，江苏省档案馆和苏南一些市县档案馆进行了电子档案实时采集、长久保存和有效利用的探索，2007年和2010年国家档案局电子文件中心建设经验交流会和《数字档案馆建设指南》宣贯会分别在江苏召开。江苏省电子档案中心、市级县级数字档案馆的建设实践，获得国家档案局优秀科技成果三等奖的《省、市、县三级数字档案馆建设模型》等课题研究，为更高层次的数字档案馆建设提供了直接经验。在国家相关行业标准基础上，按照馆室一体化原则，细化数字档案馆软硬件技术指标和评估细则，细化电子档案元数据与封装模型和房产、公证等30个实用型电子档案目录数据结构，细化纸质、照片底片、录音录像、缩微胶片和实物档案等多载体档案数字化标准，提高可操作性和实用性。

3突出标准在档案信息化建设中的基础和主导地位。数字档案馆、电子文件(档案)备份中心等档案信息化项目投资大、涉及面广、见效慢，标准先行是保证投入能够获得有效回报的重要前提。作为归档电子文件源头的各立档单位、电子档案管理的各级各类档案馆以及负责电子政务和档案管理系统开发的IT企业，在开展信息化建设过程中都急需应用档案信息化技术标准。在国家法规标准的框架内进一步制定地方标准相配套，有利于全省在“十二五”时期建设数字档案馆的实践中，进一步统一软硬件基础、元数据、数据结构和数据格式，为数字档案馆实现档案信息资源共建共享、永久保存和高效服务提供规范化、标准化的依据。

标准编制过程

1《数字档案馆建设规程》(DB32／T1892-2011)的编制。《数字档案馆建设规程》结合江苏实际，引进国际先进经验，明确了基本技术框架，规范了数字档案馆建设中软硬件平台的技术方法和途径，创造性地建立了较为完整的数字档案馆和数字档案室评估体系，制定了详细的评估细则及评分标准，成为市县切实推进数字档案馆建设的依据。标准由十四章、两个资料性附录和四个规范性附录构成。主要内容包括建设原则和总体要求、建设目标、建设内容、建设步骤、数字档案馆系统架构、数字档案管理系统功能要求、数字档案服务平台建设要求、软硬件配置要求、数字档案资源建设要求、安全管理与制度建设和验收与绩效评估。

该标准遵循国家档案局《数字档案馆建设指南》，编制时结合江苏实际，按照“客观科学、总体把握、便于操作”的原则，对什么是数字档案馆、怎样建设数字档案馆、如何评估数字档案馆做出详细规定，并且通过结构图、表格等形式，对数字档案馆总体架构、网络架构、硬件配置、软件功能等建设中必然遇到的技术问题，做出了切实可行的规定，便于本省各级各类档案馆、档案室和其他社会组织机构在建设数字档案馆和数字档案室时遵照执行。

编制中充分考虑了国家的相关法律、法规及标准以及国际标准；融合了《省、市、县三级数字档案馆建设模型》研究成果、省信息化重点工程江苏省电子档案中心的建设成果，以及本省苏州、太仓等多个市县数字档案馆和云南、江西、青岛、绍兴等省、市数字档案馆的建设成果；参考了美国数字档案馆ERA项目的有关建设经验。通过深入细致的技术论证、专题研究、会议讨论、征求意见等形式，形成了与本省经济社会发展实际情况相适应，具有适度前瞻性和领先性的标准内容。

2《电子档案基础元数据数据库结构和封装格式》(DB32／T1893-2011)的编制。《电子档案基础元数据数据库结构和封装格式》基于国家相关标准，以共建共享的思想，规定了电子档案基础元数据模型以及涉及公共馆藏和民生的30个基础电子档案专题数据库结构和目录数据格式。标准由六章和一个资料性附录构成，为便于执行和在办公自动化等相关系统中应用，关于电子档案的元数据具体描述均提供了技术模型。主要内容包括元数据的表示方法、基础结构元数据、基础结构元数据摘要表示、基础结构元数据的字典表示、电子档案封装格式、电子档案封装结构模型、封装新增的元数据、封装元数据元素的描述、电子文件的封装及江苏省基础电子档案专题数据库结构表等规范性附录。

