档案数字化工作要求篇1

处理之前做好档案鉴定

气象档案数量庞大，而档案数字化处理的经费则十分有限，短期内不可能对全部纸质气象档案进行数字化处理，且部分纸质气象档案属短期保管，因此，在数字化处理之前应对馆藏纸质气象档案进行认真的鉴定、数量统计和经费预算。

1界定数字化处理的范围

纸质气象档案种类多、规格大小不一，小的只有97×130mm，大的可以达到360×535mm，且每日均生成多种纸质气象档案。因此，纸质气象档案数字化处理之前，应从气象档案的使用价值、利用率、保存年代等角度出发，鉴定哪些需进行数字化处理，哪些无须进行数字化处理。认真确定纸质气象档案数字化处理的顺序，这是气象档案进行数字化处理前必须考虑的问题。对于形成时间早、影响范围广、使用价值大、利用频率高、保管期限长的气象档案，以及字迹模糊、破损、重要珍贵的气象档案，应优先安排数字化扫描，尽早提供数字化信息服务，可以减少对这类气象档案的调阅次数，有效解决气象档案反复借阅利用和档案保管的矛盾，最大限度地对纸质气象档案进行有效的保管和保护，确保档案实体安全。

2统计档案数量并预算处理经费

由于纸质气象档案种类多、数量大、规格不统一，且每年档案业务经费有限，纸质气象档案的数字化处理工作不可能一蹴而就，也不是短期之内突击就能够完成的。因此，纸质气象档案的数字化处理工作应每年有计划地进行：一是详细统计纸质气象档案的种类以及各类档案的总数量；二是根据馆藏实际情况科学地估算数字化处理的速度和每年处理的数量；三是根据估算速度认真预算每年数字化处理所需的经费；四是明确责任，安排阶段性任务，不能不切实际、盲目乐观地定数量、定进度。

3确定数字化文件存档格式

。档案在数字化后可以转化成不同的格式，国家档案局《纸质档案数字化技术规范(DA／T31－2005)》推荐的格式有TIFF、JPG、CEB、PDF、XML等。随着气象档案信息化水平的提高，对数字化档案存档格式的选取也日趋规范，纸质气象档案数字化处理前应考虑气象档案的存档格式，既要从数字化处理档案保存的安全性、真实性、永久性和存储容量方面考虑，又要从全国气象档案综合管理系统所支持的数字化档案文件存档格式考虑，选择JPG、TIFF、PDF等存档格式，不仅能够长期保存，而且能在数字化档案检索利用时保证气象档案拥有原纸质气象档案版式的显示效果。

处理之中确保质量规范

质量是档案数字化处理工作的基础和前提，纸质气象档案数字化处理工作必须把质量放在第一位。根据国家档案局《纸质档案数字化技术规范(DA／T31－2005)》的技术规定，纸质档案扫描必须按照规范中要求的文件格式、参数范围等标准执行，只有符合标准规范的数字化文件才是有效的数据，才是达到质量要求的数据。

1签订质量保证协议

根据中国气象局气象档案管理部门对馆藏纸质气象档案数字化处理的质量技术要求，制定数字化处理质量标准和质量检查方案，在与数字化处理专业公司签订的数字化处理技术委托合同中应明确数字化处理的质量要求、质量标准、质量检查方法、出现质量问题的解决办法等，以确保纸质气象档案数字化处理的质量符合技术规定，不能出现图像歪斜、偏色、污点、大小不一等情况。

2文件名称标准规范

规范的文件名称和目录逻辑结构，可以方便对数字化文件进行组织和引用。纸质气象档案种类多，规范文件名称是纸质气象档案数字化处理过程中的重要环节，如果不按照中国气象局《气象资料分类与编码(QX／T102－2009)》《气象数据集核心元数据(QX／T39－2009)》《气象要素的分类编码与数据库字段命名》的技术规定进行标准化、规范化命名，不仅不符合气象档案的管理规定，而且数字化气象档案在提供利用时也会出现查询不方便等问题。

3重视校验工作质量

纸质气象档案需数字化处理的数量庞大，但档案管理人员往往人数偏少，且数字化专业公司常常是在短期内加班加点完成全部数字化处理工作，档案管理人员无法逐个对图像文件进行校验。因此，除了数字化专业公司指定专人负责数字化处理中的校验工作，还应安排档案管理人员进行抽样校验工作，校验工作与专业公司数字化处理工作同步，做到随扫随校，发现错误，立即重扫，确保校验工作的时效性和准确性。

