企业信息化调研方案篇1

*供电公司成立于*年,是*省电力公司直属的中一型供电企业,担负着*三区两县、*团体及京广电气化铁路淇县牵引站的供电任务。截至20*年底,全公司在册职工500人。公司属35千伏及以上变电站15座,总变电容量1125.2兆伏安。其中220千伏变电站2座,变电容量510兆伏安(灵山站容量2×180兆伏安,桃园站容量1×150兆伏安);110千伏变电站11座,变电容量584兆伏安;35千伏变电站2座,变电量31.2兆伏安。35千伏及以上线路共计492.60公里,其中220千伏线路228.57公里、110千伏线路228.11公里、35千伏线路35.92公里。供电区最高供电负荷28.4万千瓦。20*年,全年供电量实现15.67亿千瓦时,全员劳动生产率100.5万元/人·年。

近年来,*供电公司在市委、市政府和省电力公司的正确领导下,全体干部职工团结拼搏,开拓进取,企业整体工作取得长足发展,先后荣获“全国五一劳动奖状”、“全国精神文明建设先进单位”、“国家一流供电企业”、“国家物业治理示范住宅小区”等光荣称号,并连续9年保持了“*省文明单位”称号,为*省电力事业和*市经济的发展作出了积极的贡献。

二、企业档案的基本情况

我公司的档案治理是随着企业的发展而逐步发展完善起来的。*电业公司的前身是“*供电局*分局”,于*年8月22日成立“*市供电局。*年更名为“*市电业局”,20*年12月更名为*供电公司。*年景立综合档案室,隶属办公室,负责文书、科技、会计、底图、科技档案和科技图书的收集、整理工作。20*年6月被省档案局认定为国家二级。20*年12月国家档案局认定为国家一级。实现了各类、各种载体档案的集中治理。目前综合档案室治理着各种门类、各种载体的档案。设置了干部、职工档案两个分室,负责0-9大类及声像档案和图书资料的整理、保管和利用。室躲档案17780卷。其中:文书7618卷、科技1487卷、会计4524卷、声像42卷、照片28卷、底图1112张、资料2969册。档案室总建筑面积396.6平方米。档案装具齐全,并留有余地,库房建设符合保管要求。综合档案室配备了专职档案职员3人、接受档案培训率达100%,兼职档案职员22人,各部分均有分管档案工作的网络职员,负责本部分文件、技术资料的收集整理工作。公司档案室职员热爱本职工作,在档案治理工作中兢兢业业,尽职尽责,最大限度地满足生产和治理职员的需要。先后被评为省档案公司、*市档案公司评为“档案治理先进单位”,档案职员被评“档案治理先进个人”。

三、档案目标治理情况

(一)组织治理

1、领导班子重视档案治理工作

我公司领导历来重视档案治理工作,历任领导班子均由公司主要领导主抓,特别是新领导班子把档案治理工作与我公司其它重要基础治理工作一样,列进了企业发展规划,对档案工作实行目标化治理,并进行考核。主管领导经常与档案职员研究、分析档案中存在的题目制定改进措施。在业务技术上,千方百计为档案职员业务水平的进步创造条件,先后参加了国家、省市等各级档案职员业务培训,组织职员到先进单位学习、取经。

在档案室的建设搬迁上,公司领导从调度大楼的设计开始就按照档案库房标准进行严格要求、严格施工。在办公场所紧张的情况下,专门划出一层楼供综合档案室专用。在荣誉室和档案设施的配备上,公司今年在以前巨大投进的基础上,又计划对一些设备进行更新,预计年底前能够投进使用。

2、实行了档案的同一治理

在档案治理网络建设上、我公司根据机构变动情况,适时调整网络,各业务部分都有一名兼职档案员,负责现行文件、资料的治理回档工作,专职档案员在做好本职工作的同时,充分发挥监视作用、督促规范各业务科室的回档工作,及时收集、整理、回档、保存和利用,有效保证了各类档案的完整。从而形成了以档案室为主体的档案信息治理中心。

(二)档案基础业务建设

1、加强档案法制化建设

我公司始终坚持贯彻执行《档案法》等有关法律法规,以多种形式进行学习、宣传《档案法》、《保密法》及国家、系统和地方有档案工作的制度、规定、标准和法规。增强全员法制观念。同时进步档案及网络职员的政治素质、政策法规水平和业务能力,加强职业道德教育,增强敬业精神和主人翁责任感。坚持依法治档,依法管档。

2、建立健全了档案规章制度

在原有制度的基础上,根据上级档案工作治理的法律、法规和标准,结合我公司实际情况,完善了文书档案、科技档案、财务档案治理工作标准,修订了保密、借阅、销毁、图纸修改等制度。编制了科技、文书、会计等文件材料的回档范围及保管期限。档案职员坚持“三纳进“、四参加”制度,较好地控制了各种文件资料及时有效地回档。

3、加强档案库房的建设和治理

20*年,档案室迁至调度大楼,库房面积由原来的90平方增加到396.6平方米,增设了荣誉室,做到了办公室、阅览室、库房三分开。先后配制了文书、科技档案密集架,财务档案柜、声像柜、底图柜、照相机、往湿机、温湿度测试仪、微机、中心空调、更换了缝纫机、安装了防火防盗报警器、防紫外线窗帘。库房设施全部具备防潮、防火、防盗、防高温、防尘、防盗、防虫、防光、防有害气体等要求。为档案升级创造了良好的环境。