电子档案基础元数据是数字档案馆建设档案基础数据库、实现电子档案数据共建共享和长期永久保存的核心基础。起草中重点调研了电子文件连续体理论、永久保护真实的电子文件国际项目(InterPARES)、开放档案信息系统参考模型(OAIS)、《ISO15489-1-2001信息和情报一记录管理一第一部分：总则》、

《ISO／TR2308I-2-2001信息和情报一记录管理―第二部分：导则》、美国电子文件档案馆(ERA)项目、澳大利亚《维多利亚电子文件策略(VERS)》等国外理论、标准和项目实践。研究了我国《电子文件归档与管理规范》(GB／T18894-2002)、《信息技术・元数据注册系统(MDR)》(GB／T18391.1-6-2009)、《文书类电子文件元数据方案》(DA／T46-2009)、《基于XML的电子文件封制装规范》(DA／T48-2009)等标准规范，并与国家推荐标准参与制定单位安徽省档案局标准起草组进行了深入交流和研讨。

同时紧密结合江苏省信息化基础性、标志性、公益性重点工程――江苏省电子档案中心的实践，对如何利用信息技术手段，以综合档案信息资源为处理核心，对电子档案信息资源进行收集、管理，传输和提供利用的技术环节和要素进行了全面考察，通过建立综合档案基础数据库的过程开展实质性应用。

3《档案数字化操作规程》(DB32／T1894-2011)的编制。《档案数字化操作规程》规定对现有的纸质档案、录音录像档案、照片档案、缩微胶片档案、实物档案进行数字化转换的操作要求。标准对原始档案准备、交接、转换设备选择、技术参数设定、存储格式、数据校验等做出详细规定，并且对操作规程、数字化文件存储、数据验收、数据备份、数字化成果管理、安全保密要求等做出了相应规定，通过规范性附录和资料性附录提供档案数字化转换流程等，可操作陛和实用性较强。

标准的编写充分考虑了国家对档案管理的各项法律、法规规定及国家与行业标准相关要求。主要依据《中华人民共和国标准化法》，《数字档案馆建设指南》、《档案交接文据格式》(GB／T13968―1992)、《照片档案管理规范》(GB／T11821-2002)、《电子档案文件归档与管理规范》(GB／T18894-2002)、《档案著录规则》(DA／T18-1999)、《纸质档案数字化技术规范》(DA／T31-2005)、《缩微胶片档案数字化技术规范》(DA／T43-2009)等。

项目档案管理细则篇2

一、制订工作程序

根据卫生部卫生监督规范要求，监督所对日常工作制订了详细的工作程序，明确各项工作应遵循的原则、工作方法、步骤以及工作中应保存的资料和保存资料应涵盖的信息等，这些资料将作为档案资料的重要来源，并以此作为评价工作质量高低的重要依据。

二、档案管理方式

档案按照科技事业单位档案管理标准进行收集、整理，实行所、科两级负责、全所统一管理的模式。

（一）成立组织。监督所成立档案管理委员会，设专职档案管理员，负责全所档案资料的收集、整理、管理、使用，并负责对各科档案的收集、整理、管理、使用进行监督、指导。各科室设兼职档案员，负责本科资料的收集、整理、归档。