处理之后加强信息维护

1选择安全存储方式

目前大容量数据存储设备主要有服务器、磁盘阵列、磁带库、光盘库等。纸质气象档案全部数字化后数据量庞大，一般均在20TB以上，宜采用服务器、磁盘阵列、磁带库存储。

2做好信息安全备份

档案数字化工作要求篇2

关键词：企业档案档案管理档案数字化

引言

档案数字化理论的研究始于美国，随着信息技术与网络技术的飞速发展，逐步波及到发展中国家。国内档案数字化工作还刚起步，还处在探索与论证阶段，对档案数字化建设的研究也刚刚起步，且主要集中在数字档案馆建设的研究，以及一些专门档案数字化建设的研究，对企业档案数字化的研究甚少。

档案信息化建设是信息时代档案工作的主题，而档案数字化建设则是档案信息化建设中的重要内容，是档案管理过程中一场深刻的革命。因此，探析企业档案数字化建设具有十分重要的意义。

1.档案数字化建设概述

档案数字化是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。①数字化的优点有检索快捷方便、容易实时同步备份、存储空间小，维护方便、安全等。

1.1档案数字化建设的必要性

第一，档案数字化是提高企业工作效率的要求。数字化档案建设完成后，企业领导、各部门以及相关资源共享单位就能通过网络查询档案的电子文档信息，避免了传统文档在使用上的麻烦，不用多次重复地把相同的纸质档案到处传递、收回，这样可以节省档案管理者很多的时间，同时大大提高了工作效率，降低了档案信息利用的成本。

第二，数字化建设是档案管理工作的必然要求。库存的纸质档案实现数字化、电子化管理，既是各企业单位档案管理部门实施国家档案事业“十一五”规划的要求，也是促进档案管理现代化、信息化的具体举措，对企业档案管理实际工作具有重要意义。档案实施数字化管理后，不仅优化了档案管理的手段、方法，而且提高了档案的利用率，同时还可以大大提高企业的形象。

1.2档案数字化的内容和实施步骤

1.2.1档案数字化的内容

档案数字化的内容从程度上看包括档案目录的数字化（建立档案目录数据库）和档案全文的数字化（将档案全文按原貌逐页存储为图像文件）。具体讲，包括：提高档案标准化、规范化水平，即档案业务要规范，档案标准要建立健全并真正实施；提高系统的整体水平，档案数字化建设的着眼点应是整个系统，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力；抓好数据库建设，开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。

1.2.2档案数字化处理的实施步骤

①档案整理。档案整理人员要检查档案案卷及文件的完整性，检查卷内页号是否完整无误，发现有误及时纠正，发现没有页号的正确添加。②

②扫描（录入）准备。如果具备扫描条件的企业，要准备好扫描仪，并与计算机正确连接；如果通过手工录入的，要备份好归档的文件夹，以保证电子文档的妥善保存。

③正式扫描（录入）。打开计算机内的纸质档案数字化制作软件，根据实际情况准确选择好各个参数。扫描参数一般包括亮度值、分辨率、颜色值、页面大小、扫描方式、存储格式等。手工录入的内容应当按顺序、分类进行。

2.新技术环境下企业档案数字化工作面临的挑战

2.1档案管理人员素质和档案管理水平有待提升

很多企业从领导者到档案管理者，对档案管理工作不够重视，对档案管理业务不够熟悉，档案管理素质普遍不高。有的企业为了节约成本，一个行政文员或秘书不仅要做行政文秘工作，办公室日常事务处理，还要做档案管理工作，缺乏专业的档案管理人员，因此企业的档案管理水平就上不去。企业各种档案实行现代化管理，人的因素起到关键作用，没有稳定的、具有档案专业知识和计算机基础知识的队伍，企业的档案现代化管理、数字化管理就很难在面上铺开。

目前，许多企业在档案管理配备专业人员的稳定性和专业人员对档案工作的适应性方面，还不能完全符合项目档案现代化管理的要求。如我公司在工程项目建设过程中，施工、监理单位对项目档案的规范整理水平还参差不齐；各项目业主及所辖县区建设指挥部在管理项目文件材料收集的完整性和征地拆迁材料整理的规范性、及时性等方面，还有太多不尽如人意的地方。加之对档案的数字化建设缺乏必需的硬件支撑，因此与档案现代化管理的要求相距甚远，档案数字化建设更是遥不可及。