4、严格立卷回档质量

从*年起,0-9大类档案按照能源部颁发的《供电企业档案分类表》要求进行分类、组卷、编目,严格执行《文书档案案卷格式》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《会计档案治理办法》、《照片档案治理规范》等有关标准,编制了保管期限表,和分类说明,编目规范,排架公道,符合国家及电力行业标准要求。近三年,档案回档率达100%,完整率达99.7%。我公司还建立了各类台帐,作到了档案的收进、移出、利用及时统计,并按规定及时上报。

(三)实现档案现代化治理

现代化的治理手段,是进步档案工作的重要途径。我公司从1997年开始使用微机,实现了微机输进、整理、组卷、编目、保管、统计、检索、打印各种目录等,实现了案卷的现代化、标准化,充分显示了快速、安全、正确、高效等特征。大大地减轻了劳动强度,进步了工作效率。同时,根据企业整体规划,我公司在“OA”系统中,把档案工作纳进了企业现代化治理的整体规划中,开发了档案的录进、整理、回档、查阅、利用等整套电子档案治理系统,为我公司全面实现无纸化办公打下了良好的基础,使档案治理工作更趋于科学化、规范化、程序化。

(四)档案的开发利用

我们坚持档案的收集、整理、回档、治理是为了更好、更有效地为全公司的安全生产和经营治理服务这一原则,为了使档案更好地发挥其效益,为先后编制了《全宗先容》、《组织机构沿革》、《大事记》、《事故汇编》等编研成果等。为开发信息资源作了大量的工作,编制了《案卷目录》、《卷内文件目录》、《干部任免卡》、《机构变更卡》等检索工具,采用上网分发目录、电话调卷、利用微机查询、检索、发电子邮件等多种形式,积极、主动热情地为利用者提供服务,最大限度地满足利用者的要求。近年来,共提供利用386人次,查准率100%,查全率99.86%,为城农网、技术改造、评聘职称、经济纠纷等提供了大量的原始凭证和技术依据,得到了公司领导和有关部分的认可。为充分、有效利用网络资源,我公司将各变电站主要设备技术档案资料录进计算机,实现主要科技档案资料电子文档化,实现网上浏览和借阅,极大地进步了工作效率,节约了资金,在现代化办公手段上又大大前进了一步。

四、几点体会

通过几年的摸索,特别是20*年公司实现办公自动化、生产治理MIS和营销MIS系统的投进运行,加强档案信息化建设成为公司下一步档案治理的重中之重,推进企业档案治理信息化面临的题目很多,如何规划、分清层次和轻重缓急,针对企业信息化建设发展阶段和任务,找准题目已成为当务之急,我们以为应留意以下几个方面。

(一)应坚持技术与治理并行,并将企业档案信息化纳进企业信息化建设之中。在信息技术环境下,推进档案信息化建设不仅是技术及资金题目,也是治理题目。电子文件的安全与长久保存也依靠严格科学的治理与先进技术的应用。目前企业在实施企业资源计划(ERP)时为保证其成功,需要同时进行业务流程再造。档案治理信息化也同样有一个业务流程再造的题目。很多企业实施信息化建设过程中都体会到,信息化建设是“三分技术、七分治理”。对档案治理来说还要加上“十二分数据”。因此信息化不仅仅是技术上的改变,更重要的是治理观念、方式、方法乃至整个治理模式的变革和创新。档案信息化离不开企业信息化,必须纳进企业整体信息化建设之中。要建立适应信息化要求的档案信息化治理,就必须建立健全适应信息化要求的电子文件形成、流转、处置和监控制度,收集、回档、鉴定制度,以及安全治理与责任追究等规章制度,并将其纳进到企业信息化的相应环节之中。没有档案治理的信息化,企业信息化就不完整,而离开企业信息化,档案信息化也无从谈起。

(二)应加强对电子文件和电子档案治理方法的研究。适应企业信息化发展要求、创新企业档案治理模式,必须加强对电子文件和电子档案治理方法的研究。电子文件和电子档案治理相对于纸质文件治理来说是全新的模式,档案行政治理部分和企业档案部分应加强将对电子文件、电子档案治理的政策、技术、方法、标准以及系统开发等方面的研究,以适应企业信息化的需求。20*年国家档案局的《全国档案信息化建设实施纲要》中提出了一些档案信息化建设标准,这些标准的制定为建立电子文件和电子档案治理系统提供了基础。但是企业必须结合企业的实际情况,结合企业信息技术的应用和治理流程再造,思考企业档案治理模式、治理制度和治理方法。航空产业档案馆提出《档案信息化建设与发展规划》及《档案信息化规章标准体系表》,初步确定需要编制的规章、标准。同时成立了全行业档案信息化建设的专家组、业务组、技术组,对航空产业档案信息化展开全面研究。

企业信息化调研方案篇2

一、电力施工企业档案编研工作的作用

1.提供信息

档案编研工作是对档案信息资料进行深度开发、科学加工的一项工作，也就是将档案资料进行收集、分类、整理、再加工的系统工程，按专题分门别类汇编成系统性资料提供给各级领导、业务部门调阅使用。利用这些编研成果，调阅使用人员可少花时间和精力，获得自己所需要准确可靠的资料。

2.推广经验

我们将档案中有价值的、有推广意义的资源信息，撰写成编研成果，在企业内部或社会广泛传播，使企业成功经验在社会得到推广应用。通过编研工作，使“死”档案变成“活”档案，沟通企业档案信息的内外交流，便于互相学习，取长补短。