（二）资料的收集、归档。一是完整性资料。完整性资料按照工作程序要求，明确归档的资料，各科室应于次年1月15日前移交所档案室，所档案管理委员会指定专人负责档案的接收。交资料时，接收人应逐项审核移交档案的完整性、规范性，符合要求的交接双方签字，由档案室按档案管理要求装订成卷，对不符合要求但可弥补的由科室在规定时间内进行充实完善，符合要求后再移交。对不可弥补的，由科室写出说明交档案室一并整理归档。二是跨年度性资料。对一些年度内不能完成的工作，由所档案管理委员会审核签字认可，待工作完成后资料再移交归档。三是延续性、活动性资料。对一些延续性、活动性内容不能固定的资料，科室每年写出总结性材料报所档案管理委员会，所档案管理委员会逐项审核后，形成活页档案，由科室保管。如工作延续性终止或资料内容不再变化，随时按程序整理归档。

（三）档案资料的保管。各科移交资料整理归档后，对反映主要业务工作总体水平的资料以及在基础工作中形成的综合性、分析性并具有一定学术价值和保存价值的档案，原则上由所档案室统一管理。科室使用频繁或需在一段时间内集中使用的资料，科室可办理借阅手续，由科室保管。

（四）电子档案的管理。随着办公自动化速度的加快，一些档案资料电子化速度也在加快，所按照各项工作程序研制开发了相应软件，对这类档案资料，年终也需随文字材料一起移交档案室，所档案管理委员会按标准审查合格后收集整理，刻录光盘存档。

三、考核

严格的考核是规范档案管理，促进工作上水平的关键。各科档案管理考核由所档案管理委员会负责，纳入所综合目标管理考核中，从资料的收集、整理，到档案资料的管理、使用都有明确的考核细则和量化标准。考核分为定期考核、不定期考核和年终移交档案考核3种形式。

（一）定期考核。定期考核即是所档案管理委员会每季度对各科资料的完整性、规范性进行检查，对检查出的问题提出改正意见限期改正，并在下次检查中作为必查内容进行复查，再次检查仍不合格的予以通报批评，并按标准扣除综合目标管理得分。

（二）不定期考核。不定期考核即是所档案管理委员会不定期抽查科室资料，发现问题及时提出改正意见，并作为定期检查时的必查内容。再次检查仍不改正的将依照标准扣除综合目标管理得分。

（三）年终移交档案考核。年终移交档案时，所档案管理委员会对各科资料完整性、规范性、及时性进行全面细致的考核，发现不规范、不及时的，责令其限期改正，对逾期不进行改正或造成档案资料缺失不能弥补的，除通报批评和按标准扣除综合目标得分外，并取消其先进科室评选资格，有关责任人不得评为年度考核优秀和先进工作者。

四、体会

项目档案管理细则篇3

文控部--彭其文，加入易恒科技以来，经历了泉州、万达以及青岛项目，获得了非常宝贵的项目管理经验。现任青岛LNG项目主管经理，他肩负着整个项目技术和管理岗位，从一个在基层做简单工作的文档工程师，到执行项目管控和技术支持的主管经理，离不开他热爱学习、不畏困苦、不断挑战自己、战胜自己的精神。在项目的同事都知道，他自己购买的书摞起来都比人高，他是在悄声的刻苦学习。

同时，他是个热爱分享的人，不久前他与大家分享了穹顶之下观后感。现在，就在本次天分公司在青岛LNG项目组织的档案培训中，他再一次总结了此次培训收获与心得，公司的领导们被他这种学习精神所打动，特别推荐将此文分享与大家，希望大家向彭其文学习，学习他热爱学习和分享的精神，并且给予彭其文成长积分+1分的鼓励，下面就让我们一同来学习吧。

2015年05月05日，中石化天分公司在青岛LNG项目现场开展了为期3天的档案管理培训。2015年05月05日胜利油田档案管理中心葛红老师从“什么是档案”、“为什么存档案”、“怎么样存档案”、“如何利用档案”的档案全生命周期讲解档案的基础知识。随后讲解了各类档案（管理类档案、科技类档案、实物类档案等）的全生命周期的管理方法。