2.2电子档案的网络化管理存在问题

电子文档之所以涉及范围迅速扩展、数量急剧增加，最主要的原因就是计算机网络化的快速发展。网络化带来的突出问题是，企业在办公自动化网络的建设中没有档案部门参加，而一些档案工作者又对计算机网络了解甚少，缺少参与的能力。因此，这样建成的网络中，对电子文件的归档管理不可能完全符合档案管理的要求，存在的问题不会少。例如从安全方面看，据计算机安全专家的调查，约有10%的局域网在新建立过程中就受到过病毒感染，运行3年后从未发现过病毒的网络只剩约10%。而接入互联网所遇到的非法访问则难以计数，现在的“防火墙”等技术对“黑客”高手往往防不胜防。如果一些网络只设计了电子文件的逻辑归档功能，而没有考虑对其进行物理归档，一旦网络毁坏，企业电子档案的丢失将难以避免。

2.3电子档案的真实性、安全性难以保障

电子文档具有操作方便、传递快速等特点，但也有一些缺点，如：电子文档对软件硬件设备的依赖；不能直接读取，信息与载体相分离；病毒侵害；容易被更改，数据容易丢失；存储电子档案选用的载体不耐久；保证电子文档真实性的技术过于复杂，不易于采用等。电子文档的这些缺点，使得它的真实性、安全性难以保障。加上实际工作中，档案管理方法的失误或单一，如：从电子文件的生成到归档缺少规范的程序化管理；收集电子文档时，忽略采集背景信息和元数据；多数电子档案与其相对应的纸质档案之间未建立统一的管理方法等，电子文档的真实性和安全性受到了更多的影响。

3.企业档案数字化建设的对策

3.1打造高素质的数字化档案管理队伍

全力打造一支高素质的档案管理队伍，配备一批既懂项目档案管理又懂计算机信息技术的复合型人才，才为企业档案现代化管理奠定人才基础。

3.1.1提高档案工作者的综合素质

档案数字化建设要求档案工作者不仅有牢固的档案专业知识，具备档案信息采集、分析、处理、研究的能力，还要求掌握现代信息技术如数字技术、信息存贮技术、计算机通信、数据库及网络技术，并具有其他专业领域的相关知识。档案工作者的业务素质高低关系到档案数字化建设的成败。

因此，企业领导要高度重视，采取积极措施应对档案管理人员素质较低的问题：（1）引进档案管理专业人才。企业应结合工作需要，不惜成本，吸引具有现代档案管理专业知识、计算机知识的高层次人才，规范档案管理工作。（2）对档案管理人员进行现代信息技术和数字档案管理知识的培训，提高档案业务人员掌握和运用现代化技术的技能，提高档案人员的数字化档案管理意识和管理水平；（3）培养一批档案资源加工与管理、系统开发与维护、知识产权使用与保护、数字化档案管理等方面的专业人才。

3.1.2加强对档案使用者的培训

在电子环境下，档案信息共享化、社会化服务成为必然与必需，为了使用户能够更方便地获取和利用数字化信息资源，档案工作者要以用户为中心，树立“以人为本”的思想，除了要提供更加丰富的档案信息资源外，更重要的是要增强档案用户检索利用档案信息资源的能力，使他们快捷地找到所需档案信息。同时，企业档案管理部门要通过多种途径，如举办讲座、开设信息检索培训班、咨询人员现场指导等提高和增强使用者的查找能力。

3.2完善数字化文件归档制度

第一，加强对各种文档的收集管理。计算机在企业的使用已经十分普遍，各种电子文档也日趋增多。很多企业没有归档意识，电子文档转化为纸质文档后，反而忽视对电子文档的归档和管理，随意储存在计算机中甚至遗失，增加了档案数字化建设的成本。企业应要求档案管理人员加强对纸质文档、电子文档的收集、分类和归档。

第二，建立和完善文件归档制度。随着计算机的普及以及信息化的加快，企业每天处理的数字化文件不断增多。如果企业档案管理部门不对文件格式、文件质量等方面提出要求，将影响到数字化档案信息资源的质量，甚至造成不必要或难以弥补的损失，为档案数字化建设带来负面的影响。

3.3加大网络档案信息资源的开发和整合

档案网站建设是数字化建设的基础，是数字化档案信息开发利用的加速器。档案数字化是实现档案信息化、网络化的必然要求，档案信息化、网络化是实现档案数字化的发展方向。计算机网络技术的发展，使得信息的传播超越了时空的限制，因此，为了使开发出来的档案信息能及时满足社会的广泛需求，应积极进行档案网站建设，把开发出来的档案信息及时上网传输。

随着计算机技术、网络技术的普及，电子文件大量产生。面对如此庞大的数字化信息资源，就需要对其进行分析、筛选、研究和综合整理，使之变得更加有序更加合理，然后上网。仅靠单个档案管理部门无法很好地完成这些工作，因此不同企业的档案部门应搞好合作，在数字化信息资源的组织上做好分工合作、组织协调，注重数字化信息资源建设的质量，避免重复建设，并且能为用户提供全方位、多元化、一体化的信息服务，真正实现信息资源共享。