二、电力施工企业档案编研工作的形式

1.专题汇编；专题汇编是将反映同一问题的一组文件汇集成册。如《企业年度发文汇集》、《公司规章制度汇编》等。

2.大事记；大事记是按时间顺序，简要反映企业一定历史时期与一定范围内发生的大事要事的真实文字记录。如《组织机构沿革》等。

3.简介；主要是对档案内容、范围作简单的介绍，为利用者选用档案提供线索。如《500千伏及以上输变电工程简介》等。

4.手册；手册大多是专业性，具有简明、实用、方便特点。如《输变电施工机具手册》等。

5.志鉴；志鉴是以记述企业综合情况为内容的历史性资料工具书，企业各部门必须高度重视，密切配合，并在志鉴主管部门指导下才能完成。如《公司志》等。

三、电力施工企业档案编研工作的特点

1.实用性。应从企业实际出发，确定编研课题，撰写符合企业发展需要档案编研成果。

2.真实性。编研人员必须实事求是地开展档案编研工作，编研的内容和数据等必须真实无误。

3.准确性。在编研过程中要认真细致，确保档案编研成果的准确性。

四、当前电力施工企业档案编研工作存在的主要问题

1.档案编研工作重视不够

领导对档案编研工作重视不够，没有认识到新载体、新门类档案的产生，给档案的编研增添了新的内容。一些档案工作人员缺乏将“死”档案变为“活”信息的创新思维，习惯“立好卷”，忽略档案编研工作。

2.档案编研结构合理不够

专题编研少，实用价值不大。编研工作没有专业人士参加，完成的编研产品信息含量不够，内容不连贯、不完整、不注意宣传应用，也很少调查利用效果。

3.编研人员业务水平不够

目前，电力施工企业档案编研人员普遍业务水平不高，难以胜任高质量档案编研工作。编研人员不仅要有档案业务知识功底，还必须具备一定文字撰写能力。

4.编研人员创新意识不够

编研工作要想有所作为，必须有所创新，编研工作方向不明确，开拓意识不强，没有系统地谋划编研题材，造成编研工作和电力施工企业发展需要脱离，实用价值低，便失去应有的生命力。

五、当前电力施工企业档案编研工作的对策

1.注重实践，提高素质

档案编研人员良好的政治素质和业务素质是做好电力施工企业档案编研工作前提和保障。编研人员不仅要求具备扎实的档案管理基本知识和技能外，还应熟悉电力施工企业管理等方面知识，同时要理论联系实际，勤于实践，这样才能捕捉重大决策部署信息，有针对性的开展编研工作。

2.拓宽渠道，整合资源

电力施工企业档案是搞好编研工作来源和基础，要提高编研成果质量，应该拓宽渠道，扩大编研工作基本素材的来源，广泛收集国内外电力施工企业的文献，了解和掌握国内外同行业的水平。通过对本企业档案和国内外同行档案史料综合分析，研究对比作出评价，编写具有一定深度编研成果。

3.扩大视野，横向联合

针对需求展开档案信息咨询服务，使编研工作直接与各部门接触，通过具体的交流来确定课题，更好地为电力施工企业、经营等各项管理决策进行档案编研信息服务，增强施工企业档案编研工作合力。

4.解放思想，推陈出新

我公司在过去的几年中，做了一些探索，比如编写《输变电施工机具手册》、《获奖科技成果作品介绍》、《浙江省送变电工程公司主要经济指标资料汇编》等编研产品，做到图文并茂，具有较高的参考价值。为工程管理和技术人员了解输变电施工机具，科技成果应用、公司重要经济指标提供有益的借鉴，颇受领导及工程技术人员欢迎，反响较好。所以档案编研要解放思想，突破陈旧传统，发挥档案编研人员创作空间，多途径、多方式探索新型编研方式。

5.丰富载体，服务企业

我公司档案管理系统实行协同办公系统，在移交纸质档案的同时做好相应电子档案的链接，为档案部门信息检索提供极大的方便，实现在企业各部门之间资源共享，对档案编研工作起到整合作用。建立工程项目信息编码体系，通过信息编码将分散在各分公司、各全宗、各案卷中的某一专题的档案文件资料进行收集、处理、传递、加工和应用有机地结合起来，通过网络进行快速准确的传递实现信息共享，使档案编研信息的传播有显著的提升。

六、做好电力施工企业编研工作的一些想法

1.加强培训，提高素质

对档案编研人员进行有针对性的培训，要加强对档案编研人员创新能力的培养，特别是创新意识和进取精神的培养。与时俱进，汲取先进技术、方法、成果的学习以进一步优化知识结构，要走出去，拓宽视野，扩大档案工作的交流，学习档案编研的先进技术、方法、成果，掌握有关信息处理与研究技术，培养信息技术开发应用的能力。

2.统筹规划，未雨绸缪

积极了解电力施工企业发展动态，根据公司的发展战略，不断创新，认真研究发展新时期编研工作新规律、新特点，积极探索编研工作的新思路。有针对性确定编研课题，统筹规划，贴近实际，为电力施工企业贯彻落实各项工作部署和进行管理决策提供支撑，发挥导向作用。