2015年05月06日青岛石化行政事务中心档案室张海老师从建设单位项目档案资源管理（前期文件、项目管理文件、声像档案等档案如何管理）和档案具体操作方法讲解了工程项目档案整理；并分享了老师档案工作中的一些心得体会。2015年05月07日青岛炼化信息管理中心王力老师详细讲解了《中国石化基本建设工程项目档案资源归档管理实施细则V6.0》中各类文件档案整理的思路和方法，并针对其中一些重点事项进行举例讲解（施工图、设计变更等）。

本次3天的档案管理培训，也是我第一次参加系统的档案培训。通过本次培训，主要的档案管理知识收获：

1、档案全生命周期的工作的认识，从档案定义、档案的意义、档案收集整理及档案的利用4个方面了解档案管理工作。

2、不同类型的档案的整理模式，把管理档案、科技档案、项目档案等不同档案的管理模式应用到实际的档案管理工作中，并指导自己开展鉴别、收集、整理、组卷、归档等档案管理工作。

3、工程项目档案的全生命周期管理，如何管理项目建设初期、项目建设期间、项目竣工验收的项目全生命周期中的档案。张海老师的“大事记的编写”内容让我印象深刻，坚持“观点正确、内容精当，大事突出、要事不漏、小事不入，材料准确、文字精炼，言简意明、条理清晰”六个原则编制项目大事记。并阅览了“青岛石化公司加工高酸原油适应性改造项目”的大事记，大事记与档案工作密切联系，相关归档文件涉及的事项均由列举，完全达到协助档案工作开展的作用。

4、王力老师通过理论与实践相结合的讲解方式，对项目全生命周期的档案形成、收集、整理、组卷等档案工作做了一个细致的讲解。讲解过程中贯穿讲解了如何保证工程建设项目档案的完整齐全性、如何合理有效协调各部门档案工作、如何扩展自己的档案知识广度、如何维护好档案工作的利益等等档案实际工作中应该提升和注意的一些事项。

通过本次档案管理的培训以及档案专家对青岛LNG项目档案指导检查，发现了自身在档案专业管理知识方面的还是不够扎实。在今后的工作中需要注意以下几点：

1、“吃”透国家、地方及行业的档案规范和规定，不仅是表面上的知道和了解规范中的条目，还需要深入“挖掘”每条规范涉及文件的形成过程和要求。

2、管理档案，首先要了解项目或企业的情况，及其档案管理模式；其次了解管理档案的实体文件内容，明确文件的关联性，即完整性和系统性；最后按照档案类别分别收集和鉴定整理，即档案的准确性。

3、对于工程项目档案，不仅需要对项目所使用的档案规范了解，还需要对该工程项目的工程流程、施工规范、监理规范等工程知识有一个整体性了解，有利于档案管理工作的开展。

通过这次培训分享，希望各位同事能在今后的工作中“少走弯路”，并在工作中找到一条适合自己的有效学习档案知识的途径，提升自己的档案专业知识。

项目档案管理细则篇4

关键词：基建档案；信息化；档案管理

一、基建工程档案信息化及数字化的必要性

基建工程项目建设施工过程中通常会产生大量有保存价值的文字、图表、音像等资料，而且这些材料的来源涉及到建设单位、施工单位、审批部门、监理部门、财会部门等，资料形成的过程又与基建工程进展过程具有高度统一性，即立项、实施、运行、竣工，因此基建工程档案材料之间又具有典型的连续性、整体性与系统性。

二、基建工程档案信息化及数字化的必要条件

基建工程档案实现数字化及信息化管理必须具备一定的条件，只有在合适的条件下才能够实现基建工程档案的信息化管理模式。首先现代计算机相关设备及信息传输、存储设备等硬件是实现档案数字化与信息化的基础固件条件；其次现代计算机技术、数字技术、信息传输技术、网络技术等是档案实现数字化与信息化的技术支撑，实现基建工程档案信息化管理系统功能的技术保障；再次科学的资料文件整理是档案数字化的前提；最后建设合格的档案管理队伍是档案信息化管理实施的人力保障。