3.4加大数字化档案信息数据库建设的力度

档案数据库建设是档案数字化的重要组成部分，是实施档案信息化和建设数字档案馆的基础工作。

第一，加大档案信息资源数据库建设的力度。数字化档案信息资源数据库是数字化档案信息利用的基础条件，档案信息数据库类型以检索性数据库和文件性数据库两种较为常见。检索性数据库主要用于介绍开放档案的范围、目录和网上检索途径；文件性数据库主要用于完整地载入档案文件，使人们可以通过网络获得档案信息。③

第二，加大电子文档管理系统建设的力度。电子文档管理系统是以网络化应用为基本特征，是以数字化形式存在的各种类型电子文档进行录入、修改、查询、审批、签发、归档等操作的软件应用系统。该系统不仅能够通过扫描、数码摄像等方式将以传统物理形式存在的各种信息进行数字化转化，而且能够对新生成的数字文件的起草、审核、签发、归档等流转过程进行有效管理，并对这些文档的实际管理与利用状况进行实时监控。

结语

档案数字化建设是一项系统工程，需要长期的努力和摸索，需要企业领导者高度重视。企业要结合自身实际，不断采取措施，加强档案数字化建设工作，为我国档案信息化的深入做出贡献。本文提出的打造高素质的数字化档案管理队伍、完善数字化文件归档制度、加大网络档案信息资源的开发和整合以及加大数字化档案信息数据库建设的力度等措施，希望对企业档案数字化建设有一定的借鉴意义。

参考文献：

［1］冯惠玲,张辑哲.档案学概论.北京：中国人民大学出版社，2001年版

［2］朱铮，纸质档案数字化制作系统，山西档案，2005（3）

［3］梁荣宪，任鑫，国明晨.关于档案数字化建设的几点思考.山东档案，2003年（4）

［4］李艳，袁向阳.张瑞梅.档案数字化问题的思考.陕西档案，2008（3）

［5］徐红.纸质档案数字化若干问题刍议.陕西档案，2008（3）

［6］葛艳梅，汪喜刚.开展档案数字化建设的实践与思考.兰台内外，2010（1）

［7］朱萍.基层档案数字化建设探讨.江苏科技信息，2010年第41期

注释：

①冯惠玲,张辑哲.档案学概论.北京：中国人民大学出版社，2001年版

②朱铮.纸质档案数字化制作系统.山西档案，2005（3）

③梁荣宪，任鑫，国明晨.关于档案数字化建设的几点思考.山东档案，2003年第4期

档案数字化工作要求篇3

【关键词】高校档案管理创新数字化问题

创新就是人类社会和国家发展的重要依据。随着社会经济的有效提升，科技技术的不断创新，促使高校的档案管理工作也出现了一定的改变，并且进入到全新的管理形式，解决了以往的高校档案管理工作出现的问题，同时满足了现阶段高校学生和人们的需求，有效的推动了档案管理工作的实施。档案管理数字化的发展，主要是依据数字转换、扫描、压缩等网络技术将以往的档案素材归纳到完善的档案库中，从而有助于高校学生、教师以及研究者等进行阅读和下载，从而保障了档案素材的完善性和有效性。但是，实际发展的过程中，高校实施的档案管理工作较为落后，因此需要实时创新，从而满足现阶段高校发展的需求。

一、高校档案管理创新和档案管理数字化具备的含义

高校档案管理的创新和档案管理数字化是依据现代管理方案为依据，全面依据现代管理观念和形式，结合优质的管理形式和设施，突破以往的管理形式，促使高校档案管理更具备创新观念，引导高校管理走向科技、数字、系统化的管理形式。

高校档案管理的现代化与以往的管理形式对比分析，有非常多的特点，例如占据的空间相对要小，减少了资源的流失和浪费，信息储存的形式多变，同时数量也在不断地增加，个性化的管理形式不断的推广，还加大了信息的传播速度。在实际发展的过程中可以提升高校档案资料的传播速度，保障信息资料传播的有效性，提升档案管理工作的工作质量。高校档案数量和时间也在不断地改善。因此，现代化的管理形式是发展的必然方向。