3.更新理念，创新机制

编研材料不仅仅是文字，还可以在期刊、光盘、照片、声像等形式编研产品上下功夫，保证编研成果更完美、更系统，也可以利用网络等技术手段，实行从选题到整理资料、编辑加工、出版、发行、推广。目的就是方便利用，服务企业，要由封闭的、单门独户搞编研，逐步向开放的、多方联合搞编研的方向发展。

4.建立健全，反馈机制

企业信息化调研方案篇3

方案介绍

针对项目型制造企业的核心业务，领时科技推出企业级项目管理系统Unison、专业的设计数据管理系统DOIT，以及面向全员全过程的企业级质量管理系统UniQ，并将三者无缝集成在一起。同时以网络基础平台、信息安全体系为整体运行基础，以流程控制、质量管理和知识管理为保障，以Unison为企业服务总线提供的数据接口和通讯协议，统一规划、协调业务数据资源，通过数据分类、梳理建立主题数据库，由知识引擎和流程引擎双驱动，利用Unison整合企业业务流程和信息系统，消除信息孤岛，并通过统一信息化门户为各级用户提供登录服务，促进各层次人员以项目为核心的高效协同。

其中Unison的用户以企业的各级项目管理人员（即行政指挥系统）为主，DOIT的用户以研发人员（即设计师系统）为主，UniQ的用户以质量管理人员（即质量师系统）为主。领时科技紧贴项目的三师系统推出各自个性化、专业化的产品，并无缝集成为企业提供面向核心业务的整体信息化解决方案。三个产品采用统一的架构、方法和规范，以良好的先进性、开放性、灵活性为基础，保证产品的高度可拓展性、可配置性、可集成性。

方案特色

领时科技解决方案专门针对项目型制造企业的核心业务，是一套完整集成的方案，能帮企业进行信息化软件的客户化开发、培训和系统升级，以及实现不同应用系统的信息集成。同时，它是一套信息安全保密的方案。领时科技具有国家保密局颁发的甲级计算机系统集成的资质，可参与国内关键行业、企业的重点项目，保证项目实施的安全。该解决方案已经在国防军工、集成电路等高科技行业内的多家企业得到了良好的应用。

应用实例介绍

中电某所重点研制电子元器件，近年来，由于研制任务激增，现有的管理手段无法实现科研生产任务之间合理调配资源、统筹协调的需求。同时，为了提高设计效率，更好地保护知识产权，需要加强设计的协同性和数据的安全性。

企业信息化调研方案篇4

关键词：档案资源构成核心档案资源多元化策略现代企业

“档案，是指过去和现在的国家机构，社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”①《中华人民共和国档案法》从档案的形成特点和价值特点两方面定义了国家档案的本质属性，为认识国家档案及各领域的档案提供了基本依据。档案的形成特点—直接形成的原始记录，揭示了档案的自然属性，对此人们的认识比较统一。而档案的价值特点—对国家和社会有保存价值—由于反映了档案的客观属性，人们的认识见仁见智。

在国有制情况下，国有企业没有自身利益可言，国家需要的档案就是企业应该保存的，国家认定的档案价值就是企业档案的价值依据。在非国有企业成为我国企业主体的今天，现代企业的利益诉求日益明确，对其档案的价值取向必然发生变化。档案价值是企业档案资源建设的动力，决定着企业档案资源建设策略，是档案界必须认真研究的问题。

一、前提：现代企业的档案价值观

档案是企业信息资源的基本形式，工业时代保存企业档案能够垄断档案中沉淀的知识和经验，增强企业的竞争力。信息技术的发展使知识老化加剧、信息传播便捷，现在拥有企业档案已经难以垄断其中的知识，而且一味地垄断档案，将阻断档案信息的交流，使企业失去知识的自我更新能力，降低企业的竞争力。

档案的价值是其内在价值因素与外在客观需求相互作用的结果，虽然企业档案的价值毋庸置疑，但是其价值因素及价值量，必然根据企业档案需求的变化而调整。企业是以提供商品获取利润的社会组织，获得最大利润是企业的核心价值观。初创期的企业，其体现为尽快生产产品，完成资本积累；稳定期的企业成进入了市场竞争者的行列，产品品牌与知名度提升，企业需要通过规范化管理，降低成本提高利润；成熟期的企业处于市场领导者的地位，产品生产达到一定规模，需通过精细化管理与科技创新，进一步发掘利润空间。不同发展阶段的企业获取最大利润的方式不同，档案需求不同，对档案价值的认识也不同。

处于稳定期或成熟期的现代企业，对档案资源的客观需求已经不仅限于指导产品生产，更加注重它在企业科学管理中的标志与辅助作用，进一步提升了现代企业档案的价值。而且，现代企业的信息化程度较高，企业对资金流、物流的管理都要依靠信息流的带动，强化了企业管理对档案信息的依赖性。而知识经济的生产方式，将档案提升为现代企业重要的资源与财富。

实行现代企业制度的前提是“产权明晰”，明确档案价值标准、界定企业档案的范围，是“产权明晰”的重要内容，涉及现代企业的根本利益。现代企业必然要根据自身需要，立足于保护企业自身利益、满足企业的成长与发展，自主确定企业档案的价值标准。

二、保障：现代企业档案资源的构成

档案资源是现代企业竞争力的信息保障，是现代企业规避信息风险、获取更大利润的战略资源。档案资源构成完整是档案价值的前提，探究档案资源构成，全面掌握档案资源，是企业档案价值实现的保证。