三、基建工程档案信息化管理及建设中存在的问题及原因分析

（1）存在的主要问题。首先基建工程项目部门在档案管理方面的硬件设施配置不到位，总体发展不均衡，硬件与软件之间缺乏有效的匹配，进而造成设施在有效的生命周期内利用率低下；其次基建工程档案信息资源建设薄弱，档案信息资源的数据格式不统一，电子文件及音像资料的收集不齐全；再次基建工程管理档案系统软件多样，用途单一，数据库结构不尽相同，系统产生的各种目录和数据格式无法统一；最后基建工程档案在管理过程中档案数据安全存在风险，而且档案信息化管理人才匮乏。（2）存在问题的原因分析。首先基建工程通常有多个施工单位来完成，不同单位或部门所产生的文件资料存在较大的差异，缺乏统一的规划和档案材料整理、归档标准和规范；其次基建工程项目通常并不太重视基建档案的管理工作，其资金投入与人才配置不足，造成专业人才匮乏，进而影响了档案的信息化管理水平；再次基建工程项目在不同的施工单位施工中所形成的档案材料水平参差不齐，档案材料整理的随意性较大，安全防范意识与措施不严格。

四、基建工程档案信息化管理与建设的建议

（1）档案信息化管理的基本原则。基建工程档案信息化管理一方面是建设工程项目的真实反映和记录，是工程项目后续利用的重要依据和凭证，另一方面也是档案的重要组成部分，在档案开放和利用中展现一定的社会和经济价值。因此实现基建工程档案信息化管理需要遵循应的原则：一是注重效益的原则，结合用户需求分析结果而进行档案信息化、数字化管理；二是统筹规划原则，档案信息化管理需整体考虑、系统规划、详细论证；三是资源共享原则，这也是档案管理信息化发展的必然趋势和要求；四是保障安全的原则，档案信息化管理必须确保档案信息的安全性与完整性。（2）档案信息化管理的任务。基建工程档案信息化管理与建设中，首要任务是实现档案信息化的基础设施建设，提高计算机网络的应用程度，继续推行计算机管理档案；二是档案信息资源建设，其中档案信息化管理系统的多媒体数据库与全文数据库建设是重点；三是档案信息化管理应用系统建设，这是实现档案信息化管理功能的技术保障；四是档案信息化标准规范建设，完善基建工程档案信息化管理的标准体系；五是档案信息化人才队伍建设，提高档案管理工作人员掌握和运用现代化技术的技能；六是档案信息化保障体系建设，采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施。（3）基建工程档案信息化管理的途径。从传统管理方式向数字化管理转变的关键是建立基建档案数据库，保证档案信息化与数字化的过程速度快、准确率高、转化成数字文献存储空间小。结合基建工程特征，建立部门立卷制，使档案管理部门和产生基建档案的部门协同合作，使用同一的档案管理软件。此外，基建工程档案信息化管理需建立网络化共享机制，充分发挥计算机网络的优势，将档案管理软件与内网、外网端口衔接，初步建立局域网下计算机终端上传、检索、借阅、下载、打印等功能。此外，基建工程档案信息化建设与管理中需要注重网络安全防护问题，加强安全措施，提高网络的安全性，建立档案保密级别与权限，详细划分档案公开与保密的界限。加强基建工程档案管理中的各项规章制度建设，建立技术规范的网络信息安全管理制度。

参考文献：

项目档案管理细则篇5

湖北省归档文件整理实施细则最新版第一条为了进一步规范归档文件整理工作，更好地适应信息化条件下机关档案管理工作的需要，根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局第8号令)和《归档文件整理规则》(DA/T22-20xx)的规定，结合湖北省实际，制定本实施细则。