二、高校档案管理创新和数字化管理中存在的问题

在实际发展的过程中，想要到达创新，进行数字化管理并不是简单的工作，需要实施工作的人员坚持实施。在目前的高校档案管理中还存在一定的问题。

（一）档案标砖缺少完善性。由于不同高校的发展时间和形式也不相同，促使档案管理工作在实施的过程中也存在一定的差异性。依据高校来说，其时间的差异性，促使技术也存在一定的不同，从而导致档案管理工作无法统一，设施应用的效率和时间等也存在不同，这些都影响着整体档案管理工作实施的有效性和完善性。

（二）管理形式缺少创新性。高校的档案管理发展形势逐渐向数字化挺进，这是时展的需求，具备一定的连续性。从信息技术的发展初期到现阶段，我国越来越关注档案管理现代化发展，但是随着科技技术和社会经济的不断提升，在实施高校档案管理工作的过程中，大部分的高校没有满足时展的需求，缺少一定的创新观念。科技发展的越来越快，促使档案管理也需要具有创新观念，从而满足时代和人们的需求。

（三）数据库构建缺少实用性。现阶段，国家在投资高校管理经济上，依据对档案管理工作的投资非常的少，因为投资金额较少，但是大部分的高校实施工作也存在一定的限制，无法及时更新优质的设备，促使大部分构成的档案数据库形式较小。大部分的高校档案数据库管理都缺少实用性，数据库模式的减少，标准不完善，形式单一化，同时没有规范的管理，以此无法满足时代人们的需求，从而减少了高校档案管理的有效性和完善性。

三、高校档案管理创新和数字化档案管理的方案

（一）完善档案管理的系统，减少网络影响。要想实施高校档案管理数字化，最先要完善管理系统的软件，从而奠定有效的基础，以此高校需要提升软件的开发工作，开发有效的高校档案管理软件。一个优质的档案管理数字化技术，需要具备以下几个特点：第一，满足各种形式的档案需求。第二，可以保障档案管理信息不受到网络技术和平台的约束。第三，应用技术简单方便。在实施管理工作的过程中，依据上述三点实施创新，不但要提升软件的有效性，还要满足工作人员的需求。例如，可以构建优质的专属服务器，促使校外的人员可以进行搜查。并且定期更新数据库信息，确保信息的有效性。

（二）构建数字化档案管理，促使文书档案自动化应用。构建数字化的档案馆是科技技术发展的重要组成部分，并且改变了档案管理工作形式、目标以及方向等。因此，在实际发展的过程中需要依据信息和网络形式构建数字化的档案馆。最先需要将高校以往的馆藏信息和资源进行数字化管理，有助于校内外的人员进行阅读和下载。工作者可以依据扫描、手工录入的形式将有效的信息资源储存到光盘、U盘等系统中。在最开始实施数字化档案管理工作的时候较为复杂和艰难，需要制定完善的工作方案，有效的实施工作。之后，现阶段的档案工作都将实施数字化，需要工作者依据数字化技术和系统的要求将文书工作转化为数字化的形式，从而自动化管理文书。文书档案管理是进行自动化管理的重要基础。但是其实施的时间较长，不仅是工作人员的录入工作转换为数字化的形式，还要将整体的管理工作转换为数字化的形式。这需要数字管理的构建融入管理，依据系统管理人员的录入可以明确哪些工作没有完善，以及及时解决问题，保障数字化管理工作的质量。

（三）提升数字班培训，提升档案工作者的信息管理能力。为了满足新档案管理工作的需求，需要制定有效的档案数字班培训工作，从而提升工作者数字化管理能力。工作者依据培训班，可以学习新的知识，优化自身具备的知识系统，并且掌控新的计算机管理能力，满足档案数字化管理的要求，提升整体工作的质量和效率。

结束语：综上所述，计算机技术和网络平台的不断发展，促使人们的生活和学习形式都发生了一定的改变，信息数字化已经是现阶段社会发展的重要组成部分，更是创新的重要依据。高校档案管理是档案管理数字化管理中组成部分，结合了创新的理念，满足了现阶段时展的人们需求，同时也推动了档案管理数字化理念的发展和应用。

参考文献：

[1]王丽勇.探讨高校档案管理创新及档案管理数字化问题

[J].赤峰学院学报（自然科学版），2014，03.

[2]季轩.高校档案管理创新及档案管理数字化探索[J].产业

与科技论坛，2016，15.

[3]乌日娜.浅谈高校档案管理创新及档案管理数字化问题

[J].福建质量管理，2016，05.