我国企业档案工作实践，为研究现代企业档案资源构成提供了有效的方法，通过企业职能分析，揭示相关档案文件的价值与联系，能够具体确定企业档案的范围，以便在它们形成之时，按照档案管理的要求实进全程监控，有效地保证了档案的质量。我国企业档案管理的这些成功经验，是目前国际档案界推崇的档案管理方法。美国国家档案与文件局（ARMA）在有关档案资源的政策中，提倡采用“文件系统分析方法”，即“了解联邦机构实际是怎样形成、利用、保管和处置现代办公室的信息和文件的。仔细考察其具体的工作过程和产生的文件，利用可查到的资料(如机构出版物、网站)编制一系列演示被访机构工作过程的流程图”，围绕“相关机构进行‘文件系统分析’确定实际管理的文件。”②

根据职能活动及工作流程分析，现代企业档案资源构成分为宏观和微观两个层次。宏观构成指一个单位档案资源的种类构成；微观构成则指一套档案必备的档案文件构成。只有两种构成都齐备，企业档案资源的价值才可能实现。

（一）宏观档案资源建设应重在完善基本职能活动的档案类别

现代企业档案资源的宏观构成必须覆盖企业全部职能活动，才能提供现代企业需要的各种信息。依据现代企业的基本职能，其档案宏观构成应包括以下类别：

1、企业资产档案，包括有形资产如基本建设、设备仪器和无形资产的档案；2、资本运作档案，包括董事会、监事会、股东大会决议，公司“上市”以及企业战略等重大决策等档案；3、经营管理档案，包括招投标文件、各类合同、原材料等档案；4、企业文化建设档案，包括社团活动、企业仪式、社会公益慈善活动、其他社会职责等档案；5、创新研发档案，包括新产品开发、工艺改革、环境保护与治理、科技奖励等档案；6、产品生产档案，包括产品设计、试制与鉴定、验收、制造等档案；7、市场与客户档案，包括市场分析、销售与售后服务、客户与合作伙伴、竞争对象等档案；8、行政管理档案，包括党委、综合或企划部、人力资源、财务、审计、质量、安全、统计等档案；9、其它管理档案，如典型团队或人物、涉外活动、重要纪念活动、突发事件及处理、工业遗产等档案。

企业职能分为基本职能与辅助职能，就档案资源建设而言，目前企业档案宏观构成中反映辅助职能活动的档案类别比较齐全，而反映企业基本职能的档案类别较薄弱，特别是反映现代企业新职能与经营特色的档案类别少、档案内容过于概括。例如，许多单位的企业上市及资本运作档案、董事会与股东大会文件没有作为档案管理；各职能活动档案多为原则性依据文件，缺少细节和操作性内容。而这些正是具有现代企业特色的档案内容，是企业活动最典型的反映，也是社会共享性最强的企业档案资源。

（二）微观档案资源建设应着力充实反映关键过程的文件

根据现代企业经营活动的特点，微观档案分为横向运作与纵向运作两种形成方式。横向方式主要体现在管理决策活动档案的形成。例如，一项投资决策首先要由研发部门提出的建议与研究报告，然后经过财务部门、技术部门、营销部门进一步分析论证，最终由决策人员“拍板定案”。这类档案一般由各职能部门的文件组合而成。如，生产管理档案一般由生产计划、财务、研发、材料供应等部门的文件组成；经营管理档案一般包括：生产调度、计量与检验、营销、财务统计等工作形成的各种报告、计划、合同、协议及内部核算等文件构成。

纵向形成方式主要体现于产品研发、生产等活动档案的形成，这类活动呈现出相对独立、循序渐进地运作态势。以新产品开发项目为例，其档案微观构成应包括项目运作全过程的主要文件。如项目建议书、意向书，可行性研究报告、项目合同或协议，以及项目研究、设计、制造、验收、使用等专业活动形成的主要文件。这些文件虽然来自不同领域和单位，但是它们之间的基础性和延续性显而易见，一般以前一阶段的档案文件为基础，形成后续的档案文件，只有囊括了项目运作全过程的主要文件，档案才能客观地记录与再现相关活动，成为技术推广应用的依据。

目前企业微观档案资源建设的现状是，某些类别档案基础较好，但整体质量不理想；重要依据和结果档案较全，中间性、操作性的档案文件很差。如，制造企业产品设计档案较全，工艺档案和检验档案不完整；化工企业设备档案中随机文件较全，日常使用维修记录和生产原始纪录不完整；企业基建项目的竣工图齐全，维修、改扩建文件支离破碎；一些企业的行业监管业务档案较规范，而其他档案质量较差……。微观档案建设的这种“短板”，已经为日后档案的利用留下隐患，“亡羊补牢”已刻不容缓。

三、关键：掌握现代企业的核心档案资源

企业档案是一种海量的信息资源，一概实行档案专业化管理，不仅生成高额的管理成本，而管理效益也值得研究。因此，现代企业档案资源建设必须突出重点，管好核心档案资源。现代企业核心档案资源是企业资产的重要组成部分，是企业创新的软实力，必须要在企业决策者的参与下，明晰其对象，界定其内容。

企业核心档案资源指现代企业运营必备的档案文件，即那些一旦失去企业将无法恢复重建、正常运转或蒙受重大损失的档案资源。有一种说法是，如果企业遭遇毁灭性破坏，只要档案在就能恢复重建。这里说的“档案”当然是核心档案资源。信息化环境下的档案资源尤其脆弱，一旦信息系统或信息设施出问题，电子档案将瞬间消失，势必危及企业的生存。“911”事件使企业决策者开始关注档案实体与信息的安全管理，催生了一系列对核心信息资源实施重点保护的核心文件保护计划。