第二条本细则适用于全省各级各类机关、人民团体、事业单位(以下简称机关)。企业可参照执行。

第三条本细则所称归档文件指机关在履行职能和各项管理工作中形成的应当作为文书档案保存的纸质文件材料。

第四条归档文件的整理原则是：遵循形成规律、保持有机联系、区分保管期限、便于保管利用。

第五条归档文件质量要求

一、属于归档范围的文件材料收集齐全完整。

二、文件的纸张和书写材料宜于长期保存。

三、破损的文件进行了修复。

第六条归档文件按照分件、装订、分类、划分保管期限、排列、编号、编目、装盒的步骤进行整理。

第七条办理完毕的归档文件，以件为单位集中。一般一份文件为一件;在事由上有密切联系的相关文件可一组为一件。

单份文件的正本与定稿为一件，正文与附件为一件;字迹模糊或褪变的文件应进行复制，原件与复制件为一件;报表、名册、图册、会议指南、介绍信存根、书刊等一册(本)为一件;简报一期为一件;会议记录一份或一本为一件。

办理同一事由工作形成的有密切联系的文件，如请示与批复、转发文与被转发文等，一组为一件;开展专项活动形成的系列文件，可根据文件之间的联系和数量组成一件或若干件。

件内文件一般按照形成时间排序，有结论(果)的，应将结论(果)前置。同一份文件的正本在前，定稿在后;正文在前，附件在后;转发文在前，被转发文在后;复文(结论)在前，来文(或去文)在后。

多种语言分别书写的文件，无特殊规定的，中文(汉字)在前，其它语言在后。文件处理签随文件一并归档，发文处理签排在正本之后，定稿之前;收文处理签排在收文之前。

第八条归档文件在进行数字化处理前可采用梯形无酸牛皮纸套封装，完成数字化处理后可采用扎线装订;向国家档案馆移交的档案，应当采用扎线装订。扎线不得使用化学线。装订前应当去除文件上的装订钉、大头针、回形针、金属夹等金属物。书刊等印刷出版物可保持原装订。

第九条装订后的归档文件，应当以件为单位，用铅笔在每页文件正面的右上角和背面的左上角编制连续页号。文件中有信息的页面应编页号，空白页不编号。

编有文件页码的单份文件为一件的，可不再编制页号。页数为文件处理签、文件正本与定稿页数之和。

第十条归档文件一般采用年度机构(问题)保管期限三级分类。档案数量少的机关可采用年度保管期限两级分类。同一立档单位的分类方法应保持稳定。

归档文件按照文件办结年划归年度。当年办结的文件归入文件形成年;跨年度办结的文件，如请示与批复、转发文与被转发文等，归入办结年;开展专项活动形成的系列文件，可按活动阶段归入办结年;跨年度的会议文件，归入闭幕年;没有批复的请示，归入形成年。

采用内设机构分类的机关，两个机构共同办理的文件，分入主办机构。临时工作领导小组形成的文件，分入领导小组办公室挂靠机构。

第十一条归档文件按照经档案行政管理部门或上级主管机关审核批准的《机关档案分类方案、归档范围和保管期限表》划分保管期限。保管期限分为永久和定期两种，定期又分为30年和20xx年两种。

第十二条归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由(问题)结合时间(办结时间)排列。相同保管期限的会议文件、统计报表等成套形成的文件应排列在一起。

第十三条完成分类排列的归档文件，以件为单位，在文件首页上方空白处加盖归档章，编制档号。

归档章的项目包括：全宗号、年度、机构(问题)、保管期限、室编件号、馆编件号6项。其中，年度、保管期限、室编件号必须填写;全宗号、机构(问题)名称及馆编件号根据立档单位的实际，有则填写，无则空缺。归档章格式见附件图示1。归档章各项目的填写方法如下：