档案数字化工作要求篇4

[关键词]档案数字化；数字化建设；档案管理

中图分类号：G274文献标识码：A文章编号：1009-914X（2017）07-0339-01

档案是国家信息资源的重要组成部分，作为一种原生信息资源具有十分重要的社会经济价值。随着我国社会经济的飞速发展，档案信息资源也在急剧的增长，传统的档案管理方式在档案的收集、保存以及利用等方面，越来越力不从心。信息技术的飞速发展，为档案管理方式的创新提供了最佳的平台，档案信息化成为了当今时代档案工作的主题，而档案数字化无疑是档案信息化建设的重要内容。

1档案数字化建设的内容

档案数字化是随着计算机技术、网络技术以及多媒体技术而产生的一种新型档案信息形态，是利用现代计算机数据信息处理技术，将传统的档案介质文件如纸质文件、声像文件转换成数字形式的电子档案。档案数字化是档案信息化建设的基础，具有高效安全存储、快速传输、管理便捷等优点。

档案数字化建设的内容主要包括以下几个方面：一是对历史档案资料进行数字化转换，将传统介质档案文件通过计算机扫描及加工处理转换数字形态的电子档案文件；二是实现对正在形成档案文件的数字化，即采用计算机技术实现电子文件的直接生成、归档及保存；三是实现档案目录信息的数字化，即建立档案目录数据库，严格规范档案信息的著录标引，科学选定档案目录的数据库结构；四是实现档案内容信息的数字化，即通过扫描、直接录入等方式将档案内容以图像、文本等形式进行数字化的存储。

n案数字化建设从过程角度来说，应包括档案收集整理、存储保管以及查阅利用等全过程。档案收集阶段的数字化涵盖了历史档案的数字化与新型电子档案的建立；档案存储保管阶段的数字化是指采用光盘、磁盘、硬盘等载体实现对电子档案的存储与保管；档案查阅利用阶段的数字化是指利用计算机网络技术等实现电子档案的高效传输、便捷查询与利用。

2档案数字化建设的必要性

档案数字化建设是档案信息化建设的基础与重要内容，随着我国社会经济的快速发展，档案信息量越来越大，种类与形式越来越多，传统的档案管理方式已经难以满足信息时代档案工作的需求。在信息技术高速发展的当今社会，利用先进的计算机技术、网络技术及多媒体技术进行档案信息管理，大力开发和高效利用档案信息资源，提高档案管理综合服务水平，已成为当前档案工作发展的关键，而档案数字化是实现这一切的基础。

在当前的社会环境下，计算机信息技术正深刻的改变着社会的方方面面，人们的生产与生产方式发生了巨大的改变。同样的，在新时代背景下，档案工作的开展也受到了巨大的影响，大量电子档案的形成促使档案工作必须要顺应时代的发展。可以说，档案数字化是信息时代的必然产物，是时代对档案工作的要求，档案数字化管理较之传统的实体化管理无论是在档案收集、保存还是利用方面，都具有无可比拟的先进性，大力推进档案数字化建设是信息时代档案工作发展的迫切要求。

在信息时代，人们越来越关注档案信息获取的时效性与便捷性。数字化档案相较于传统介质档案，获取更为方便快捷，且能够更好的对档案原件进行保护，利用率更高。档案数字化建设能够最大程度满足人们对档案信息社会共享层面的需求，利用计算机网络技术，人们可以快速获取所需的档案信息，且不存在获取时间上的冲突。从档案利用以及档案社会化服务的角度，档案数字化建设必要性不言而喻。

3档案数字化建设现状及发展趋势

3.1档案数字化建设现状

档案数字化是档案信息化建设的重要内容之一，在我国档案局一系列政策标准的支持与引导下，我国档案数字化工作在“十五”、“十一五”期间发展迅猛，许多档案部门开展了不同程度的档案数字化工作探索。目前，我国档案数字化工作已经取得了长足的发展，数字化档案规模不断扩大，档案数字化的相关规范也日趋成熟，已经初步形成了档案数字化加工市场，档案数字化的对象从纸质档案已经逐步扩展到了照片、图像、录音、录像、电影胶卷、缩微胶片等各种不同种类载体档案。

在我国档案数字化建设的进程中，政策环境发挥了重要的引导促进作用。《全国档案事业发展“十一五”规划》中明确提出：根据“统一领导、标准先行、利用优先、分步实施”的原则，有序推进传统载体档案数字化进程。各地区也都把档案数字化作为编制本地区的档案事业发展规划的重要内容之一。2006年，国务院信息化工作办公室和国家档案局联合进行“档案信息资源开发利用试点工作”，档案数字化作为重要内容之一被列入试点范围；2010年，国家档案局正式提出建立档案安全保密体系，档案数字化成为安全保密体系建设的重要内容，档案数字化作为一项档案基础业务的地位得到了确立。