如何界定核心档案资源？ARMA认为应该从“①对本现代企业继续运转最为关键的那些职责；②各职责对文件保管的要求；③对每项职能至关重要的具体文件。”③的角度加以识别。香港特别行政区政府则明确提出“极重要档案资源”的概念，即“所记录的是各政府职能部门在紧急情况或灾难时及其后，赖以持续和有效地运作所必须要的资料。”④这两种定义同一方式，都以保证职能活动的延续为依据。

结合我国现代企业的实际，以下档案在维系现代企业职能方面具有重要依据作用，是现代企业核心档案资源的重要组成部分。包括：其一、企业资产、资金及技术资源凭证，如企业营业执照、董事会记录、党委会决议、资产凭证、债权债务凭证、专利文件、特许证书以及其他维护自身利益与生产经营权的依据文件等。其二、企业生产经营活动必须的依据性文件，如主要产品的设计文件、技术操作规程或工艺文件、企业标准、重要检验数据指标、主要产品的销售市场、关键设备及设施的档案等。其三、本企业运营管理的规范性文件，如企业制度与重要规定、关键岗位技术骨干的资料等。为保证核心档案价值的实现，它们“必须具备内容、结构和脉络资料，包括副本、大纲、摘要，任何种类资讯的存贮载体及其检索工具”并且作为“档案资源保管系统的一部分”⑤实行档案专业化管理。

四、重点：企业档案资源建设不可忽视的内容

我国现代企业档案资源是在传统企业档案资源的基础建设起来的，受计划经济的局限，反映市场经济活动与现代化管理的档案信息缺失。现代企业档案资源建设应该关注市场经济，特别是国际贸易需要的档案文件。

（一）企业活动的原始纪录。如，设备运行记录、各批次原材料与产品的测试、化验、检验记录等。原始纪录的现实作用虽然得到公认，由于其数量巨大、更新快、时效性强，许多企业并没有它们作为档案。原始记录不仅能够实时地提供丰富、客观的细节信息，还是准确印证相关活动、反映其规律的可靠凭证，而且也是国际贸易经常要求追溯的凭证性文件。浙江新昌皮尔轴承有限公司为应诉美国商务部的反倾销调查，短期内提供了包含130万个数据的应诉材料。内容涉及公司的组织结构、财务制度、出口和国内销售的详细交易记录、468个产品型号的钢材消耗、工时消耗、电力消耗、包装、废品回收五个生产要素的生产成本记录。⑥如果没有平时原始记录的积累，及时提供如此详细、准确的反倾销证据是绝对不可能的。为了保障现代企业在国际市场或国际竞争中的利益，企业必须重视原始记录的科学管理。

（二）市场分析研究文件。为在激烈的市场竞争中稳操胜卷，现代企业必须知己知彼，此信息需求使“竞争情报”变得炙手可热。有种观点认为，竞争情报必须来自企业外部，果真如此吗？情报界权威Kahaner认为“信息是事实性的，……竞争情报则是经过过滤、蒸馏和分析的信息片段的集合。”⑦强调竞争情报与一般信息的区别，在于信息分析与加工的程度。

竞争情报依据的信息分析对象，自然是企业及其对手竞争，在特定产品的开发、设计、制造、营销等方面的信息。这些信息在现代企业的职能活动，尤其是新产品开发和市场营销活动中已经大量形成。如市场需求、产品市场占有率等分析报告，不仅是企业营销活动的重要记录，也是竞争情报可靠的信息源。决不能因为它们反映了大量的企业的外部信息，而忽视了它们企业档案的本质。

（三）企业合同文件，即企业形成的对合同双方具有约束作用的法律文件。如购货合同、供货合同、销售合同、服务合同、用工合同等等。合同是市场经济基本的法律凭证，由于它具有一次性，一旦履行对合同双方不再具有约束力，被认为失去了保存价值，因而许多企业没有将它纳入档案的范围。市场经济的发展激发了合同拥有的反映企业经营状况、鉴证企业信用等功能，成为市场经济活动中经常需要查阅的原始凭证，特别是在反倾销活动中举有不可替代的作用，现代企业应该从长计议，把重要的合同文件纳入档案范围。

（四）客户信用管理文件。“信用是承诺在将来某一确定时间付款而获取资金、物资和服务的能力。”⑧企业客户管理主要是客户销售（赊销）信用的管理，在外国称为风险管理。加强客户信用管理是发达商品经济的客观需要，也是现代企业与国际贸易接轨的重要形式。

客户信用管理即“：企业通过制定信用政策，指导和协调与信用销售有关的部门，以完成对信用销售中客户信息收集和评估、信用额度的授予、债权保障到回收应收账款各交易环节的管理。”⑨可见，客户信用管理的基础是信息，信用信息是否准确、全面、及时，直接影响企业对客户的判断和选择。这些信息既有企业内部生成的信息，也有从外部收集的信息。企业外部信息主要是银行或其他信用机构的信用评估，企业的内部信息指企业在与客户长期的交易中，形成的交易记录和还款情况记录等。