全宗号：填写同级国家综合档案馆给立档单位编制的全宗代号。

年度：填写文件材料的分类年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年。如20xx。

保管期限：标注归档文件保管期限的全称或代号。使用代号时，可用Y代表永久，30代表30年，10代表20xx年。

室编件号：由档案室填写归档文件在同年度、同机构(问题)、同一保管期限内的排列顺序号。各年度的归档文件在最低一级类目内，从1开始逐件编流水号。

馆编件号：在档案移交进馆时，按进馆要求填写。

机构(问题)：按组织机构分类的，填写机构的全称或规范简称;按问题分类的，填写问题(职能)的分类名称。

第十四条归档文件应分年度、分保管期限编制归档文件目录。目录式样见附件图示2。目录填写项目有件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注7项。填写方法如下：

件号：逐件填写室编件号。

责任者：填写文件的署名者或发文机关的全称或规范简称。组合件填写本件第一份文件的责任者。

文号：填写文件制发机关的发文字号，包括机关代字、年度和顺序号。组合件填写本件第一份文件的文号。

题名：填写文件标题。文件没有标题或标题不规范(无检索意义)的，应根据文件的内容和形式特征自拟题名，补齐责任者、问题和文种等相关内容，使其具有检索意义。责任者应著录发文机关的全称或规范简称;问题应揭示文件的主题;文种应著录规范名称。组合件填写本件第一份文件的题名。自拟题名两端应加方括号。如：[湖北省局关于召开市、州、直管市、神农架林区局局长会议的]通知。

日期：填写文件的形成时间。组合件填写本件第一份文件的日期。以8位阿拉伯数字标注年月日，如20xx0616。一行写不下时，可分两行书写。

页数：填写每一件归档文件(包括来文、复文、发文定稿和文件处理签等)的总页数。

备注：填写对归档文件的简短说明文字，如与其它相关档案的参见号、文件缺损情况等。备注栏写不下时，可注明见备考表，并在备考表中说明。

归档文件目录应装订成册，一年一本。归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)等项目。目录封面格式见附件图示3。

第十五条编目完毕的文件按室编件号顺序装入档案盒。不同保管期限的归档文件不得装入同一档案盒中。档案盒应釆用无酸纸制作，由档案行政管理部门统一监制。档案盒式样见附件图示4。档案盒封面应标明全宗名称，盒脊或底边填写项目有全宗号、年度、保管期限、机构(问题)、起止件号、盒号6项。填写方法如下：

全宗号：同归档章填写方法。

年度：填写文件材料的分类年度。

保管期限：填写盒内文件的保管期限。分为永久、30年、20xx年三种。

机构(问题)：同归档章填写方法。

盒号：档案室用铅笔填写档案盒的排列顺序号;移交进馆的，按进馆要求填写。

起止件号：填写盒内归档文件的起始和终止件号，中间用号连接。

第十六条每个档案盒内均应在文件末尾放置备考表。备考表格式见附件图示5。备考表填写项目有盒内文件情况说明、整理人、检査人、日期4项。填写方法如下：

盒内文件情况说明：填写盒内归档文件的数量、缺损、修复、移出、鉴定、销毁及对特殊文件的说明等情况。

整理人：填写整理该盒归档文件的人员姓名。

检查人：填写检查归档文件整理质量的部门负责人姓名。

日期：填写归档文件整理完毕的日期。

第十七条实行无纸化办公的机关，应当输出纸质文件，办理审签手续后加盖印章，与电子文件一并归档。纸质归档文件整理完毕后，应当进行数字化处理。具体办法另行规定。

第十八条本细则由湖北省档案局负责解释。

第十九条本细则自之日起执行。原《湖北省归档文件整理实施细则(试行)》(鄂档〔20xx〕45号)同时废止。

如何进行归档【归档时间】：

1)要实行定期归档。定期归档，就是办理完毕的文件材料由文书部门或业务部门整理、立卷后定期向档案室移交。

2)移交的时间一般在第二年上半年，一些专门性文件或驻地分散的个别业务单位的文件，可推迟至第二年的下半年。

【归档范围】：凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。

【归档案卷的质量要求】：

1)原件归档;

2)应归档的文件材料齐全、完整;