3.2我国档案数字化建设的发展趋势

目前，我国档案部门在数字化建设中已经逐渐形成了一套完整、成熟的方法，数字化加工环节不断细化，数字化标准不断提高，数字化生产日趋社会化。从发展趋势来看，档案数字化加工由档案部门自主加工开始向社会化服务转变，社会化专业机构的档案数字化加工服务将成为未来发展的一大趋势。

在我国档案数字化建设的初始阶段，档案数字化多由档案部门自行加工，由于在人员专业技术水平、设备、规模以及管理水平等方面的不足，档案数字化的质量不尽如人意。在发展的过程中，源于工业企业的业务外包模式被引入档案数字化建设中，将档案数字化业务外包给专业、高效的社会专业服务机构，充分利用社会资源，可以有效降低成本、提高档案数字化的质量与效率。从实践的效果看，这一模式能够有效规避档案部门的不足，充分发挥社会资源的专业性与高质高效，档案部门只需要做好档案数字化的前期准备工作，并不定期进行数字化业务的监督与验收，即可较好的完成数字化的目标。因此，是目前档案部门进行档案资源数字化的首选，尤其是对一些资金、技术实力较为欠缺的地方档案部门来说，这一模式可以说达到了双赢的效果。

4结束语

作为档案信息建设基础的档案数字化，其规模与质量在一定程度上关系着档案信息化建设的成败。虽然我国档案数字化建设已经走过了近二十年的历程，也取得了不错的成就，但在实践中，还存在着诸多的的不足，还需要不断的探索研究，才能最终形成符合我国档案管理实际发展需求的模式。

参考文献

档案数字化工作要求篇5

[关键词]数字化；档案管理；专业化

一、引言

档案作为一种信息资源，是信息和载体的统一体，在人们的生产实践过程中发挥着重要的、不可替代的作用，其价值也越来越受到决策者的重视。档案管理，一般包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等一系列活动的总和，档案管理的终极目的是为档案利用者提供权威的、可信的档案信息服务。随着数字化、网络化的不断发展进步，档案的物质载体表现形式也发生了翻天覆地的变化，由原来的纸质档案逐渐转变为电子档案。档案管理模式也相应的获得更新和发展，以往基于手工的档案管理模式逐渐被电子数字化档案管理模式所取代，数字化、一体化的档案管理格局逐步形成。档案管理数字化的目的是利用现代信息技术，更加科学、合理、高效地辅助档案管理工作，减少重复性劳动，提高档案管理质量和效率。在数字化背景下，时代对档案管理工作提出了越来越高的要求，现代档案管理工作已成为相对较为专业化、复杂化的数字信息管理系统工程。

二、当前档案管理存在的问题

（一）思想认识存在误区

受传统思想认识的局限性等因素的影响，档案管理工作一度被认为是一种缺乏技术含量的、纯粹机械性的档案采集与整理过程，与档案在现实社会中所发挥的重要作用或价值大异其趣。现代档案管理科学普遍认为，档案管理工作在传统上受到了轻视或被低估，导致档案的价值未能有效全面发挥，同时也制约了档案管理的科学发展。这一方面表现为档案管理部门或领导对档案管理缺乏重视，往往将档案管理作为一种从属性、附庸性工作来抓，档案管理工作始终处于被动发展地位，发展空间与创新机会较为狭窄；另一方面主要表现为档案管理工作者缺乏较强的档案管理意识，在管理方法上仍旧沿用传统落后的方法，凭经验管理而不是积极通过理论与实践创新，完善档案管理工作。如对归档材料疏于审查，导致部分档案失实，甚至凭空造假，严重损害了档案的真实性；主动收集或保管意识差，对于档案材料明显缺失却渎于补全完整，损害了档案的完整性，导致信息缺漏。这都是在不正确的认识指导下，档案管理方面存在的误区。

（二）专业化建设发展滞后

档案数字化是档案管理的革命性创新，也是传统档案管理走向现代档案管理的重要契机，档案数字化不仅是档案本身数字化的过程，同时也是发掘和培养档案数字管理人才的过程。但从我国当前档案管理现状来看，档案管理专业化、职业化队伍尚未完全建立起来。一方面，我国高校档案专业设置较晚，档案数字化管理更是一种新兴学科尚未得以普及，这导致了档案数字化管理专业人才培养和输出相对较少，人力资源供给存在瓶颈；另一方面，现阶段档案管理工作人员大多缺乏档案管理专业化背景，而且对于数字化、信息化等技术缺乏相当的了解，更不用说利用信息化来实现档案数字化操作了。同时，受传统思想制约，国家、社会对于档案数字化管理工作亦缺乏相应的重视，从而造成档案管理专业化、数字化进程推进乏力，发展较为滞后。