目前，现代企业已经开始形成客户档案，但其内容及管理方法存在较大偏差。在内容上，目前客户档案多为客户名单，缺乏对客户赊销状况的连续记录；而客户档案的管理就更加随意，无法形成相关信用信息的关联，更不能及时提供客户信用能力的可靠凭证，应该按照档案专业化管理的要求强化客户档案管理。

（五）企业社会职责文件，如企业在安全、劳动保护与卫生条件、环境保护与治理活动中形成的重要文件等。它们体现了企业对职工权益的关注、对社会及环境责任的履行，反映了企业的文化与道德建设状况。当前，社会对企业社会职责的要求不断提高，70年代国际上兴起在确定企业利润水平时，把员工、企业、社会的利益统筹起来考量的企业社会互利价值观。例如，在纽约证交所上市的企业都要定期接受供应商对其履行社会责任状况，如人权、劳工、环境等问题的评估。对企业社会责任的评估目前涉及无公害技术的使用、职工健康安全、预防人身伤亡事故和职业病防治等内容。有些企业社会职责已成形成如《职业安全卫生评价标准（Occu－pationalHealthandSafetyAssessmentSeries18001）》等国际指标，现代企业要走向世界，必须研究这些国际标准，防患于未然及时对相关文件实行档案管理。

五、多元化：现代企业档案资源建设策略

随着企业与环境的发展，海量档案资源的管理手段与方式日益专业化，管理成本随之提高。精细化、多元化是现代企业档案资源建设的重要策略。

（一）多元化的企业档案鉴定标准与方法

档案质量直接影响档案资源建设的效益，海量档案管理凸现了鉴定在档案管理中的地位。传统企业档案鉴定比较保守、粗放，“重要”或“一般”是鉴定档案价值普遍运用的尺度，其结果是档案范围宽泛，保管期限偏长。例如，占企业档案数量相当比重的“科技档案”，以往鉴定结果基本是永久或长期保存，在档案数量有限的情况下，如果企业还可能接受的话，海量档案长期管理必将受到现代企业价值观的质疑。

档案价值是其内在价值与外在客观需求相互作用的结果，判断企业档案价值涉及各种复杂的因素，而且这些因素又各自存在着变数，档案价值判断变得更加复杂。面对飞速增长的电子档案，企业档案鉴定的压力剧增，重建其价值指标体系，是细化与简化企业档案资源鉴定的出路。

根据现代企业经营发展的需要，细化企业档案的价值指标，既要考虑档案作用的性质又要考虑其作用程度，既要顾及档案使用频率又要考察其使用周期，形成多元的档案价值指标体系，就能帮助我们比较明确、精细地辨别档案的价值量。

在鉴定方式上，在严格控制永久档案数量的前提下，适应企业档案价值变化快的特点，应加强档案价值的周期性鉴定。根据档案反映的相关技术与活动的更新状况，及时对档案实施鉴定，根据鉴定结论及时采取适当方式处置相关档案，严格控制企业档案资源的存量。

（二）多样化的档案实体

档案是信息及其载体的结合形式，传统档案实体已经十分丰富，信息化又创造出更多的档案实体形式，使企业档案实体形式更加丰富多彩。在重保管的档案管理阶段，人们曾一次次地试图统一档案的实体形式与保管方法，虽然消耗了大量的档案劳动，但管理效益却鲜有提高，统一电子档案实体更加困难重重。因此，应该摈弃“一刀切”的实体形式，针对不同档案实体，确定各自的保管方法。如，重要档案凭证应采用两种实体形式保管以强化其安全性；数量巨大、使用频繁的技术档案，从方便利用出发，逐步将纸质实体转化为磁性或胶片形式以缩小保管空间；海量的原始记录允许采用数据库形式留存；……。档案实体的多样化与适时调整档案实体形式，是优化档案管理、压缩档案保管空间，提高企业档案管理效率的有效措施。

（三）多元化的档案管理体制

管理体制是档案工作的组织保证，一般指对档案实体及档案机构采用的集中、分散等组织管理形式。企业档案管理体制必须与现代企业管理体制相适应。当前现代企业管理体制发生了很大变化，一方面，企业成为无主管组织，企业之间靠股权、产权关系维系，企业档案机构失去了行业归属。另一方面，企业内部采取职能分工与项目管理相结合的组织形式。单一的档案管理体制无法适应现代企业的多元化特点，而且目前很难认定一种最适宜的档案管理体制，必须综合考虑现代企业的生产流程、档案价值、使用状况、实体形式等因素，分别确定各种档案最适宜的管理体制。如，核心档案资源设专人集中管理较为稳妥；对利用者相对稳定的档案采用单独管理较为合理；……。现代企业制多元化的档案管理体，需要依托信息技术将多元管理整合成相对统一的档案资源网络，发挥多元化的优势，实现档案资源共享。

现代企业档案资源建设关乎企业的根本利益，必须围绕自身需要，建立现代企业档案的价值体系，指导企业档案资源建设，提高档案资源对现代企业的贡献率，进而履行现代企业丰富国家档案资源的社会责任。