（三）档案数字化水平较低

当前，大多数档案管理部门或单位在档案管理模式上仍沿用传统模式，而对现代档案管理尤其是数字化管理表现较为陌生。传统档案管理模式下，档案材料的采集、开发、利用多以纸质档案为主，数字化、信息化程度较低，档案管理平台以人工管理为主，浩如烟海的档案资料信息需要档案管理人员逐一比对翻查，这在一定程度上导致了档案管理效率低下，档案材料重复利用率低，归档工作量大，保管条件严苛且成本较高，容易丢失或损毁等问题，档案的准确性、完整性、时效性得不到充分的保障，严重影响了档案资源效益的实现，使得档案价值不能充分的运用到人们生产生活中，造成资源浪费。

三、如何改进档案管理工作

（一）加强宣传引导，培养正确的档案意识

档案既是重要的信息资源，也是宝贵的历史财富。受历史传统等因素影响，人们对于档案管理存在根深蒂固的偏见。信息时代如何打破这种偏见，引导全社会正确全面认识档案管理工作，为档案数字化管理培养良好的人文环境，亟需加强档案管理宣传工作，通过广泛宣传，引导公众更新认识，祛除传统思想对档案工作的偏见，正确理性的对待档案的潜在价值，把自觉保护档案作为公民的基本义务，把推进全社会档案数字化建设作为一种历史责任，培育全社会良好的档案管理与数字化革新的浓厚氛围。提高公众的参与性，引导公众积极参与到档案查询、保护等工作中来，从而使公众真正关心理解支持档案工作，真正使档案发挥其应有作用，回归其原本地位。

（二）加强职业化建设，推进档案管理专业化进程

加强档案管理专门人才的培养，积极推动档案管理专业化、职业化，是提升数字化档案管理水平的核心和关键。档案数字化，不仅要求档案管理者从思想认识上转变传统的思维模式与思想误区，还要求按照现代档案工作的发展理念，自觉学习和更新相关档案管理知识，积极运用现代数字化信息技术提升档案管理水平。因此，现代档案管理职业化必须致力于培养一批既能充分了解档案管理相关知识，同时又能灵活熟练的操作计算机信息技术，从而满足档案数字化管理对于专业化人才的需求。要着力培养档案管理者的档案意识，切实对档案及档案管理的有正确的理解和认知，不断增强其专业素质，不断更新学习理念和学习方法，不断提升档案管理水平，促进档案资源价值有效发挥。要增强创新意识与科研能力，现代档案管理工作者已不仅仅担当着档案管理员的角色，应从一般管理者转变为档案信息专家，培养自身更高层次和更高的综合素质，成为档案数字化管理的行家里手。

（三）加强数字化建设，构建档案管理数字平台

档案管理工作是一项工作量大、劳动强度高、枯燥重复性工作，而通过数字化技术能很好地解决这些重复、大批量且有规律的数据与信息管理工作，并能保证过程的正确性和信息的时效性。同时，档案管理数字化平台建设还有效的降低了档案管理的成本，对档案保存条件的要求也更为宽松，更加便于档案的检索和应用，因而具有较好的经济效益和使用效益，这都充分显示了科学作为第一生产力的优越性。档案数字化管理平台即利用现代数字信息技术，实现档案资料数字化、信息传递网络化和信息资源共享化。第一步，对档案信息进行数字化处理，将其由可视记录识别型转化为可为计算机识别的二进制代码型，即电子档案，并由计算机对上述代码统一存储；第二步，将上述电子数据代码统一录入数字信息管理平台（电子数据库系统），并确保数据可为计算机完全准确识别；第三步，对录入数据进行内部调整，做好存储数据的简化整理工作，完善数据搜索功能，注意数据保管和保护，确保数据存储安全、使用便捷。

四、结语

档案管理数字化是深化档案管理载体建设的重要方面，也是数字时代对档案管理工作的基本要求。在新的时代背景下，传统档案管理工作模式与工作方法也远远不能满足时代的发展要求，更加使档案管理数字化建设具有迫切性。同时，受科技的进步和发展影响，大量电子数据或电子档案应运而生，这在一定程度上倒逼了档案管理数字化进程。推进档案管理数字化要切实加强对数字档案管理平台的有效管理，不断创新电子档案的采集、录入、保管、利用等程序技术方法，保证电子档案的真实性、客观性与完整性，实现档案管理工作规范化、科学化、信息化，使档案管理工作适应现代社会发展需求。

参考文献：

[1]崔丽华：《浅析加强档案管理人员素质的培养》[J]，《兰台内外》2009（06）。