参考文献：

①《中华人民共和国档案法》

②李音译：《知道公司的核心文件保存在哪里吗》，《外国档案资源工作动态》2003年第2期。

③贺真：《深圳香港两地档案资源意识管窥》，《北京档案》2003年第6期。

④《香港特别行政区档案管理守则》第七章。

⑤《香港特别行政区档案管理守则》第七章。

⑥张伟东：《用档案应诉国外反倾销》，《中国档案》2003年第4期。

⑦霍国庆：《企业战略信息管理》，科学出版社2001年版。

企业信息化调研方案篇5

一、深刻认识高校档案管理社会化职能的意义

具体而言，可以从以下三个方面来认识突出档案管理社会化职能的意义：

1、提升高校办学质量

目前高校都逐步强化了职业化教育的办学理念和办学实践，而增进高校教育的职业化特质则需要与企业展开深度合作。然而，由于高校与企业分属于不同的组织类型，且受到不同体制环境的影响，使得校企合作更多体现在形式建构领域，而在深度互动和互利双赢上却做得不够。为此，通过挖掘高校的科研档案资源来助力企业的技术创新和管理创新，便能在双赢的基础上提升高校的办学质量。

2、助力地方经济发展

高校所在区域的地方经济发展，主要依托于产业经济的发展推动。如，物流产业、旅游产业、电子商务产业等。通过调研发现，许多地方产业发展存在着各自为阵的发展态势，而未能在循环经济视角下获得范围经济效应。为此，通过利用高校的科研档案资源、专家档案资源，便能在智力和人力支持下帮助地方产业经济走上一条绿色、健康的发展道路。

3、培养共生环境生态

尽管高校在隶属关系上存在着不同的类别，但其在具体的区域内办学，必然会受到该区域社会经济政治环境的影响，而且在拓展高校办学空间的潜在要求下，高校管理层也需要主动与地方政府接触。可见，培养环境共生的生态，对于高校而言是至关重要的。高校通过突出档案管理的社会化职能，便能为实现环境共生建立起良好的社会声誉。

二、高校档案管理的社会化职能分析

结合本人的工作体会，可以从以下两个方面进行分析：

1、助推社会主体的发展

实现高校档案管理的社会化职能，不能只见物不见人，其根本仍在于转换高校档案管理思路，并在高校管理层的牵头下积极建立与社会各类主体的联系。本文以科研档案管理为视角，那么社会主体也主要指向了企业。正如上文所提到的，通过将高校科研档案资源在知识产权保护的基础上，与企业技术创新、管理创新实践相结合，则能为企业带来知识红利。但这里也需要明确，即高校档案管理若要切实助力社会主体的发展，其本身也需要进行信息重构。

2、实现社会化办学目标

贯穿本文的中心思想便是，突出高校档案管理的社会化职能将实现双赢的目标。那么双赢在高校这一侧便体现在，促进高校借助社会办学资源来提升人才培养质量。之所以能够实现这一目标归因于：首先，高校档案管理的社会化助力社会主体发展，进而社会主体将愿意与高校建立在教学上的深度合作；其次，高校通过与社会主体间建立起基于?n案信息交互的人员往来，便能优化师资队伍的知识结构；再次，通过与当地社会经济发展建立深度互动，来倒逼高校专业设置和教学体系的优化和整合。

从以上两个方面所做的职能分析中可以看出，需要在辩证视角下来理解高校档案管理的社会化职能。而且，实现高校档案管理的社会职能，构成了高校开放式办学的重要支撑力量。

三、实践措施

根据以上所述，以科研档案管理为例，实践措施可从以下四个方面来进行构建。

1、充分理解企业对档案信息的需求特点

高校在实现档案管理的社会化职能时，其本质也属于供给侧结构性改革。众所周知，高校科研档案内容主要以公开发表的论文、已申报的专利，以及课题结题等信息为主。这些信息分属于不同的学科范畴，且所基于的问题导向也不尽相同。因此，无法直接与企业的需求结构相对接。因此，高校专业所在院系的教学团队，应与企业接触充分理解企业对档案信息的需求特点，然后再针对专业教师的科研档案信息进行资源重构。

2、具体掌握企业技术和管理创新的短板

在与企业进行接触时，还需要掌握企业在技术创新、产品研发，或者组织架构调整的长期愿景和近期所遇困境。只有在问题导向下来进行档案信息资源重构，才能提升高校档案管理的供给侧优势。为此，这里就需要夯实企业一线调研的绩效。所以建议，高校应组建校企联席会议制度，并在该会议召开的地点分别设置在高校专业所在院系和企业方。通过这种长效机制做保障，不仅能优化科研档案供给质量，还能引导教师建立符合实践需要的研究方向。

3、高校多部门协同对科研档案资源进行整合

在对高校科研档案资源进行整合时，需要发挥多部门协同的工作优势。在组织建设上，需要将专业所在院系、科研处、图书馆、学报编辑部等部门纳入其中，在职能定位上则需要重点发挥院系、科研处的职能。图书馆依托自身的电子档案信息采集能力，可以为科研档案电子资源重构提供技术支持。而且，之后所开展的档案信息线上交互活动，也需要借助图书馆的信息平台来实现。学报编辑部借助自身的职能优势，可以为具体的科研信息提供文献梳理工作。

4、开展线上信息交互线下人员往来活动

为了实现档案社会化管理对高校人才培养的助推作用，这里还需要开展线上信息交互和线下人员往来的活动。不难知晓，在本文以上的论述中已经提及，这里需要强调的是：高校在实现其它类别档案管理的社会化职能时，应深刻理解档案信息背后人力资源的主体作用，且正是依靠了这种主体作用才真正实现了档案管理的双赢目标。

总之，从时间维度来看，建立良好的高校档案管理体制，将使高校从中获得经济和社会价值。关于这一点，可以从客户关系管理中来理解。在高校未来的档案利用服务工作中，还需要增强对“权变理论”的认识。